Gjennomgå og administrer dupliserte poster

Bruk verktøyet for håndtering av duplikater til å identifisere, gjennomgå og løse problemer med dupliserte kontakt- og bedriftsposter i CRM-systemet ditt. HubSpot sammenligner automatisk verdiene i postenes egenskaper hver dag for å avdekke potensielle duplikater, slik at teamet ditt kan jobbe med nøyaktige og oppdaterte data. Du kan slå sammen eller avvise par enkeltvis eller i bulk, og opprette tilpassede regler for å definere dine egne samsvarskriterier. I denne artikkelen lærer du hvordan du gjennomgår dupliserte poster, iverksetter tiltak for dupliserte par, administrerer tilpassede regler og eksporterer sammenslåingshistorikken.

Hvis du allerede vet hvilke poster du vil slå sammen, kan du lære hvordan du slår sammen enkeltposter. Les mer om hva som skjer når du slår sammen kontakter eller bedrifter.

Før du begynner

For eksempel kanen bruker med redigeringsrettighetersatt til «Alle kontakter», men «Ingen» for selskaper, kun administrere duplikater av kontakter.

Gjennomgå potensielle duplikater av kontakter og selskaper manuelt

Som standard identifiserer HubSpot potensielle duplikater ved å sammenligne verdiene for følgende egenskaper:

• Kontakter: Fornavn, etternavn, e-postadresse, IP-land, telefonnummer, postnummer og firmanavn.
• Bedrifter: Bedriftens domenenavn, bedriftsnavn, land/region, telefonnummer og bransje.

HubSpot beregner resultatene automatisk etter hvert som nye kontakter og selskaper opprettes. Systemet sjekker også én gang daglig dersom det ikke er opprettet noen poster den aktuelle dagen.

Gjennomgå duplikater og tilpass tabellen

Slik gjennomgår du dupliserte kontakter eller selskaper:

1. Gå til kontakter eller selskaper:
   
   • Kontakter: I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Kontakter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Kontakter.
   • Bedrifter: I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Selskaper. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Selskaper.
2. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretterAdministrer duplikater.
3. I delenAdministrer duplikater velger du navnet på regelen du vil sjekke for mulige duplikater.
4. Se en tabell med par av dupliserte kontakter eller selskaper som du kan gjennomgå. Du kan også se når de siste duplikatene ble identifisert.

Merk: Over tabellen refererer «Sist sjekket for duplikater den [dato] » til den siste gangen et duplikat ble identifisert ved en skanning.

1. Gå til verktøyet for å administrere duplikater.
2. Klikk på navnet på en tilpasset regel, hvis ønskelig.
3. Klikk på det vertikale menyikonet (tre vertikale prikker) i en kolonneoverskrift, og velg deretter «Legg til kolonne » eller «Fjern kolonne».
4. I popup-vinduet velger du egenskapen du vil legge til. Egenskaper som er lagt til, vises som kolonner med tilleggsinformasjon når du går gjennom duplikatoppføringer. 
5. Klikk påegenskapsmenyenover tabellen, og velg deretter kriterier for å filtrere postene:
   • Eier: HubSpot-brukeren som eier postene.
   • Opprettelsesdato: datointervallet der postene ble opprettet. 
   • Likhet: likhetspoengsummen som er tildelt postene av duplikatmodellen. Datapunkter for kontaktattributter inneholder større variasjon sammenlignet med selskapsattributter. Dette resulterer i flere likhetsalternativer (f.eks. 30 % og oppover), slik at driftsledere kan gjennomgå potensielle duplikatkontakter som ikke er umiddelbart identifiserbare.
   • Siste aktivitetsdato: datointervallet der den siste aktiviteten ble loggført i postene. Les mer om aktivitetene som oppdaterer denne egenskapen.
   • Oppdagelsesdato: datoen da den potensielle duplikatet ble funnet.
   • Livssyklusfase: det punktet i kjøpsreisen hvor posten befinner seg. Les mer om egenskapen «livssyklusfase».

Gjør noe med potensielle duplikater ved hjelp av

standardregelen Avvis, slå sammen eller slå sammen potensielle duplikater i bulk som er identifisert av HubSpots standardregel. Før du slår sammen i bulk, må du kontrollere at postene er duplikater og gå gjennom tilknyttede poster for å sikre at de riktige postene beholdes.

1. Gå til verktøyet for å administrere duplikater.
2. I tabellen«Administrer duplikater » klikker du på «Gjennomgå» ved siden av et par kontakter eller selskaper for å fokusere på ett enkelt par mulige duplikater.
3. I dialogboksen sammenligner du egenskapene til de to postene.
4. Slik endrer du hvilke egenskaper som vises når du sammenligner postene:
   • Klikk på «Angi egenskaper som skal gjennomgås», og merk deretter av i boksene ved siden av de ønskede egenskapene. 
   • Klikk på «Lagre» når du er ferdig.
5. Slik slår du sammen enkeltpar av poster:
   • Velg kontakten/selskapet du vil beholde.
   • Velg kontakt-/bedriftsegenskapene du vil beholde fra hver post. Les mer om egenskapene som beholdes som standard når du slår sammen poster.
   • Når du er ferdig, klikker du på Slå sammen og gå videre. Sammenslåtte poster kan ikke reverseres.
     
     
6. Slik avviser du enkeltpar av poster:
   • Gjennomgå postene.
   • Klikk på «Avvis og gå videre til neste». Avviste forslag vil ikke vises i verktøyet for duplikater fremover.

7. Slik slår du sammen dupliserte poster i bulk:
   • Merk av i boksene ved siden av de ønskede postene.
   • Klikk på«Gjennomgå» øverst i tabellen.
   • I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen«Sammenslåingskriterier» og velger deretter et alternativ for å bestemme hvordan postene skal slås sammen:
     • Siste interaksjon: Alle valgte poster blir slått sammen med den posten som har den nyeste verdien for egenskapen«Siste interaksjonsdato». Interaksjoner som påvirker denne egenskapen inkluderer interaksjoner med nettsider, skjemaer, dokumenter, møtelinker eller sporte én-til-én-e-poster.
     • Eldste engasjement: Alle valgte poster vil bli slått sammen med den posten som har den eldste verdien for egenskapen«Dato for siste engasjement».
     • Opprettet først: Alle valgte poster vil bli slått sammen til den eldste posten basert på egenskapen«Opprettelsesdato».
     • Opprettet sist: Alle valgte poster vil bli slått sammen til den nyeste posten basert på egenskapen«Opprettelsesdato».
     • Sist oppdatert: Alle valgte poster vil bli slått sammen med den posten som har den siste oppdateringen av egenskapsverdien. Alle egenskaper, inkludert skjulte interne HubSpot-egenskaper, blir vurdert.
   • Klikk på«Slå sammen alle». Sammenslåtte poster kan ikke reverseres.
     
     

8. Slik avviser du forslag til duplikater i bulk:

   • Merk av i boksene ved siden av de ønskede postene.

   • Klikk på «Avvis» øverst i tabellen. Postene blir fjernet fra tabellen og vil ikke lenger vises som forslag.

   Merk:Hvis en post fra et tidligere avvist forslag slås sammen med en annen post, kan den dukke opp igjen i verktøyet for duplikater.

Håndter potensielle duplikater ved hjelp av en tilpasset regel

Avvis, slå sammen eller slå sammen potensielle duplikater identifisert av en tilpasset regel i bulk. Før du slår sammen i bulk, må du kontrollere at postene er duplikater og gjennomgå tilknyttede poster for å sikre at de riktige postene beholdes.

1. Gå til verktøyet for å administrere duplikater.
2. I delen«Administrer duplikater » klikker du på navnet på den tilpassede regelen.
3. Slik slår du sammen poster manuelt:
   • Klikk på «Gjennomgå» på den aktuelle posten.
   • Angi egenskaper som skal gjennomgås, hvis ønskelig.
   • I hver kolonne klikker du på egenskapsverdien du vil beholde for den endelige posten. Valgte egenskaper er uthevet i grønt.
   • Klikk på«Slå sammen» øverst til høyre. Sammenslåtte poster kan ikke tilbakestilles.
     
     
4. Slik slår du sammen poster i bulk:
   • Klikk påGjennomgå på den aktuelle posten.
   • Klikk på rullegardinmenyen«Slått sammen etter » og velg et kriterium.
   • Klikk på«Slå sammen» øverst til høyre. Sammenslåtte poster kan ikke gjenopprettes.
5. Slik avviser du poster én om gangen:
   • Klikk på ikonet for å utvide gruppen med duplikater på den aktuelle posten.
   • Klikk på «Avvis » på de postene du ønsker å avvise. 
     
     
6. Slik avviser du poster i bulk:
   • Merk av i boksene ved siden av postene du vil avvise.
   • Klikk på«Avvis» øverst i tabellen.

Angre et avvist duplikatpar

Du kan tilbakestille avviste duplikatpar inntil 14 dager etter at paret ble avvist. Postene vises ikke i angrelisten hvis du endrer egenskapsverdier eller gjør andre endringer i postene i løpet av denne 14-dagersperioden.

1. Gå til verktøyet for håndtering av duplikater.
2. Klikk på Vis historikk øverst til høyre i delen Administrer duplikater.
3. Klikk på «Angre» på det ønskede postparet.

Administrer tilpassede regler for duplikater

Konfigurer egendefinerte kriterier som HubSpot skal bruke til å finne dupliserte poster. Opprett opptil to regler per objekt, og bruk opptil ni egenskaper til sammenligning.

Slik konfigurerer du en egendefinert regel:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og så navigerer du til Dataadministrasjon > Datakvalitet. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Datakvalitet.
2. Klikk på fanen«Administrer duplikater ».
3. Klikk på navnet på objektet du vil opprette den tilpassede regelen for.
4. Idelen «Administrer duplikater» klikker du på«Legg til ny regel» og velger deretter «Opprett tilpasset regel».
5. I panelet til høyre: 
   • Skriv inn et navn i tekstfeltet «Navngi regel ».
   • Klikk pårullegardinmenyen «Velg egenskaper» og velgegenskaper.

• • Når du er ferdig, klikker du på«Vis duplikater». Du blir ført til fanen for tilpassede regler, og HubSpot begynner å søke etter duplikater ved hjelp av regelkriteriene.

Slik redigerer du en tilpasset regel:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og så navigerer du til Dataadministrasjon > Datakvalitet. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Datakvalitet.
2. Klikk på fanen«Administrer duplikater ».
3. Klikk på navnet på objektet du vil redigere den tilpassede regelen for.
4. I delen«Administrer duplikater » klikker du på navnet på den tilpassede regelen.
5. I delen«Duplikatdeteksjon » klikker du på«Rediger».
6. Når du er ferdig, klikker du på«Vis duplikater».

Slik sletter du en tilpasset regel:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og så navigerer du til Dataadministrasjon > Datakvalitet. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Datakvalitet.
2. Klikk på fanen«Administrer duplikater ».
3. Klikk på navnet på objektet du vil redigere den tilpassede regelen for.
4. I delen«Administrer duplikater » klikker du på navnet på den tilpassede regelen.
5. I delen«Duplikatdeteksjon » klikker du på«Rediger».
6. Klikk på«Slett regel».

Vis en revisjonslogg for håndtering av duplikater

Vis en revisjonslogg som inneholder informasjon om poster som nylig er slått sammen automatisk og avviste forslag. Dette hjelper deg med å bedre spore automatiserte handlinger utført av systemet, uten å vise manuelt sammenslåtte poster.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og så navigerer du til Dataadministrasjon > Datakvalitet. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Dataadministrasjon > Datakvalitet.
2. Klikk på fanen«Administrer duplikater ».
3. Klikk på«Handlinger», og klikk deretter på«Eksporter sammenslåingshistorikk» for å få tilgang til revisjonsloggen.