Se la vostra azienda richiede una relazione o un processo che va oltre gli oggetti standard del CRM, potete creare un oggetto personalizzato. Gli utenti con permessi di superamministrazione negli account Enterprise possono definire un oggetto personalizzato nelle impostazioni dell'oggetto personalizzato o tramite API.
Una volta definiti, è possibile creare proprietà, gestire pipeline e personalizzare le associazioni tra oggetti personalizzati e altri oggetti. È possibile utilizzare gli oggetti personalizzati anche in altri strumenti di HubSpot, come le e-mail di marketing, i flussi di lavoro e i report.
Attenzione: a seconda dell'abbonamento, ci sono limiti al numero di oggetti e proprietà personalizzate che si possono avere. Per saperne di più sui limiti, consultare il catalogo dei prodotti e servizi HubSpot.
Prima di iniziare
Prima di definire un oggetto personalizzato, è importante valutare se è l'opzione corretta per la vostra azienda e per la qualità dei vostri dati in HubSpot.
Alcune domande da considerare prima di creare il proprio oggetto sono:
- È possibile utilizzare un oggetto CRM esistente e le sue proprietà per organizzare i dati invece di un oggetto personalizzato?
- È possibile che vi siano dati sovrapposti o incoerenti tra l'oggetto personalizzato e un oggetto esistente?
- Ci sono caratteristiche esclusive degli oggetti esistenti che si desidera utilizzare? Ad esempio, le e-mail di marketing possono essere inviate solo ai contatti, non ad altri oggetti.
- Esistono report precostituiti collegati a oggetti esistenti che si desidera utilizzare? Ad esempio, i report di attribuzione delle transazioni e le previsioni di vendita sono collegati direttamente alle transazioni, non ad altri oggetti.
Per comprendere le relazioni tra gli oggetti e i dati esistenti, è possibile visualizzare una panoramica del modello di dati del proprio account navigando su Report > Gestione dati > Modello di dati. Per ulteriori indicazioni su quando creare un oggetto personalizzato, consultate questa lezione della HubSpot Academy o rivolgetevi al vostro Customer Success Manager.
Glossario
Prima di creare un oggetto personalizzato, è necessario conoscere alcuni termini e concetti.
- Nome dell'oggetto: il titolo dell'oggetto personalizzato. Verrà chiesto di definire un nome plurale e un nome singolare. Ad esempio, Aziende è un nome plurale dell'oggetto e Azienda è il nome singolare dell'oggetto.
- Proprietà di visualizzazione primaria: la proprietà utilizzata per denominare un record del proprio oggetto. È la principale proprietà identificativa dell'oggetto. Per impostazione predefinita, appare come prima colonna nella pagina dell'indice dell'oggetto e in alto a sinistra su ogni record. Ad esempio, Nome della società è la proprietà di visualizzazione principale per le società.
- Etichetta: nome della proprietà così come appare nel CRM HubSpot, ad esempio nei record o nelle pagine di indice. Ad esempio, la proprietà aziendale Company name è l'etichetta. Le etichette delle proprietà sono soggette a modifiche, pertanto non devono essere utilizzate da integrazioni o API.
- Nome interno: il valore interno di una proprietà che viene utilizzato dalle integrazioni o dalle API. Ad esempio, il valore interno della proprietà Company name è
name. I nomi interni non possono essere modificati, pertanto devono essere utilizzati dalle integrazioni e dalle API per fare riferimento alla proprietà.
- Proprietà secondarie: proprietà aggiuntive di identificazione di un oggetto. Queste proprietà appaiono nella scheda profilo di un record sotto la proprietà di visualizzazione primaria. Per gli oggetti personalizzati, appaiono anche come filtri rapidi aggiuntivi nella pagina dell'indice. Ad esempio, le proprietà secondarie per le Aziende sono Nome del dominio dell'azienda e Numero di telefono, mentre una proprietà secondaria personalizzata per gli Animali domestici potrebbe essere Tipo di animale domestico.
Esempi
Gli esempi che seguono si basano su casi d'uso comuni per aiutare a capire come un oggetto personalizzato possa influire sui dati di un account, ma non sono da intendersi come consigli per ogni scenario. Per sapere se un oggetto personalizzato è adatto al vostro caso d'uso specifico, contattate il vostro Customer Success Manager.
I seguenti sono buoni esempi di oggetti personalizzati:
- Un allevamento di animali domestici vuole tenere traccia degli animali in pensione, associare ogni animale ai suoi proprietari e tenere traccia delle attività relative a ciascun animale. Crea un oggetto Pets, con il nome dell'animale come proprietà principale di visualizzazione e il tipo di animale come proprietà secondaria. Gli utenti visualizzano e cercano gli animali con cui lavorano in una pagina indice, salvano le viste in base al tipo di animale, associano i contatti a un animale e gestiscono le attività e gli appuntamenti all'interno del record di un animale.
- Una concessionaria di auto vuole mantenere un database delle auto attualmente presenti nel suo inventario o che ha venduto e tenere traccia delle richieste di vendita relative a ciascuna auto. Crea un oggetto Cars con Model come proprietà di visualizzazione principale. Creano una pipeline di oggetti personalizzata per tenere traccia delle auto che passano da fasi come nuovo all'inventario, nel processo di acquisto e venduto. Visualizzano le chiamate o le e-mail di richiesta registrate nel record di ogni auto e associano i contatti e gli accordi quando l'auto viene venduta.
Di seguito sono riportati alcuni esempi in cui si sconsiglia la creazione di un oggetto personalizzato:
- Una scuola ha un database di studenti, genitori e insegnanti. Si vogliono creare oggetti personalizzati per Genitori e Insegnanti per distinguere i tipi di contatto. Questo non è un buon caso d'uso, perché un oggetto personalizzato non dovrebbe replicare un oggetto CRM esistente. Una persona può essere sia genitore che insegnante, con conseguente sovrapposizione di dati. Inoltre, la scuola non potrebbe inviare e-mail di massa ai genitori e agli insegnanti perché non sono contatti. Si potrebbero invece includere tutti i tipi di contatto nell'oggetto Contatti e creare una proprietà personalizzata Tipo di contatto con le opzioni Studente, Genitore e Insegnante.
- Un'azienda che si occupa di ristrutturazioni domestiche utilizza le note sui record di HubSpot per fare richieste interne ai propri appaltatori. Si vuole creare un oggetto Note per tenere traccia di tutte le richieste. Questo non è un buon caso d'uso, perché gli oggetti personalizzati non dovrebbero sostituire le attività. Questo aggiunge ulteriori passaggi rispetto all'etichettatura degli utenti, le attività di altri record non possono essere associate automaticamente ai record di note personalizzati e non si possono utilizzare i report di attività precostituiti. Inoltre, le informazioni su un progetto potrebbero essere archiviate in più posti se gli utenti aggiornano sia il record della nota personalizzata sia un altro record associato, con il rischio di avere dati duplicati o in conflitto. Invece, è possibile creare note sui record, associarle ad altri record, etichettare gli utenti di HubSpot e utilizzare report precostituiti per monitorare l'attività delle note.
Creare un oggetto personalizzato
Se siete superamministratori, potete creare un oggetto personalizzato nelle impostazioni di HubSpot o tramite API. Per creare un oggetto personalizzato in HubSpot:
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Oggetti personalizzati.
- Se si tratta del primo oggetto personalizzato, fare clic su Crea un oggetto personalizzato al centro della pagina. Se si sta creando un altro oggetto personalizzato, fare clic su Crea oggetto personalizzato in alto a destra.
- Nel pannello di destra, impostare l'oggetto personalizzato:
- Per impostare il nome dell'oggetto personalizzato:
- Nome oggetto (singolare): inserire il titolo singolare dell'oggetto personalizzato (ad esempio, Animale domestico).
- Nome oggetto (plurale): inserire il titolo plurale dell'oggetto personalizzato (ad esempio, Animale domestico).
- Inserire una descrizione opzionale dell'oggetto che spieghi agli utenti dell'account cos'è l'oggetto e come deve essere utilizzato.
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- Per creare la proprietà di visualizzazione primaria dell'oggetto:
- Proprietà di visualizzazione primaria: inserire un'etichetta per la proprietà utilizzata per denominare un record dell'oggetto (ad esempio, Nome dell'animale domestico per gli animali domestici). Questa proprietà è necessaria per creare un record di oggetto personalizzato.
- Tipo di proprietà: selezionare il tipo di proprietà di visualizzazione primaria, Testo a riga singola o Numero.
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- Fare clic sulla matita edit sotto l'etichetta per modificare il nome interno della proprietà, quindi fare clic su Salva per confermare. Il nome interno viene utilizzato dalle integrazioni o dalle API e non può essere modificato una volta creato l'oggetto.
- Selezionare la casella di controllo per richiedere valori unici per la proprietà primaria di visualizzazione. Se questa opzione è attivata, gli utenti non potranno inserire lo stesso valore per più record (ad esempio, per l'oggetto Ordini, la proprietà primaria Numero d'ordine dovrebbe richiedere valori unici).
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- Per creare una proprietà secondaria per l'oggetto personalizzato:
- Proprietà secondaria: inserire un'etichetta per la proprietà che viene visualizzata sotto la proprietà primaria in un record (ad esempio, Tipo di animale domestico e Numero di telefono del proprietario per gli animali domestici). Le proprietà secondarie non sono necessarie per creare un record di oggetto personalizzato e possono essere aggiunte o rimosse in seguito, modificando l'oggetto personalizzato.
- Tipo di proprietà: il tipo di proprietà di visualizzazione secondaria, testo a riga singola o numero.
- Fare clic sulla matita edit sotto l'etichetta per modificare il nome interno della proprietà, quindi fare clic su Salva per confermare. Il nome interno viene utilizzato dalle integrazioni o dalle API e non può essere modificato una volta creato l'oggetto.
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- Per aggiungere un'altra proprietà di visualizzazione secondaria, fare clic su + Aggiungi proprietà. Questa opzione appare solo dopo aver impostato un'etichetta e un tipo di proprietà per la prima proprietà secondaria.
- Per rimuovere una proprietà secondaria esistente, fare clic sull'icona di eliminazione delete accanto alla proprietà.
- Una volta terminato, fare clic su Crea nella parte inferiore del pannello.
Una volta definito un oggetto personalizzato, è possibile eseguire le seguenti operazioni nelle impostazioni dell'oggetto personalizzato:
Modificare o eliminare un oggetto personalizzato
Una volta creato un oggetto personalizzato, gli utenti con permessi di superamministrazione possono modificarne il nome e le proprietà, oppure eliminare l'oggetto dall'account HubSpot. È possibile modificare ed eliminare gli oggetti personalizzati nelle impostazioni dell'oggetto personalizzato o tramite API. Per modificare o eliminare nelle impostazioni:
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Oggetti personalizzati.
- Se si dispone di più oggetti personalizzati, selezionare l'oggetto che si desidera modificare o eliminare.
- Nella scheda Impostazione, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare una delle seguenti opzioni:
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- Vedere dove viene utilizzato l'oggetto: fare clic per espandere un gruppo di strumenti e vedere in quale punto di HubSpot l'oggetto viene attualmente utilizzato. Fare clic sul nome di un oggetto per navigare nello strumento.
- Modifica oggetto personalizzato: è possibile modificare il nome singolare, il nome plurale e la descrizione dell'oggetto, nonché aggiungere, modificare o rimuovere le proprietà di visualizzazione. Non è possibile modificare i nomi interni dell'oggetto o delle proprietà.
- Per modificare i nomi delle proprietà di visualizzazione primarie o secondarie esistenti, fare clic su Modifica etichetta proprietà per accedere alle impostazioni della proprietà.
- Per aggiungere una proprietà secondaria, fare clic su + Aggiungi proprietà, quindi inserire il nome della proprietà e selezionare il tipo di proprietà.
- Per rimuovere una proprietà secondaria, passare il mouse sulla proprietà e fare clic sull'icona delete per eliminarla. Se si rimuove una proprietà secondaria, questa è ancora accessibile nei record di oggetti personalizzati, ma non sarà più visualizzata nella scheda profilo o nei filtri della pagina indice. Se si desidera eliminare la proprietà, si può apprendere come archiviare ed eliminare le proprietà nelle impostazioni della proprietà.
- Fare clic su Salva per confermare le modifiche.
- Elimina oggetto personalizzato: nella finestra di dialogo, selezionare la casella di controllo per confermare che non è possibile ripristinare un oggetto personalizzato eliminato, quindi fare clic su Elimina oggetto per confermare. Non è possibile eliminare un oggetto personalizzato che è attualmente utilizzato da altri strumenti, quindi è necessario rimuovere i riferimenti all'oggetto da tali strumenti prima di eliminarlo.
Definire associazioni di oggetti personalizzate
Prima di poter aggiungere associazioni ai record degli oggetti personalizzati, è necessario creare le associazioni nelle impostazioni. È possibile impostare associazioni con contatti, aziende, offerte e biglietti, nonché con altri oggetti personalizzati e all'interno dello stesso oggetto personalizzato.
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti e selezionare Oggetti personalizzati.
- Se si dispone di più oggetti personalizzati, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare l'oggetto personalizzato per il quale si desidera definire le associazioni.
- Fare clic sulla scheda Associazioni.
- Se si sta aggiungendo la prima associazione dell'oggetto, fare clic su Crea nuova associazione. Per aggiungere un'altra associazione, fare clic sul menu a discesa Seleziona associazioni oggetto, quindi selezionare Crea nuova associazione.
- Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa, quindi selezionare l'oggetto a cui si vuole associare l'oggetto personalizzato .
È ora possibile associare i record degli oggetti selezionati e creare etichette per descrivere le associazioni.