Associare le attività alle registrazioni

Leattività nella timeline di un record possono essere associate ad altri record, automaticamente o manualmente. Le attività comprendono chiamate, e-mail one-to-one, riunioni, note, attività, posta, LinkedIn, SMS e messaggi WhatsApp. Quando un'attività è associata a un contatto, a un'azienda, a un affare, a un ticket o a un oggetto personalizzato, l'attività appare nella cronologia delle attività di quel record.

È inoltre possibile visualizzare la cronologia delle attività associate a un record o associare i record tra loro.

Attenzione: il numero di associazioni che un'attività può avere dipende dall 'oggetto, dal tipo di attività e dall'abbonamento a HubSpot.

Capire l'associazione automatica delle attività

HubSpot associa automaticamente le attività di un record a determinati record associati. L'associazione automatica di un'attività dipende dal tipo di attività, dal luogo in cui l'attività è stata registrata per la prima volta e dagli oggetti associati. Di seguito, scoprirete quali attività vengono associate automaticamente in base all'oggetto da cui proviene l'attività.

Attività aziendali

Se una chiamata, un'e-mail individuale, una riunione, una nota, un'attività, un messaggio postale, un messaggio LinkedIn, un SMS o un messaggio WhatsApp viene registrato per la prima volta in un record aziendale, verrà automaticamente associato alle cinque più recenti trattative aperte associate all'azienda (ossia, trattative che non sono in fase di trattativa conclusa, vinta o persa). Anche le e-mail inviate e le chiamate effettuate da un'azienda saranno associate ai contatti che hanno ricevuto l'e-mail o la chiamata.

Attività dei contatti

Se una chiamata, un'e-mail individuale, una riunione, una nota, un'attività, un messaggio postale, un messaggio LinkedIn, un SMS o un messaggio WhatsApp vengono registrati per la prima volta in un record di contatto, verranno automaticamente associati all'azienda principale del contatto e alle cinque più recenti trattative aperte associate (ossia, trattative che non sono in fase di trattativa chiusa o persa).

Esistono alcune eccezioni per alcune attività registrate nei record dei contatti:

• Per le e-mail one-to-one, qualsiasi risposta aggiuntiva in un thread di e-mail sarà associata agli stessi record della prima e-mail del thread. Ad esempio, anche se un contatto non è incluso nelle risposte di un thread, sarà comunque associato alle e-mail di risposta se è stato associato alla prima e-mail del thread.
• Nell'app mobile di HubSpot, le chiamate effettuate su un record di contatto sono automaticamente associate all'azienda associata principale del contatto, ad eccezione delle chiamate registrate manualmente nell'app Android.
• Se un record di contatto era precedentemente associato a un'altra azienda, le attività passate del contatto non saranno automaticamente associate alla nuova azienda associata. Le attività passate rimarranno associate al record dell'azienda precedente.
• Le attività create dall'estensione HubSpot Sales Chrome per Gmail non saranno associate automaticamente all'azienda associata al contatto o alle ultime cinque trattative aperte.
• Le attività create dalle sequenze sui record dei contatti non saranno associate automaticamente a nessuno dei record associati al contatto. Le chiamate, le e-mail e le riunioni create come risultato di una sequenza saranno associate automaticamente all'azienda principale associata al contatto e alle cinque trattative aperte più recenti.

Attività di trattativa

Se una chiamata, un'e-mail individuale, una riunione, una nota, un'attività, un messaggio postale, LinkedIn, un SMS o un messaggio WhatsApp vengono registrati per la prima volta in un record di trattativa, verranno automaticamente associati all'azienda principale della trattativa. Anche le e-mail inviate e le chiamate effettuate da un accordo saranno associate ai contatti che hanno ricevuto l'e-mail o la chiamata.

Attività dei biglietti

Se una chiamata, un'e-mail individuale, una riunione, una nota, un'attività, un messaggio postale, LinkedIn, un SMS o un messaggio WhatsApp vengono registrati per la prima volta in un record di ticket, saranno automaticamente associati all'azienda principale del ticket. Le e-mail inviate e le chiamate effettuate da un ticket saranno inoltre associate ai contatti a cui sono state inviate o chiamate.

Attività dei record di oggetti personalizzati

Le attività registrate sui record di oggetti personalizzati non sono associate automaticamente a nessun record associato, tuttavia le e-mail inviate e le chiamate effettuate da un record di oggetti personalizzati saranno associate ai contatti a cui sono state inviate o chiamate.

Associare un'attività esistente a un altro record

Se le attività non sono associate automaticamente a determinati record, è possibile associare manualmente le attività ad altri record di contatti, aziende, transazioni, ticket o oggetti personalizzati.

• Navigare nei record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, vai a Servizio > Ticket.
  • Oggetti personalizzati: Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti > [Oggetto personalizzato]. Se l'account ha più di un oggetto personalizzato, passare il mouse su Oggetti personalizzati e selezionare l'oggetto personalizzato che si desidera visualizzare.
• Fare clic sul nome del record con l'attività da associare.
• Individuare l'attività che si desidera associare a un record. Se i dettagli dell'attività sono chiusi, fare clic sulla freccia destra in alto a sinistra dell'attività per espanderla.
• In basso a destra dell'attività, fare clic su [x] associazioni.

• Nella finestra a comparsa, è possibile visualizzare tutti i record associati all'attività nella scheda Associazioni, oppure fare clic sulle schede degli oggetti per visualizzare solo i record di quell'oggetto associati all'attività.

• Per associare altri record, fare clic sulla scheda dell'oggetto che si desidera associare, quindi inserire il nome del record nel campo Cerca [oggetto] . Selezionare la casella di controllo accanto al record. L'attività apparirà ora nella timeline di quel record.

• Per rimuovere un'associazione da un'attività, deselezionare la casella di controllo accanto al nome del record.

Per sapere come creare manualmente una nuova attività e aggiungere associazioni.

Associare le attività passate a un nuovo accordo o ticket

Quando si crea un nuovo accordo o un biglietto, è possibile associare il nuovo accordo/biglietto a un altro record e aggiungere automaticamente le attività passate di quel record alla cronologia del nuovo accordo/biglietto.

Nota bene: solo le chiamate, le e-mail, le note, le riunioni e le attività passate saranno aggiunte automaticamente alla cronologia del nuovo accordo/ticket. Tutti gli altri tipi di attività (ad esempio, i clic sulle e-mail di marketing, l'invio di moduli, le visualizzazioni di pagine) non verranno aggiunti.

• Navigare verso le offerte o i biglietti:
  
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, vai a Servizio > Ticket.
• In alto a destra, fare clic su Crea [deal/ticket].
• Nel pannello di destra, nella sezione Associa affare/biglietto a, fare clic suimenu a discesa [Azienda/Contatto], quindi cercare e selezionare l'azienda/il contatto da associare al nuovo record.

• Per associare le attività di questi record al nuovo record, selezionare la casella di controllo Aggiungi attività della linea temporale da [record esistente] a questo [affare/biglietto]. Fate clic sul menu a discesa Ultimi 30 giorni e selezionate l'intervallo di tempo entro il quale le attività passate del record saranno associate al nuovo record.

• Inserite gli altri campi e fare clic su Crea. L'oggetto risultante includerà le attività dei record associati in base all'intervallo di tempo selezionato.

Per saperne di più sulla creazione di offerte, sulla creazione di ticket e sulla personalizzazione del modulo di creazione di record.