Track and log emails with the HubSpot Sales Office 365 add-in | Knowledge Base

Bruk sporings- og loggfunksjonene i HubSpot Sales Office 365-tillegget for å overvåke og føre oversikt over kontaktenes engasjement med e-postene dine.

• Når sporing er slått på, kan du overvåke når kontakter ser eller åpner e-postene dine.
  • Se gjennom e-postaktiviteten i aktivitetsfeeden og på kontaktens tidslinje.
  • Motta varsler i sanntid når en kontakt åpner e-posten din.

• • Brukere med et tildelt Sales Hub-sete kan spore klikk på koblinger som er inkludert i brødteksten i den sporede e-posten. Finn ut mer om klikksporing.
• Når logging er slått på, kan du logge en e-post i mottakerens kontaktoppføring eller tilknyttede oppføringer. Les mer om forskjellen mellom sporing og logging.

Merk: Denne artikkelen dekker sporing og logging av e-post med HubSpot Sales Office 365-tillegget. Hvis du bruker Outlook-tillegget, kan du lære hvordan du sporer og logger e-postmeldinger med Outlook-tillegget.

Før du kommer i gang

Før du begynner å jobbe med HubSpot Sales Office 365-tillegget, bør du gå gjennom kravene og begrensningene for sporing og logging av e-post.

Forstå kravene

• Brukere må koble innboksen sin til HubSpot for å spore og logge e-poster ved hjelp av HubSpot Sales Office 365-tillegget.
• Brukere må bruke Office 365 versjon 1910 eller nyere for å velge hvilke poster en e-post skal logges til.
• For å logge en e-post og legge til nye kontakter i HubSpot fra en logget e-post, må e-postadressen du sender e-post fra, være en av følgende:
  • En bruker i kontoen din
  • En av de tilkoblede e-postadressene dine
  • Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen din, eller et alias som er lagt til i Profil og preferanser)

Forstå begrensninger og hensyn

• HubSpot Sales-oppgaveruten må være åpen i innboksen din når du sender en sporet eller logget e-post. Finn ut hvordan du fester oppgaver uten slik at den alltid er åpen for sporing og logging.
• Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, kan e-poståpninger bare spores for kontakter med et tilordnet juridisk grunnlag for databehandling. Ditt juridiske team er den beste ressursen for å finne ut hvordan bedriften din bruker e-postlogging og -sporing. Finn ut mer om e-postsporing når personverninnstillingene er slått på.
  • Du kan tilpasse utvidelsesinnstillingene dine for å slå av sporing og logging for en bestemt melding eller for bestemte kontakter eller e-postdomener.
• Når du logger en e-post med et filvedlegg, vil ikke vedlegg som er større enn 50 MB logges til HubSpot. E-posten din vil fortsatt bli levert til kontakten og vil logges i CRM-systemet, men uten vedlegg.

Konfigurer standard innstillinger for logg og sporing

1. Gå til Objekter > Aktiviteter i menyen i venstre sidefelt.
2. På fanen E-postlogg og sporing kan du konfigurere hvordan e-postmeldinger skal spores eller logges i HubSpot ved å merke av eller fjerne merket i følgende avmerkingsbokser:
   • Tillat alle brukere å logge e-postvedlegg: Angi om innkommende e-postvedlegg kan logges i CRM, samtaleinnboksen og sidepanelet.
   • Bruk standardlogginnstilling for alle brukere: Når denne innstillingen er slått på, kan du klikke for å slå bryteren Logg alle e-poster som standard av eller på for å angi om e-poster skal logges som standard for alle brukere i kontoen din.
   • Tillat alle brukere å spore e-poster og se mottakere åpne og klikke på e-postene sine: Angi om brukere kan spore e-poster som sendes fra CRM, innboksen for samtaler, e-postutvidelser og sekvenser.
   • Bruk standard sporingsinnstilling for alle brukere: Hvis du har merket av for Tillat alle brukere å spore e-poster og se mottakere åpne og klikke på e-postene sine, kan du slå på denne innstillingen for å konfigurere om alle e-poster skal spores som standard for alle brukere i kontoen din.

Spore e-poster

Send en sporet e-post ved hjelp av Office 365-tillegget

1. Skriv en ny e-post i Outlook.
2. Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og brødtekst.
3. Åpne salgsverktøyene i innboksen din. Denne prosessen vil variere noe avhengig av hvilken versjon av Outlook du bruker. Hold musepekeren over enlargeIcon -ikonet i tabellen nedenfor for å vise tillegget for hver Outlook-versjon.

4. I høyre oppgaverute merker du av for Spor e-poståpninger. Brukere med et tildelt Sales Hub-sete vil se Spor e-poståpninger og klikk.
5. Hold HubSpot Sales -oppgaveruten åpen, og klikk på Send.

Se statusen til den sporede e-posten

Når en sporet e-post er sendt, vil e-postaktiviteten vise statusen Sendt i kontaktoppføringen og i aktivitetsfeeden din.

Når mottakeren åpner e-posten, får du et popup-varsel i sanntid på skrivebordet ditt. E-postvarslingen blir merket som Åpen i aktivitetsstrømmen din. Klikk på [X] åpen/sendt + annen aktivitet under kontaktnavnet for å vise aktivitetsdetaljer og historikk.

Du kan også se hvordan kontaktene dine engasjerer seg i e-postene du sporer, via Chrome-utvidelsen. For å få tilgang til aktivitetsfeeden din fra Chrome-utvidelsen, klikker du på HubSpot-symbolet sprocket øverst til høyre i Chrome-nettleseren.

Finn ut mer om e-postsporing og salgsvarsler, og hvordan du deaktiverer sporing.

Sporing med personverninnstillinger slått på

Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, kan HubSpot bare logge og spore en kontakts e-poståpninger når kontakten har et tilordnet juridisk grunnlag for databehandling. Når du sender e-post til flere mottakere, vil e-poståpninger spores anonymt.

For nye kontakter eller eksisterende kontakter som ikke har oppgitt et juridisk grunnlag for behandling av data:

• E-postvisninger og -åpninger spores ikke.
• Når du skriver en e-post i Office 365, vil avmerkingsboksen Spor e-poståpninger og klikk være nedtonet for å vise at kontakten ikke er kvalifisert for sporing.
• Du kan oppdatere en kontakts sporingsberettigelse ved å oppdatere det juridiske grunnlaget for behandling av kontaktens dataegenskaper.

Logging av e-poster

Send en logget e-post ved hjelp av Office 365-tillegget

1. Skriv en ny e-post i Outlook.
2. Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og brødtekst.
3. Åpne salgsverktøyene i innboksen din. Denne prosessen vil variere noe avhengig av hvilken versjon av Outlook du bruker. Hold musepekeren over enlargeIcon -ikonet i tabellen nedenfor for å vise tillegget for hver Outlook-versjon .

4. I høyre oppgaverute merker duav for Logg .BCC-adressendin fylles automatisk ut i BCC-feltet.

5. Hvis kontoen din har konfigurerte standardlogginnstillinger, vil tillegget automatisk velge hvilke poster e-posten skal logges til. Slik velger du manuelt hvilke poster e-posten skal logges til:
   • Klikk pårullegardinmenyen ved siden av avmerkingsboksen Logg .
   • Merk av/avkryss av i avmerkingsboksene vedsiden avpostene du vil logge e-posten til.
6. Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er en kontakt i CRM-systemet, kan du velge å opprette en ny kontakt.
   • Hvis du vil opprette en ny kontakt, merker du av i avmerkingsboksen ved siden av e-postadressen under Opprett som nye kontakter når du redigerer posttilknytningene.
     
     • Hvis du bruker markedsføringskontakter, vil en ny kontakt som opprettes av en logget e-post, bli angitt som ikke-markedsføring.
     • HubSpot-brukeren som sendte e-posten, vil automatisk bli tildelt som kontakteier, så lenge ingen tidligere eier er tildelt.
   • Hvis du ikke vil opprette en ny kontakt, fjerner du avmerkingen i avmerkingsboksen ved siden av e-postadressen under Opprett som nye kontakter .Finn ut hvordan du logger e-postmeldinger kuntil eksisterende kontaktoppføringer.
7. Hold HubSpot Sales-oppgaveruten åpen, og klikk på Send.

Se den loggførte e-posten i HubSpot

1. Naviger til postene dine:

2. Klikk på navnet på posten.

3. Finn den loggførte e-posten på tidslinjen. Fra e-posten kan du gjøre følgende:

• • Fest: Klikk for å feste e-posten øverst på kontaktens tidslinje.
  • Kopier lenke: Klikk for å kopiere URL-en til den loggede e-posten.
  • Svar: Klikk på Svar for å sende et e-postsvar til kontakten fra HubSpot.
  • Videresend: Klikk for å videresende e-posten til en annen kontakt.

• • Slett: Klikk for å slette e-postaktiviteten fra tidslinjen.

• • Utvid: Klikk på rullegardinpilen for å se hele e-postteksten. Hvis det er en pågående e-postsamtale, klikker du på Vis tråd for å se alle e-postene i tråden.
  • Tilknytninger: Klikk for å redigere tilknyttede bedrifts- eller avtaleposter.
  • Vedlegg : Klikk for å åpne vedlegg som er knyttet til denne spesifikke e-posten.