Aufgaben filtern und Aufgabenansichten verwalten

Nachdem Sie Aufgaben erstellt haben, können Sie Ihre Aufgaben anhand von Eigenschaften filtern und Filter als Ansichten speichern, um sie erneut aufzurufen.

Erfahren Sie mehr über das:

• Erstellen von Aufgaben
• Abschließen von Aufgaben
• Bearbeiten oder Löschen von Aufgaben

Wenn Sie ein Mobilgerät verwenden, erfahren Sie, wie Sie  Aufgaben in der HubSpot Mobile-App verwenden. 

Standardaufgabenansichten

Wenn Sie zum ersten Mal die Indexseite für Aufgaben aufrufen, sehen Sie eine Reihe von Standardansichten, die auf gemeinsamen Filtern basieren. Alle Ihre Aufgabenansichten enthalten automatisch das Kriterium Zuständiger Benutzer: Ich, d. h., es werden nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben angezeigt.

• Alle: die vollständige Liste Ihrer zugewiesenen, nicht abgeschlossenen Aufgaben. Dies ist die Ansicht, die standardmäßig geöffnet wird, wenn Sie zur Aufgabenindexseite gehen. Allerdings können SieIhre Standardansicht bearbeiten.
• Abgeschlossen: die vollständige Liste Ihrer zugewiesenen, abgeschlossenen Aufgaben.
• Heute fällig: Ihre zugewiesenen, nicht abgeschlossenen Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum, das dem aktuellen Datum entspricht.
• Überfällig: Ihre zugewiesenen, nicht abgeschlossenen Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum vor dem aktuellen Datum liegt.
• Bevorstehend: Ihre zugewiesenen, nicht abgeschlossenen Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum nach dem aktuellen Datum liegt.
• Am aktivsten: Ihre zugewiesenen, nicht abgeschlossenen Aufgaben, für die ein zugeordneter Kontakt einen Wert für die Eigenschaft Letzte Interaktion hat.

Sie können die Filter von Standardansichten bearbeiten oder mithilfe von benutzerdefinierten Kriterien Ihre eigenen Ansichten erstellen. 

Aufgaben filtern und Aufgabenansichten speichern

Sie können Aufgaben nach bestimmten Kriterien filtern und Filter, die Sie häufig wieder verwenden, als Ansichten speichern. Erstellen Sie beispielsweise eine Ansicht der Aufgaben, die Kontakten zugeordnet sind, kürzlich interagiert haben.

Aufgabenansicht erstellen

So erstellen Sie eine neue gespeicherte Ansicht für Aufgaben:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.
2. Klicken Sie auf + Ansicht hinzufügen. 
3. Klicken Sie auf Neue Ansicht erstellen.
   
   
4. Geben Sie im Pop-up-Fenster einen Namen für die Ansicht ein und wählen Sie die Zielgruppe dafür aus. 
5. Klicken Sie auf Bestätigen. 

Filter zu einer Aufgabenansicht hinzufügen

Um Filter in der Ansicht hinzuzufügen oder zu ändern, verwenden Sie die Dropdown-Menüs für Eigenschaften oben in der Tabelle oder richten Sie erweiterte Filter basierend auf anderen Aufgabeneigenschaften ein.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.
2. Klicken Sie auf den Tab der Ansicht. Um eine Ansicht zu öffnen, die nicht als Tab angezeigt wird, klicken Sie auf + Ansicht hinzufügen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü eine Ansicht aus.
3. Sie können nach den folgenden Standardmenüs filtern: 
   • Zuständiger Benutzer: Filtern Sie basierend auf dem Benutzer, der der Aufgabe zugewiesen ist.
   • Aufgabentyp: Filtern Sie basierend auf dem Typ der Aufgabe, entweder Anruf, E-Mail oder To-do.
   • Fälligkeitsdatum: Filtern Sie anhand des Fälligkeitsdatums. Wählen Sie eine relative Zeit basierend auf dem heutigen Tag aus (z. B. Morgen, Nächster Monat).
   • Warteschlange: Filtern Sie danach, ob die Aufgabe in einer bestimmten Warteschlange enthalten ist.
4. Um nach anderen Eigenschaften zu filtern, klicken Sie auf Mehr Filter. Im rechten Bereich:
   • Wählen Sie die Eigenschaft aus, nach der Sie filtern möchten. Wenn es vorhandene Filter gibt, klicken Sie auf UND und wählen Sie dann eine Eigenschaft aus.
   • Legen Sie Kriterien für die ausgewählte Eigenschaft fest und klicken Sie dann auf Filter anwenden. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Kriterien.
   • Um derselben Filtergruppe eine weitere Eigenschaft hinzuzufügen, klicken Sie auf UND. Wenn Sie mehrere Filter festlegen, müssen Aufgaben alle Kriterien erfüllen, um in die Ansicht aufgenommen zu werden. 
   • Um einen vorhandenen Filter zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Filter und klicken Sie dann auf das delete Papierkorb-Symbol.
     
     
5. Um die aktuellen Filter zu speichern, klicken Sie auf Ansicht speichern. Im Pop-up-Feld:
   • Um die Filter in der vorhandenen Ansicht zu speichern, klicken Sie auf Speichern. Nur der Benutzer, der die Ansicht erstellt hat, und Super-Admins können die Filter einer vorhandenen Ansicht aktualisieren.
   • Um die Filter als neue Ansicht zu speichern, klicken Sie auf Als neu speichern. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die Ansicht ein, wählen Sie die Zielgruppe aus und klicken Sie dann auf Speichern.
     
   • Um die aktuelle Ansicht auf ihre ursprünglich gespeicherten Filter zurückzusetzen, wählen Sie Zurücksetzen aus. Dadurch werden alle neuen Filter, die Sie angewendet haben, entfernt.

Sobald die Aufgaben in einer Ansicht organisiert sind, können Sie diese Aufgaben nacheinander erledigen oder die Aufgaben exportieren.

Gespeicherte Aufgabenansichten verwalten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.
2. Um Ihre Ansichten neu anzuordnen, klicken Sie auf einen Tab und ziehen Sie ihn an eine neue Position.
3. Um eine Standardansicht festzulegen, klicken Sie auf den Tab der Ansicht und ziehen Sie ihn an die äußerste linke Position. Diese Ansicht wird jedes Mal als erster Tab angezeigt, wenn Sie zu Ihren Aufgaben navigieren. 
4. Um eine Ansicht zu schließen, klicken Sie auf das X auf dem Tab der Ansicht. Sie können die Ansicht über das Dropdown-Menü Ansicht hinzufügen oder über die Seite Alle Ansichten erneut öffnen.
   
   
5. Um die Eigenschaften zu ändern, die als Spalten in einer Aufgabenansicht angezeigt werden, klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf Spalten bearbeiten. Bearbeiten Sie die Spalten und klicken Sie dann auf Anwenden. Erfahren Sie mehr über das Anpassen von Ansichtsspalten.
6. Um alle gespeicherten Aufgabenansichten zu verwalten, klicken Sie auf Alle Ansichten. Auf der Seite Alle Ansichten werden Ihre eigenen benutzerdefinierten Aufgabenansichten angezeigt.
   
7. Auf der Seite Alle Ansichten können Sie alle benutzerdefinierten Aufgabenansichten klonen, bearbeiten, exportieren oder löschen. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über eine Aufgabenansicht, klicken Sie auf Mehr und wählen Sie dann eine Option aus:
   
   • Umbenennen: Aktualisieren Sie den Namen der Ansicht. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen ein und klicken Sie dann auf Speichern.
   • Löschen: Löschen Sie die Ansicht. Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen, um den Löschvorgang zu bestätigen. Die Ansicht wird gelöscht, die in der Ansicht enthaltenen Aufgaben werden jedoch nicht gelöscht.
   • Teilen-Optionen verwalten: Aktualisieren Sie, welche Benutzer Zugriff auf die Ansicht haben. Legen Sie im Dialogfeld fest, ob die Ansicht privat sein soll, ob sie mit Ihrem Team geteilt werden soll oder ob sie mit allen Benutzer des Accounts geteilt werden soll. Klicken Sie zur Bestätigung auf Speichern.
   • Klonen: Klonen Sie die Ansicht. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die geklonte Ansicht ein und klicken Sie dann auf Speichern. Daraufhin wird eine neue Ansicht mit denselben Filtern erstellt.
   • Exportieren: Exportieren Sie die Aufgaben in der Ansicht. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für den Export ein, wählen Sie den Dateityp und die zu exportierenden Daten aus und klicken Sie dann auf Exportieren.

Bitte beachten: Sie können die Standardaufgabenansichten nicht umbenennen, teilen oder löschen.