EpicとHubSpotを連携させて、センシティブデータを同期する

EpicとHubSpotを連携させ、電子カルテシステムからCRMへセンシティブデータを同期させます。この連携により、EpicからHubSpotへの一方向の同期が実現され、HubSpotレコードの「センシティブデータ」プロパティーにデータを保存できるようになります。

Epicからデータを同期することで、HubSpotの各ツールで医療情報やその他のセンシティブデータを活用できるようになります。たとえば、健康関連のプロパティーを使って連絡先をセグメント分けしたり、ワークフローで自動化をトリガーしたり、同期されたデータに基づいてレポートを作成したりすることができます。

始める前に

この機能を使い始める前に、あらかじめ必要となる手順と、この機能の使用に伴う制限事項と潜在的な結果について十分に理解しておいてください。

要件を理解する

• HubSpotアカウントで「センシティブデータ」の設定を有効にする必要があります。
• センシティブデータの設定を有効にしたり編集したり、アプリを連携させたり、同期設定を行ったりするには、スーパー管理者権限が必要です。
• EpicでグループIDを設定するには、Epicの管理者権限が必要です。
• EpicからHubSpotへ予定を同期したい場合は、まずHubSpotで「予定」オブジェクトを有効にする必要があります。

制限事項と考慮事項について

• データの同期は、EpicからHubSpotへの一方向です。
• センシティブデータの取り扱いについては、HIPAAの要件に従うものとします。
• Epicとの連携機能は、米国に拠点を置くHIPAA対象のお客様にのみご利用いただけます。
• EpicからHubSpotへ過去の患者データを同期するには、お客様から提供されたEpicグループIDが必要です。

サポートされているセンシティブデータの種類

Epicとの連携では、以下のカテゴリに属するセンシティブデータの同期に対応しています：

サポートされているEpicオブジェクト

以下のEpicオブジェクトはHubSpotと同期されます：

EpicアプリをHubSpotに連携する

同期設定を行う前に、EpicアプリをHubSpotアカウントに連携させてください。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示されるマーケットプレイスアイコン をクリックし、［HubSpotマーケットプレイス］を選択します。
2. 検索バーで「Epic」アプリを検索し、選択してください。

• • 「センシティブデータ」がすでに有効になっている場合は：

• • • ［インストール］をクリックします。
  • 「センシティブデータ」の設定をオフにしている場合： 
    • [ センシティブデータの有効化 ] をクリックします。 
    • [ センシティブデータの有効化 ] ダイアログボックスで、[ センシティブデータの保護 ] をクリックしてオンに切り替えます。

3. ［Connect app（アプリを接続）］をクリックします。
4. 「Epicアカウントを接続する」ダイアログボックスで、FHIR URLを入力してください。
5. 「Epicに接続」をクリックしてください。
6. HubSpotの連携設定ページにリダイレクトされます。そこで、同期設定を行うことができます。

Epicからのリアルタイム同期を設定する

EpicからHubSpotへのリアルタイム同期を設定するには、Epicの送信用HL7インターフェースへのアクセス権をリクエストする必要があります。リアルタイム同期により、レコードへの変更はEpicからHubSpotへ自動的に反映されます。

リアルタイム同期を設定するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. 「Epic」をクリックしてください。
3. ［設定］タブに移動します。
4. 「認証URL」セクションで、Webhook URLと認証キーの値をコピーしてください。

5. WebhookのURLと認証キーを Epicの管理者にお知らせください。管理者はこの情報を使用して、Epicにサポートチケットを送信し、EpicのHL7送信インターフェースへのアクセス権を申請します。

Epicから過去のデータを同期する

EpicのグループIDを連携設定に追加して、EpicからHubSpotへ患者の過去のデータを同期してください。

EpicグループIDを追加するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. 「Epic」をクリックしてください。
3. ［設定］タブに移動します。
4. 「グループ ID の追加」セクションで、グループ IDを入力してください。その後、「+ グループIDを追加」をクリックして、さらにグループIDを追加してください。
5. ［保存］をクリックします。

同期をオンにする

アプリを連携し、Epic 経由でのリアルタイム同期を設定し、Epic グループ ID を追加したら、Epic から HubSpot へのデータの同期方法を設定してください。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. 「Epic」をクリックしてください。
3. [ CRM同期 ]タブに移動します。
4. 「CRMに接続」をクリックしてください。
5. 「同期するデータを選択」ページで、[Epic]ドロップダウンメニューをクリックし、HubSpot に同期したいEpic オブジェクト（例：患者）を選択します。次に、HubSpotのドロップダウンメニューをクリックし、該当するHubSpotオブジェクト（例：コンタクト）を選択します。予約は患者に紐づいているため、まず「Epic Patients」オブジェクトを同期することをお勧めします。

6. [設定]ページで、EpicのレコードをHubSpotのレコードと照合するか、あるいは2つのアプリ間でレコードを照合しないかを選択してください。重複を防ぐため、メールアドレスに基づいてレコードを照合することをお勧めします。すべてのレコードを初めてHubSpotに同期する場合は、「一致させない」設定をお勧めします。

7. 「マッピングされたフィールド」セクションで、デフォルトのプロパティーマッピングと、EpicからHubSpotへのEpic情報の同期方法を確認してください。

• • アカウントに「Data Hub Starter」のサブスクリプションがある場合は、カスタムフィールドマッピングを作成することもできます。

• • • 「マッピングを生成」をクリックして、フィールドマッピングを生成することをお勧めします。HubSpotは、両システムのフィールド名と型を分析し、カスタムプロパティーも含めて一致する項目を提案します。提案されたマッピングを確認してから、全てのマッピングを受け入れるか、不要なマッピングをクリアします。

• • • カスタムマッピングを手動で作成するには、「マッピングを追加」をクリックしてください。

• • • • [ 「HubSpot」ドロップダウンメニューをクリックし、HubSpotプロパティーを選択します。
      • 以下の「Epic」ドロップダウンメニューをクリックし、該当するEpicプロパティーを選択します。
      • クリック ✔️更新 .