Superbeheerders en individuele gebruikers kunnen beschikbaarheid buiten kantoor instellen op basis van de tijdzone van een gebruiker. Als een gebruiker niet op kantoor is, wordt zijn beschikbaarheid gewijzigd in Away en komt hij niet in aanmerking voor automatische toewijzing in inboxen of de helpdesk.
Gebruikers kunnen hun beschikbaarheidsstatus handmatig wijzigen op de pagina met gebruikersgegevens, inbox of helpdesk. Wanneer een gebruiker zijn status handmatig wijzigt, wordt dit in alle ervaringen weergegeven.
Gebruiker buiten kantooruren instellen
Gebruiker buiten kantooruren instellen:
- Navigeer in het menu aan de linkerkant van de zijbalk naar Users & Teams.
- Klik in de gebruikerstabel op een gebruiker record.
- Klik op het tabblad Voorkeuren. Klik vervolgens in het menu aan de linkerkant op Werktijden.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Timezone om de juiste tijdzone voor de gebruiker te selecteren. Klik vervolgens op Opslaan.
- Klik onder Out of office op + Data toevoegen. Om een tijdsperiode in te stellen voor wanneer je niet op kantoor bent, klik je op de velden datumkiezer en selecteer je data. Gebruik de vervolgkeuzemenu's om begin- en eindtijden te selecteren. Om data te verwijderen, klik je op het pictogram delete verwijderen.
- Klik op Opslaan.
- Bovenaan het gebruikersrecord staan de beschikbaarheidsstatus en de werkuren van de gebruiker voor die dag, met de begin- en einddatum van de afwezigheidsperiode van de gebruiker.
- Om de beschikbaarheidsstatus handmatig te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Gebruikersstatus en vervolgens op Beschikbaar of Weg.
- Klik op Werkuren bewerkenom de werktijden te bewerken.
Beheer beschikbaarheidsstatus vanuit inboxen of Helpdesk
Aan het begin van de afwezigheid van een gebruiker wordt zijn beschikbaarheidsstatus automatisch ingesteld op Weg. Aan het einde van de afwezigheidsperiode van een gebruiker wordt zijn beschikbaarheidsstatus automatisch ingesteld op Beschikbaar. Gebruikers kunnen hun beschikbaarheidsstatus handmatig wijzigen voor het einde van hun afwezigheidsperiode om weer te geven wanneer ze Beschikbaar zijn. Als u dit doet, wordt de gebruiker gevraagd om te bevestigen of hij zijn afwezigheidsblok vroegtijdig wil beëindigen of ingesteld wil blijven als Weg.
Om je beschikbaarheidsstatus handmatig te wijzigen, ga je naar een van de volgende opties:
- Gebruikersrecord:
- Navigeer in het menu aan de linkerkant van de zijbalk naar Users & Teams.
- Klik in de gebruikerstabel op een gebruiker record.
- Klik boven aan de gebruikersrecord op het vervolgkeuzemenu Gebruikersstatus en klik vervolgens op Beschikbaar of Weg.
- Klik in het dialoogvenster op Ja, stel mezelf in als beschikbaar.
Inbox:
- Zet linksboven de schakelaar aan of uit om je beschikbaarheidsstatus te wijzigen.
- Klik in het dialoogvenster op Ja, stel mezelf in als beschikbaar.
- Helpdesk:
- Schakel linksonder de schakelaar in of uit om je beschikbaarheidsstatus te wijzigen.
- Klik in het dialoogvenster op Ja, stel mezelf in als beschikbaar.