HubSpotの契約について

HubSpot内でcontractsオブジェクトは、確約済みの収益に関する一元的な情報源として活用できます。HubSpotで契約を管理すると、既存の契約を記録および管理したり、支払いを手動で記録したり、購入者に自動請求したり、契約期間中に更新を行ったり、契約を更新したり、正確な収益を報告したりできます。

レコードまたは契約一覧ページ（ベータ版）から直接契約を作成したり、購入者が見積もりを承諾した際に自動的に契約を作成したりすることができます：

• 直接作成される契約（ベータ版）： HubSpotの外部で契約が作成された場合、契約が購入者による見積書の承認に依存しない場合、または別のシステムを使用してCPQを管理している場合に、契約を作成またはインポートします。HubSpotで契約を作成し、レポート作成や自動化の「信頼できる情報源」として活用しましょう。

• 見積書から自動的に作成される契約：これは、契約作成前に買い手が見積書を確認・承認する必要がある場合に、承認された見積書から契約を作成する機能です。 HubSpotでのCPQおよびエンドツーエンドの収益を管理します。

ビジネスにおいて契約をどのように活用できるか、以下を含む内容をご紹介します：

• 取引、見積もり、請求書など、他のHubSpotオブジェクトと契約を組み合わせて使用する方法。

• 契約期間中の変更や更新を管理する方法

• 契約変更を行う際の按分調整の管理方法。

契約とは?

HubSpotにおいて、契約は確定収益に関する一元的な情報源であり、単発および定期的な製品、収益測定指標、および経時的な変化について詳細に記録されています。個々の商談を追跡する取引とは異なり、契約は修正や更新を含む顧客契約のライフサイクル全体をサポートするように設計されています。

コントラクトツールを活用することで、収益に関する測定指標のレポート作成、契約更新や修正事項の設定、全社的な収益オペレーションの調整を行うことができます。収益に関するレポートの詳細はこちらをご覧ください。

契約は、HubSpot内で直接作成することも、承認済みの見積書から作成することもできます。見積書と契約書は連携して機能しますが、すべての契約に見積書が必要というわけではありません。

契約の構成

以下の表を参照して、ご自身のニーズに適した契約構成と、HubSpotでの要件を確認してください。

HubSpotの契約は、法的契約に代わるものですか？

HubSpotの契約は、マスターサービス契約（MSA）や署名済みのPDF契約書などの法的契約に代わるものではありません。HubSpotで法的契約書を参照する必要がある場合は、「ファイル」または「URL」フィールドタイプを使用したカスタム契約プロパティーを作成し、その文書をアップロードするか、そのURLを追加することができます。HubSpotに法的契約書を保存する前に、文書を注意深く確認し、HubSpotでのセンシティブデータの保存に関する詳細を確認してください。

契約はどのように作成されますか?

HubSpot（ベータ版）で直接契約を作成することも、承認済みの見積書から契約を作成することもできます。契約レコードには、連絡先や会社情報、確定収益、他のレコードとの関連付けなど、契約の主要な詳細情報の概要が記載されています。

契約を直接作成する（ベータ版）

もしあなたがスーパー管理者の場合は、アカウントをHubSpot契約の直接作成・編集・更新のベータ版に参加することができます。

権限を持つユーザーは、取引レコード、連絡先、会社レコード、またはチケットの契約レコードから、あるいは契約一覧ページから契約を作成することができます。契約を作成する際、ユーザーは契約の詳細、商品項目、条件、および関連付け情報を契約レコードに直接追加することができます。

承認済みの見積書から契約を作成する

自動契約作成機能が有効になっている場合、購入者が見積もりを承諾した際に契約を作成することができます。本契約は、承諾された見積書に示された合意内容を反映したものです。

Connected CPQ、Billing、Paymentsのベータ版での契約機能の利用

もしConnected CPQ、Billing、およびPaymentsのベータ版に参加している場合、HubSpot上で、見積書の受諾から請求書の発行、支払い回収に至るまでの「見積から支払い」までのプロセスを管理できます。契約が作成される前に見積書の承認を得たい場合は、ベータ版にご登録ください。見積書の承認が必要ない場合は、直接契約を作成することができます。「Connected CPQ、請求、および決済」のベータ版プロセスについて、詳細をご覧ください。

取引、見積もり、契約、請求書の併用方法

以下の方法をご利用いただけます 

• お得な情報：利用方法商談を使用して、商談を追跡し、成約に導きます。契約を利用する際は、取引の種類ごとに異なるパイプラインを設定することをお勧めします。例えば、新規案件のパイプライン、拡張（契約期間中の変更）に関するパイプライン、更新に関するパイプラインなどです。これにより、契約におけるさまざまな販売プロセスを個別に記録し、報告することが可能になります。

• 見積書：必要に応じて、取引内容に基づいて見積書を作成し、購入者に送付して確認してもらう。「Connected CPQ、Billing、およびPayments」のベータ版にご登録されており、契約を自動的に作成する設定がオンになっている場合、見積書が承認されると、その見積書の収益見込みを反映した契約が自動的に作成されます。取引、見積書、契約書には、1回限りの商品項目と定期的な商品項目の両方が含まれる場合があります。 

• 契約：確定収益に関する一元化された信頼できる情報源。これには、顧客が料金を支払っている製品やサービス、および契約内容に変更があった場合はその内容も含まれます。契約は、継続的な請求、請求書の作成、および支払いの回収を管理するために使用されます。購入者への請求方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

• 請求書：支払いのための請求書を発行する。HubSpotでオンライン決済を受け付けるか、別の支払い方法をご利用の場合は、手動で請求書を「支払済み」としてマークすることができます。

• 契約の変更：契約のライフサイクルを通じて、契約内容を更新します。契約書（ベータ版）を直接編集して、売り手と買い手の情報、回収プロセス、請求される支払い方法、契約書の商品項目、およびチェックアウト設定を更新できます。既存の契約内容の変更を提案・承認するために見積もりに基づくプロセスを利用したい場合は、変更見積もりの作成について詳しくご確認ください。

• 更新見積書：現在の契約期間が終了に近づいた顧客に対して更新見積書を作成し、次期契約に向けた顧客の承諾を得る。更新見積もりが承認されると、新しい契約が作成され、前の契約に自動的に関連付けられます。

契約レコードではどのような情報を見ることができますか?

コントラクトを使用して、以下の詳細を表示します。

• ステータス:契約の現在の ステータス を表示します。

• 財務および収益情報: 合計契約額(合計契約額)、年間契約額、月間経常収益(MRR)、年間経常収益(ARR)を表示します。

• 請求の詳細:請求コンタクト、請求金額、請求履歴、今後の支払いなど、請求の詳細を把握できます。

• 更新日:契約更新の期日を表示します。

• 関連付け: コンタクト、会社、取引、請求書、商品項目、支払い、見積もり、サブスクリプションなど、契約が関連付けられているレコードを表示します。

顧客は自分の契約を表示できますか?

HubSpotの契約オブジェクトは顧客が表示できません。顧客には、見積書（そのプロセスの一環として見積書を作成する場合）、請求書、領収書、およびその他の請求関連の通知が、請求記録として送付されます。

エバーグリーン契約とは何ですか？

エバーグリーン契約には、解約されるまで自動的に更新される定期的な商品項目が含まれています。終了日が設定されていないため、合計契約額およびACV（年間契約額）は算出されません。MRRとARR（年間経常収益）は引き続き算出されます。

契約書の編集および更新方法

契約レコード（ベータ版）から、契約の詳細、商品項目、契約条件、および請求・支払情報を編集できます。見積書から直接作成された契約については、変更見積もりを作成することができます。変更見積もりは、既存の契約に対する変更案の提案および承認を行うための見積書ベースのプロセスを提供し、必ず取引に関連付けられる必要があります。フォーキャストの変更に関連する案件については、パイプライン（例：拡張パイプライン）を設定し、拡張と縮小を別々に報告することをお勧めします。

ご注意：「Connected CPQ、Billing、およびPayments」のベータ版にご登録の場合、請求書にクレジットメモが適用されたとしても、調整後の請求書金額は契約書には反映されません。

更新の管理方法

契約の更新は、契約レコード（BETA）から、または更新見積書を作成することで行うことができます。更新見積書は、更新の提案および承認を行うための見積書ベースのプロセスを提供し、必ず取引に関連付けられる必要があります。HubSpot での更新プロセスの管理について、以下で詳しくご確認ください。

既存の契約情報を表示する

契約レコードを使用して、実績、関連する商品項目、請求スケジュール、更新情報、活動タイムライン、履歴など、既存の契約情報を確認できます。この情報を活用して、更新見積書を送付する前に、更新に関するコミュニケーションの準備を行ってください。

更新専用のパイプラインを作成する

専用の更新用パイプラインを作成し、更新の見積もりについては新しい取引を作成することをお勧めします。つまり、新規契約による収益と更新による収益を比較してレポートを作成したり、更新案件を他の進行中の案件とは別に管理したりすることが可能になります。

更新時に含まれる内容

デフォルトでは、更新時の契約期間は既存の契約と同じになります（例えば、既存の契約が12か月の契約だった場合、更新の見積もりも12か月となるように設定されます）。更新内容には以下のものが含まれます：

• 既存の契約に関連付けられている連絡先。
• 既存の契約に関連する会社。
• 請求先連絡先（既存の契約に追加されている場合）。
• 既存契約の商品項目。契約内容が更新された場合、更新契約にもそれらの商品項目が含まれます。たとえば、顧客が当初10ライセンスから開始し、その後さらに10ライセンスを追加した場合、更新時には見積書の全期間にわたって20ライセンスが対象となります。
• 既存の契約の支払条件に合わせる。

ワークフローを使用して更新を自動化する

契約プロパティーを使用すると、更新日を中心にHubSpotでのアクションを自動化するワークフローを作成できます。これには、タスクのリマインダー、更新案件の作成、更新見積書の作成などが含まれます：

• 更新日を中心にワークフローを作成し、HubSpot内のその他のタスク（タスクのリマインダーなど）を自動化します。

• 契約更新日前に更新案件を作成し、更新に関する顧客との連絡（例：メール、ミーティング、コールなど）を管理してください。 

• 更新日前に見積書を作成してください。ワークフローから更新見積書を作成する方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

契約の按分はどのように計算されますか?

もし日割り計算の設定が有効になっている場合、既存の請求期間中に変更が適用された際、日割り計算によって商品項目の金額が調整されます。たとえば、請求期間の途中で商品項目の数量や単価を変更した場合、その期間は複数の区間に分割されます。各プランは、対象となる月数または日数に応じて課金されます。

HubSpotでは、日割り計算額を算出するためにハイブリッド方式を採用しています：

• 請求期間内の各月は均等に扱われます。つまり、四半期ごとの請求期間において、各月は日数が異なっていても、総額の3分の1を占めることになります。

• 月の一部については、実際に含まれる日数に基づいて計算します。例えば、ある期間に30日のうち3日が含まれている場合、その月の分担額は3/30となります。

• 最終的な日割り計算率：対象月の拠出金総額を、請求期間全体の月数で割ったもの。

請求月の算出方法

日割り計算を行う際、1か月は暦月ではなく、請求期間に基づいて算定されます。その期間の開始日は商品項目の開始日であり、終了日は翌月の同日の前日となります。

たとえば、商品項目の開始日が3月15日の場合、請求対象月は次のとおりです：

• 3月15日から4月14日まで
• 4月15日から5月14日まで
• 5月15日から6月14日まで

四半期ごとの商品項目については、請求対象となる各月が28日、30日、31日のいずれであっても、全額が均等（総額の3分の1）に算入されます。残りの月の一部については、正確な日数に基づいて日割り計算が行われます。

日割り計算の例

四半期ごとの商品項目は、3月15日から開始され、1四半期あたり3,000ドルとなります。4月18日、この商品項目は四半期あたり4,500ドルの新しい商品項目に置き換えられます。

今四半期の請求対象月は以下の通りです：

• 3月15日～4月14日
• 4月15日～5月14日
• 5月15日～6月14日

変更は2番目の請求月に発生するため、四半期の期間は2つの商品項目に分割されます。按分率表は、各商品項目に割り当てられる四半期の割合を示しています。

按分率の合計は1となるため、これら2つの割合で四半期の請求期間全体をカバーすることになります。この手法では、請求期間が途中までである月については日割りで正確に計算を行う一方、請求期間が1ヶ月丸ごとの月については一律に扱います。

按分調整設定が オフの場合、次の請求サイクルに沿って中間契約が適用されます。

ご注意：既存の請求期間中に変更が適用された場合、当該サービス期間の未使用分に対して、日割り計算された請求書および日割り計算されたクレジットメモが作成されます。

次のステップ

• HubSpotアカウントでの契約設定について、詳しくはこちらをご覧ください。

• 契約を直接作成する方法（ベータ版）や、承認済みの見積もりから契約を作成する方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

• 契約のビューや管理について、契約の解約方法、契約を他のレコードに関連付ける方法、契約のエクスポート方法など、詳しくご覧ください。