ตรวจสอบและจัดการบันทึกที่ซ้ำกัน

ใช้เครื่องมือผู้จัดการที่ซ้ำกันเพื่อระบุตรวจสอบและแก้ไขการติดต่อและบันทึกบริษัทที่ซ้ำกันใน CRM ของคุณ HubSpot จะเปรียบเทียบค่าคุณสมบัติบันทึกรายวันโดยอัตโนมัติกับรายการที่ซ้ำกันที่อาจเกิดขึ้นเพื่อให้ทีมของคุณทำงานจากข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน คุณสามารถรวมหรือปฏิเสธคู่เป็นรายบุคคลหรือเป็นกลุ่มและสร้างกฎที่กำหนดเองเพื่อกำหนดเกณฑ์การจับคู่ของคุณเอง ในบทความนี้เรียนรู้วิธีตรวจสอบระเบียนที่ซ้ำกันดำเนินการกับคู่ที่ซ้ำกันจัดการกฎที่กำหนดเองและส่งออกประวัติการรวม

หากคุณทราบเรคคอร์ดที่คุณต้องการรวมอยู่แล้วให้เรียนรู้วิธีรวมเรคคอร์ดแต่ละรายการ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อรวมรายชื่อติดต่อหรือบริษัทเข้าด้วย

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ตัวอย่างเช่นผู้ใช้ที่มีสิทธิ์แก้ไขที่ตั้งค่าเป็นผู้ติดต่อทั้งหมดแต่ไม่มีสำหรับบริษัทสามารถจัดการได้เฉพาะผู้ติดต่อที่ซ้ำกันเท่านั้น 

ตรวจสอบรายชื่อผู้ติดต่อและบริษัทที่ซ้ำกันที่อาจเกิดขึ้นด้วยตนเอง

ตามค่าเริ่มต้น HubSpot จะระบุรายการที่ซ้ำกันที่อาจเกิดขึ้นโดยการเปรียบเทียบค่าคุณสมบัติบันทึกสำหรับคุณสมบัติต่อไปนี้:

• ผู้ติดต่อ: ชื่อนามสกุลที่อยู่อีเมลประเทศ IP หมายเลขโทรศัพท์รหัสไปรษณีย์และชื่อบริษัท
• บริษัท: ชื่อโดเมนบริษัทชื่อบริษัทประเทศ/ภูมิภาคหมายเลขโทรศัพท์และอุตสาหกรรม

HubSpot จะคำนวณผลลัพธ์โดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างผู้ติดต่อและบริษัทใหม่ นอกจากนี้ยังจะตรวจสอบวันละครั้งหากไม่มีการสร้างบันทึกในวันที่ระบุ

ตรวจสอบรายการที่ซ้ำกันและปรับแต่งตาราง

วิธีตรวจสอบรายชื่อติดต่อหรือบริษัทที่ซ้ำกัน:

1. ไปที่รายชื่อผู้ติดต่อหรือบริษัท:
   
   • ผู้ติดต่อ: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ HubSpot CRM > ผู้ติดต่อ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ HubSpot CRM > ผู้ติดต่อ โดยตรง
   • บริษัท: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ CRM > บริษัท หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ CRM > บริษัท โดยตรง
2. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกจัดการรายการที่ซ้ำกัน
3. ในส่วนจัดการรายการซ้ำให้เลือกชื่อของกฎที่คุณต้องการตรวจสอบรายการซ้ำที่อาจเกิดขึ้น
4. ดูตารางรายชื่อติดต่อหรือคู่บริษัทที่ซ้ำกันสำหรับรีวิวของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถดูเมื่อมีการระบุรายการที่ซ้ำกันล่าสุด

โปรดทราบ: เหนือตารางตรวจสอบรายการซ้ำล่าสุดในวันที่ [วันที่] หมายถึงครั้งสุดท้ายที่มีการระบุรายการซ้ำโดยการสแกน

1. ไปที่เครื่องมือจัดการรายการที่ซ้ำกัน
2. คลิกชื่อกฎที่กำหนดเองหากต้องการ
3. บนส่วนหัวของคอลัมน์ให้คลิverticalMenuIcon ไอคอน verticalMenuIcon สามจุดแนวตั้งจากนั้นเลือกเพิ่มคอลัมน์หรือ ลบคอลัมน์
4. ในกล่องป็อปอัพให้เลือกคุณสมบัติที่คุณต้องการเพิ่ม คุณสมบัติที่เพิ่มจะแสดงเป็นคอลัมน์เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเมื่อตรวจสอบระเบียนที่ซ้ำกัน 
5. คลิกเมนูแบบเลื่อนลง  คุณสมบัติเหนือตารางจากนั้นเลือกเกณฑ์เพื่อกรองระเบียน:
   • เจ้าของ: ผู้ใช้ HubSpot ที่เป็นเจ้าของระเบียน
   • สร้างวันที่: ช่วงวันที่ที่สร้างระเบียน 
   • ความคล้ายคลึงกัน: คะแนนความคล้ายคลึงกันที่กำหนดให้กับระเบียนโดยแบบจำลองที่ซ้ำกัน จุดข้อมูลคุณสมบัติการติดต่อมีระดับความแปรปรวนที่สูงขึ้นเมื่อเทียบกับคุณสมบัติของบริษัท สิ่งนี้ส่งผลให้ตัวเลือกความคล้ายคลึงกันมากขึ้น (เช่น 30% ขึ้นไป) เพื่อให้ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการสามารถตรวจสอบรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกันที่อาจเกิดขึ้นซึ่งไม่สามารถระบุได้ทันที
   • วันที่กิจกรรมล่าสุด: ช่วงวันที่ที่กิจกรรมล่าสุดถูกบันทึกลงในบันทึก ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกิจกรรมที่อัพเดทที่พักนี้
   • วันที่ค้นพบ: วันที่พบรายการซ้ำที่อาจเกิดขึ้น
   • ขั้นตอนวงจรชีวิต: จุดที่บันทึกอยู่ในเส้นทางของผู้ซื้อของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติขั้นตอนวงจรชีวิต

ดำเนินการกับรายการซ้ำที่อาจเกิดขึ้นโดยใช้กฎเริ่มต้น

ปฏิเสธผสานหรือผสานในรายการซ้ำที่อาจเกิดขึ้นจำนวนมากที่ระบุโดยกฎเริ่มต้นของ HubSpot ก่อนที่จะรวมเป็นกลุ่มตรวจสอบว่าระเบียนซ้ำกันและตรวจสอบระเบียนที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าระเบียนที่เหมาะสมจะถูกเก็บรักษาไว้

1. ไปที่เครื่องมือจัดการรายการที่ซ้ำกัน
2. ในตารางจัดการการทำซ้ำคลิกตรวจสอบถัดจากคู่ของผู้ติดต่อหรือบริษัทเพื่อมุ่งเน้นไปที่คู่ของรายการที่ซ้ำกันที่เป็นไปได้คู่เดียว
3. ในกล่องโต้ตอบให้เปรียบเทียบคุณสมบัติของระเบียนทั้งสอง
4. หากต้องการเปลี่ยนคุณสมบัติที่จะแสดงเมื่อเปรียบเทียบระเบียน:
   • คลิกตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อตรวจสอบจากนั้นเลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากคุณสมบัติที่ต้องการ 
   • คลิกบันทึกเมื่อเสร็จสิ้น
5. ในการรวมแต่ละคู่ระเบียน:
   • เลือกรายชื่อติดต่อ/บริษัทที่คุณต้องการเก็บไว้
   • เลือกคุณสมบัติผู้ติดต่อ/บริษัทที่คุณต้องการเก็บไว้จากแต่ละระเบียน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติที่เก็บไว้ตามค่าเริ่มต้นเมื่อรวมระเบียน
   • เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกผสานและตรวจสอบถัดไป เรคคอร์ดที่ผสานไม่สามารถย้อนกลับได้
     
     
6. วิธีปฏิเสธคู่ระเบียนแต่ละคู่:
   • ตรวจสอบบันทึก
   • คลิกปฏิเสธและตรวจสอบถัดไป คำแนะนำที่ถูกปฏิเสธจะไม่ปรากฏในเครื่องมือที่ซ้ำกันเพื่อดำเนินการต่อ

7. ในการรวมระเบียนที่ซ้ำกันเป็นกลุ่ม:
   • เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากระเบียนที่ต้องการ
   • ที่ด้านบนของตารางให้คลิกตรวจสอบ
   • ในกล่องโต้ตอบให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงผสานเกณฑ์จากนั้นเลือกตัวเลือกเพื่อตัดสินใจว่าจะผสานระเบียนอย่างไร:
     • การมีส่วนร่วมล่าสุด: ระเบียนที่เลือกทั้งหมดจะถูกรวมเข้ากับระเบียนที่มีค่าล่าสุดสำหรับคุณสมบัติวันที่มีส่วนร่วมล่าสุด การมีส่วนร่วมที่ส่งผลกระทบต่อคุณสมบัตินี้รวมถึงการโต้ตอบกับหน้าเว็บไซต์แบบฟอร์มเอกสารลิงก์การประชุมหรืออีเมลแบบตัวต่อตัวที่ติดตาม
     • การมีส่วนร่วมที่เก่าที่สุด: ระเบียนที่เลือกทั้งหมดจะถูกรวมเข้ากับระเบียนที่มีค่าที่เก่าที่สุดสำหรับคุณสมบัติวันที่มีส่วนร่วมครั้งล่าสุด
     • สร้างก่อน: ระเบียนที่เลือกทั้งหมดจะถูกรวมเข้ากับระเบียนที่เก่าแก่ที่สุดตามคุณสมบัติสร้างวันที่
     • สร้างล่าสุด: ระเบียนที่เลือกทั้งหมดจะถูกรวมเข้ากับระเบียนใหม่ล่าสุดตามคุณสมบัติสร้างวันที่
     • อัพเดทล่าสุด: ระเบียนที่เลือกทั้งหมดจะถูกรวมเข้ากับระเบียนที่มีการอัพเดทมูลค่าทรัพย์สินล่าสุด คุณสมบัติทั้งหมดรวมถึงคุณสมบัติ HubSpot ภายในที่ซ่อนอยู่จะได้รับการประเมิน
   • คลิกผสานทั้งหมดเรคคอร์ดที่ผสานจะไม่สามารถย้อนกลับได้
     
     

8. วิธีปฏิเสธคำแนะนำที่ซ้ำกันเป็นกลุ่ม:

   • เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากระเบียนที่ต้องการ

   • ที่ด้านบนของตารางให้คลิก ปฏิเสธ บันทึกจะถูกลบออกจากตารางและจะไม่ปรากฏเป็นข้อเสนอแนะในอนาคต

   โปรดทราบ: หากเรคคอร์ดจากข้อเสนอแนะที่ถูกปฏิเสธก่อนหน้านี้ถูกรวมเข้ากับเรคคอร์ดอื่นเรคคอร์ดนั้นอาจปรากฏในเครื่องมือที่ซ้ำกันอีกครั้ง

ดำเนินการกับรายการซ้ำที่อาจเกิดขึ้นโดยใช้กฎที่กำหนดเอง

ปฏิเสธรวมหรือรวมข้อมูลซ้ำที่อาจเป็นไปได้จำนวนมากที่ระบุโดยกฎที่กำหนดเอง ก่อนที่จะรวมเป็นกลุ่มตรวจสอบว่าระเบียนซ้ำกันและตรวจสอบระเบียนที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าระเบียนที่เหมาะสมจะถูกเก็บรักษาไว้

1. ไปที่เครื่องมือจัดการรายการที่ซ้ำกัน
2. ในส่วนจัดการการทำซ้ำให้คลิกชื่อกฎที่กำหนดเอง
3. ในการรวมระเบียนด้วยตนเอง:
   • ในเรคคอร์ดที่ต้องการให้คลิกตรวจสอบ
   • ตั้งค่าที่พักเพื่อตรวจสอบหากต้องการ
   • ในแต่ละคอลัมน์ให้คลิกค่าคุณสมบัติที่คุณต้องการเก็บไว้เพื่อบันทึกขั้นสุดท้าย คุณสมบัติที่เลือกจะถูกเน้นด้วยสีเขียว
   • ที่ด้านบนขวาให้คลิก ผสาน เรคคอร์ดที่ผสานไม่สามารถย้อนกลับได้
     
     
4. วิธีรวมระเบียนเป็นกลุ่ม:
   • ในเรคคอร์ดที่ต้องการให้คลิกตรวจสอบ
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงผสานตามและเลือกเกณฑ์
   • ที่ด้านบนขวาให้คลิก ผสาน เรคคอร์ดที่ผสานไม่สามารถย้อนกลับได้
5. วิธีปฏิเสธระเบียนทีละรายการ:
   • ในเรคคอร์ดที่ต้องการให้คลิกไอคอน rightIcon ขยายไอคอนกลุ่มที่ซ้ำกัน
   • คลิกปฏิเสธในบันทึกใดๆที่คุณต้องการยกเลิก 
     
     
6. วิธีปฏิเสธระเบียนจำนวนมาก:
   • เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากบันทึกที่คุณต้องการยกเลิก
   • ที่ด้านบนของตารางให้คลิก ปฏิเสธ

ยกเลิกการทำซ้ำคู่ที่ถูกปฏิเสธ

ย้อนกลับปฏิเสธคู่ที่ซ้ำกันได้สูงสุด 14 วันหลังจากที่คู่นั้นถูกปฏิเสธ บันทึกจะไม่ปรากฏในรายการเลิกทำหากคุณสร้างมูลค่าทรัพย์สินหรือการเปลี่ยนแปลงอื่นๆในบันทึกในช่วง 14 วัน

1. ไปที่เครื่องมือจัดการรายการที่ซ้ำกัน
2. ที่มุมขวาบนของส่วนจัดการการทำซ้ำให้คลิกดูประวัติ
3. บนคู่ระเบียนที่ต้องการให้คลิกเลิกทำ

จัดการกฎซ้ำที่กำหนดเอง

ตั้งค่าเกณฑ์ที่กำหนดเองที่ HubSpot จะใช้เพื่อค้นหาระเบียนที่ซ้ำกัน สร้างกฎได้สูงสุด 2 กฎต่อวัตถุและใช้ที่พักได้สูงสุด 9 แห่งเพื่อการเปรียบเทียบ

วิธีกำหนดค่ากฎที่กำหนดเอง:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ การจัดการข้อมูล > คุณภาพของข้อมูล หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ การจัดการข้อมูล > คุณภาพของข้อมูล โดยตรง
2. คลิกแท็บจัดการการทำซ้ำ
3. คลิกชื่อของวัตถุที่คุณต้องการสร้างกฎที่กำหนดเอง
4. ในส่วน จัดการการทำซ้ำให้คลิกเพิ่มกฎใหม่จากนั้นเลือกสร้างกฎที่กำหนดเอง
5. ในแผงด้านขวา:
   • ในฟิลด์ข้อความกฎชื่อให้ป้อน ชื่อ
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกที่พักแล้วเลือกที่ พัก

• • เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกดูรายการที่ซ้ำกัน ระบบจะนำคุณไปที่แท็บกฎที่กำหนดเองและ HubSpot จะเริ่มสแกนหารายการที่ซ้ำกันโดยใช้เกณฑ์กฎ

วิธีแก้ไขกฎที่กำหนดเอง:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ การจัดการข้อมูล > คุณภาพของข้อมูล หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ การจัดการข้อมูล > คุณภาพของข้อมูล โดยตรง
2. คลิกแท็บจัดการการทำซ้ำ
3. คลิกชื่อของวัตถุที่คุณต้องการแก้ไขกฎที่กำหนดเอง
4. ในส่วนจัดการการทำซ้ำให้คลิกชื่อกฎที่กำหนดเอง
5. ในส่วนการตรวจจับการทำซ้ำให้คลิก แก้ไข
6. เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกดูรายการที่ซ้ำกัน

วิธีลบกฎที่กำหนดเอง:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ การจัดการข้อมูล > คุณภาพของข้อมูล หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ การจัดการข้อมูล > คุณภาพของข้อมูล โดยตรง
2. คลิกแท็บจัดการการทำซ้ำ
3. คลิกชื่อของวัตถุที่คุณต้องการแก้ไขกฎที่กำหนดเอง
4. ในส่วนจัดการการทำซ้ำให้คลิกชื่อกฎที่กำหนดเอง
5. ในส่วนการตรวจจับการทำซ้ำให้คลิก แก้ไข
6. คลิกลบกฎ

ดูบันทึกการตรวจสอบสำหรับการจัดการที่ซ้ำกัน

ดูบันทึกการตรวจสอบที่แชร์ข้อมูลเกี่ยวกับระเบียนที่จดทะเบียนอัตโนมัติและคำแนะนำที่ถูกปฏิเสธเมื่อเร็วๆนี้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณติดตามการดำเนินการอัตโนมัติที่ดำเนินการโดยระบบได้ดียิ่งขึ้นโดยไม่ต้องบันทึกการผสานด้วยตนเอง

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ การจัดการข้อมูล > คุณภาพของข้อมูล หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ การจัดการข้อมูล > คุณภาพของข้อมูล โดยตรง
2. คลิกแท็บจัดการการทำซ้ำ
3. คลิกการดำเนินการจากนั้นคลิกส่งออกประวัติการผสานเพื่อเข้าถึงบันทึกการตรวจสอบ