Track and log emails with the HubSpot Sales Chrome extension | Knowledge Base

Bruk sporings- og loggfunksjonene i HubSpot Sales Chrome-utvidelsen til å overvåke og registrere kontaktenes engasjement i e-postene dine. Når sporingsfunksjonen er aktivert, kan du motta varsler i sanntid når en kontakt åpner e-posten din. Du kan også velge å logge e-posten i kontaktens post i HubSpot for å holde oversikt over all tidligere kommunikasjon, slik at teamet ditt kan bruke den som referanse.

Du kan se informasjon om e-poster som er åpnet og klikket på i aktivitetsfeeden. Loggførte e-poster lagres i individuelle kontaktoppføringer og tilhørende oppføringer.

Merk: Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, er ditt juridiske team den beste ressursen for å finne ut hvordan bedriften din bruker e-postlogging og -sporing. Du kan også tilpasse utvidelsesinnstillingene for å fjerne denne funksjonaliteten for en bestemt melding eller for bestemte kontakter og e-postdomener. I tillegg kan e-poståpninger bare spores for kontakter med et tildelt juridisk grunnlag for databehandling. Finn ut mer om e-postsporing når personverninnstillingene er slått på.

Du kan lese mer om forskjellene mellom sporing og logging i denne artikkelen.

Konfigurere standardinnstillinger for logg og sporing

Superadministratorer kan oppdatere standardatferden for sporing, logging og tilknytning av e-post for alle brukere i kontoen.

Slik konfigurerer du disse standardinnstillingene:

• I menyen til venstre navigerer du til Objekter > Aktiviteter.
• Klikk på fanen E-postlogg og sporing.
• Under Innstillinger for e-postlogg og sporing konfigurerer du hvordan e-poster skal registreres i HubSpot ved å merke av eller fjerne merket i de tilhørende avmerkingsboksene:
  • Bruk standard logginnstilling for alle brukere: Når denne innstillingen er slått på, kan du klikke på Logg alle e-post er som standard for å angi om e-poster skal logges som standard for alle brukere i kontoen din.
  • Bruk standardtilknytning for alle brukere: Når denne innstillingen er slått på, kan du klikke på rullegardinmenyen og velge standard posttyper som skal knyttes til en logget e-post.
  • Bruk standardsporingsinnstilling for alle brukere: Hvis du har merket av for Tillat alle brukere å spore e-poster og se mottakere åpne og klikke på e-postene sine, kan du aktivere denne innstillingen for å konfigurere om alle e-poster skal spores som standard for alle brukere i kontoen.

Sporing av e-post

Slik sender du en sporet e-post fra Gmail:

• Logg inn på Gmail-kontoen din.
• Skriv en ny e-post. Skriv inn e-postmottakeren, emnelinjen og e-postteksten.
• Merk av i avmerkingsboksen Spor.
• ClickSend.

Se status for den sporede e-posten

Før kontakten din åpner e-posten, vises e-postens emnelinje og mottaker i aktivitetsfeeden i HubSpot som Sendt.

Når mottakeren åpner e-posten, får du et popup-varsel i sanntid på skrivebordet. Når du navigerer tilbake til aktivitetsfeeden eller Chrome-utvidelsesfeeden, ser du at e-postinformasjonen er merket som Åpen. Klikk på rullegardinmenyen under kontaktens navn for å se når mottakeren åpnet e-posten din. Du vil også se en historikk over kontaktens aktiviteter.

Du kan også se hvordan kontaktene dine engasjerer seg i e-postene du sporer, via Chrome-utvidelsen. Du fårtilgang til aktivitetsfeeden fra Chrome-utvidelsen ved å klikke påHubSpot-ikonet sprocket øverst til høyre i Chrome-nettleseren.

Finn ut mer om hvordan e-postsporing og salgsvarsler fungerer, og hvordan du deaktiverer sporing.

Loggføring av e-post

For å logge en e-post og legge til en ny kontakt i HubSpot CRM-kontoen din, må e-postadressen du sender e-post fra, være en av følgende:

• En bruker i kontoen din.
• En av de tilkoblede e-postadressene dine.
• Et alias i e-postklienten (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen, eller et alias som er lagt til i Profil og innstillinger).

Du kan spesifisere e-postadresser og domener som du aldri vil logge e-poster for i HubSpot-kontoinnstillingene. Du kan også legge til disse e-postadressene og domenene i innstillingene for Chrome-utvidelsen.

Væroppmerksom på at e-poster som er større enn 50 MB, ikke logges på HubSpot-kontoen din. Vedlegg teller med i denne grensen. E-posten din vil fortsatt bli levert til kontakten, men du vil ikke se at e-posten er logget på kontaktens post.

Slik sender du en logget e-post fra Gmail:

• Logg inn på Gmail-kontoen din.
• Skriv en ny e-post. Skriv inn e-postmottakeren, emnelinjen og e-postteksten. Hvis mottakerens e-postadresse allerede er knyttet til en kontaktoppføring i CRM-systemet, vises HubSpot-ikonet på linje ved siden av e-postadressen i Til-feltet .
• Merk av i avmerkingsboksen Logg.
• Som standard velger Chrome-utvidelsen automatisk kontaktens fem siste tilknyttede avtale- eller billettposter for å logge e-postmeldinger. Det er bare avtaler eller billetter i en åpen fase som velges automatisk. Hvis du inkluderer mottakere i CC-feltet, velges også de tilknyttede objektene automatisk. Slik velger du eksplisitt hvilke poster e-posten skal logges til:
  • Klikk på rullegardinmenyen ved siden av avmerkingsboksen Logg .
  • Merk av og fjern merket i avmerkingsboksene ved siden av postene du vil logge e-posten til.

• • Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er en kontakt i CRM-systemet, opprettes det en ny kontaktoppføring. Kontaktens e-postadresse vises når du redigerer assosiasjonene. Fjern merket i avmerkingsboksen hvis du ikke vil at e-posten skal logges på den nye kontaktoppføringen. Finn ut hvordan du kun logger e-poster til eksisterende kontaktoppføringer.

• Klikk på Send.

Du kan tilpasse hvilke tilknyttede poster e-postene dine automatisk logges på i innstillingene for Chrome-utvidelsen. Hvis du bruker markedsføringskontakter, blir en ny kontakt som opprettes av en logget e-post, angitt som ikke-markedsføring.

Merk: Hvis en ny kontakt opprettes via en loggført e-post, vil HubSpot-brukeren som sendte e-posten, automatisk bli tilordnet som kontaktens eier, så lenge ingen tidligere eier er tilordnet.

Se den loggførte e-posten i HubSpot

E-poster som logges i HubSpot ved hjelp av utvidelsen, knyttes automatisk til postene du angav før du sendte e-posten. Slik ser du den loggførte e-posten i HubSpot:

• Gå til kontaktene, selskapene eller avtalene dine i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten.
• Finn den loggførte e-posten på tidslinjen. Fra e-posten kan du gjøre følgende:
  
  1. Tilknyttede oppføringer: Klikk for å redigere tilknyttede oppføringer.
  2. Fest: Klikk for å feste e-posten øverst på kontaktens tidslinje.
  3. Slett: Klikk for å slette e-postaktiviteten fra tidslinjen.
  4. Detaljer: Klikk for å se spesifikk informasjon om e-postsendingen.
  5. Utvid: Klikk for å se hele teksten i e-posten. Hvis det er en pågående e-postsamtale, kan du klikke på Vis tråd for å se alle e-postene i tråden.
  6. Vedlegg: Klikk for å åpne vedlegg som er knyttet til den aktuelle e-posten.
  7. Svar: Klikk på Svar for å sende et e-postsvar til kontakten fra HubSpot.

Merk: Du må ha en tilkoblet innboks for å kunne sende e-postsvar fra HubSpot og logge innkommende svar til HubSpot.