Organizzare, eliminare ed esportare le proprietà

Per mantenere la qualità dei dati nel CRM, è importante organizzare le proprietà. È possibile clonare proprietà simili, separare le proprietà in gruppi o archiviare ed eliminare le proprietà inutilizzate. Per visualizzare le informazioni sulle proprietà per più oggetti, è anche possibile esportare tutte le proprietà o i dati storici di una singola proprietà.

Nella pagina delle impostazioni individuali di ogni oggetto, è possibile personalizzare ulteriormente l'uso delle proprietà. Scoprite come impostare le proprietà che appaiono durante la creazione dei record e come personalizzare le barre laterali dei record e le schede di associazione.

Per creare nuove proprietà o aggiornare quelle esistenti, imparare a creare e modificare le proprietà. Per informazioni sull'aggiornamento dei valori delle proprietà di un record, imparare a modificare il valore di una proprietà su un record o in blocco.

Creare e modificare gruppi di proprietà

I gruppi di proprietà possono aiutare a identificare le proprietà correlate all'interno di un oggetto. Esistono gruppi di proprietà predefiniti, ma è anche possibile creare gruppi personalizzati. Questi gruppi vengono utilizzati solo nelle impostazioni delle proprietà. Per raggruppare le proprietà in un record, utilizzare le barre laterali dei record.

Per creare un nuovo gruppo o modificarne uno esistente:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.
• Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto , quindi selezionare le proprietà [oggetto] per l'oggetto di cui si desidera modificare i gruppi.
• Fare clic sulla scheda Gruppi.

• Per creare un nuovo gruppo, cliccare in alto a destra su Crea gruppo. Per modificare un gruppo esistente, passare il mouse sul gruppo e fare clic su Modifica.

• Nella finestra di dialogo, inserire il nome del gruppo e fare clic su Salva.

• Per visualizzare le proprietà di un gruppo, passare il mouse sul gruppo e fare clic su Visualizza proprietà.

• Per eliminare un gruppo, passare il mouse sul gruppo e fare clic su Elimina. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina per confermare.

Clonare, archiviare o aggiungere proprietà a un gruppo

Per clonare, archiviare o spostare le proprietà in un gruppo, gli utenti devono disporre delle autorizzazioni di Modifica impostazioni proprietà per un oggetto. Per eseguire queste azioni:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.

• Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto , quindi selezionare[oggetto] proprietà per l'oggetto di cui si desidera clonare, spostare o archiviare le proprietà.

• Per individuare determinate proprietà:

  • In alto a sinistra, fare clic sui filtri:

    • Tutti i gruppi: fare clic e selezionare il gruppo per filtrare solo le proprietà di quel gruppo specifico.

    • Tutti i tipi di campo: fare clic e selezionare per filtrare le proprietà in base a un tipo di campo specifico .

    • Tutti gli utenti: fare clic e selezionare per filtrare le proprietà create da un utente specifico .

  • In alto a destra, cercate la vostra proprietà per nome nella casella di ricerca.

  • Per ordinare le proprietà, fare clic sull'intestazione della colonna.

• Per gestire una singola proprietà, passare il mouse sulla proprietà e fare clic sul menu a discesa Altro:

• • Modifica: selezionare questa opzione per modificare la proprietà.

  • Clona: selezionare per creare una nuova proprietà con la stessa impostazione.

  • Sposta nel gruppo: selezionare per spostare la proprietà in un altro gruppo di proprietà. Nella finestra di dialogo, selezionare un gruppo dal menu a discesa, quindi fare clic su Salva.

  • Esporta cronologia proprietà: selezionare per esportare la cronologia dei valori delle proprietà in tutti i record.

  • Assegna utenti e team: selezionare per assegnare le autorizzazioni agli utenti per la proprietà( soloEnterprise ).

  • Archivia: selezionare per archiviare la proprietà. Nella finestra di dialogo, fare clic su Archivia per confermare. In questo modo verranno archiviate tutte le informazioni sull'immobile.

• Per gestire le proprietà in blocco, selezionare le caselle di controllo accanto alle proprietà. Nella parte superiore della tabella:

• • Aggiungi al gruppo: selezionare per aggiungere le proprietà a un gruppo di proprietà. Nella finestra di dialogo, selezionare un gruppo dal menu a discesa, quindi fare clic su Salva.

  • Archivia: selezionare per archiviare le proprietà. Nella finestra di dialogo, digitare il numero di proprietà da archiviare e fare clic su Archivia per confermare. In questo modo verranno archiviate tutte le informazioni sulle proprietà.

  • Assegna utenti e team: selezionare per assegnare le autorizzazioni agli utenti per le proprietà( soloEnterprise ).

Una volta archiviate, le proprietà vengono memorizzate nella scheda Proprietà archiviate e saranno eliminate definitivamente dopo 90 giorni. È possibile archiviare le proprietà solo se non vengono utilizzate in nessun altro modo all'interno del proprio account HubSpot (ad esempio, in un elenco o in un flusso di lavoro).

Per visualizzare e gestire l'utilizzo delle proprietà:

• Nella tabella delle proprietà, fare clic sul numero nella colonna Utilizzato in per vedere dove viene utilizzata la proprietà.
• Nel pannello di destra, fare clic per espandere una sezione per vedere le diverse viste, record o risorse in cui viene utilizzata la proprietà. Se si sta archiviando la proprietà, è necessario rimuoverla o sostituirla ovunque sia utilizzata.

Ripristinare o eliminare definitivamente le proprietà archiviate

Gli utenti con i permessi diModifica delle impostazioni delle proprietà per un oggetto possono ripristinare le proprietà archiviate di quell'oggetto. Gli utenti con i permessi diSuper admin possono anche eliminare definitivamente le proprietà archiviate.

Attenzione: le proprietà archiviate da 90 o più giorni sono state eliminate e non possono essere ripristinate.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.

• Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto, quindi selezionare [oggetto] proprietà per l'oggetto di cui si desidera ripristinare o eliminare la proprietà.

• Fare clic sulla scheda Proprietà archiviate.

• Individuare le proprietà che si desidera ripristinare o eliminare definitivamente:

• Fare clic sul menu a discesa Filtra per e selezionare il tipo di proprietà.

• Utilizzare i campi data per filtrare le proprietà in base alla data di archiviazione.

• Selezionare le caselle di controllo accanto alle proprietà che si desidera ripristinare o eliminare definitivamente. È possibile selezionare la casella di controllo in alto a sinistra della tabella per selezionare tutte le proprietà dell'elenco.

• Nella parte superiore della tabella, fare clic su Ripristina o Elimina.

• Se si elimina, nella finestra di dialogo digitare il numero di proprietà da eliminare, quindi fare clic su Elimina per confermare.

Esportazione di tutte le proprietà

Gli utenti con i permessi diesportazione possono esportare un elenco di tutte le proprietà di tutti gli oggetti dell'account. Il file esportato conterrà informazioni di base, tra cui il nome di ogni proprietà, il nome interno, il tipo, la descrizione, il gruppo e, se applicabile, le opzioni. Per visualizzare invece i valori delle proprietà, è possibile esportare la cronologia di una singola proprietà o visualizzare i dati storici di una proprietà su un record.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.

• In alto a destra, fare clic su Esporta tutte le proprietà.

• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Formato file e selezionare il formato desiderato per il file esportato.

• Fare clic su Esporta. Una volta elaborata l'esportazione, si riceverà un link per il download via e-mail e nel centro notifiche.

Esportare i dati storici di una proprietà

È anche possibile esportare i dati storici di una singola proprietà in tutti i record. Il file esportato includerà tutti i record e i loro valori attuali per la proprietà, nonché tutti i valori storici e la data di modifica del valore. Se si desidera esportare tutti i valori della proprietà su un record specifico, imparare a visualizzare la cronologia della proprietà di un record.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.

• Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto , quindi selezionare le proprietà [oggetto] per l'oggetto di cui si desidera esportare le proprietà.

• Passare il mouse sulla proprietà, fare clic sul menu a discesa Altro e selezionare Esporta cronologia proprietà.

• Nella finestra di dialogo, selezionare un formato di file e fare clic su Esporta. Una volta elaborata l'esportazione, si riceverà un link per il download via e-mail e nel centro notifiche.

Per ripristinare i valori storici dei vostri record, potete cercare la data della modifica nel vostro file, quindi reimportare i valori che erano in HubSpot prima di tale modifica.

Nota bene: il file di esportazione utilizza il fuso orario UTC (Coordinated Universal Time) per le date di modifica. Potrebbe essere necessario convertire l'ora nel fuso orario locale per confermare la data e l'ora di aggiornamento del valore della proprietà.