レコードへのアクセス権の割り当て

CRMのレコードやアクティビティーへのユーザーアクセスを設定し、プロセスの各ステージで誰が変更を行うことができるかを定義します。これらの設定は、チームが共有パイプラインで作業できるようにしながら、意図しない更新を防ぐのに役立ちます。

特定のプロパティーへのアクセス権を設定する方法もご確認ください。

要件を理解する

レコードへのユーザーアクセス権の割り当てる

オブジェクトごとに、オブジェクトのレコードへのユーザーアクセスを設定します。オブジェクトのレコードを表示、編集、または削除することをユーザーに許可したり、担当するレコードのみに限定したりできます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のパネルで [ユーザー] & [チーム]をクリックします。
3. テーブルで、ユーザー名の横にある チェックボックス をオンにします。
4. テーブルの上部にある［権限を編集］をクリックします。ユーザー権限の編集についてもっと詳しく。
5. 左のサイドバーメニューで、［CRM］＞［CRMオブジェクト］に移動します。 
6. オブジェクトの行で、 選択したオブジェクトのレコードを表示、編集、または削除するための権限を設定します。オプションは次のとおりです。
   • 全ての[オブジェクト名]:オブジェクトの全てのレコードを管理します。
   • チームの[オブジェクト名]:オブジェクトに関して自分のチームが所有しているレコードのみを管理します。
   • 相手の[オブジェクト名]:オブジェクトの 所有レコード のみを管理します。これは、オブジェクトのデフォルトの担当者プロパティー( [コンタクト担当者]など)とカスタムHubSpot ユーザープロパティーに適用されます。
   • 未割り当て:オブジェクトの未割り当てレコードを管理します。このチェックボックスは、チームまたは自分のレコードへのアクセスを制限したときに表示されます。
7. 右上の［保存］をクリックします。これらの権限は、ユーザーがログアウトしてから再びログインしなければ有効になりません。

CRM権限について詳細をご確認ください。

チーム別にレコードへのユーザーアクセス権を割り当てる

チームのユーザーが自分自身または他のチームメンバーに割り当てられたレコードにのみアクセスできるように、レコードアクセス権を設定できます。つまり、パイプラインがあるオブジェクトの場合、複数のチームが他のチームに割り当てられたレコードに影響を与えることなくパイプラインを共有できます

これらの権限を持つユーザーは、自分またはチームの別のユーザーが担当者となっているレコードのみを表示、編集、または削除できます。複数のチームに所属しているユーザーは、どのチームにも割り当てられたレコードにアクセスできます。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のパネルで[ユーザー] & [チーム]をクリックします。
3. テーブルで、ユーザー名の横にある チェックボックス をオンにします。ユーザーがまだチームに所属していない場合は、 ユーザーを作成してチームに追加する方法をご確認ください。
4. テーブルの上部にある［権限を編集］をクリックします。
5. 左のサイドバーメニューで、［CRM］＞［CRMオブジェクト］に移動します。 
6. オブジェクト の名前 をクリックします。
7. [ビュー ]ドロップダウンメニューをクリックして[そのチームのチーム]を選択し、[ 未割り当て ]チェックボックスをオフにします。これにより、「 編集」、「削除」、「 マージ 」権限が自動的に更新されますが、必要に応じて変更できます。
   
8. 右上の［保存］をクリックします。これらの権限は、ユーザーがログアウトしてから再びログインしなければ有効になりません。

アクティビティーにユーザーアクセス権を割り当てる

レコードに記録されているものを含む、アクティビティーへのユーザーアクセスを設定します。例えば、コンタクトにはアクセスできるがアクティビティー(コール、メモなど)にはアクセスできないユーザーは、コンタクトプロパティーデータの表示のみが可能です。

アクティビティーの権限を設定するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のパネルで [ユーザー] & [チーム]をクリックします。
3. テーブルで、ユーザー名の横にある チェックボックス をオンにします。
4. テーブルの上部にある［権限を編集］をクリックします。
5. 左側のサイドバーメニューで、[ CRM > CRMオブジェクト]に移動します。
6. アクティビティー の名前 をクリックします。
7. [表示]、[ 編集]、 または[削除 ]ドロップダウンメニューをクリックし、 オプションを選択します。ほとんどのアクティビティーには[ 表示 ]ドロップダウンメニューしかありません。

パイプラインステージ別に編集アクセス権を制限する

取引 チケット、プロジェクト、 およびカスタムオブジェクトの場合、特定のステージのレコードを、カスタムオブジェクト、取引、またはチケットへのアクセス権を持つ全てのユーザーが編集できるか、特定のユーザーやチームのみが編集できるか、 スーパー管理者 権限を持つユーザーのみが編集できるかを設定します。

例えば、 ステージがスーパー管理者 または特定のユーザーやチームに制限されている場合、レコードがそのステージに入ると、それらのユーザーだけがそのレコードを編集したり、別のステージに移行したりできます。アクセス権を持つユーザーは引き続きそのステージのレコードを表示できますが、 スーパー管理者が 編集可能ステージに移動するまで変更を行うことはできません。

ユーザーレコード権限に応じて、最も制限の厳しい設定が優先され、ユーザーが各ステージのレコードを編集できるかどうかが決定されます。以下に例を示します。

• ユーザーの [取引の編集権限] が [すべて取引] に設定されていても、ステージ内の取引を編集する権限が付与されていない場合、ユーザーはステージ内の取引編集できません。
• ステージ内のチケットを編集できるが、チケットに対する「編集」権限が「なし」に設定されている場合、そのユーザーはそのステージでチケットを編集できません。
• ユーザーがステージ内のカスタムオブジェクトを編集でき、カスタムオブジェクトに対する「編集」権限が[担当のみ]または[チームのみ]に設定されている場合、ユーザーは自分またはチームが所有するステージでカスタムオブジェクトを編集できますが、そのステージで他のカスタムオブジェクトを編集することはできません。

パイプラインステージの編集アクセスルールを管理するには、次の手順に従います。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、オブジェクトに移動します(例:オブジェクト >取引) 
3. ［パイプライン］タブをクリックします。
4. ［パイプラインを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、編集するパイプラインを選択します。
5. [ パイプラインルール ]タブをクリックします。
6. [ [オブジェクト]の編集アクセス権をコントロール ]行(例: コントロールチケットの編集アクセス権)で、 スイッチ をクリックしてオンに切り替え、ルールを適用します。
7. 右側のパネルで、編集アクセス権を制限する ステージ を選択し、アクセス権を付与するユーザーを[ スーパー管理者のみ ]または [特定のユーザーおよびチーム]から選択します。
8. [ 特定のユーザーおよびチーム]を選択した場合は、[ ユーザーまたはチームを追加 ]ドロップダウンメニューをクリックし、選択したステージで取引編集を許可するユーザーおよびチームの チェックボックス を選択します。

9. ［保存］をクリックして確認します。

オブジェクトパイプラインのルールの設定について詳細をご確認ください。