Granska och hantera dubbletter

Använd verktyget för hantering av dubbletter för att identifiera, granska och åtgärda dubbla kontakt- och företagsposter i ditt CRM-system. HubSpot jämför automatiskt värdena för postattributen dagligen för att upptäcka potentiella dubbletter, så att ditt team kan arbeta med korrekta och uppdaterade data. Du kan slå samman eller avvisa par enskilt eller i bulk, samt skapa anpassade regler för att definiera dina egna matchningskriterier. I den här artikeln lär du dig hur du granskar dubbla poster, vidtar åtgärder mot dubbla par, hanterar anpassade regler och exporterar sammanslagningshistoriken.

Om du redan vet vilka poster du vill slå samman kan du läsa om hur du slår samman enskilda poster. Läs mer om vad som händer när du slår samman kontakter eller företag.

Innan du börjar

En användare med redigeringsbehörighetinställd på Alla kontakter men Ingen för företag kantill exempel endast hantera dubbletter bland kontakterna.

Granska potentiella dubbletter bland kontakter och företag manuellt

Som standard identifierar HubSpot potentiella dubbletter genom att jämföra värdena för följande egenskaper:

• Kontakter: Förnamn, efternamn, e-postadress, IP-land, telefonnummer, postnummer och företagsnamn.
• Företag: Företagets domännamn, företagsnamn, land/region, telefonnummer och bransch.

HubSpot beräknar resultaten automatiskt när nya kontakter och företag skapas. Systemet kontrollerar också en gång om dagen om inga poster har skapats just den dagen.

Granska dubbletter och anpassa tabellen

Så här granskar du dubbletter bland kontakter eller företag:

1. Gå till kontakter eller företag:
   
   • Kontakter: I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Kontakter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Kontakter.
   • Företag: I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Företag. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Företag.
2. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedanHantera dubbletter.
3. I avsnittetHantera dubbletter väljer du namnet på den regel för vilken du vill granska eventuella dubbletter.
4. Visa en tabell med par av dubbletter av kontakter eller företag som du kan granska. Du kan också se när de senaste dubbletterna identifierades.

Observera: ovanför tabellen avser ”Senast kontrollerad för dubbletter den [datum] ” den senaste gången en dubblett identifierades vid en genomsökning.

1. Gå till verktyget för hantering av dubbletter.
2. Klicka på namnet på en anpassad regel, om så önskas.
3. Klicka på ikonen verticalMenuIcon tre vertikala punkter i kolumnrubriken och välj sedan ”Lägg till kolumn ” eller ”Ta bort kolumn”.
4. I popup-rutan väljer du den egenskap du vill lägga till. Tillagda egenskaper visas som kolumner med ytterligare detaljer när du granskar dubblettposter. 
5. Klicka pårullgardinsmenyerna för egenskaperovanför tabellen och välj sedan kriterier för att filtrera posterna:
   • Ägare: den HubSpot-användare som äger posterna.
   • Skapandedatum: det datumintervall under vilket posterna skapades. 
   • Likhet: likhetspoängen som tilldelats posterna av dupliceringsmodellen. Datapunkter för kontaktattribut innehåller större variation jämfört med företagsattribut. Detta resulterar i fler likhetsalternativ (t.ex. 30 % och uppåt) så att driftschefer kan granska potentiella dubbletter av kontakter som inte går att identifiera omedelbart.
   • Datum för senaste aktivitet: det tidsintervall under vilket den senaste aktiviteten loggades för posterna. Läs mer om de aktiviteter som uppdaterar denna egenskap.
   • Upptäcktsdatum: det datum då den potentiella dubbletten upptäcktes.
   • Livscykelstadium: den punkt där posten befinner sig i din köparresa. Läs mer om egenskapen livscykelstadium.

Vidta åtgärder mot potentiella dubbletter med hjälp

av standardregeln Avvisa, slå ihop eller slå ihop potentiella dubbletter i bulk som identifierats av HubSpots standardregel. Innan du slår ihop i bulk bör du kontrollera att posterna verkligen är dubbletter och granska associerade poster för att säkerställa att rätt poster behålls.

1. Gå till verktyget för hantering av dubbletter.
2. I tabellenHantera dubbletter klickar du på Granska bredvid ett par kontakter eller företag för att fokusera på ett enskilt par möjliga dubbletter.
3. I dialogrutan jämför du egenskaperna hos de två posterna.
4. Så här ändrar du vilka egenskaper som visas när du jämför posterna:
   • Klicka på Ange egenskaper att granska och markera sedan kryssrutorna bredvid de önskade egenskaperna. 
   • Klicka på Spara när du är klar.
5. Så här slår du samman enskilda poster:
   • Välj denkontakt/det företag du vill behålla.
   • Välj de kontakt-/företagsegenskaper du vill behålla från varje post. Läs mer om vilka egenskaper som behålls som standard vid sammanslagning av poster.
   • När du är klar klickar du på Sammanfoga och granskar sedan. Sammanfogade poster kan inte återställas.
     
     
6. Så här avvisar du enskilda postpar:
   • Granska posterna.
   • Klicka på Avvisa och granska nästa. Avvisade förslag kommer inte att visas i verktyget för dubbletter framöver.

7. Så här slår du samman dubbletter i bulk:
   • Markera kryssrutorna bredvid de poster du vill slå samman.
   • Klicka på"Granska" högst upp i tabellen.
   • I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn”Sammanfogningskriterier” och väljer sedan ett alternativ för att bestämma hur posterna ska sammanfogas:
     • Senaste interaktion: alla markerade poster slås samman med den post som har det senaste värdet för egenskapenDatum för senaste interaktion. Interaktioner som påverkar denna egenskap inkluderar interaktioner med webbplatssidor, formulär, dokument, möteslänkar eller spårade en-till-en-e-postmeddelanden.
     • Äldsta interaktion: alla valda poster slås samman till den post som har det äldsta värdet för egenskapenDatum för senaste interaktion.
     • Skapad först: alla valda poster slås samman till den äldsta posten baserat på egenskapen”Skapandedatum”.
     • Skapad sist: alla valda poster slås samman till den nyaste posten baserat på egenskapenSkapad.
     • Senast uppdaterad: alla valda poster slås samman till den post som har den senaste uppdateringen av egenskapsvärdet. Alla egenskaper, inklusive dolda interna HubSpot-egenskaper, utvärderas.
   • Klicka påSlå ihop alla. Sammanfogade poster kan inte återställas.
     
     

8. Så här avvisar du flera dubblettförslag samtidigt:

   • Markera kryssrutorna bredvid önskade poster.

   • Klicka på Avvisa högst upp i tabellen. Posterna tas bort från tabellen och kommer inte att visas som förslag i framtiden.

   Observera:om en post från ett tidigare avvisat förslag slås samman med en annan post kan den dyka upp igen i verktyget för dubbletter.

Åtgärda potentiella dubbletter med hjälp av en anpassad regel

Avvisa, slå ihop eller slå ihop potentiella dubbletter som identifierats av en anpassad regel i bulk. Innan du slår ihop i bulk bör du kontrollera att posterna verkligen är dubbletter och granska tillhörande poster för att säkerställa att rätt poster behålls.

1. Gå till verktyget för hantering av dubbletter.
2. I avsnittetHantera dubbletter klickar du på namnet på den anpassade regeln.
3. Så här slår du samman poster manuellt:
   • Klicka på Granska för den post du vill hantera.
   • Ställ in egenskaper som ska granskas, om så önskas.
   • Klicka i varje kolumn på det egenskapsvärde som du vill behålla för den slutliga posten. Valda egenskaper markeras med grönt.
   • Klicka på”Sammanfoga” längst upp till höger. Sammanfogade poster kan inte återställas.
     
     
4. Så här sammanfogar du flera poster samtidigt:
   • Klickapå Granska på önskad post.
   • Klicka på rullgardinsmenynSammanfogad efter och välj ett kriterium.
   • Klicka påSammanfoga längst upp till höger. Sammanfogade poster kan inte återställas.
5. Så här avvisar du poster en och en:
   • Klicka rightIcon ikonen för att expandera gruppen med dubbletter på den önskade posten.
   • Klicka på " Avvisa " på de poster du vill avvisa. 
     
     
6. Så här avvisar du poster i bulk:
   • Markera kryssrutorna bredvid de poster du vill avvisa.
   • Klicka påAvvisa högst upp i tabellen.

Ångra ett avvisat dubblettpar

Återställ avvisade dubblettpar upp till 14 dagar efter att paret avvisades. Posterna visas inte i ångralistan om du gör ändringar i egenskapsvärden eller andra ändringar i posterna under den 14-dagarsperioden.

1. Gå till verktyget för hantering av dubbletter.
2. Klicka på Visa historik längst upp till höger i avsnittet Hantera dubbletter.
3. Klicka på Ångra för det önskade postparet.

Hantera anpassade regler för dubbletter

Ställ in anpassade kriterier som HubSpot ska använda för att hitta dubbletter. Skapa upp till två regler per objekt och använd upp till nio egenskaper för jämförelse.

Så här konfigurerar du en anpassad regel:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Datahantering > Datakvalitet. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Datahantering > Datakvalitet.
2. Klicka på flikenHantera dubbletter.
3. Klicka på namnet på det objekt som du vill skapa den anpassade regeln för.
4. Iavsnittet Hantera dubbletterklickar du påLägg till ny regel och väljer sedan Skapa anpassad regel.
5. I den högra panelen: 
   • Ange ett namn i textfältet Namn på regel.
   • Klicka pårullgardinsmenyn Välj egenskaperoch väljegenskaper.

• • När du är klar klickar du på”Visa dubbletter”. Du kommer då till fliken för anpassade regler och HubSpot börjar söka efter dubbletter utifrån regelns kriterier.

Så här redigerar du en anpassad regel:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Datahantering > Datakvalitet. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Datahantering > Datakvalitet.
2. Klicka på flikenHantera dubbletter.
3. Klicka på namnet på det objekt för vilket du vill redigera den anpassade regeln.
4. I avsnittetHantera dubbletter klickar du på namnet på den anpassade regeln.
5. I avsnittetDuplikatdetektering klickar du påRedigera.
6. När du är klar klickardu på Visa dubbletter.

Så här tar du bort en anpassad regel:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Datahantering > Datakvalitet. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Datahantering > Datakvalitet.
2. Klicka på flikenHantera dubbletter.
3. Klicka på namnet på det objekt för vilket du vill redigera den anpassade regeln.
4. I avsnittetHantera dubbletter klickar du på namnet på den anpassade regeln.
5. I avsnittetDuplikatdetektering klickar du påRedigera.
6. Klicka påTa bort regel.

Visa en granskningslogg för hantering av dubbletter

Visa en granskningslogg med information om poster som nyligen har sammanfogats automatiskt och avvisade förslag. Detta hjälper dig att bättre spåra automatiserade åtgärder som vidtagits av systemet, utan att manuellt sammanfogade poster visas.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Datahantering > Datakvalitet. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Datahantering > Datakvalitet.
2. Klicka på flikenHantera dubbletter.
3. Klicka påÅtgärder och sedan påExportera sammanfogningshistorik för att öppna granskningsloggen.