Nelle impostazioni del calendario, è possibile collegare un calendario Google, Office 365 o Exchange allo strumento riunioni. Un calendario collegato consente di:
Un calendario collegato non è necessario per visualizzare, modificare o creare pagine di pianificazione nello strumento riunioni, ma è necessario per prenotare le riunioni. Se un calendario non è connesso, la pagina di pianificazione sarà in modalità offline, quindi le riunioni potranno essere richieste ma non saranno aggiunte automaticamente al calendario.
Per collegare il calendario, è necessario che nelle impostazioni sia stato concesso l'accesso all'e-mail personale.
Nota: se il vostro account è stato creato prima del 13 marzo 2023, potreste aver collegato un account per le impostazioni del calendario e un account per le impostazioni delle riunioni. Tali connessioni saranno mantenute. Tuttavia, se si scollega uno degli account dopo il 13 marzo 2023, sarà possibile collegare un solo account.
È possibile collegare un calendario ospitato da Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) o Office 365. Prima di collegare il calendario, tenere presente quanto segue:
Per collegare un calendario:
Verrete reindirizzati alla dashboard delle riunioni, dove potrete gestire le impostazioni del calendario.
Informazioni necessarie: HubSpot avrà accesso sia al vostro calendario Google che a qualsiasi altro calendario a cui accedete tramite Google, al fine di alimentare lo strumento delle riunioni e consentirvi di associare gli eventi ai contatti nel CRM. HubSpot avrà la possibilità di creare o modificare i vostri calendari e di aggiornare i singoli eventi del calendario.
Prima di collegare il calendario di Exchange, tenere presente quanto segue:
| Informazioni (*richieste) | Valori di esempio |
| Indirizzo e-mail* | jdoe@hubspot.com |
| Password* | HubSpot123 |
| Nome utente | jdoe |
| URL di scambio | https://email.hubspot.com/ews/exchange.asmx |
| Versione di scambio | Exchange 2010 SP2 e versioni successive |
Nota bene: se l'account Exchange è configurato per l'utilizzo dell'autenticazione a due fattori, è necessario inserire una password per app di terze parti. Per sapere come generare una password di un'applicazione di terze parti, consultare la documentazione di Microsoft.
Prima di collegare il calendario, tenere presente quanto segue:
Per collegare un calendario:
Si verrà reindirizzati alla dashboard delle riunioni, dove è possibile gestire le impostazioni del calendario.Gestire le impostazioni del calendario
Dopo aver collegato il calendario, è possibile:
Per gestire le impostazioni del calendario:
Per impostazione predefinita, la casella di controllo Sincronizzazione calendario sarà selezionata quando si collega il Calendario di Google o il Calendario di Office 365 . Quando si crea un evento di calendario con un contatto direttamente in Google Calendar o in Office 365 Calendar, l'evento verrà sincronizzato con il CRM come un impegno di riunione.
Nota bene: la sincronizzazione del calendario non sincronizza le riunioni create dalle integrazioni.
Con la sincronizzazione del calendario, le riunioni create direttamente su un record di contatto nel CRM invieranno inviti a eventi di calendario al contatto. Senza la sincronizzazione del calendario, verrà creato un impegno di riunione sul record senza che venga inviato alcun invito a un evento di calendario. Per saperne di più sulla pianificazione delle riunioni in HubSpot.
Se il vostro calendario è sincronizzato e avete una sessione a pagamento di Sales Hub o Service Hub, potete anche sincronizzare le attività di HubSpot in un sottocalendario, in modo che le attività di HubSpot appaiano sul vostro calendario di Google o Office 365. Per saperne di più sulla sincronizzazione delle attività di HubSpot con il calendario.
Per impostazione predefinita, la casella di controllo Pagine di pianificazione riunioni sarà selezionata quando si collega il calendario di Google o Office 365 con HubSpot. Selezionando questa casella, è possibile creare una pagina di pianificazione personale che consente alle persone di prenotare gli orari disponibili direttamente sul calendario principale dell'account. Potete poi collegare altri calendari al vostro calendario integrato, in modo che HubSpot verifichi la vostra disponibilità su ogni calendario prima di presentare gli orari disponibili ai vostri potenziali clienti. Per saperne di più sulla creazione di una pagina di pianificazione delle riunioni.
Nota bene: se si utilizza Gmail e si dispone dell'autorizzazione per visualizzare il calendario di un altro indirizzo e-mail, l'e-mail deve avere l'autorizzazione GmailVisualizza tutti i dettagli dell'evento affinché il calendario venga visualizzato come opzione in HubSpot.
È possibile aggiungere al proprio account HubSpot solo i calendari che il proprio indirizzo e-mail possiede o a cui ha accesso nell'account Gmail o Office 365 collegato. Scopri come impostare e condividere nuovi calendari Google e nuovi calendari Office 365. Quando un prospect prenota una riunione con voi, l'evento della riunione apparirà solo sul vostro calendario personale predefinito, non sugli altri calendari integrati.
Se perdete l'accesso a uno dei vostri calendari, i contatti non saranno in grado di prenotare riunioni con voi, anche se avete altri calendari integrati. riceverete invece un'e-mail che vi avvisa che qualcuno sta cercando di prenotare una riunione con voi. È quindi possibile chiedere al proprietario del calendario di concedervi nuovamente l'accesso o rimuovere il calendario inattivo dalle impostazioni.
Per gestire i calendari inattivi:
Nelle impostazioni del calendario di HubSpot è possibile modificare l'URL della pagina di pianificazione che verrà utilizzato per ogni pagina di pianificazione creata in futuro. È inoltre possibile modificare la pagina di pianificazione predefinita che viene utilizzata quando si inseriscono i link alle riunioni nei modelli di e-mail di vendita.
Nota bene: qualsiasi utente può ospitare pagine di pianificazione su qualsiasi dominio personalizzato collegato nel gestore dei domini.
È possibile utilizzare un dominio personalizzato per le pagine di pianificazione, in modo da riflettere il proprio marchio, e consentire ai campi dei moduli di essere precompilati con informazioni provenienti da precedenti invii di moduli.
Una volta cambiato il dominio, tutti i link alle riunioni verranno aggiornati.
Se si desidera impedire ai motori di ricerca di indicizzare le pagine di pianificazione su domini personalizzati, è possibile aggiungere "Disallow: /riunioni*" al file robots.txt.
Nota bene: se si utilizza un dominio personalizzato, l'URL deve comunque avere uno slug diverso da quello della pagina di pianificazione esistente su altri domini.
Ad esempio, http://yourcustomname.com/meetings/example e http://app.hubspot.com/meetings/example sono considerati la stessa cosa, quindi non è possibile utilizzare http://yourcustomname.com/meetings/example se http://app.hubspot.com/meetings/example esiste già.
Se si desidera disattivare tutte le pagine di pianificazione senza eliminarle:
È possibile includere un link per le riunioni nel widget della chat, in modo che i visitatori possano accedere alla vostra pagina di pianificazione e prenotare il tempo con voi durante una conversazione in chat.
Una volta terminate le modifiche alle impostazioni dello strumento riunioni, fare clic su Salva. Scoprite come creare o modificare una pagina di pianificazione e condividerla con i vostri contatti.