Lorsque vous connectez la boîte de réception partagée de votre équipe à des conversations, tous les e-mails entrants seront envoyés à cette boîte de réception. Pour que votre boîte de réception soit bien organisée, configurez des règles de filtrage dans les paramètres de votre boîte de réception afin que celle-ci ne soit pas touchée par les e-mails ne nécessitant pas l'attention de votre équipe.
Pour configurer vos règles de filtrage :
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
- Dans le menu latéral de gauche, accédez à Conversations > Règles de filtrage.
- Chaque règle filtrée sera activée par défaut. Cliquez pour activer / désactiver chaque règle. Toutes les conversations qui s'appliquent aux règles activées seront déplacées vers la vue Filtrée dans la boîte de dialogue de vos conversations :
- E-mail de réponse automatique : e-mail généré automatiquement, telle qu'une réponse automatique ou une réponse d'absence.
- E-mails marketing : e-mails envoyés dans le cadre d'une campagne marketing.
- E-mails basés sur les rôles : des e-mails qui ne sont pas envoyés par une personne en particulier, mais par une entreprise, un service, un poste ou un groupe. Une liste complète des e-mails basés sur les rôles :
- abus
- administrateur
- facturation
- conformité
- devnull
- dns
- finance
- ftp
- hostmaster
- informations
- infrastructures
- inoc
- ispfeedback
- ispsupport
- it
- liste
- list-request
- maildaemon
- marketing
- no-reply
- noc
- noreply
- zéro
- phish
- phishing
- postmaster
- confidentialité
- registrar
- racine
- ventes
- sécurité
- spam
- support
- sysadmin
- tech
- destinataires secrets
- se désabonner
- usenet
- uucp
- webmaster
- www
- E-mails de liens d'abonnement : e-mails contenant des liens de désabonnement.
- Toutes les conversations provenant de : si des e-mails provenant d'une adresse e-mail ou d'un domaine de messagerie particulier doivent toujours être filtrés dans votre boîte de réception, cliquez sur Ajouter un e-mail ou un domaine. Saisissez une adresse e-mail ou un domaine, puis cliquez sur Ajouter.
- Ne jamais marquer ces conversations en tant que spam : si des e-mails provenant d'une adresse e-mail ou d'un domaine de messagerie particulier ne doivent jamais être filtrés dans votre boîte de réception, cliquez sur Ajouter un e-mail ou un domaine. Saisissez une adresse e-mail ou un domaine, puis cliquez sur Ajouter.
- Cliquez sur Enregistrer.
En plus des règles de filtrage ci-dessus, les actions suivantes se produiront automatiquement dans votre boîte de réception :
- Les e-mails envoyés à partir d'un contact existant dans votre base de données ne seront pas filtrés, sauf si l'e-mail est une réponse automatique.
- Les e-mails envoyés depuis l'adresse e-mail de votre équipe connectée à cette même adresse e-mail seront filtrés.
- Les e-mails envoyés par un visiteur bloqué seront filtrés.
- Les e-mails envoyés depuis noreply@hubspot.com seront filtrés.
- Les e-mails envoyés depuis votre portail HubSpot (par exemple, les e-mails envoyés depuis vos workflows) seront filtrés.
Remarque : ces règles automatiques ne peuvent pas être remplacées par le champ Liste blanche.
Si un visiteur a été bloqué, vous pouvez le débloquer afin que les prochains e-mails de cet expéditeur soient envoyés dans votre boîte de réception. Pour débloquer un visiteur :
- Cliquez sur l'e-mail dans la vue filtrée.
- Dans les détails du visiteur dans la barre latérale à droite, cliquez sur le menu déroulant Plus et sélectionnez Débloquer l'expéditeur.
- Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui pour débloquer l'adresse e-mail.
Pour que votre boîte de réception et votre compte restent propres, les e-mails filtrés ne déclencheront aucune action automatisée dans vos workflows. Cela inclut la création des fiches d'information de contacts, de tickets, et de notifications.