Doppelte Datensätze überprüfen und verwalten

Verwenden Sie das Tool zur Verwaltung von Duplikaten, um doppelte Kontakt- und Unternehmens-Datensätze in Ihrem CRM-System zu identifizieren, zu überprüfen und zu beheben. HubSpot vergleicht täglich automatisch die Werte der Eigenschaften, um potenzielle Duplikate aufzudecken, damit Ihr Team mit genauen, aktuellen Daten arbeitet. Sie können Paare einzeln oder mehrere gleichzeitig zusammenführen oder ablehnen und benutzerdefinierte Regeln erstellen, um Ihre eigenen Übereinstimmungskriterien zu definieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie doppelte Datensätze überprüfen, Maßnahmen gegen doppelte Paare ergreifen, benutzerdefinierte Regeln verwalten und den Zusammenführungsverlauf exportieren.

Wenn Sie bereits wissen, welche Datensätze Sie zusammenführen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie einzelne Datensätze zusammenführen. Erfahren Sie mehr darüber, was passiert, wenn Sie Kontakte oder Unternehmen zusammenführen.

Bevor Sie loslegen

Ein Benutzer, dessen Bearbeitungsberechtigungen auf Alle Kontakte , aber keine für Unternehmen eingestellt sind, kann beispielsweise nur Kontaktduplikate verwalten. 

Manuelle Überprüfung potenzieller doppelter Kontakte und Unternehmen

Standardmäßig identifiziert HubSpot potenzielle Duplikate, indem es die Werte von Eigenschaft Datensätze für die folgenden Eigenschaften vergleicht:

• Kontakte: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, IP-Land, Telefonnummer, Postleitzahl und Unternehmensname.
• Unternehmen: Domain-Name des Unternehmens, Unternehmensname, Land/Region, Telefonnummer und Branche.

HubSpot berechnet automatisch Ergebnisse, wenn neue Kontakte und Unternehmen erstellt werden. Außerdem wird einmal täglich überprüft, ob an diesem Tag keine Datensätze erstellt werden.

Überprüfen Sie Duplikate und passen Sie die Tabelle an

So überprüfen Sie doppelte Kontakte oder Unternehmen:

1. Gehen Sie zu "Kontakte" oder "Unternehmen":
   
   • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Kontakte. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Kontakte.
   • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Unternehmen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Unternehmen.
2. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Duplikate verwalten aus.
3. Wählen Sie im Abschnitt Duplikate verwalten den Namen der Regel aus, für die Sie potenzielle Duplikate überprüfen möchten.
4. Zeigen Sie eine Tabelle mit doppelten Kontakt- oder Unternehmenspaaren an, die Sie überprüfen können. Sie können auch anzeigen, wann die letzten Duplikate identifiziert wurden.

Bitte beachten: Oberhalb der Tabelle bezieht sich Die letzte Überprüfung auf Duplikate wurde am [Datum] vorgenommen auf das letzte Mal, dass ein Duplikat durch einen Scan identifiziert wurde.

1. Gehen Sie zum Tool zum Verwalten von Duplikaten.
2. Klicken Sie auf den Namen einer benutzerdefinierten Regel, falls gewünscht.
3. Klicken Sie in einer Spaltenüberschrift auf die verticalMenuIcon drei vertikalen Punkte und wählen Sie dann Spalte hinzufügen oder Spalte entfernen aus.
4. Wählen Sie im Pop-up-Feld die Eigenschaft aus, die Sie hinzufügen möchten. Die hinzugefügten Eigenschaften werden als Spalten für zusätzliche Details bei der Überprüfung doppelter Datensätze angezeigt. 
5. Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs für Eigenschaften oberhalb der Tabelle und wählen Sie dann Kriterien aus, um die Datensätze zu filtern: 
   • Zuständiger Mitarbeiter: der HubSpot-Benutzer, der für die Datensätze zuständig ist.
   • Erstellungsdatum: der Datumsbereich, in dem die Datensätze erstellt wurden. 
   • Ähnlichkeit: der Ähnlichkeitsscore, der den Datensätzen durch das Duplikatmodell zugewiesen wird. Datenpunkte mit Kontakteigenschaften weisen im Vergleich zu Unternehmens-Eigenschaften einen höheren Varianzgrad auf. Dies führt zu mehr Ähnlichkeitsoptionen (z. B. 30 % und mehr), sodass Betriebsleiter potenzielle doppelte Kontakte überprüfen können, die nicht sofort identifizierbar sind.
   • Datum der letzten Aktivität: der Datumsbereich, in dem die letzte Aktivität für die Datensätze protokolliert wurde. Erfahren Sie mehr über die Aktivitäten, mit denen diese Eigenschaft aktualisiert wird.
   • Entdeckungsdatum: das Datum, an dem das potenzielle Duplikat gefunden wurde.
   • Lifecycle-Phase: der Punkt, an dem sich der Datensatz in Ihrer Buyer Journey befindet. Erfahren Sie mehr über die Lifecycle-Phase Eigenschaft .

Ergreifen Sie Maßnahmen bei potenziellen Duplikaten unter Verwendung der Standardregel

Potenzielle Duplikate, die durch die HubSpot-Standardregel identifiziert wurden, ablehnen, zusammenführen oder gleichzeitig zusammenführen. Überprüfen Sie vor einer Massenzusammenführung, ob es sich bei den Datensätzen um Duplikate handelt, und überprüfen Sie die zugehörigen Datensätze, um sicherzustellen, dass die entsprechenden Datensätze erhalten bleiben.

1. Gehen Sie zum Tool zum Verwalten von Duplikaten.
2. Klicken Sie in der Tabelle Duplikate verwalten neben einem Paar von Kontakten oder Unternehmen auf Überprüfen , um sich auf ein einzelnes Paar möglicher Duplikate zu konzentrieren.
3. Vergleichen Sie im Dialogfeld die Eigenschaften der beiden Datensätze.
4. So ändern Sie, welche Eigenschaften beim Vergleich der Datensätze angezeigt werden:
   • Klicken Sie Eigenschaften zur Überprüfung festlegen und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den gewünschten Eigenschaften. 
   • Klicken Sie auf "Speichern ", wenn Sie fertig sind.
5. So führen Sie einzelne Datensatzpaare zusammen:
   • Wählen Sie den Kontakt oder das Unternehmen aus, den bzw. das Sie beibehalten möchten.
   • Wählen Sie die Kontakt-/Unternehmenseigenschaften aus, die Sie von den einzelnen Datensätzen behalten möchten. Erfahren Sie mehr über die Eigenschaften, die beim Zusammenführen von Datensätzen standardmäßig beibehalten werden.
   • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zusammenführen und weiter überprüfen. Zusammengeführte Datensätze können nicht rückgängig gemacht werden.
     
     
6. So lehnen Sie einzelne Datensatzpaare ab:
   • Überprüfen Sie die Datensätze.
   • Klicken Sie auf Ablehnen und weiter überprüfen. Abgelehnte Vorschläge werden in Zukunft nicht mehr im Duplikate-Tool angezeigt.

7. So führen Sie doppelte Datensätze gleichzeitig zusammen:
   • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Datensätzen.
   • Klicken Sie oben in der Tabelle auf Überprüfen.
   • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Kriterien für Zusammenführen und wählen Sie dann eine Option aus, um festzulegen, wie die Datensätze zusammengeführt werden:
     • Neueste Interaktion: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem neuesten Wert für die Eigenschaft Datum der letzten Interaktion zusammengeführt. Zu den Interaktionen, die sich auf diese Eigenschaft auswirken, gehören Interaktionen mit Website-Seiten, Formularen, Dokumenten, Links zu Meetings oder nachverfolgten persönlichen E-Mails.
     • Älteste Interaktion: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem ältesten Wert für die Eigenschaft Datum der letzten Interaktion zusammengeführt.
     • Zuerst erstellt: Alle ausgewählten Datensätze werden anhand der Eigenschaft Erstellungsdatum in den ältesten Datensatz zusammengeführt.
     • Zuletzt erstellt: Alle ausgewählten Datensätze werden anhand der Eigenschaft Erstellungsdatum in den neuesten Datensatz zusammengeführt.
     • Zuletzt aktualisiert: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem zuletzt aktualisierten Eigenschaftswert zusammengeführt. Alle Eigenschaften, einschließlich ausgeblendeter interner HubSpot-Eigenschaften, werden ausgewertet.
   • Klicken Sie auf Alle zusammenführen. Zusammengeführte Datensätze können nicht rückgängig gemacht werden.
     
     

8. So lehnen Sie doppelte Vorschläge gleichzeitig ab:

   • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Datensätzen.

   • Klicken Sie oben in der Tabelle auf Ablehnen. Die Datensätze werden aus der Tabelle entfernt und werden in Zukunft nicht mehr als angezeigt.

   Bitte beachten: Wenn ein Datensatz aus einem zuvor abgelehnten Vorschlag mit einem anderen Datensatz zusammengeführt wird, wird er möglicherweise wieder im Dublikate-Tool angezeigt.

Ergreifen Sie Maßnahmen bei potenziellen Duplikaten mithilfe einer benutzerdefinierten Regel

Potenzielle Duplikate, die durch eine benutzerdefinierte Regel identifiziert wurden, ablehnen, zusammenführen oder gleichzeitig zusammenführen. Überprüfen Sie vor einer Massenzusammenführung, ob es sich bei den Datensätzen um Duplikate handelt, und überprüfen Sie die zugehörigen Datensätze, um sicherzustellen, dass die entsprechenden Datensätze erhalten bleiben.

1. Gehen Sie zum Tool zum Verwalten von Duplikaten.
2. Klicken Sie im Abschnitt Duplikate verwalten auf den Namen der benutzerdefinierten Regel.
3. So führen Sie Datensätze manuell zusammen:
   • Klicken Sie bei einem gewünschten Datensatz auf Überprüfen.
   • Legen Sie Eigenschaften fest, die bei Bedarf überprüft werden sollen.
   • Klicken Sie in jeder Spalte auf den Wert der Eigenschaft, den Sie für den endgültigen Datensatz beibehalten möchten. Ausgewählte Eigenschaften sind grün hervorgehoben.
   • Klicken Sie oben rechts auf Zusammenführen. Zusammengeführte Datensätze können nicht rückgängig gemacht werden.
     
     
4. So führen Sie mehrere Datensätze gleichzeitig zusammen:
   • Klicken Sie bei einem gewünschten Datensatz auf Überprüfen.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zusammengeführt mit und wählen Sie ein Kriterium aus.
   • Klicken Sie oben rechts auf Zusammenführen. Zusammengeführte Datensätze können nicht rückgängig gemacht werden.
5. So lehnen Sie Datensätze einzeln ab:
   • Klicken Sie in einem gewünschten Datensatz auf das rightIcon Symbol für Duplikatgruppe erweitern.
   • Klicken Sie bei allen Datensätzen, die Sie verwerfen möchten, auf Ablehnen .
     
     
6. So lehnen Sie mehrere Datensätze gleichzeitig ab:
   • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben dem Datensatz, den Sie schließen möchten.
   • Klicken Sie oben in der Tabelle auf Ablehnen.

Ein abgelehntes Duplikatpaar rückgängig machen

Abgelehnte Duplikatpaare bis zu 14 Tage nach der Ablehnung des Paares zurücksetzen. Datensätze werden nicht in der Rückgängig-Liste angezeigt, wenn Sie während des 14-tägigen Zeitraums Eigenschaften oder andere Änderungen an den Datensätzen vornehmen.

1. Gehen Sie zum Tool zum Verwalten von Duplikaten.
2. Klicken Sie oben rechts im Abschnitt Duplikate verwalten auf Verlauf anzeigen.
3. Klicken Sie im gewünschten Datensatzpaar auf Rückgängig.

Benutzerdefinierte Regeln für Duplikate verwalten

Richten Sie benutzerdefinierte Kriterien ein, die HubSpot verwendet, um doppelte Datensätze zu finden. Erstellen Sie bis zu zwei Regeln pro Objekt und verwenden Sie bis zu neun Eigenschaften zum Vergleich.

So konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Regel:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Datenmanagement > Datenqualität. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Datenmanagement > Datenqualität.
2. Klicken Sie auf den Tab Verwalten.
3. Klicken Sie auf den Namen des Objekts, für das Sie die benutzerdefinierte Regel erstellen möchten.
4. Klicken Sie im Abschnitt Duplikate verwaltenauf Neue Regel hinzufügen und wählen Sie dann Benutzerdefinierte Regel erstellen aus.
5. Im rechten Bereich: 
   • Geben Sie im Textfeld Namensregel einen Namen ein.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eigenschaften auswählen und wählen Sie Eigenschaften aus.

• • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Duplikate anzeigen. Sie werden zur Registerkarte "Benutzerdefinierte Regel" weitergeleitet und HubSpot beginnt mit der Suche nach Duplikaten anhand der Regelkriterien.

So bearbeiten Sie eine benutzerdefinierte Regel:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Datenmanagement > Datenqualität. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Datenmanagement > Datenqualität.
2. Klicken Sie auf den Tab Verwalten.
3. Klicken Sie auf den Namen des Objekts, für das Sie die benutzerdefinierte Regel bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie im Abschnitt Duplikate verwalten auf den Namen der benutzerdefinierten Regel.
5. Klicken Sie im Abschnitt Duplikaterkennung auf Bearbeiten.
6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Duplikate anzeigen.

So löschen Sie eine benutzerdefinierte Regel:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Datenmanagement > Datenqualität. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Datenmanagement > Datenqualität.
2. Klicken Sie auf den Tab Verwalten.
3. Klicken Sie auf den Namen des Objekts, für das Sie die benutzerdefinierte Regel bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie im Abschnitt Duplikate verwalten auf den Namen der benutzerdefinierten Regel.
5. Klicken Sie im Abschnitt Duplikaterkennung auf Bearbeiten.
6. Klicken Sie auf Regel löschen.

Überwachungsprotokoll für die Verwaltung von Duplikaten anzeigen

Zeigen Sie ein Protokoll an, das Informationen über kürzlich automatisch zusammengeführte Datensätze und abgelehnte Vorschläge enthält. Dadurch lassen sich automatisierte Aktionen des Systems besser nachverfolgen, ohne dass manuell zusammengeführte Datensätze angezeigt werden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Datenmanagement > Datenqualität. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Datenmanagement > Datenqualität.
2. Klicken Sie auf den Tab Verwalten.
3. Klicken Sie auf Aktionen und dann auf Zusammenführungsverlauf exportieren , um auf das Protokoll zuzugreifen.