Tarkista ja hallinnoi päällekkäisiä tietueita

Käytä kaksoiskappaleiden hallintatyökalua tunnistamaan, tarkastelemaan ja korjaamaan CRM-järjestelmässäsi olevat päällekkäiset yhteyshenkilö- ja yritystietueet. HubSpot vertaa tietueiden ominaisuusarvoja automaattisesti päivittäin mahdollisten kaksoiskappaleiden havaitsemiseksi, jotta tiimisi voi työskennellä tarkkojen ja ajantasaisten tietojen pohjalta. Voit yhdistää tai hylätä kaksoiskappaleita yksitellen tai joukkona sekä luoda mukautettuja sääntöjä omien vastaavuuskriteeriesi määrittämiseksi. Tässä artikkelissa opit, miten tarkastelet kaksoiskappaleita, käsittelet kaksoiskappaleita, hallitset mukautettuja sääntöjä ja viet yhdistämishistoriaa.

Jos tiedät jo, mitkä tietueet haluat yhdistää, lue ohjeet yksittäisten tietueiden yhdistämisestä. Lue lisää siitä, mitä tapahtuu, kun yhdistät yhteystietoja tai yrityksiä.

Ennen kuin aloitat

Esimerkiksi käyttäjä, jolla on muokkausoikeudetasetettuna kohtaan Kaikki yhteystiedot, mutta Ei mitään yritysten osalta, voi hallita vain yhteystietojen kaksoiskappaleita.

Tarkista mahdolliset kaksoiskappaleet yhteystiedoista ja yrityksistä manuaalisesti

Oletusarvoisesti HubSpot tunnistaa mahdolliset kaksoiskappaleet vertaamalla seuraavien ominaisuuksien arvoja:

• Yhteystiedot: Etunimi, Sukunimi, Sähköpostiosoite, IP-maa, Puhelinnumero, Postinumero ja Yrityksen nimi.
• Yritykset: Yrityksen verkkotunnus, yrityksen nimi, maa/alue, puhelinnumero ja toimiala.

HubSpot laskee tulokset automaattisesti, kun uusia yhteystietoja ja yrityksiä luodaan. Se tarkistaa tilanteen myös kerran päivässä, jos kyseisenä päivänä ei ole luotu uusia tietueita.

Tarkista kaksoiskappaleet ja muokkaa taulukkoa

Voit tarkistaa yhteystietojen tai yritysten kaksoiskappaleet seuraavasti:

1. Siirry yhteystietoihin tai yrityksiin:
   
   • Yhteystiedot: Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Yhteystiedot. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Yritykset: Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan HubSpot CRM > Yritykset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan HubSpot CRM > Yritykset.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sittenHallitse kaksoiskappaleita.
3. ValitseHallitse kaksoiskappaleita -osiosta sen säännön nimi, jonka mahdollisia kaksoiskappaleita haluat tarkistaa.
4. Tarkastele taulukkoa, jossa on päällekkäiset yhteystieto- tai yritysparit. Voit myös tarkastella, milloin viimeisimmät päällekkäisyydet on tunnistettu.

Huomaa: taulukon yläpuolella olevateksti ”Viimeksi tarkistettu päällekkäisyyksien varalta [päivämäärä]” viittaa viimeiseen kertaan, jolloin skannaus tunnisti päällekkäisyyden.

1. Siirry kaksoiskappaleiden hallintatyökaluun.
2. Napsauta halutessasi mukautetun säännön nimeä.
3. Napsauta sarakkeen otsikossa verticalMenuIcon valikkokuvaketta (kolme pystysuoraa pistettä) ja valitse sitten Lisää sarake tai Poista sarake.
4. Valitse ponnahdusikkunassa ominaisuus, jonka haluat lisätä. Lisätyt ominaisuudet näkyvät sarakkeina, joista saat lisätietoja tarkastellessasi päällekkäisiä tietueita. 
5. Napsauta taulukon yläpuolella olevaa ominaisuudenpudotusvalikkoaja valitse sitten kriteerit tietueiden suodattamiseksi:
   • Omistaja: HubSpot-käyttäjä, joka omistaa tietueet.
   • Luontipäivä: päivämääräväli, jona tietueet on luotu. 
   • Samankaltaisuus: samankaltaisuusarvo, jonka kaksoiskappalemalli on määrittänyt tietueille. Yhteystietojen ominaisuuksien datapisteissä on suurempi vaihtelu kuin yritystietojen ominaisuuksissa. Tämä johtaa useampiin samankaltaisuusvaihtoehtoihin (esim. 30 % ja yli), jotta operatiiviset johtajat voivat tarkastella mahdollisia kaksoiskappaleita, joita ei voida tunnistaa välittömästi.
   • Viimeisen toiminnan päivämäärä: aikaväli, jonka aikana tietueisiin on kirjattu viimeisin toiminta. Lue lisää toiminnoista, jotka päivittävät tätä ominaisuutta.
   • Löytöpäivä: päivämäärä, jolloin mahdollinen kaksoiskappale löydettiin.
   • Elinkaaren vaihe: vaihe, jossa tietue sijaitsee ostajan matkalla. Lue lisää elinkaaren vaiheen ominaisuudesta.

Toimi mahdollisten kaksoiskappaleiden suhteen oletussäännön avulla

Hylkää, yhdistä tai yhdistä joukkona HubSpotin oletussäännön tunnistamat mahdolliset kaksoiskappaleet. Ennen joukkoyhdistämistä varmista, että tietueet ovat kaksoiskappaleita, ja tarkista niihin liittyvät tietueet varmistaaksesi, että oikeat tietueet säilytetään.

1. Siirry kaksoiskappaleiden hallintatyökaluun.
2. NapsautaKaksoiskappaleiden hallinta -taulukossa Tarkista-painiketta kahden kontaktin tai yrityksen vieressä , jotta voit keskittyä yhteen mahdollisten kaksoiskappaleiden pariin.
3. Vertaa valintaikkunassa näiden kahden tietueen ominaisuuksia.
4. Voit muuttaa tietueiden vertailussa näytettäviä ominaisuuksia seuraavasti:
   • Napsauta Aseta tarkasteltavat ominaisuudet ja valitse sitten haluamiesi ominaisuuksien vieressä olevat valintaruudut. 
   • Napsauta Tallenna, kun olet valmis.
5. Yksittäisten tietueparien yhdistäminen:
   • Valitse yhteyshenkilö taiyritys, jonka haluat säilyttää.
   • Valitse kummastakin tietueesta ne yhteyshenkilön tai yrityksen ominaisuudet, jotka haluat säilyttää. Lue lisää ominaisuuksista, jotka säilytetään oletuksena tietueita yhdistettäessä.
   • Kun olet valmis, napsauta Yhdistä ja tarkista seuraavaksi. Yhdistettyjä tietueita ei voi peruuttaa.
     
     
6. Yksittäisten tietueparien hylkääminen:
   • Tarkista tietueet.
   • Napsauta Hylkää ja tarkista seuraava. Hylätyt ehdotukset eivät enää näy kaksoiskappaleiden työkalussa.

7. Yhdistä kaksoiskappaleet kerralla:
   • Valitse haluamiesi tietueiden vieressä olevat valintaruudut.
   • Napsauta taulukon yläosassaTarkista.
   • Napsauta valintaikkunassaYhdistämiskriteerit-pudotusvalikkoa ja valitse sitten vaihtoehto, jonka mukaan tietueet yhdistetään:
     • Viimeisin vuorovaikutus: kaikki valitut tietueet yhdistetään siihen tietueeseen, jonka Viimeinen vuorovaikutuspäivä -ominaisuuden arvo on uusin. Tähän ominaisuuteen vaikuttavia vuorovaikutuksia ovat esimerkiksi vuorovaikutukset verkkosivujen, lomakkeiden, asiakirjojen, kokouslinkkien tai seurattujen henkilökohtaisten sähköpostiviestien kanssa.
     • Vanhin vuorovaikutus: kaikki valitut tietueet yhdistetään siihen tietueeseen, jonka Last Engagement date -ominaisuuden arvo on vanhin.
     • Luotu ensimmäisenä: kaikki valitut tietueet yhdistetään vanhimpaan tietueeseen Luontipäivä- ominaisuuden perusteella.
     • Luotu viimeisimpänä: kaikki valitut tietueet yhdistetään uusimpaan tietueeseen Luontipäivä-ominaisuuden perusteella.
     • Viimeksi päivitetty: kaikki valitut tietueet yhdistetään siihen tietueeseen, jonka ominaisuusarvo on päivitetty viimeksi. Kaikki ominaisuudet, mukaan lukien piilotetut sisäiset HubSpot-ominaisuudet, otetaan huomioon.
   • NapsautaYhdistä kaikki. Yhdistettyjä tietueita ei voi peruuttaa.
     
     

8. Hylkää päällekkäiset ehdotukset kerralla:

   • Valitse haluamiesi tietueiden vieressä olevat valintaruudut.

   • Napsauta taulukon yläosassa Hylkää. Tietueet poistetaan taulukosta, eivätkä ne enää näy ehdotuksina.

   Huomaa:jos aiemmin hylätystä ehdotuksesta peräisin oleva tietue yhdistetään toiseen tietueeseen, se saattaa ilmestyä uudelleen kaksoiskappaleiden työkaluun.

Toimi mahdollisten kaksoiskappaleiden suhteen mukautetun säännön avulla

Hylkää, yhdistä tai yhdistä kerralla mahdolliset kaksoiskappaleet, jotka on tunnistettu mukautetun säännön avulla. Ennen kerralla yhdistämistä varmista, että tietueet ovat kaksoiskappaleita, ja tarkista niihin liittyvät tietueet varmistaaksesi, että oikeat tietueet säilytetään.

1. Siirry kaksoiskappaleiden hallintatyökaluun.
2. NapsautaDuplikaattien hallinta -osiossa mukautetun säännön nimeä.
3. Tietueiden manuaalinen yhdistäminen:
   • Napsauta haluamasi tietueen kohdalla Tarkista.
   • Määritä tarvittaessatarkistettavat ominaisuudet.
   • Napsauta kussakin sarakkeessa sen ominaisuuden arvoa, jonka haluat säilyttää lopullisessa tietueessa. Valitut ominaisuudet korostetaan vihreällä.
   • Napsauta oikeassa yläkulmassaYhdistä. Yhdistettyjä tietueita ei voi peruuttaa.
     
     
4. Tietueiden yhdistäminen joukkona:
   • Napsauta haluamassasi tietueessaTarkista.
   • NapsautaYhdistetty -pudotusvalikkoa ja valitse kriteeri.
   • Napsauta oikeassa yläkulmassaYhdistä. Yhdistettyjä tietueita ei voi palauttaa.
5. Tietueiden hylkääminen yksitellen:
   • Napsauta haluamassasi tietueessa rightIcon kuvaketta, joka laajentaa päällekkäisten tietueiden ryhmän.
   • Napsauta Hylkää-painiketta niissä tietueissa, jotka haluat hylätä. 
     
     
6. Tietueiden hylkääminen joukkona:
   • Valitse hylättävien tietueiden vieressä olevat valintaruudut.
   • Napsauta taulukon yläosassaHylkää-painiketta.

Hylätyn kaksoiskappaleen parin peruuttaminen

Voit peruuttaa hylätyt kaksoiskappaleiden parit enintään 14 päivän kuluessa parin hylkäämisestä. Tietueet eivät näy peruutusluettelossa, jos teet tietueisiin ominaisuusarvojen tai muita muutoksia 14 päivän aikana.

1. Siirry kaksoiskappaleiden hallintatyökaluun.
2. Napsauta Kaksoiskappaleiden hallinta -osion oikeassa yläkulmassa Näytä historia.
3. Napsauta halutun tietueparin kohdalla Peruuta.

Mukautettujen kaksoiskappalesääntöjen hallinta

Määritä mukautetut kriteerit, joita HubSpot käyttää päällekkäisten tietueiden etsimiseen. Voit luoda enintään kaksi sääntöä objektia kohti ja käyttää vertailussa enintään yhdeksää ominaisuutta.

Mukautetun säännön määrittäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Tietojenhallinta > Tietojen laatu. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Tietojenhallinta > Tietojen laatu.
2. NapsautaHallitse kaksoiskappaleita -välilehteä.
3. Napsauta sen objektin nimeä, jolle haluat luoda mukautetun säännön.
4. NapsautaDuplikaattien hallinta-osiossaLisää uusi sääntö ja valitse sitten Luo mukautettu sääntö.
5. Oikeassa paneelissa: 
   • Kirjoita nimi Nimeä sääntö -tekstikenttään.
   • NapsautaValitse ominaisuudet -pudotusvalikkoaja valitseominaisuudet.

• • Kun olet valmis, napsautaNäytä kaksoiskappaleet. Sinut ohjataan mukautetun säännön välilehdelle, ja HubSpot alkaa etsiä kaksoiskappaleita säännön kriteerien perusteella.

Mukautetun säännön muokkaaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Tietojenhallinta > Tietojen laatu. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Tietojenhallinta > Tietojen laatu.
2. Napsauta”Hallitse kaksoiskappaleita” -välilehteä.
3. Napsauta sen objektin nimeä, jonka mukautettua sääntöä haluat muokata.
4. Napsauta”Hallitse kaksoiskappaleita ” -osiossa mukautetun säännön nimeä.
5. NapsautaDuplicate detection -osiossaEdit.
6. Kun olet valmis, napsautaNäytä kaksoiskappaleet.

Mukautetun säännön poistaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Tietojenhallinta > Tietojen laatu. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Tietojenhallinta > Tietojen laatu.
2. Napsauta”Hallitse kaksoiskappaleita” -välilehteä.
3. Napsauta sen objektin nimeä, jonka mukautettua sääntöä haluat muokata.
4. Napsauta”Hallitse kaksoiskappaleita ” -osiossa mukautetun säännön nimeä.
5. NapsautaDuplicate detection -osiossaEdit.
6. NapsautaPoista sääntö.

Tarkastelkaa kaksoiskappaleiden hallinnan tarkastuslokia

Tarkastuslokista näet tiedot äskettäin automaattisesti yhdistetyistä tietueista ja hylätyistä ehdotuksista. Näin voit seurata paremmin järjestelmän suorittamia automaattisia toimia ilman, että manuaalisesti yhdistetyt tietueet tulevat näkyviin.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Tietojenhallinta > Tietojen laatu. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Tietojenhallinta > Tietojen laatu.
2. NapsautaHallitse päällekkäisiä -välilehteä.
3. NapsautaToiminnot ja sittenVie yhdistämishistoria, jolloin pääset tarkastuslokiin.