Atribuir acesso a registros

Configure o acesso do usuário aos registros e atividades do CRM para definir quem pode fazer alterações em cada etapa dos seus processos. Essas configurações ajudam a evitar atualizações indesejadas e permitem que as equipes trabalhem em pipelines compartilhados.

Saiba também como configurar o acesso a determinadas propriedades.

Noções básicas sobre os requisitos

Atribuir acesso de usuário a registros

Para cada objeto, configure o acesso do usuário aos registros do objeto. Permitir que os usuários visualizem, editem ou excluam quaisquer registros de um objeto, ou limite-os apenas aos registros que eles possuem.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No painel esquerdo, clique em Equipes de usuários &.
3. Na tabela, marque as caixas de seleção ao lado dos nomes dos usuários.
4. No canto superior da tabela, clique em Editar permissões. Saiba mais sobre a edição de permissões de usuário.
5. No menu da barra lateral esquerda, acesse CRM > Objetos de CRM. 
6. Na linha do objeto, defina as permissões para exibir, editar ou excluir registros no objeto selecionado. As opções são as seguintes:
   • Todos os [objeto name]: gerencie todos os registros do objeto.
   • [Nome do objeto] da equipe: gerencie apenas os registros de propriedade da equipe para o objeto.
   • Seu [objeto name]: gerencia apenas seus registros de propriedade para o objeto. Isso se aplica ao proprietário propriedade padrão do objeto (por exemplo, Contato proprietário ), bem como às propriedades de usuário personalizadas do HubSpot.
   • Não atribuídos: gerencie registros não atribuídos para o objeto. Essa caixa de seleção aparece quando você restringe o acesso à sua equipe ou aos seus próprios registros.
7. No canto superior direito, clique em Salvar. As permissões somente entrarão em vigor depois que um usuário sair e entrar novamente.

Saiba mais sobre permissões de CRM.

Atribuir acesso do usuário aos registros por equipe

Você pode configurar o acesso ao registro para que os usuários de uma equipe possam acessar apenas os registros atribuídos a eles mesmos ou a outros membros da equipe. Para objetos com pipelines, isso significa que várias equipes podem compartilhar uma pipeline sem afetar os registros atribuídos a outras equipes.

Com essas permissões, os usuários só podem exibir, editar ou excluir registros onde eles ou outro usuário da equipe são o proprietário. Se um usuário estiver em várias equipes, ele poderá acessar os registros atribuídos a qualquer uma de suas equipes. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No painel esquerdo, clique em Equipes de usuários &.
3. Na tabela, marque as caixas de seleção ao lado dos nomes dos usuários. Se os usuários ainda não estiverem em uma equipe, aprenda como criar e adicionar usuários a uma equipe.
4. No canto superior da tabela, clique em Editar permissões.
5. No menu da barra lateral esquerda, acesse CRM > Objetos de CRM. 
6. Clique no nome do objeto.
7. Clique no menu suspenso Exibir , selecione a equipe deles e desmarque a caixa de seleção Não atribuído. Isso atualiza automaticamente as permissões para Editar, Excluir e Mesclar , mas você pode alterá-las conforme necessário.
   
8. No canto superior direito, clique em Salvar. As permissões somente entrarão em vigor depois que um usuário sair e entrar novamente.

Atribuir acesso às atividades do usuário

Configure o acesso do usuário às atividades, incluindo aquelas registradas nos registros. Por exemplo, um usuário com acesso aos contatos, mas não às atividades (por exemplo, chamadas, observações), só pode visualizar os dados da propriedade de contato.

Para configurar permissões de atividade:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No painel esquerdo, clique em Equipes de usuários &.
3. Na tabela, marque as caixas de seleção ao lado dos nomes dos usuários.
4. No canto superior da tabela, clique em Editar permissões.
5. No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos do CRM > CRM.
6. Clique no nome da atividade.
7. Clique nos menus suspensos Exibir, editar ou excluir e selecione uma opção. A maioria das atividades tem apenas um menu suspenso Exibir .

Restringir o acesso de edição por fase do pipeline

Para negócios, tickets, projetos e objetos personalizados, defina se os registros em fases específicas podem ser editados por todos os usuários com acesso a objetos personalizados, negócios ou tickets, por usuários e equipes específicos ou apenas por outros usuários com permissões de superadministrador .

Por exemplo, se um estágio estiver limitado a superadministradores ou usuários e equipes específicos, quando um registro entrar nesse estágio, somente esses usuários poderão editar o registro ou movê-lo para um estágio diferente. Os usuários com acesso ainda poderão ver os registros nesse estágio, mas não poderão fazer alterações até que um superadministrador o transfira para um estágio editável.

Dependendo das permissões de registro do usuário, a configuração mais restritiva terá precedência para decidir se o usuário pode editar registros em cada estágio. Por exemplo:

• Se a permissão Editar de um usuário para negociações estiver definida como todas as negociações, mas ele não tiver permissão para editar negociações em um estágio, ele não poderá editar negociações no estágio.
• Se um usuário puder editar tickets em um estágio, mas sua permissão Editar para tickets estiver definida como nenhuma, ele não poderá editar tickets nesse estágio.
• Se um usuário puder editar o objeto personalizado em um estágio e sua permissão Editar para objeto personalizado estiver definida como somente proprietário ou somente equipe, ele poderá editar o objeto personalizado no estágio que ele ou sua equipe possui, mas não poderá editar outros objetos personalizados nesse estágio.

Para gerenciar a regra de acesso de edição da fase do pipeline: 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até o objeto (por exemplo, Objetos >Ofertas)
3. Clique na guia Pipelines.
4. Clique no menu suspenso Selecionar um pipeline, em seguida, selecione o pipeline para editar.
5. Clique na guia Regras da Pipeline .
6. Na linha de acesso Controle [objeto] de edição (por exemplo, acesso de edição de tickets de controle), clique para alternar o botão de comando para aplicar a regra.
7. No painel direito, selecione os estágios que terão acesso de edição limitado e, em seguida, selecione quem deverá ter acesso: Apenas superadministradores ou grupos de usuários e equipes específicos.
8. Se você selecionou Usuários e equipes específicos, clique no menu suspenso Adicionar um usuário ou equipe e marque as caixas de seleção de usuários e equipes que você permitirá editar negociações nos estágios selecionados.

9. Clique em Salvar para confirmar.

Saiba mais sobre a definição de regras para dutos de objeto .