Track and log emails with the HubSpot Sales Office 365 add-in | Knowledge Base

Bruk spor- og loggfunksjonene til HubSpot Sales Office 365-tillegget for å overvåke og holde oversikt over kontaktenes engasjement med e-postene dine. Med sporfunksjonen aktivert kan du motta sanntidsvarsler når en kontakt åpner e-posten din. Du kan også velge å logge e-posten til kontaktens post i HubSpot for å holde oversikt over all tidligere kommunikasjon som teamet ditt kan referere til.

Du kan se på e-posten som er åpen og klikket på informasjon i aktivitetsfeeden; loggede e-poster lagres i individuelle kontaktposter ogtilhørende poster . Du kan lære om forskjellen mellom sporing og logging i denne artikkelen .

Denne artikkelen dekker sporing av e-poster og logging av e-poster med HubSpot Sales Office 365-tillegget. Hvis du bruker skrivebordstillegget for Outlook, kan du lære hvordan du sporer og logger e-poster med skrivebordstillegget for Outlook .

Konfigurer standard logg- og sporinnstillinger

Superadministratorer kan oppdatere standardatferden for sporing, logging og tilknytting av e-poster for alle brukere i kontoen din.

Slik konfigurerer du disse standardinnstillingene:

• Naviger til Objekter > Aktiviteter i venstre sidelinjemeny.
• Klikk på fanen E-postlogg og spor .
• Under E-postlogg og sporinnstillinger konfigurerer du hvordan e-poster skal registreres i HubSpot ved å merke av eller fjerne de tilknyttede avmerkingsboksene:
  • Bruk standardlogginnstilling for alle brukere: når denne innstillingen er slått på, kan du klikke for å slå på eller av bryteren Logg alle e-poster som standard for å angi om e-poster skal logges som standard for alle brukere i kontoen din.
  • Bruk standardtilknytning for alle brukere: når denne innstillingen er slått på, kan du klikke på rullegardinmenyen og velge standard posttyper som skal knyttes til en logget e-post.
  • Bruk standardsporinnstilling for alle brukere: hvis du har valgt Tillat alle brukere å spore e-poster og se mottakere åpne og klikk på e-postene deres , kan du slå på denne innstillingen for å konfigurere om alle e-poster skal spores som standard for alle brukere på kontoen din.

Sporing av e-poster

Merk: sporing av e-poster med nye Outlook for Mac støttes for øyeblikket ikke.

Send en sporet e-post ved hjelp av Office 365-tillegget

Slik sender du en sporet e-post ved hjelp av Office 365-tillegget:

• Logg på Outlook-kontoen din.
• Skriv en ny e-post.
• Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
• Åpne salgsverktøyene i innboksen din. Denne prosessen vil variere litt avhengig av hvilken e-postklient du bruker:
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget fra Outlook-skrivebordet på en PC eller Mac, klikker du Salgsverktøy i meldingsvinduet.
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget på en Outlook på nettet eller Outlook.com-konto, klikker du på sprocket-ikonet sprocket nederst til høyre i vinduet for e-postsammensetning.
• I den høyre ruten velger du avmerkingsboksen Spor e-poståpninger (brukere med tildelte Sales Hub- betalte seter vil se Spor e-poståpninger og klikk ).

• Hold HubSpot Sales- ruten åpen med avmerkingsboksen valgt, og klikk deretter Send .

Se den sporede e-postens status

Før kontakten din åpner e-posten, vil e-postens emnelinje og mottaker vises i aktivitetsfeeden din i HubSpot som sendt .

Når mottakeren åpner e-posten, vil du motta et popup-varsling i sanntid på skrivebordet og e-postvarselet merket som Åpne i aktivitetsfeeden din. Klikk på rullegardinmenyen under kontaktens navn for å se når mottakeren åpnet e-posten din. Du vil også se en historikk over kontaktens aktiviteter oppført i rullegardinmenyen.

Merk: sanntidsvarsler vises når du sender sporede e-poster ved hjelp av Office 365-tillegget og hvis du har HubSpot Sales Chrome-utvidelsen . Hvis ikke, vil du bare se aktivitet i HubSpot- aktivitetsfeeden din.

Du kan også se hvordan kontaktene dine engasjerer seg med de sporede e-postene dine fra Chrome-utvidelsen. For å få tilgang til aktivitetsfeeden din fra Chrome-utvidelsen, klikk på HubSpot-kjedehjulsikonet, sprocket øverst til høyre i Chrome-nettleseren.

Finn ut mer om e-postsporing og salgsvarsler og hvordan du deaktiverer sporing .

Sporing med innstillinger for personvern slått på

Hvis du har slått på innstillinger for personvern i kontoen din , kan HubSpot bare logge og spore en kontakts e-post som åpnes når kontakten har et tildelt juridisk grunnlag for databehandling . Når du skriver en e-post i Office 365, åpnes Spor e-post og klikk -avmerkingsboksen blir nedtonet for å indikere at en kontakt ikke er kvalifisert for sporing.

E-poståpninger vil ikke spores for kontakter uten juridisk grunnlag for behandling av data eller e-postmottakere som ennå ikke er kontakter. Når du sender e-post til flere mottakere, vil e-poståpninger spores anonymt.

Du kan endre en kontakts sporingskvalifisering ved å oppdatere deres juridiske grunnlag for å behandle kontaktens dataegenskap .

Logger e-poster

For å logge en e-post og legge til nye kontakter til HubSpot fra en logget e-post, må e-postadressen du sender e-post fra være en av følgende:

• En bruker på kontoen din
• En av dine tilkoblede e-postadresser
• Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen din , eller et alias lagt til i profilen og innstillingene dine )

Du kan spesifisere e-postadresser og domener som du aldri vil logge e-post for i HubSpot-kontoinnstillingene . Eller du kan legge til disse e-postadressene og domenene i tilleggsinnstillingene .

Vennligst merk : e-postvedlegg større enn 50 MB vil ikke logge på HubSpot. E-posten din vil fortsatt bli levert til kontakten og logges på CRM, men uten vedlegg.

Send en logget e-post ved hjelp av Office 365-tillegget

Slik sender du en logget e-post ved hjelp av Office 365-tillegget:

• Skriv en ny e-post i Outlook.
• Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
• Åpne salgsverktøyene i innboksen din. Denne prosessen vil variere litt avhengig av hvilken e-postklient du bruker:
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget fra Outlook-skrivebordet på en PC eller Mac, klikker du Salgsverktøy i meldingsvinduet.
  • Hvis du bruker Office 365-tillegget fra Outlook på nettet eller en Outlook.com-konto, klikker du på sprocket-ikonet sprocket nederst til høyre i vinduet for e-postsammensetning.
• I høyre rute merker du av for Logg . BCC-adressen din fylles ut automatisk i BCC- feltet.

• Som standard vil tillegget automatisk velge kontaktens fem siste tilknyttede avtaler eller billettoppføringer å logge e-post til. Kun tilbud eller billetter i en åpen scene vil bli valgt automatisk. For å eksplisitt velge hvilke poster e-posten skal logges til:

Merk: du må bruke Office 365 versjon 1910 eller nyere for å eksplisitt velge hvilke poster e-posten skal logge på.

• • Klikk på rullegardinmenyen ved siden av avmerkingsboksen Logg .
  • Merk/tøm avmerkingsboksene ved siden av postene du vil logge e-posten til.
  • Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er kontakt i CRM-en din, opprettes en ny kontaktpost. Du vil se kontaktens e-postadresse oppført når du redigerer assosiasjonene. Fjern avmerkingsboksen hvis du ikke vil at e-posten skal logge på den nye kontaktposten. Lær hvordan du bare logger e-poster til eksisterende kontaktposter .

• Hold HubSpot Sales- ruten åpen med avmerkingsboksen valgt, og klikk deretter Send .

Du kan tilpasse hvilke tilknyttede poster e-postene dine logges automatisk til i innstillingene for Office 365-tillegget . Hvis du bruker markedsføringskontakter , vil en ny kontakt opprettet av en logget e-post bli satt som ikke-markedsføring .

Vennligst merk: hvis en ny kontakt opprettes via en logget e-post, vil HubSpot-brukeren som sendte e-posten automatisk bli tildelt som kontakteier , så lenge ingen tidligere eier har blitt tildelt.

Se den loggede e-posten i HubSpot

E-post som er logget på HubSpot ved hjelp av Office 365-tillegget vil automatisk bli knyttet til postene du spesifiserte før e-posten ble sendt.

For å se den loggede e-posten i HubSpot:

• I HubSpot-kontoen din, naviger til kontaktene, selskapene eller avtalene dine .
• Klikk på navnet på posten.
• Finn den loggede e-posten på tidslinjen. Fra e-posten kan du gjøre følgende:
  
  1. 1. Tilknyttede poster: klikk for å redigere tilknyttede firma- eller avtaleposter.
     2. Fest: klikk for å feste e-posten til toppen hvis kontakttidslinjen.
     3. Slett: klikk for å slette e-postaktiviteten fra tidslinjen.
     4. Detaljer : klikk for å se spesifikk informasjon om e-posten som sendes.
     5. Utvid: klikk for å se hele e-posten. Hvis det er en pågående e-postsamtale, klikker du på Vis tråd for å se alle e-postene i tråden.
     6. Vedlegg: klikk for å åpne vedlegg knyttet til denne spesifikke e-posten.
     7. Svar: klikk Svar for å sende et e-postsvar til kontakten fra HubSpot.

Vennligst merk : for å sende e-postsvar fra HubSpot og logge innkommende svar til HubSpot, må du ha en tilkoblet innboks .