Crear workflows en Agent Hub

Automatiza tus procesos con los workflows de Agent Hub. Al crear workflows en el generador de workflows de Agent Hub, puedes empezar por las acciones del workflow o por los desencadenantes, y modificar los desencadenantes en cualquier momento del proceso.

El desencadenante de tu workflow puede ser HubSpot o una aplicación de terceros, como los mensajes de Slack. Realiza acciones tanto en HubSpot como en otras aplicaciones, como Google Sheets. Organiza tu workflow moviendo las acciones en el editor. 

Puedes crear y ejecutar agentes directamente desde el workflow. También puedes utilizar acciones de código personalizadas en el generador de workflows de Agent Hub y recurrir al asistente de Breeze para generar automáticamente el código correspondiente. Obtén más información sobre cómo crear workflows con el asistente de Breeze.

Ten en cuenta lo siguiente: puedes gestionar el acceso a las funciones de IA en tu configuración de IA y especificar qué datos se comparten. Consulta las preguntas frecuentes sobre la confianza en la IA y las fichas de modelos de IA de HubSpot para obtener información detallada sobre los controles de seguridad, el uso de los datos y el cumplimiento de la IA.

Añadir desencadenantes en el generador de workflows de Agent Hub

A diferencia del editor de workflows habituales, no es necesario iniciar el workflow con desencadenantes. También puedes modificar tus desencadenantes en cualquier momento mientras editas tu workflow. Al configurar los desencadenantes de tu evento:

• Solo se puede utilizar un desencadenante por cada workflow. Descubre los desencadenantes disponibles a la hora de crear workflows en Agent Hub.
• Actualmente, aunque es posible activar el workflow manualmente mediante el tipo de desencadenante «Ejecutar manualmente» , no es posible inscribir manualmente registros en los workflows creados en el generador de workflows de Agent Hub.

Añadir y actualizar desencadenantes en el generador de workflows de Agent Hub

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en «Más» y, a continuación, ve a «Agentes» >, en el Centro de agentes. Si «More» no aparece en tu cuenta, ve directamente a «Agentes » > «Agent Hub».
2. En la esquina superior derecha, haz clic en «Crear » y selecciona «Workflow». 
3.  En el editor, haz clic en «Añadir desencadenante».
4. En el panel de la izquierda, selecciona tusdesencadenantes. Obtén más información sobre los desencadenantes disponibles al crear workflows en Agent Hub. 
5. Para permitir que los registros se vuelvan a inscribir:
   • En la parte superior del panel, haz clic en la pestaña «Reglas ». 
   • Haz clic para activar la opción «Los registros pueden repetirse ». Esta opción solo estará disponible con los desencadenantes basados en registros. Esta opción no aparecerá en los workflows ejecutados manualmente ni en los programados.
     
     

6. Una vez que hayas añadido y configurado tu desencadenante:
   • Para cambiar el tipo de desencadenante, pasa el cursor por encima del desencadenante y haz clic en el verticalMenuIcon icono de los tres puntos verticales. A continuación, haz clic en «Reemplazar».
   • Para eliminar tu desencadenante, pasa el cursor por encima de él y haz clic en elicono de los tres puntos verticales. Luego, haz clic en Eliminar. 

Ejecuta manualmente los agentes con tu workflow 

Para activar manualmente tu workflow, puedes utilizar el tipo de desencadenante «Ejecutar manualmente ». Al utilizar este tipo de desencadenante, puedes ejecutar tus acciones sin un registro inscrito. Por ejemplo, puedes utilizar este workflow para ejecutar manualmente un conjunto de agentes. Al utilizar este tipo de desencadenante:

• Si no se selecciona este desencadenante, no podrás ejecutar manualmente el workflow.

• No es posible inscribir registros manualmente en el generador de workflows de Agent Hub. 

Para ejecutar manualmente tu workflow:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en «Más» y, a continuación, ve a «Agentes» >, en el Centro de agentes. Si «More» no aparece en tu cuenta, ve directamente a «Agentes » > «Agent Hub».
2. En la esquina superior derecha, haz clic en «Crear » y selecciona «Workflow».
3. Haz clic en «Añadir desencadenante».
4. En el panel de la izquierda, selecciona «Ejecutar manualmente».
5. Una vez que hayas configurado y activado tu workflow, haz clic en «Ejecutar», en la esquina superior derecha. Esta opción aparecerá desactivada si «Ejecutar manualmente» no es el desencadenante seleccionado. 
6. En el cuadro de diálogo, haz clic en «Ejecutar». Para que este cuadro de diálogo no vuelva a aparecer en el futuro, marca la casilla de verificación «No volver a mostrar este recordatorio ». 
    

Añadir acciones de workflow en el generador de workflows de Agent Hub

En lugar de iniciar tus workflows con desencadenantes fijos, en el generador de workflows de Agent Hub puedes empezar añadiendo acciones o configurando desencadenantes. Al añadir acciones en el generador de workflows de Agent Hub:

• Es posible que no puedas configurar la acción por completo. En su lugar, se guardará como una acción provisional.
• Actualmente, solo hay determinadas acciones disponibles para su uso con el generador de workflows de Agent Hub. Descubre las acciones disponibles al crear workflows en Agent Hub. 

Para añadir acciones a tu workflow: 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en «Más» y, a continuación, ve a «Agentes» >, en el Centro de agentes. Si «More» no aparece en tu cuenta, ve directamente a «Agentes » > «Agent Hub».
2. En la esquina superior derecha, haz clic en «Crear » y selecciona «Workflow».
3. En la esquina superior izquierda, haz clic en el icono «+» para añadir.
4. En el panel de la izquierda, selecciona una de las siguientes opciones: 
   • Popular: elige entre las acciones más habituales sugeridas por HubSpot. 
   • HubSpot: añade acciones estándar, como la acción «Editar registro» , a tu workflow. Obtén más información sobre las diferentes acciones de HubSpot. 
   • IA: añade acciones de IA o crea y ejecuta un agente desde tu workflow. Por ejemplo, puedes ejecutar la acción «Resumir registro » o desencadenar el «Agente de resumen de llamadas » desde el propio workflow. Obtén más información sobre cómo utilizar agentes desde el generador de workflows de Agent Hub. 
   • Aplicaciones: añade acciones de aplicaciones externas de terceros. Por ejemplo, puedes crear una tarea de Asana o una incidencia de JIRA desde el workflow. 
     
     

5. Para añadir rápidamente acciones desde el editor de workflows, haz clic en el icono «+ Añadir» que aparece junto a una acción. A continuación, elige una de las siguientes opciones: 
   • Acción: añade una acción a tu workflow. Al seleccionar esta opción, aparecerá automáticamente el panel de acciones. 
   • Ramificación: añade una ramificación si/entonces a tu workflow. Más información sobre cómo configurar ramas. 
   • Retraso: añade un retraso a tu workflow. Puedes elegir entre los siguientes tipos de retrasos: «Durante una cantidad determinada de tiempo», «Hasta un día de la semana» o «Hasta una hora concreta del día ». Más información sobre cómo utilizar los retrasos. 
     
     

Crear y ejecutar agentes desde un workflow

Crea y ejecuta agentes directamente desde el generador de workflows de Agent Hub. Por ejemplo, crea un workflow para ejecutar el agente «Deal Loss » y enviar los resultados al responsable del negocio. Más información sobre cómo gestionar y personalizar los agentes. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en «Más» y, a continuación, ve a «Agentes» >, en el Centro de agentes. Si «More» no aparece en tu cuenta, ve directamente a «Agentes » > «Agent Hub».
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado con el generador de workflows de Agent Hub.
4. En la parte superior izquierda, haga clic en el icono + Añadir. 
5. En el panel de la izquierda, haz clic en la pestaña «IA ». A continuación, haz clic en «Añadir un paso de agente».
6. Para utilizar un agente ya existente:
   • En el panel de la izquierda, selecciona el agente que quieras utilizar. Aparecerá automáticamente en el editor.
   • Para configurar el agente, haz clic en la acción del agente en el editor. 
7. Para crear un nuevo agente:
   • En el panel de la izquierda, haz clic en «Crear nuevo agente». 
   • En el campo «Describe qué hace este agente », introduce un prompt para las acciones del agente. 
   • Haz clic en «Crear agente». El nuevo agente aparecerá en tu editor. 

Mueve y conecta las acciones y los agentes de tu workflow 

Al configurar tu workflow, puedes mover manualmente las acciones existentes para revisar tu workflow con mayor claridad. Ciertas acciones, como las acciones de agente, pueden aparecer como acciones independientes en el editor de workflows.

• Estas acciones deben estar vinculadas a la secuencia principal de desencadenantes y acciones antes de que se pueda activar el workflow.

• Las acciones independientes que no estén vinculadas a la secuencia principal de desencadenantes y acciones no se ejecutarán cuando se ejecute el workflow.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en «Más» y, a continuación, ve a «Agentes» >, en el Centro de agentes. Si «More» no aparece en tu cuenta, ve directamente a «Agentes » > «Agent Hub».
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado con el generador de workflows de Agent Hub.
4. Para mover una acción, haz clic en ella y arrástrala hasta la ubicación deseada.
5. En el editor de workflows, haz clic en la flecha o en el icono «+» de añadir que aparece junto a tu acción y arrástrala para conectarla a la nueva acción o al nuevo agente. La conexión debería aparecer automáticamente.
6. Para eliminar una conexión, pasa el cursor por encima de ella y haz clic en el icono de eliminar. 
7. Para organizar tus acciones en el workflow, haz clic en el icono del lienzo de ordenación, situado en la esquina inferior derecha. Esto reorganizará automáticamente tus acciones en líneas rectas. 
   
   

Gestiona las acciones de tu workflow 

Para probar, clonar, eliminar o sustituir una acción existente:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en «Más» y, a continuación, ve a «Agentes» >, en el Centro de agentes. Si «More» no aparece en tu cuenta, ve directamente a «Agentes » > «Agent Hub».
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows ».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado con el generador de workflows de Agent Hub.
4. Pasa el cursor por encima de la acción y haz clic en el verticalMenuIcon icono de los tres puntos verticales. A continuación, seleccione una de las siguientes opciones: 
   • Reemplazar: sustituye la acción por otra acción situada en el mismo lugar del editor de workflows. 
   • Prueba: comprueba tu acción agênica. Esta opción solo aparecerá en determinadas acciones de los agentes. 
   • Historial de pruebas: consulta el historial de pruebas de la acción del agente. El panel «Historial de pruebas» aparecerá automáticamente a la izquierda. 
   • Duplicar: clona tu acción. La acción duplicada aparecerá automáticamente en el editor con la misma configuración que la acción original. 
   • Copiar: copia la acción al portapapeles. Puedes pegar la acción en cualquier lugar del editor utilizando Comando+v o Ctrl+v.
   • Eliminar: elimina tu acción. La acción se eliminará automáticamente. Puedes deshacer las acciones de eliminación haciendo clic en el icono de deshacer situado en la parte superior izquierda del editor. 

Deshacer y rehacer cambios en tu workflow

Al crear o actualizar tu workflow, puedes deshacer o rehacer cualquier cambio desde el editor.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en «Más» y, a continuación, ve a «Agentes» >, en el Centro de agentes. Si «More» no aparece en tu cuenta, ve directamente a «Agentes » > «Agent Hub».
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado con el generador de workflows de Agent Hub.
4. Para deshacer o rehacer cambios en tu workflow mientras estás en el editor:
   •  En la esquina superior izquierda, haz clic en el undoIcon icono de deshacer o redoIcon el icono de rehacer.
   • También puedes deshacer los cambios pulsando Ctrl + Z o ⌘ + Z en el teclado.

Activa o desactiva tu workflow 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en «Más» y, a continuación, ve a «Agentes» >, en el Centro de agentes. Si «More» no aparece en tu cuenta, ve directamente a «Agentes » > «Agent Hub».
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows ».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado con el generador de workflows de Agent Hub.
4. Para guardar los cambios realizados en tu workflow, haz clic en «Guardar», en la esquina superior izquierda. 
5. Para actualizar un workflow existente tras realizar cambios, haz clic en «Guardar y publicar los cambios», situado en la esquina superior derecha. Si no se selecciona esta opción, las actualizaciones no se aplicarán automáticamente. 
6. Para activar un workflow, haz clic en «Activar», en la esquina superior derecha.
7. Para desactivar un workflow, haz clic en «Desactivar», en la esquina superior derecha. 

Analiza el rendimiento de tu workflow

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en «Más» y, a continuación, ve a «Agentes» >, en el Centro de agentes. Si «More» no aparece en tu cuenta, ve directamente a «Agentes » > «Agent Hub».
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado con el generador de workflows de Agent Hub.
4. En la esquina superior derecha, haz clic en «Historial de ejecuciones».
5. En el panel derecho, revisa los detalles de tu workflow: 
   • Iniciadas: el recuento de ejecuciones que se han iniciado en este workflow.
   • Realizadas: el número de ejecuciones completadas del workflow.
   • Acción requerida: el recuento de ejecuciones en las que podría haberse producido un error.
6. Para consultar el historial de ejecuciones de un registro concreto, haz clic en el menú desplegable «Elegir un desencadenante ». A continuación, configura lo siguiente: 
   • Tipo de fuente del desencadenante: selecciona el tipo de objeto del que deseas consultar el historial de ejecuciones.
   • Origen del desencadenante: selecciona el registro concreto del que deseas consultar el historial de ejecuciones.
7. Para filtrar los datos, haz clic en el icono de filtro. Puedes filtrar según los siguientes criterios: 
   • Fecha desencadenante: filtra tus datos según la fecha en la que se ejecutó el workflow.
   • Versión: filtra tus datos según la versión del workflow.
   • Estado: filtra tus datos según el progreso de la ejecución. Puedes elegir entre «Hecho», «En curso» o «Requiere acción». Para filtrar tus ejecuciones por error, puedes marcar la casilla de verificación «Solo ejecuciones con errores ».
     
     

Diferencias entre los workflows de Agent Hub y los workflows heredados 

Consulta en la tabla siguiente las diferencias entre los workflows de Agent Hub y los workflows heredados:

Pasos siguientes

• Seleccionar desencadenantes de workflows en Agent Hub
• Elige las acciones de tu workflow en Agent Hub
• Seleccionar y utilizar los datos de los registros del CRM en los workflows de Agent Hub
• Gestionar workflows en Agent Hub
• Configurar los desencadenantes de eventos de webhook con los workflows de Agent Hub
• Configurar los desencadenantes de eventos de Slack con los workflows de Agent Hub