Utilizzare ChatSpot AI per creare, aggiornare e riepilogare i record (BETA)

Se avete collegato il vostro account HubSpot con ChatSpot, potete utilizzare l'assistente di chat AI per completare alcune azioni sui record del vostro CRM. Utilizzando ChatSpot AI, è possibile effettuare le seguenti operazioni:

• Creare un nuovo record
• Aggiornare i valori delle proprietà di un record
• Riassumere un record
• Visualizzare le note su un record
• Creare attività e note
• Assegnare un proprietario a un record

Nota bene: le seguenti funzionalità sono disponibili solo per contatti, aziende, offerte e biglietti. ChatSpot non ha accesso ai dati degli oggetti personalizzati, pertanto non può completare le azioni per i record degli oggetti personalizzati.

Completare le azioni del CRM

• Andare su chatspot.ai e accedere al proprio account.
• È possibile digitare la propria richiesta o utilizzare un modello preimpostato. Per ottenere risultati migliori, si consiglia di utilizzare i modelli per garantire che il messaggio sia formattato correttamente.
  • Per inviare una chat, passare alla scheda Chat, inserire un messaggio e fare clic su Invia. Ad esempio, il messaggio potrebbe essere:
    • Riassumi il contatto lorelai@thedragonfly.com
    • Crea azienda Nome dell'azienda: HubSpot Nome di dominio: hubspot.com

• • Per utilizzare un modello, passare alla scheda Modelli, quindi fare clic su HubSpot nel menu della barra laterale sinistra. Selezionate un modello, inserite le informazioni aggiuntive richieste e fate clic su Invia. I modelli CRM includono le seguenti azioni:
    
    • Aggiungere un contatto, un'azienda, un affare o un ticket.
    • Aggiungere una nota a un contatto.
    • Assegnare se stessi a un contatto.
    • Rivedere le note recenti registrate.
    • Riassumere un contatto, un'azienda, un accordo o un ticket. Per saperne di più sulle informazioni incluse nel riepilogo di un record.
    • Aggiornare il valore di una proprietà per un contatto.
    • Progettare un sondaggio di feedback per i clienti.

• Nella risposta, se è stato creato o aggiornato un record o un'attività, fare clic su Visualizza in HubSpot per visualizzarlo nel CRM.

Per saperne di più sull'uso dei prompt e dei modelli di ChatSpot.

Riassumere un record in HubSpot

Sebbene sia possibile richiedere un riepilogo di un record da ChatSpot, è anche possibile accedere al riepilogo di un record mentre lo si visualizza in HubSpot.

• Navigare verso i propri record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.

• Fare clic sul nome del record che si desidera riepilogare.
• Fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Riassumi in ChatSpot.

• Si accede a ChatSpot per visualizzare il riepilogo del record.

Il riepilogo del record mostra una tabella delle proprietà del record, oltre a paragrafi che riassumono le note e le attività del record. A seconda dell'oggetto e dei dati memorizzati nel record, nella tabella vengono visualizzate le seguenti proprietà:

• Azienda: Nome dell'azienda, Data di creazione, Proprietario, Stato (da Tipo, Fase del ciclo di vita o Stato del lead), Numero di dipendenti, Fatturato, Data dell'ultima attività, Numero di telefono, Indirizzo e Settore. Se l'azienda è un prospect, il riepilogo mostrerà anche il numero di offerte aperte, il fatturato potenziale e le prossime date di chiusura. Se l'azienda è un cliente, il riepilogo mostrerà anche l'ARR delle transazioni vinte e il numero di ticket aperti.
• Contatti: Nome, Cognome, Data di creazione, Proprietario, Nome dell'azienda, Etichette di associazione, Titolo di lavoro, Numero di telefono, Email, Stato (Fase del ciclo di vita) e Data dell'ultima attività. Se il contatto è un prospect, il riepilogo mostrerà anche Numero di offerte aperte, Entrate potenziali e Prossime date di chiusura. Se il contatto è un cliente, il riepilogo mostrerà anche l'ARR delle transazioni vinte e il numero di ticket aperti.
• Affare: nome dell'affare, data di creazione, nome dell'azienda, proprietario, pipeline, fase dell'affare, importo dell'affare, data di chiusura, tipo di affare, data dell'ultima attività, categoria di previsione e fase successiva.
• Biglietto: Nome del ticket, Descrizione, Data e ora di creazione, Tempo trascorso dall'apertura del ticket, Nome dell'azienda, Proprietario, Pipeline, Stato del ticket, Fonte, Priorità, Tempo di chiusura, Data di scadenza dello SLA e Data dell'ultima attività. Se il ticket è chiuso, il riepilogo mostrerà anche la data di chiusura e la risoluzione.

Esempi di casi d'uso

Gli esempi che seguono si basano su casi d'uso comuni per aiutarvi a capire come ChatSpot può agire o recuperare informazioni dal vostro CRM.

• Riassumere un'azienda: il CRM include un'azienda con molte attività, ma si desidera visualizzare una panoramica delle note registrate piuttosto che scorrere tutte le attività sul record. È possibile inserire il comando Riassumi azienda [Nome dominio azienda] per recuperare alcuni valori delle proprietà dell'azienda e i riepiloghi delle attività dell'azienda. Per saperne di più su cosa è incluso nel riepilogo di un record.
• Creare un nuovo accordo: si sta telefonando a un'azienda interessata ad acquistare il proprio prodotto. Durante la riunione, è possibile creare rapidamente un nuovo accordo con le informazioni pertinenti utilizzando il modello Aggiungi accordo. Una volta creato, è possibile assegnarsi all'accordo o aggiornare ulteriori dettagli con ChatSpot (ad esempio, Assegna [accordo] a me), oppure modificare i valori delle proprietà in HubSpot.
• Creare e rivedere le note: siete l'addetto agli appunti durante una riunione aziendale. Invece di navigare in ogni contatto per aggiungere note su di esso, potete rimanere in ChatSpot e creare note con il modello Aggiungi una nota a un contatto. Dopo la riunione, è possibile utilizzare il modello Revisione note o inviare la richiesta Elenco note recenti per recuperare un elenco delle note registrate di recente. La risposta includerà anche la data di creazione di ciascuna nota, i record associati e i link per visualizzare la nota e i record in HubSpot.