Hoe maak je workflows in HubSpot voor marketing, verkoop en service?

Gebruik workflows om je bedrijfsprocessen te automatiseren. Je kunt records automatisch aanmelden met aanmeldingscriteria en vervolgens actie ondernemen op je records.

Je kunt bijvoorbeeld alle contactpersonen registreren die een bepaald formulier hebben ingediend, vervolgens een marketinge-mail sturen en deze contactpersonen aan een gebruiker toewijzen. Je kunt ook actie ondernemen op gekoppelde records, zoals het bijwerken van het gekoppelde bedrijf van een ingeschreven contactpersoon. Het wordt aanbevolen om de workflowbibliotheek van de community te gebruiken voor ideeën bij het opzetten van je workflow.

Nadat je workflows hebt gemaakt, leer je hoe je je workflows organiseert. 

Een nieuwe workflow maken

Maak workflows vanuit het niets, creëer een workflow met behulp van AI of gebruik workflowsjablonen om je op weg te helpen. Het aantal workflows dat je kunt maken, hangt af van de abonnementen van je account.

• Contacten
• Bedrijven
• Aanbiedingen
• Offertes
  • Standaard workflows (Commerce Hub Professional)
  • Geavanceerde goedkeuringsworkflows (Commerce Hub Enterprise)
• Tickets(Service Hub Professional of Enterprise)
• Aangepaste objecten( alleenEnterprise )
• Gesprekken
• Feedback indienen(Service Hub Professional of Enterprise)
• Abonnementen
• Betalingen
• Projecten
• Facturen
• Doelen
• Leads(Sales Hub Professional of Enterprise)
• Gebruikers
• Taken
• Oproepen
• Media

Een workflow vanaf nul maken

Als je een nieuwe workflow aanmaakt, kun je de inschrijftriggers selecteren die je wilt gebruiken en vervolgens het bijbehorende objecttype selecteren. Je kunt kiezen uit handmatige registratie, het triggeren van je workflow op basis van een ingestelde frequentie of het selecteren van specifieke registratie triggers.

Om een workflow vanaf nul te creëren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows. 
2. Klik rechtsboven op Workflow maken en selecteer From scratch.
3. Ga in de workflow-editor verder met het instellen van je inschrijftriggers en objecttype. Meer informatie over het maken van workflows vanuit het niets.

Creëer een workflow met AI

Genereer een workflow met Breeze Assistant, inclusief inschrijftriggers en acties. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows. 
2. Klik rechtsboven op Workflow maken en selecteer Met AI.
3. Voer in het Breeze Assistant-paneel uw workflowprompt in. Het wordt aanbevolen om destructuur Wanneer [dit gebeurt], dan [doe dit] te gebruikenbij het invoeren van uw prompt
4. Nadat u uw workflow met Breeze Assistant hebt gemaakt, klikt u op de naam van de workflow om naar de editor te gaan en verder te gaan met het instellen van uw workflow.
   
   

Een nieuwe workflow maken met sjablonen

Gebruik een workflowsjabloon dat is afgestemd op je doelen om je automatiseringsprocessen te stroomlijnen.

Om een workflow te maken met behulp van een sjabloon:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows. 
2. Klik rechtsboven op Workflow maken en selecteer Van sjabloon.
3. Zoek in de sjablonenbibliotheek naar een sjabloon die overeenkomt met uw workflowdoelen: 
   • Om sjablonen te filteren op functie of doelstelling, selecteert u in de linker zijbalk een categorie. 
   • Om naar een specifieke sjabloon te zoeken, voer je rechtsboven een zoekwoord in. 
4. Klik op Voorbeeld om de details van een sjabloon te bekijken. In het dialoogvenster kun je controleren of de sjabloon compatibel is met je HubSpot-abonnementen. Je kunt ook de volgende details bekijken:
   
   • Doel: het doel van dit workflowsjabloon. 
• • Wat je moet voorbereiden: alle middelen die je moet voorbereiden om de placeholderacties te vullen, zoals marketinge-mails of formulieren. 
  • Sjabloonvoorbeeld: de inschrijvingstriggers en workflowacties die in deze sjabloon zijn opgenomen. 
5. Zodra je je sjabloon hebt geselecteerd, klik je op Sjabloon gebruiken. De sjabloon wordt weergegeven met placeholderacties. Je kunt acties bewerken, toevoegen en verwijderen in de editor.
    

Triggers voor inschrijving instellen

Enrollment triggers zijn een set criteria waarmee records automatisch in een workflow worden opgenomen. Je kunt inschrijftriggers handmatig instellen of triggers genereren met AI. 

Als je records niet automatisch in een workflow wilt aanmelden, kun je ervoor kiezen om records handmatig aan te melden .

• Op filter gebaseerd
• Op gebeurtenissen gebaseerd
• Gebaseerd op een schema
• Gebaseerd op webhooks

1. Klik in de workflow-editor op het vak Triggerregistratie voor [object].
2. Stel in het linkerpaneel uw inschrijftriggers in.
    

Workflow-instellingen voor herinschrijving en uitschrijving instellen 

1. Klik in het linkerpaneel op het tabblad Instellingen .
2. Klik om de schakelaar Opnieuw inschrijven aan te zetten. Selecteer vervolgens de triggers die je wilt gebruiken voor herinschrijving. Meer informatie over het toevoegen van triggers voor herinschrijving aan workflows.
3. Klik op om uw criteria voor uitschrijving te wijzigen. Meer informatie over het beheren van uitschrijving. 

Acties toevoegen

Je kunt AI gebruiken om acties voor een workflow te genereren of om handmatig acties te selecteren en toe te voegen. Je kunt bijvoorbeeld een workflow gebruiken om een marketinge-mail te versturen of je records toe te wijzen. Meer informatie over de verschillende workflowacties die beschikbaar zijn in HubSpot.

Nadat je een actie hebt toegevoegd, kun je deze klonen of verplaatsen om het bouwproces van de workflow te stroomlijnen. Als je een notitie wilt achterlaten bij een workflow actie voor referentie, leer dan hoe je opmerkingen toevoegt aan workflow acties. 

Let op: welke acties voor jou beschikbaar zijn, hangt af van je abonnement. locked Voor vergrendelde acties is een accountupgrade nodig. 

Om acties aan een workflow toe te voegen:

1. Klik in de workflow-editor op het + plus-pictogram.
2. Selecteer een actie in het linkerpaneel. Voor bepaalde acties, zoals de actie Taak maken , kun je het gegevenspaneel ook gebruiken om gegevensvariabelen van verschillende objectbronnen in te voegen. Meer informatie over het toevoegen van gegevensvariabelen aan workflowacties.
3. Klik na het instellen van de details van de actie op Opslaan.
   • Of, als je de actie als plaatshouder toevoegt, klik je op Opslaan zonder de details van de actie in te vullen.
   • Placeholderacties moeten worden ingevuld voordat je de workflow kunt inschakelen. Meer informatie over placeholderacties.
     
     

De workflow-minimap bekijken

1. Klik linksboven in de workflow editor op Show minimap panel.
   
   

2. Als de minimap geopend is, kun je met de muis over workflow acties gaan om de naam van de actie te zien en op een gebied van de minimap klikken om er naartoe te navigeren.
3. Als je workflow moet worden gewijzigd voordat deze kan worden gepubliceerd, wordt de actie geel gemarkeerd. Klik op de link in de waarschuwing en bekijk de wijzigingen die moeten worden aangebracht.
    

Wijzigingen ongedaan maken of opnieuw uitvoeren

Bij het bewerken van je workflow kun je wijzigingen die je in de afgelopen 30 dagen in de workflow hebt aangebracht ongedaan maken of opnieuw uitvoeren. Je kunt bepaalde wijzigingen, zoalsaangepaste codeacties, niet ongedaan maken of opnieuw uitvoeren.

Een actie ongedaan maken of opnieuw uitvoeren:

1. Om een actie ongedaan te maken, klik je op het undo pictogram linksboven. Wijzigingen worden één voor één ongedaan gemaakt.
2. Om een actie opnieuw uit te voeren, klik je op het redo pictogram linksboven. Wijzigingen worden één voor één doorgevoerd.
    

Instellingen beheren

Om uw workflowinstellingen te beheren:

1. Klik linksboven op Instellingen om de instellingen voor uitvoering, meldingen en metriek van de workflow te beheren. Meer informatie over het beheren van uw workflowinstellingen.
2. Klik linksboven op> Inschrijvingstrigger bewerken om de instellingen voor inschrijving, uitschrijving en herinschrijving van de workflow te beheren.
    

Schakel uw workflow in

Je workflow bekijken en inschakelen:

1. Klik in de rechterbovenhoek op Controleren en publiceren.
2. Bekijk de details van je workflow in het rechterpaneel:
   • Alle contactpersonen in lijsten bekijken: als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u in op contactpersonen gebaseerde workflows een statische lijst bekijken van contactpersonen die voldoen aan de inschrijvingscriteria. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk via het dashboard met lijsten.

• • Wilt u contactpersonen aanmelden die op dat moment aan de aanmeldingscriteria voldoen wanneer de workflow wordt ingeschakeld? Kies ervoor om records in te schrijven die momenteel voldoen aan de inschrijftriggers of alleen records in te schrijven die in de toekomst voldoen aan de triggers.
    • Ja, bestaande [objecten] die voldoen aan de triggercriteria vanaf nu aanmelden: alle bestaande records aanmelden die voldoen aan de triggers voor aanmelding.
    • Nee, alleen [objecten] aanmelden die aan de triggercriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld: alleen records aanmelden die aan de aanmeldtriggers voldoen nadat de workflow is ingeschakeld. Wanneer deze optie is geselecteerd: 
      • Als het [object] voor de eerste keer na het inschakelen van de workflow verandert om te voldoen aan de triggers voor aanmelding, wordt het [object] aangemeld.
      • Als het [object] opnieuw verandert om aan de aanmeldingscriteria te voldoen en opnieuw aanmelden is ingeschakeld, zal het [object] worden aangemeld. Meer informatie over triggers voor herinschrijving.

Let op: het aantal bestaande contacten dat wordt weergegeven op de beoordelingspagina is een schatting. Om een exact aantal contactpersonen te bekijken, maak je een statische lijst van contactpersonen die aan de criteria voldoen door te klikken op Alle contactpersonen in lijsten weergeven.

3. Klik onderaan op Volgende. Je kunt de Timing & Meldingen en Verbindingen van je workflow bekijken. Of klik op Overslaan om in te schakelen. 
4. Als je geen Naam of Omschrijving hebt ingevoerd voor je workflow, wordt deze automatisch gegenereerd door AI. Klik op Bewerken onder de respectieve secties om deze gegevens bij te werken. 
5. Klik onderaan op Zet workflow aan.