Utiliza ChatSpot AI para crear, actualizar y resumir registros (BETA)

Si has conectado tu cuenta de HubSpot con ChatSpot, puedes utilizar el asistente de chat de IA para completar ciertas acciones en los registros de tu CRM. Utilizando ChatSpot AI, puedes hacer lo siguiente:

• Crear un nuevo registro
• Actualizar los valores de las propiedades de un registro
• Resumir un registro
• Ver las notas de un registro
• Crear tareas y notas
• Asignar un propietario a un registro

Nota: la siguiente funcionalidad sólo está disponible para contactos, empresas, negocios y entradas. ChatSpot no tiene acceso a datos de objetos personalizados, por lo que no puede completar acciones para registros de objetos personalizados.

Completa las acciones CRM

• Navega a chatspot.ai y inicia sesión en tu cuenta.
• Puedes escribir tu propio aviso o utilizar una plantilla preestablecida de . Para obtener los mejores resultados, se recomienda utilizar plantillas para garantizar que tu mensaje tenga el formato correcto.
  • Para enviar un chat, navega hasta la pestaña Chat, introduce un mensaje y haz clic en Enviar. Por ejemplo, tu mensaje podría ser
    • Resume el contacto lorelai@thedragonfly.com
    • Crear empresa Nombre de la empresa: HubSpot Nombre del dominio: hubspot.com

• • Para utilizar una plantilla, navega hasta la pestaña Plantillas y, a continuación, haz clic en HubSpot en el menú de la barra lateral izquierda. Selecciona una plantilla  , introduce la información adicional necesaria, y haz clic en Enviar. Las plantillas CRM incluyen las siguientes acciones:
    
    • Añade un contacto, empresa, negocio o entrada.
    • Añade una nota a un contacto.
    • Asignarte a un contacto.
    • Revisa las notas recientes que has registrado.
    • Resume un contacto, empresa, negocio o entrada. Más información sobre la información incluida en el resumen de un expediente.
    • Actualiza el valor de una propiedad de un contacto.
    • Diseña una encuesta de opinión de los clientes.

• En la respuesta, si has creado o actualizado un registro o actividad, haz clic en Ver en HubSpot para verlo en tu CRM.

Más información sobre el uso de Avisos y plantillas de ChatSpot.

Resumir un registro en HubSpot

Aunque puedes solicitar un resumen de un registro a desde ChatSpot, también puedes acceder al resumen de un registro mientras lo ves en HubSpot.

• Ve a los registros:
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.

• Haz clic en el nombre del registro que quieras resumir.
• Haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Resumir en ChatSpot.

• Accederás a ChatSpot para ver el resumen del registro.

El resumen del registro mostrará una tabla con las propiedades del registro, así como párrafos que resumen las notas y actividades del registro. Dependiendo del objeto y de los datos almacenados en el registro, se muestran las siguientes propiedades en la tabla:

• Empresa: Nombre de la empresa, Fecha de creación, Propietario, Estado (desde Tipo, Etapa del ciclo de vida o Estado de cliente potencial), Número de empleados, Ingresos, Fecha de última actividad, Número de teléfono, Dirección e Industria. Si la empresa es un cliente potencial, el resumen también mostrará Número de negocios abiertos, Ingresos potenciales y Próximas fechas de cierre. Si la empresa es un cliente, el resumen también mostrará el ARR de los negocios ganados cerrados y el Número de tickets abiertos.
• Contacto: Nombre, Apellidos, Fecha de creación, Propietario, Nombre de la empresa, Etiquetas de asociación, Cargo, Número de teléfono, Correo electrónico, Estado (Etapa del ciclo de vida) y Fecha de la última actividad. Si el contacto es un posible cliente, el resumen también mostrará Número de negocios abiertos, Ingresos potenciales y Próximas fechas de cierre. Si el contacto es un cliente, el resumen también mostrará el ARR de los negocios ganados cerrados y el Número de tickets abiertos.
• Negocio: Nombre del negocio, Fecha de creación, Nombre de la empresa, Propietario, Pipeline, Fase del negocio, Importe del negocio, Fecha de cierre, Tipo de negocio, Fecha de última actividad, Categoría de previsión y Siguiente paso.
• Ticket: Nombre del ticket, Descripción, Fecha y hora de creación, Hora desde que se abrió el ticket, Nombre de la empresa, Propietario, Canalización, Estado del ticket, Origen, Prioridad, Hora de cierre, Fecha de vencimiento del SLA y Fecha de última actividad. Si el ticket está cerrado, el resumen también mostrará Fecha de cierre y Resolución.

Ejemplos de casos prácticos

Los siguientes ejemplos se basan en casos de uso comunes para ayudarte a comprender cómo ChatSpot puede actuar en tu CRM o recuperar información de él.

• Resumir una empresa: tu CRM incluye una empresa con muchas actividades, pero te gustaría ver un resumen de las notas registradas en lugar de desplazarte por todas las actividades del registro. Puedes introducir la consulta Resumir empresa [Nombre de dominio de la empresa] para recuperar determinados valores de las propiedades de la empresa y resúmenes de las actividades de la empresa. Más información sobre lo que incluye en un resumen de expediente.
• Crea un nuevo negocio: estás en una llamada con una empresa interesada en comprar tu producto. Durante la reunión, puedes crear rápidamente un nuevo negocio con la información relevante utilizando la plantilla Añadir negocio. Una vez creado, puedes asignarte al negocio o actualizar detalles adicionales con ChatSpot (por ejemplo, Asignarme [negocio]), o editar valores de propiedades en HubSpot.
• Crea y revisa notas: eres el encargado de tomar notas durante una reunión de empresa. En lugar de navegar hasta cada contacto para añadir notas sobre él, puedes permanecer en ChatSpot y crear notas con la plantilla Añadir una nota a un contacto. Después de la reunión, puedes utilizar la plantilla Revisar notas o enviar el mensaje Listar mis notas recientes para recuperar una lista de tus notas registradas recientemente. La respuesta también incluirá la fecha de creación de cada nota, los registros asociados y enlaces para ver la nota y los registros en HubSpot.