HubSpot에서 계약 이해하기

HubSpot의 ‘계약’ 개체를 확정 매출에 대한 중앙 집중식 신뢰할 수 있는 정보원으로 활용하세요. HubSpot에서 계약을 관리하면 기존 계약 내용을 기록 및 관리하고, 대금을 수동으로 기록하거나 구매자에게 자동으로 청구할 수 있으며, 계약 기간 동안 내용을 업데이트하고, 계약을 갱신하며, 매출을 정확하게 보고할 수 있습니다.

레코드나 계약 인덱스 페이지(베타)에서 직접 계약을 생성하거나, 구매자가 견적을 수락할 때 자동으로 계약을 생성할 수 있습니다.

• 직접 생성된 계약(베타): HubSpot 외부에서 계약이 생성된 경우, 계약이 구매자의 수락된 견적서에 의존하지 않는 경우, 또는 다른 시스템을 사용하여 CPQ를 관리하는 경우 계약을 생성하거나 가져올 수 있습니다. HubSpot에서 계약을 생성하고 이를 보고 및 자동화를 위한 신뢰할 수 있는 정보원으로 활용하세요.

• 견적서에서 자동으로 생성된 계약: 계약이 생성되기 전에 구매자가 견적을 검토하고 수락해야 하는 경우, 수락된 견적서를 기반으로 계약을 생성합니다. 관리 CPQ 및 엔드투엔드 매출 를 관리하세요. 

다음 내용을 포함하여 비즈니스에 계약 기능을 활용하는 방법을 알아보세요:

• 계약서를 거래, 견적서, 청구서 등 다른 HubSpot 개체와 함께 사용하는 방법.

• 계약 기간 중 변경 사항 및 갱신을 관리하는 방법.

• 계약 변경 시 일할 계산이 어떻게 처리되는지.

계약이란 무엇인가요?

계약은 HubSpot에서 확정된 매출에 대한 중앙 집중식 신뢰할 수 있는 정보원이며, 일회성 및 반복 제품, 매출 지표 및 시간 경과에 따른 변경 사항을 상세히 기록합니다. 개별 영업 기회를 추적하는 '딜(Deal)'과 달리, 계약은 수정 및 갱신을 포함하여 고객 계약의 전체 라이프사이클을 지원하도록 설계되었습니다.

계약을 통해 팀은 매출 지표를 보고하고, 갱신 및 수정 사항을 설정하며, 전사적으로 매출 운영을 일관되게 조정할 수 있습니다. 매출 보고에 대해 자세히 알아보세요.

계약은 HubSpot에서 직접 생성하거나 수락된 견적서를 기반으로 생성할 수 있습니다. 견적서와 계약은 연동되어 작동할 수 있지만, 모든 계약에 견적서가 반드시 필요한 것은 아닙니다.

계약 구성

아래 표를 참고하여 귀사의 요구 사항에 적합한 계약 구성과 HubSpot의 요구 사항을 확인하십시오.

HubSpot 계약이 법적 계약을 대체하나요?

HubSpot 계약은 마스터 서비스 계약(MSA)이나 서명된 PDF 계약서와 같은 법적 계약을 대체하지 않습니다. HubSpot에서 법적 계약을 참조해야 하는 경우, 파일 또는 URL 필드 유형을 사용하여 사용자 지정 계약 속성을 생성하고 문서를 업로드하거나 해당 URL을 추가할 수 있습니다. HubSpot에 법적 계약을 저장하기 전에 문서를 주의 깊게 검토하고 HubSpot에 민감한 데이터를 저장하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

계약은 어떻게 생성하나요?

HubSpot(베타)에서 직접 계약을 생성하거나 수락된 견적서를 기반으로 계약을 생성할 수 있습니다. 계약 레코드에는 연락처 및 회사 정보, 확정 매출액, 다른 레코드와의 연관 관계 등 주요 계약 세부 정보에 대한 개요가 제공됩니다.

계약서 직접 생성(베타)

만약 귀하가 슈퍼 관리자인 경우, 계정을 HubSpot 계약의 직접 생성, 수정 및 갱신 베타 프로그램에 참여할 수 있습니다.

승인된 사용자는 거래, 연락처, 회사 또는 티켓 레코드에서, 또는 계약 인덱스 페이지에서 계약을 생성할 수 있습니다. 계약을 생성할 때 사용자는 계약 세부 정보, 항목, 약관 및 연관 관계를 계약 레코드에 직접 추가할 수 있습니다.

수락된 견적서를 기반으로 계약 생성

자동 계약 생성 기능이 활성화된 경우, 구매자가 견적을 수락하면 계약을 생성할 수 있습니다. 계약에는 수락된 견적에 명시된 합의 내용이 반영됩니다.

Connected CPQ, 청구 및 결제(베타)와 함께 계약 사용

다음 서비스에 가입되어 있는 경우 Connected CPQ, 청구 및 결제 베타에 가입되어 있다면, 견적 수락부터 청구서 발행 및 대금 수금에 이르기까지 HubSpot에서 견적부터 결제까지의 전체 프로세스를 관리할 수 있습니다. 계약이 생성되기 전에 견적 수락을 받고 싶다면 베타 버전에 가입하세요. 견적 수락이 필요하지 않은 경우, 계약을 직접 생성할 수 있습니다. Connected CPQ, Billing 및 Payments 베타 프로세스에 대해 자세히 알아보세요.

거래, 견적, 계약 및 청구서를 함께 사용하는 방법

다음 기능을 함께 사용할 수 있습니다. 

• 거래:  거래 을 사용하여 영업 기회를 추적하고 성사시킵니다. 계약을 사용할 때는 거래 유형에 따라 서로 다른 파이프라인을 설정하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 신규 거래용 파이프라인, 확장(계약 기간 중 변경)용 파이프라인, 갱신용 파이프라인 등이 있습니다. 이를 통해 계약의 다양한 영업 진행 상황을 개별적으로 기록하고 보고할 수 있습니다.

• 견적서: 필요에 따라 거래 내역을 기반으로 견적서를 작성하여 구매자에게 검토를 위해 보낼 수 있습니다. ‘Connected CPQ, Billing, and Payments’ 베타 프로그램에 등록되어 있고 계약서 자동 생성 설정이 켜져 있는 경우, 견적서가 수락되면 해당 견적서의 매출 약정을 반영한 계약서가 자동으로 생성됩니다. 거래, 견적서 및 계약서에는 일회성 항목과 반복 항목이 모두 포함될 수 있습니다. 

• 계약: 확정된 매출에 대한 중앙 집중식 신뢰할 수 있는 정보원입니다. 여기에는 고객이 비용을 지불하는 제품 및 서비스와 계약에 대한 모든 변경 사항이 포함됩니다. 계약은 지속적인 청구, 청구서 생성 및 대금 수금을 관리하는 데 사용됩니다. 구매자에게 청구하는 다양한 방법에 대해 자세히 알아보세요.

• 청구서: 결제를 위해청구서를발행합니다 . HubSpot에서 온라인으로 대금을 수금하거나, 다른 결제 수단을 사용하는 경우 청구서를 수동으로 ‘결제 완료’로 표시할 수 있습니다.

• 계약 변경: 계약의 수명 주기 동안 계약을업데이트할 수 있습니다 . 계약을직접 편집(베타)하여 판매자 및 구매자 정보, 수금 절차, 청구 대상 결제 수단, 계약의 항목 및 결제 설정을 업데이트할 수 있습니다. 기존 계약에 대한 변경 사항을 제안하고 승인하는 데 견적 기반 프로세스를 사용하려면 변경 견적서 작성에 대해 자세히 알아보세요.

• 갱신 견적: 고객의 현재 계약 기간이 만료될 무렵 갱신 견적을 생성하여 다음 계약 기간에 대한 고객의 확약을 확보하세요. 갱신 견적이 수락되면 새로운 계약이 생성되며, 이전 계약과 자동으로 연계됩니다.

계약서 레코드에서 어떤 정보를 확인할 수 있나요?

계약서를 통해 다음 세부 정보를 확인할 수 있습니다:

• 상태:계약의 현재 상태를 확인하세요.

• 재무 및 수익 정보: 총 계약 가치(TCV), 연간 계약 가치, 월간 반복 수익(MRR), 연간 반복 수익(ARR)을 확인하세요.

• 청구 세부 정보:청구 담당자, 청구 금액, 청구 내역 및 예정된 결제 등 청구 세부 정보를 확인할 수 있습니다.

• 갱신 날짜: 계약 갱신 예정일을확인합니다 .

• 연관 항목: 연락처, 회사, 거래, 청구서, 내역, 결제, 견적 및 구독을 포함하여 계약과 연관된 기록을 확인합니다.

고객이 자신의 계약을 볼 수 있나요?

HubSpot의 계약 개체는 고객이 볼 수 없습니다. 고객에게는 견적서(프로세스의 일환으로 견적서를 작성한 경우), 청구서, 영수증 및 청구 기록과 관련된 기타 알림이 전송됩니다.

에버그린 계약이란 무엇인가요?

에버그린 계약에는 해지될 때까지 자동으로 갱신되도록 설정된 반복 항목이 포함됩니다. 종료일이 없기 때문에 TCV와 ACV는 계산되지 않습니다. MRR과 ARR은 여전히 계산됩니다.

계약서 편집 및 업데이트 방법

계약 레코드(베타)에서 계약 세부 정보, 항목, 약관, 청구 및 결제 정보를 편집할 수 있습니다. 견적서에서 직접 생성된 계약의 경우, 변경 견적서를 생성할 수 있습니다. 변경 견적서는 기존 계약의 변경 사항을 제안하고 승인하기 위한 견적 기반 프로세스를 제공하며, 반드시 거래와 연결되어야 합니다. 확장 및 축소 규모를 별도로 예측하고 보고하기 위해 변경과 관련된 거래에 대한 파이프라인 (예: 확장 파이프라인)을 설정하는 것이 좋습니다.

참고:Connected CPQ, 청구 및 결제 베타 버전에 등록된 경우, 청구서에 크레딧 메모가 적용되면 조정된 청구서 금액이 계약에 반영되지 않습니다.

갱신 관리 방법

계약 레코드 (베타) 에서 또는갱신 견적을 생성하여 계약을 갱신할 수 있습니다. 갱신 견적은 갱신을 제안하고 승인하기 위한 견적 기반 프로세스를 제공하며, 반드시 거래와 연결되어야 합니다. 아래에서 HubSpot에서 갱신 프로세스를 관리하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

기존 계약 정보 확인

계약 레코드를 사용하여 실적, 관련 내역, 청구 일정, 갱신 정보, 활동 타임라인 및 내역을 포함한 기존 계약 정보를 확인하세요. 이 정보를 활용하여 갱신 견적을 발송하기 전에 갱신 관련 논의를 준비하세요.

전용 갱신 파이프라인 생성

전용 갱신 파이프라인 를 생성하고, 갱신 견적서는 새로운 거래로 생성하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 신규 매출과 갱신 매출을 비교하여 보고할 수 있으며, 갱신 건을 다른 진행 중인 거래와 별도로 관리할 수 있습니다.

갱신 계약에 포함되는 내용

기본적으로 갱신은 기존 계약과 동일한 기간을 사용합니다(예: 기존 계약이 12개월 계약인 경우, 갱신 견적도 12개월로 설정됩니다). 갱신에는 다음이 포함됩니다:

• 기존 계약과 연결된 연락처.
• 기존 계약과 연결된 회사.
• 기존 계약에 추가된 경우,청구 담당자.
• 기존 계약의 항목. 계약이 업데이트된 경우, 갱신 견적에도 해당 항목이 포함됩니다. 예를 들어, 고객이 처음에 10개의 라이선스로 시작하여 나중에 10개를 추가한 경우, 갱신 견적에는 전체 기간 동안 20개의 라이선스가 포함됩니다.
• 기존 계약과 일치하는 결제 조건.

워크플로를 사용하여 갱신 자동화하기

계약 속성을 사용하여 갱신 일정을 중심으로 HubSpot 내의 작업을 자동화하는 워크플로를 생성할 수 있습니다. 여기에는 작업 알림, 갱신 거래 생성, 갱신 견적서 생성 등이 포함됩니다:

• 갱신 날짜를 기준으로 워크플로를 생성하여 HubSpot의 다른 작업(예: 작업 알림)을 자동화하세요.

• 계약 갱신일 전에 갱신 거래를 생성하여 갱신과 관련된 고객과의 커뮤니케이션(예: 이메일, 회의, 전화)을 관리하세요. 

• 갱신일 이전에 견적을 작성하세요. 워크플로우를 통해 갱신 견적을 작성하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

계약 일할 계산은 어떻게 이루어지나요?

만약 일할 계산 설정 이 켜져 있으면, 기존 청구 기간 중에 변경 사항이 적용될 때 비례 배분 기능을 통해 항목 금액이 조정됩니다. 예를 들어, 청구 기간 도중에 항목의 수량이나 가격을 변경하면 해당 기간이 여러 부분으로 나뉩니다. 각 부분은 해당 기간이 포함하는 월 또는 일 수에 따라 요금이 청구됩니다.

HubSpot은 비례 배분 금액을 계산할 때 혼합 방식을 사용합니다:

• 청구 기간 내의 각 달은 동일한 비중을 차지합니다.분기별 청구 기간의 각 달은 일수가 다르더라도 전체의 3분의 1을 차지합니다.

• 부분 월은 포함된 정확한 일수를 기준으로 계산됩니다. 예를 들어, 한 달 중 30일 중 3일이 해당 기간에 포함된 경우, 해당 월은 월 할당량의 3/30을 기여합니다.

• 최종 비례 배분 비율: 해당 기간에 포함된 월의 총 기여도를 전체 청구 기간의 월 수로 나눈 값입니다.

청구 월 계산 방식

일할 계산의 경우, 한 달은 달력상의 달이 아닌 청구 기간을 기준으로 합니다. 한 달은 항목의 시작일로부터 시작하여 다음 달의 같은 날짜 전날에 끝납니다.

예를 들어, 항목의 시작일이 3월 15일인 경우 청구 월은 다음과 같습니다:

• 3월 15일부터 4월 14일까지
• 4월 15일부터 5월 14일까지
• 5월 15일부터 6월 14일까지

분기별 항목의 경우, 해당 월이 28일, 30일, 31일 중 어느 날 수를 포함하든 상관없이 각 전체 청구 월은 동일한 비중(총 금액의 1/3)으로 계산됩니다. 나머지 부분 월에 대해서만 정확한 일수를 기준으로 일할 계산이 적용됩니다.

비례 배분 예시

분기별 항목이 3월 15일에 시작되며 분기당 요금은 3,000달러입니다. 4월 18일에 이 항목이 분기당 4,500달러인 새로운 항목으로 대체됩니다.

이번 분기의 청구 월은 다음과 같습니다:

• 3월 15일–4월 14일
• 4월 15일–5월 14일
• 5월 15일–6월 14일

변경 사항이 두 번째 청구 월 중에 발생하기 때문에, 분기 기간은 두 청구 항목으로 나뉩니다. 비례 배분 비율은 각 청구 항목에 할당된 분기 기간의 비율을 나타냅니다.

비례 배분 비율의 합은 1이므로, 두 부분의 합이 분기 전체 청구 기간을 모두 포함합니다. 이 방식은 부분 청구 월에 대해서는 정확한 일별 계산을 적용하는 한편, 전체 청구 월은 모두 동일하게 취급합니다.

만약 비례 배분 설정 이 비활성화된 경우, 계약 기간 도중 발생한 변경 사항은 다음 청구 주기에 반영됩니다.

참고: 기존 청구 기간 중에 변경 사항이 적용되는 경우, 현재 서비스 기간의 미사용 부분에 대해 일할 계산된 청구서와 일할 계산된 크레딧 메모가 생성됩니다.

다음 단계

• HubSpot 계정에서 계약 설정에 대해 자세히 알아보세요.

• 계약서를 직접 생성하는 방법(베타) 또는 수락된 견적서를 기반으로 계약서를 생성하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

• 계약서 확인 및 관리에 대해 자세히 알아보세요. 여기에는 계약 해지 방법, 계약서를 다른 레코드와 연결하는 방법, 계약서 내보내기 방법 등이 포함됩니다.