Registri associati

In HubSpot esistono oggetti CRM standard: contatti, aziende, offerte e biglietti. Se il vostro account ha un abbonamento Enterprise, potete anche creare oggetti personalizzati. Per tenere traccia delle relazioni tra questi oggetti, è possibile associare i loro record. Le associazioni sono sempre bidirezionali (cioè, se il record A è associato al record B, anche il record B è associato al record A) e possono essere visualizzate in ogni record nella barra laterale destra.

Esempi di associazione di record sono i seguenti:

• Quando si effettua una vendita, si comunica via e-mail a tre persone della stessa azienda. In HubSpot, si associa la vendita ai tre record di contatto e al loro record aziendale.
• Durante la gestione di un reclamo di un cliente, comunicate via e-mail a due persone. Queste persone sono anche nel mezzo di una vendita con la vostra azienda. In HubSpot, è possibile associare il record del ticket ai due record di contatto e al record della trattativa.
• Un contatto è un consulente di un'azienda e un dipendente di un'altra azienda. In HubSpot è possibile associare il contatto a entrambe le aziende. Si può impostare il datore di lavoro come azienda principale e, se si dispone di un account Professional o Enterprise, si può etichettare il contatto come consulente dell'altra azienda.

È anche possibile associare le attività nella cronologia di un record affinché appaiano in un altro record. Se i record sono già associati tra loro, alcune attività saranno automaticamente associate ai record associati. Se si utilizza un dispositivo mobile, si può imparare a gestire le associazioni nell'app mobile di HubSpot.

Nota bene: il numero di associazioni per record dipende dall' oggetto e dall'abbonamento a HubSpot.

Aggiungere associazioni su un singolo record

Per aggiungere associazioni a un record:

• Navigare verso i propri record:
• Contatti: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Contatti.
• Aziende: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Aziende.
• Offerte: Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Trattative.
• Biglietti: Nel tuo account HubSpot, vai a Servizio > Ticket.
• Oggetti personalizzati: Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti > [Oggetto personalizzato]. Se il vostro account ha più di un oggetto personalizzato, passate il mouse su Oggetti personalizzati e selezionate l'oggetto personalizzato che desiderate visualizzare.

• Fare clic sul nome del record per il quale si desidera aggiungere le associazioni.
• Nel pannello di destra, individuare la sezione dell'oggetto pertinente e fare clic su Aggiungi. Ad esempio, se si desidera associare un affare al record in cui ci si trova, cercare la sezione Affari e fare clic su Aggiungi. È possibile creare un nuovo record da associare al record, oppure associare un record esistente al record.

• Per creare un nuovo record da associare, nella scheda Crea nuovo inserire le informazioni nei campi, quindi fare clic su Crea. È possibile fare clic su Crea e aggiungi per creare e associare questo record e iniziare a crearne e associarne un altro.
• Per associare un record esistente, nella scheda Aggiungi esistente, cercare il record che si desidera associare e selezionare le caselle di controllo accanto ai record nei risultati della ricerca. Sono disponibili anche suggerimenti basati su associazioni e proprietà comuni come nome, indirizzo e-mail e dominio aziendale.
  

• • Se state associando a un record più aziende o altre aziende esistenti, potete procedere in uno dei seguenti modi:

• • • Per impostare l'azienda primaria, selezionare Imposta come azienda primaria di [record] sotto l'azienda che si desidera sia primaria. Per saperne di più su come viene impostata e utilizzata l'azienda primaria.
    • Per sostituire l'azienda primaria esistente con un'azienda associata, selezionare la casella di controllo Sostituisci [azienda] come primaria attuale di [record]. L'azienda primaria precedente sarà ancora associata al record, ma non sarà più etichettata come primaria.

• • Se si desidera etichettare l'associazione (solo perProfessional ed Enterprise ), fare clic su +Aggiungietichetta associazione. Nel menu a discesa, selezionare un'etichetta appropriata. Se nessuna etichetta esistente descrive accuratamente la relazione tra il record e l'azienda, fare clic su Gestisci etichette di associazione per creare una nuova etichetta.
  • Fare clic su Salva.

Modificare o rimuovere le associazioni su un record

Per aggiornare o rimuovere un'associazione:

• Navigare verso i propri record:
• Contatti: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Contatti.
• Aziende: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Aziende.
• Offerte: Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Trattative.
• Biglietti: Nel tuo account HubSpot, vai a Servizio > Ticket.
• Oggetti personalizzati: Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti > [Oggetto personalizzato]. Se il vostro account ha più di un oggetto personalizzato, passate il mouse su Oggetti personalizzati e selezionate l'oggetto personalizzato che desiderate visualizzare.
• Fare clic sul nome del record per il quale si desidera modificare le associazioni.
• Nel pannello destro del record, passare il mouse sulla scheda di associazione, quindi fare clic su Altro:

• • Imposta come primaria (solo aziende): per le aziende associate, selezionare per rendere primaria l' associazione aziendale. Nella finestra di dialogo, selezionare la casella di controllo se si sta sostituendo un'altra azienda, quindi fare clic su Aggiorna.
  • Rimuovi come primaria (solo per le aziende): selezionare per rimuovere l'associazione dell'azienda come primaria. Per selezionare una nuova società primaria, nella finestra di dialogo fare clic sul menu a discesa e selezionare lasocietà, quindi fare clic su Aggiorna. L'azienda primaria originale sarà ancora associata al record, ma non sarà più etichettata come primaria.

Nota bene: per i record dei contatti è necessaria l'associazione di un'azienda primaria. Se un contatto ha più aziende associate e si rimuove un'azienda come primaria, è necessario selezionare un'altra azienda primaria. Se un contatto ha una sola azienda associata, questa è primaria per impostazione predefinita e non è possibile rimuovere l'etichetta primaria.

• • Modifica etichette di associazione( soloProfessional ed Enterprise ): selezionare per aggiornare l'etichetta di associazione. Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa e selezionare una nuova etichetta o fare clic su x per rimuovere un'etichetta. Fare clic su Aggiorna. È anche possibile impostare le etichette di associazione in blocco tramite importazione.
  • Rimuovi associazione: selezionare per rimuovere l'associazione. Nella finestra di dialogo, fare clic su Rimuovi associazione. Se l'associazione che si sta rimuovendo è una società primaria, utilizzare il menu a discesa per scegliere una nuova società primaria.

Associare record in blocco

Esistono diversi modi per associare i record in blocco:

• Associare i record tramite un'importazione, che include l'opzione di importare le etichette di associazione. I record importati possono essere nuovi o esistenti. Scoprite come HubSpot identifica e deduplica i record esistenti.
• Associare i record tramite API.
• Attivare l'impostazione per associare automaticamente i record dei contatti e dell'azienda in base al dominio aziendale.

Visualizzare le associazioni di record in una pagina di indice

È possibile visualizzare i record associati in blocco nella pagina dell'indice di ciascun oggetto nelle colonne dell'oggetto associato . È possibile visualizzare le colonne per ogni tipo di associazione (ad esempio, Affare → Aziende) e per l'azienda primaria di un record (ad esempio, Contatto → Azienda (primaria)).

• Navigare verso i propri record:
• Contatti: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Contatti.
• Aziende: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Aziende.

• Offerte: Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Trattative.
• Biglietti: Nel tuo account HubSpot, vai a Servizio > Ticket.
• Oggetti personalizzati: Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti > [Oggetto personalizzato]. Se il vostro account ha più di un oggetto personalizzato, passate il mouse su Oggetti personalizzati e selezionate l'oggetto personalizzato che desiderate visualizzare.

• Per visualizzare i record associati come colonne della tabella:
  • In alto a destra della tabella, fare clic su Modifica colonne.
  • Nella finestra di dialogo, a sinistra, selezionare la casella di controllo accanto a [Oggetto] → [Oggetti] per visualizzare le associazioni di quel tipo. Ad esempio, se ci si trova nella pagina dell'indice dei contatti, si può selezionare Contatti → Aziende, Contatti → Aziende (primarie), Contatti → Contratti, ecc.
  • Fare clic su Applica. Per saperne di più sulla personalizzazione della tabella.
• Nelle colonne:
  
  • [Oggetto] → [Oggetti]: fare clic sul link [x] record per visualizzare tutte le associazioni del record per quell'oggetto. Nel riquadro a comparsa, fare clic sul nome per visualizzare il record.
  • [Oggetto] → Azienda (primaria): nella pagina dell'indice dei contatti, fare clic sul nome dell'azienda primaria per visualizzare il record dell'azienda.

Visualizzare la cronologia delle associazioni di un record

È possibile visualizzare la storia delle associazioni di un contatto, di un'azienda, di un biglietto e di un accordo, compresi tutti i record e gli impegni associati. È anche possibile visualizzare quando i record sono stati originariamente associati e la fonte dell'associazione.

• Navigare verso i propri record:
• Contatti: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Contatti.
• Aziende: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Aziende.
• Offerte: Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Trattative.
• Biglietti: Nel tuo account HubSpot, vai a Servizio > Ticket.
• Fare clic sul nome di un record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Visualizza cronologia associazioni.

• Nel menu a discesa Seleziona un oggetto, selezionare un oggetto o un impegno per visualizzare quali record o attività di quel tipo sono stati associati al record.
• Nella tabella è possibile visualizzare il nome di ogni record o attività associata, il suo ID oggetto, il modo in cui è stato aggiornato ( creato o rimosso) e la data e l'ora dell'aggiornamento. È anche possibile visualizzare l'origine dell'aggiornamento, che sarà una delle seguenti:
  • Utente: l'associazione è stata aggiornata manualmente da un utente. L'origine includerà il nome dell'utente o, se sconosciuto, l'ID utente.
  • Eliminazione dell'oggetto: l'associazione è stata aggiornata perché il record o l'attività sono stati eliminati.
  • Unione di oggetti: l'associazione è stata aggiornata in seguito alla fusione di record.
  • Ripristino dell'oggetto: l'associazione è stata aggiornata in seguito al ripristino di un record.
  • Importazione: l'associazione è stata aggiornata tramite un'importazione.
  • Associazione automatica per dominio: per i contatti e le aziende, l'associazione è stata aggiornata automaticamente da HubSpot in base al dominio dell'azienda.
  • API: l'associazione è stata aggiornata tramite API.
  • Lavoro: l'associazione è stata aggiornata tramite automazione interna.
  • Migrazione: l'associazione è stata aggiornata tramite una migrazione di dati.
  • Sconosciuto: non è stato possibile determinare la fonte dell'associazione.

• Per copiare un collegamento a un record o a un impegno nella tabella, passare il mouse sull'associazione, quindi fare clic sull'icona di copia duplicate.
• Per visualizzare l'intera cronologia di un'associazione specifica, passare il mouse sul record o sull'impegno, quindi fare clic su Visualizza cronologia. Nel pannello di destra, è possibile visualizzare i dettagli di ogni aggiornamento dell'associazione con il record, ordinati dal più recente al più vecchio.