Visualizzare, completare, modificare o eliminare le attività

Una volta create le attività, è possibile visualizzarle, modificarle, completarle o eliminarle da diversi punti del proprio account HubSpot. Nella pagina dell'indice, è possibile filtrare le attività in base alle proprietà, salvare i filtri come viste da rivedere e completare le attività da una vista all'altra. Gli utenti con permessi di Super admin possono gestire gli utenti che hanno il permesso di visualizzare e modificare le attività.

Potete anche scegliere di ricevere un riepilogo delle attività in scadenza ogni giorno della settimana via e-mail. Se utilizzate un dispositivo mobile, scoprite comeutilizzare leattività nell'app mobile di HubSpot.

Visualizzare e filtrare le attività

Filtrare le attività e salvare le visualizzazioni

È possibile filtrare le attività in base a criteri specifici e salvare i filtri da rivedere spesso come viste.

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Task.
• Per impostazione predefinita, la prima volta che si passa alle attività, vengono visualizzate le attività assegnate. È possibile modificare la vista predefinita. Per aprire un'altra vista:

  • Per accedere a una vista appuntata, fare clic sulla scheda della vista.

  • Per aprire una vista non visualizzata come scheda, fare clic su + Aggiungi vista, quindi selezionare una vista dal menu a discesa.

  • Per creare una vista, fare clic su + Aggiungi vista, quindi selezionare Crea nuova vista. Nella finestra di dialogo, inserire il nome della vista, selezionare un'impostazione di visibilità e fare clic su Salva.

• Fare clic sui menu a discesa predefiniti per filtrare rapidamente le attività da visualizzare:

• • Assegnatario: selezionare le caselle di controllo accanto ai nomi degli utenti. È anche possibile selezionare la casella di controllo Nessun assegnatario per visualizzare le attività che non sono state assegnate a nessun utente di HubSpot. A seconda dei vostri permessi, potreste non essere in grado di visualizzare le attività di altri utenti.
  • Tipo di attività: selezionare tra Chiamata, E-mail o Da fare.
  • Data di scadenza: selezionare un intervallo di tempo basato sulla data corrente (ad esempio,domani, il mese prossimo).
  • Coda: seleziona dalle code di attività esistenti.
• Per aggiungere o modificare altri filtri, fare clic su Altri filtri. Nel pannello di destra:
  • Per modificare un filtro esistente, fare clic sul filtro.
  • Per aggiungere un nuovo filtro, fare clic su AND, quindi selezionare una proprietà dell'attività.
  • Impostare i criteri, quindi fare clic su Applica filtro.

• • Per rimuovere un filtro esistente, passare il mouse sul filtro e fare clic su delete Elimina.
  • Al termine, fare clic sulla X in alto a destra del pannello.

• Per salvare i filtri correnti, fare clic sulla destra su Salva vista. Nel riquadro a comparsa:

• • Per aggiornare i filtri e le impostazioni della vista corrente, fare clic su Salva.

  • Per salvare questi filtri e impostazioni come nuova vista, fare clic su Salva come nuovo. Nella finestra di dialogo, inserire un nome per la vista, selezionare un'impostazione di visibilità e fare clic su Salva.

  • Per ripristinare i filtri salvati in origine sulla vista corrente, selezionare Reimposta per rimuovere tutti i nuovi filtri applicati.

Una volta che le attività sono organizzate in una vista, è possibile completarle una dopo l'altra o esportarle.

Gestione delle viste salvate delle attività

È possibile appuntare le viste come schede, riordinare le schede e modificare o eliminare le viste.

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Task.

• Per creare una nuova vista senza filtri, fare clic su + Aggiungi vista a destra delle schede, quindi su Crea nuova vista.

• Per aprire una vista salvata esistente, fare clic su + Aggiungi vista a destra delle schede, quindi selezionare una vista dal menu a discesa.
• Per modificare o eliminare una vista:
  • Per le viste visualizzate come schede, fare clic sulla scheda, quindi fare clic sul caratello downCarat. Selezionare una delle seguenti opzioni:

• • • Appuntate/disappuntate: appuntate la vista in modo che appaia sempre come scheda nella pagina indice delle attività o, se già appuntata, rimuovete la vista come scheda appuntata.

• • • Imposta la vista comepredefinita: imposta la vista come predefinita, in modo che si apra ogni volta che si passa alla pagina dell'indice delle attività. La scheda della vista verrà spostata nella posizione più a sinistra.
    • Rinomina: modifica il nome della vista. Nella finestra di dialogo, aggiornare il nome, quindi fare clic su Salva.
    • Elimina: elimina la vista. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina per confermare.
    • Clona: crea una copia della vista con gli stessi filtri. Nella finestra di dialogo, inserire un nome per la nuova vista, quindi fare clic su Salva.
    • Riordina le viste: cambia l'ordine delle schede delle viste. Nel pannello di destra, trascinare una vista per modificarne la posizione, quindi fare clic su Salva per confermare.
    • Gestisci condivisione: aggiorna le impostazioni di visibilità della vista. Nella finestra di dialogo, selezionare un'opzione e fare clic su Salva.

• • Per le viste che non sono visualizzate come schede, fare clic su Gestisci viste. Nella schermata Tutte le viste salvate dell'attività:

• • • Per rinominare, eliminare, clonare o gestire le opzioni di condivisione di una vista, passare il mouse sulla vista e fare clic sul menu a discesa Opzioni, quindi selezionare un'opzione.

• • • Se una vista è appuntata come scheda, l'icona pin viene visualizzata accanto al nome della vista. Per togliere il pin a una vista, fare clic sull' icona del pin pin. Per appuntare una vista, passarci sopra e fare clic sull'icona grigia pin.

Nota: non è possibile rinominare, condividere o eliminare le visualizzazioni predefinite delle attività(Tutte, Completate, In scadenza oggi, Più impegnate, In ritardo eProssime).

Personalizzare le proprietà mostrate in una vista

È possibile modificare le colonne della pagina indice delle attività per mostrare determinate proprietà per tutte le attività e all'interno di ogni singola vista. Per modificare le colonne:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Task.
• Spostarsi sulla vista che si desidera personalizzare.

• A destra, fare clic su Modifica colonne.

• Nella finestra di dialogo, selezionare le proprietà che si desidera visualizzare come colonne. Il Titolo e lo Stato dell'attività sono inclusi per impostazione predefinita.
  • Titolo: il nome dell'attività.
  • Stato: lo stato attuale dell'attività, Completato o Non iniziato.
  • Data di completamento: la data di completamento dell'attività.
  • Data di scadenza: la data di scadenza dell'attività. Se l'attività è in ritardo, viene visualizzata una data passata.
  • Priorità: il livello di priorità dell'attività, tra cui Basso, Medio o Alto.
  • Tipo di attività: il tipo di attività, tra cui Chiamata, Email o Da fare.
  • Coda: la coda in cui è inserita l'attività.
  • Assegnato a: l'utente HubSpot a cui è assegnato il compito.
  • Note: le note incluse nell'attività.
  • Data di creazione: la data di creazione dell'attività.
  • Data ultima modifica: l'ultima data in cui l'attività è stata modificata.
  • Data di assegnazione del proprietario: la data di assegnazione del proprietario dell'attività.
• Nel pannello di destra, fare clic e trascinare le colonne per modificarne l'ordine oppure fare clic su X per rimuovere le colonne che non si desidera visualizzare.
• Fare clic su Applica.

Modificare, completare ed eliminare le attività

È possibile modificare, completare o eliminare le attività nella pagina dell'indice delle attività, in un record associato all'attività o nella casella di posta Gmail.

Nota bene: se si modificano le attività ricorrenti dalla pagina dell'indice delle attività, si avrà la possibilità di applicare gli aggiornamenti a questa attività o a questa attività e a tutte le attività future. Se si modificano le attività ricorrenti nel record dell'oggetto o in Gmail, le modifiche saranno applicate solo all'attività esistente.

Lavorare con le attività nella pagina dell'indice delle attività

• Selezionare una vista attività o filtrare le attività da visualizzare.

• Per completare un'attività, fare clic sul segno di spunta a sinistra dell'attività.

• Per modificare o eliminare una singola attività, passare il mouse sull'attività e fare clic su Modifica. Nel pannello di destra:

• Per modificare, apportare le modifiche ai dettagli dell' attività e fare clic su Salva.
• Per eliminare, nella parte inferiore del pannello, fare clic su Elimina. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina per confermare.
• Per completare, modificare, eliminare o spostare in blocco le attività in code diverse:
• Selezionare le caselle di controllo accanto alle attività. Per selezionare tutte le attività nella pagina corrente, selezionare la casella di controllo Seleziona tutto in alto a sinistra della tabella. Per selezionare tutti i record nel filtro, selezionare la casella di controllo Seleziona tutto, quindi fare clic sul collegamento Seleziona tutte le attività [numero].

• • Nella parte superiore della tabella, selezionare l'azione che si desidera intraprendere:
    • Avvia [x] attività: completa le attività selezionate consecutivamente (richiede unapostazione Sales Hub assegnata).
    • Segna come completato: le attività selezionate saranno contrassegnate come completate.
    • Modifica: nella finestra di dialogo, fate clic sul menu a discesa Proprietà da aggiornare e selezionate la proprietà da modificare. Immettere o selezionare il valore aggiornato e fare clic su Salva.
    • Elimina: nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina. Le attività selezionate verranno eliminate.
    • Cambia coda: nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Coda e selezionare la coda a cui aggiungere le attività. Fare clic su Salva.

Completare le attività consecutivamente in una vista( è richiestala sede diSales Hub )

Gli utenti con una postazioneSales Hub assegnata possono completare le attività in successione all'interno di ciascuna vista.

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Task.
• Passare alla vista che include le attività su cui si desidera lavorare.

• Per completare tutte le attività in una vista, fare clic su Avvia [x] attività a destra. Per completare alcune attività specifiche in successione, selezionare le caselle di controllo accanto alle attività, quindi fare clic su Avvia [x] attività nella parte superiore della tabella.

• Si verrà reindirizzati al record associato alla prima attività. Se è stato specificato un tipo di attività (ad es,e-mail, chiamata o LinkedIn Sales Navigator), l'editor di attività corrispondente si aprirà automaticamente sul record. Se nella vista sono presenti attività non associate ad alcun record, verrà richiesto di aggiungere associazioni, completare le attività o saltare le attività.

Attenzione: se il contenuto del messaggio è stato aggiunto al campo Note durante la creazione di un'attività di LinkedIn Sales Navigator, la richiesta di InMail o di connessione non si popolerà automaticamente con questo contenuto. È necessario inserire manualmente il contenuto del messaggio.

• Per ogni record, eseguire una delle seguenti operazioni per completare il compito:
  • Completare l'attività nell'editor delle attività, quindi fare clic su Completa per passare all'attività successiva.
  • Se si invia un'e-mail a un contatto durante la visualizzazione di un'attività, scegliere se completare automaticamente l'attività quando l'e-mail viene inviata:
    • Nella parte inferiore dell'editor di e-mail, selezionare la caratura in basso.
    • Per inviare un'e-mail e completare l'attività, selezionare Invia e completa attività.
    • Per inviare un'e-mail ma mantenere l'attività incompleta, selezionare Invia per inviare immediatamente o Invia più tardi per programmare l'e-mail.

• Se non riuscite a completare il compito, fate una delle seguenti operazioni:
  • Per saltare l'attività e passare a quella successiva, fare clic su Salta in alto a destra. L'attività rimarrà incompleta.
  • Per riprogrammare la data di scadenza a una data successiva, fare clic in alto a destra su Riprogramma. Una volta riprogrammata, fare clic su Avanti per passare all'attività successiva.

• Per uscire dalla vista attività e rimanere sul record, fare clic su X in alto a destra.
• Per visualizzare le attività in corso nella vista, fare clic sul menu a discesa Avanzamento.

È possibile fare clic su qualsiasi record associato nel pannello destro del record e rimanere nella vista attività. Non è possibile eliminare un'attività da un record mentre si lavora nella vista attività. Per eliminare un'attività in una vista, tornare alla pagina indice delle attività.

Lavorare con le attività su un record

• Navigare verso i propri record:
• Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
• Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
• Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Biglietti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
• Oggetti personalizzati: Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti > [Oggetto personalizzato]. Se il vostro account ha più di un oggetto personalizzato, passate il mouse su Oggetti personalizzati e selezionate l'oggetto personalizzato che desiderate visualizzare.

• Fare clic sul nome del record.
• Per visualizzare le attività associate al record, fare clic su Attività nel pannello centrale.

• Individuare l'attività con cui si desidera lavorare. Se i dettagli dell'attività sono compressi, fare clic sullafreccia destra right in alto a sinistra dell'attività per espanderla.
• Nell'attività, è possibile fare clic su ciascun campo o sul menu a discesa per modificare i dettagli dell'attività.

• Per completare l'attività, fare clic sul segno di spunta accanto al titolo dell'attività.
• Per eliminare l'attività, fare clic sul menu a discesa Azioni nella parte superiore dell'attività, quindi selezionare Elimina. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina per confermare.
• Per commentare l'attività, in fondo, fare clic su Aggiungi commento.
• Per ulteriori azioni, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
  • Appunta: fare clic per appuntare l'attività all'inizio del record.
  • Cronologia: fare clic per visualizzare la cronologia delle proprietà associate all'attività.

Lavorare con le attività nella casella di posta Gmail

• Accedere a Gmail.

• Sul lato destro della casella di posta Gmail, fare clic sull'icona della ruota dentata sprocket .

• Fare clic sulla scheda Attività.
• Fare clic su Filtro per filtrare le attività:
  • Nella sezione Filtra per, utilizzare i menu a discesa per filtrare in base a tipi di attività specifiche(Tutti i tipi, Chiamate, Email o Da fare) o alle date di scadenza delle attività(Tutte le date, Scadenza oggi, Scadenza questa settimana o Scadenza).
  • Nella sezione Ordina per, utilizzare il menu a discesa per ordinare le attività in base alla data di scadenza o alla priorità dell'attività.

• Per completare un'attività, fare clic sul segno di spunta accanto al titolo dell'attività.
• Per modificare un'attività, fare clic sull'attività e aggiornarne i dettagli. Al termine, fare clic su Salva.

• Per visualizzare un'attività nell'account HubSpot, passare il mouse sull'attività e fare clic sul menu a discesa Azioni. Selezionare Visualizza in HubSpot.
• Per eliminare un'attività, passare il mouse sull'attività e fare clic sul menu a discesa Azioni. Selezionare Elimina.