Przeglądaj i zarządzaj zduplikowanymi rekordami

Skorzystaj z narzędzia do zarządzania duplikatami, aby zidentyfikować, przejrzeć i usunąć zduplikowane rekordy kontaktów i firm w systemie CRM. HubSpot codziennie automatycznie porównuje wartości atrybutów rekordów w celu wykrycia potencjalnych duplikatów, dzięki czemu Twój zespół pracuje na podstawie dokładnych i aktualnych danych. Możesz łączyć lub odrzucać pary rekordów pojedynczo lub zbiorczo, a także tworzyć reguły niestandardowe w celu zdefiniowania własnych kryteriów dopasowania. W tym artykule dowiesz się, jak przeglądać zduplikowane rekordy, podejmować działania dotyczące zduplikowanych par, zarządzać regułami niestandardowymi oraz eksportować historię połączeń.

Jeśli wiesz już, które rekordy chcesz połączyć, dowiedz się, jak połączyć pojedyncze rekordy. Dowiedz się więcej o tym, co dzieje się podczas łączenia kontaktów lub firm.

Zanim zaczniesz

Na przykład użytkownik, który ma uprawnienia do edycjiustawione na „Wszystkie kontakty”, ale na „Brak” w przypadku firm, może zarządzać wyłącznie duplikatami kontaktów.

Ręczne sprawdzanie potencjalnych duplikatów kontaktów i firm

Domyślnie HubSpot identyfikuje potencjalne duplikaty, porównując wartości następujących właściwości rekordów:

• Kontakty: imię, nazwisko, adres e-mail, kraj IP, numer telefonu, kod pocztowy oraz nazwa firmy.
• Firmy: nazwa domeny firmy, nazwa firmy, kraj/region, numer telefonu i branża.

HubSpot automatycznie oblicza wyniki w miarę tworzenia nowych kontaktów i firm. Sprawdza je również raz dziennie, jeśli w danym dniu nie utworzono żadnych rekordów.

Sprawdź duplikaty i dostosuj tabelę

Aby sprawdzić duplikaty kontaktów lub firm:

1. Przejdź do sekcji kontaktów lub firm:
   
   • Kontakty: Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
   • Firmy: Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcjęZarządzaj duplikatami.
3. W sekcji„Zarządzaj duplikatami ” wybierz nazwę reguły, dla której chcesz sprawdzić potencjalne duplikaty.
4. Wyświetl tabelę par zduplikowanych kontaktów lub firm do sprawdzenia. Możesz również sprawdzić, kiedy zidentyfikowano najnowsze duplikaty.

Uwaga: nad tabeląinformacja „Ostatnia kontrola pod kątem duplikatów: [data]” odnosi się do ostatniego razu, kiedy skanowanie wykryło duplikat.

1. Przejdź do narzędzia do zarządzania duplikatami.
2. W razie potrzeby kliknij nazwę reguły niestandardowej.
3. W nagłówku kolumny kliknij ikonę verticalMenuIcon ( trzy pionowe kropki), a następnie wybierz opcję „Dodaj kolumnę ” lub „Usuń kolumnę”.
4. W wyskakującym okienku wybierz właściwość, którą chcesz dodać. Dodane właściwości są wyświetlane jako kolumny zawierające dodatkowe szczegóły podczas przeglądania zduplikowanych rekordów. 
5. Kliknijmenu rozwijane właściwościnad tabelą, a następnie wybierz kryteria filtrowania rekordów:
   • Właściciel: użytkownik HubSpot, który jest właścicielem rekordów.
   • Data utworzenia: przedział czasowy, w którym rekordy zostały utworzone. 
   • Podobieństwo: wynik podobieństwa przypisany do rekordów przez model wykrywania duplikatów. Dane dotyczące właściwości kontaktów charakteryzują się większym zróżnicowaniem w porównaniu z właściwościami firm. Skutkuje to większą liczbą opcji podobieństwa (np. 30% i więcej), dzięki czemu menedżerowie operacyjni mogą przeglądać potencjalne duplikaty kontaktów, których nie da się od razu zidentyfikować.
   • Data ostatniej aktywności: przedział czasowy, w którym odnotowano ostatnią aktywność związaną z danymi. Dowiedz się więcej o działaniach, które aktualizują tę właściwość.
   • Data wykrycia: data, w której wykryto potencjalny duplikat.
   • Etap cyklu życia: punkt, w którym rekord znajduje się w ścieżce zakupowej. Dowiedz się więcej o właściwości „etap cyklu życia”.

Podejmij działania dotyczące potencjalnych duplikatów, korzystając z reguły

domyślnej Odrzuć, scal lub scal zbiorczo potencjalne duplikaty zidentyfikowane przez regułę domyślną HubSpot. Przed zbiorczym scalaniem sprawdź, czy rekordy są duplikatami, i przejrzyj powiązane rekordy, aby upewnić się, że zachowane zostaną właściwe rekordy.

1. Przejdź do narzędzia do zarządzania duplikatami.
2. W tabeli„Zarządzaj duplikatami ” kliknij opcję „Przejrzyj” obok pary kontaktów lub firm, aby skupić się na jednej parze potencjalnych duplikatów.
3. W oknie dialogowym porównaj właściwości obu rekordów.
4. Aby zmienić właściwości wyświetlane podczas porównywania rekordów:
   • Kliknij opcję „Ustaw właściwości do przeglądu”, a następnie zaznacz pola wyboru obok wybranych właściwości. 
   • Po zakończeniu kliknij „Zapisz ”.
5. Aby połączyć poszczególne pary rekordów:
   • Wybierzkontakt/firmę, którą chcesz zachować.
   • Wybierz właściwości kontaktu/firmy, które chcesz zachować z każdego rekordu. Dowiedz się więcej o właściwościach zachowywanych domyślnie podczas scalania rekordów.
   • Po zakończeniu kliknij opcję „Połącz i przejrzyj”. Połączonych rekordów nie można cofnąć.
     
     
6. Aby odrzucić poszczególne pary rekordów:
   • Przejrzyj rekordy.
   • Kliknij „Odrzuć i przejrzyj następne”. Odrzucone propozycje nie będą już wyświetlane w narzędziu do wykrywania duplikatów.

7. Aby zbiorczo połączyć zduplikowane rekordy:
   • Zaznacz pola wyboru obok wybranych rekordów.
   • W górnej części tabeli kliknij„Sprawdź”.
   • W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane„Kryteria scalania ”, a następnie wybierz opcję określającą sposób scalania rekordów:
     • Najnowsza interakcja: wszystkie zaznaczone rekordy zostaną scalone z rekordem o najnowszej wartości właściwości„Data ostatniej interakcji”. Interakcje mające wpływ na tę właściwość obejmują interakcje ze stronami internetowymi, formularzami, dokumentami, linkami do spotkań lub śledzonymi wiadomościami e-mail typu „jeden do jednego”.
     • Najstarsze zaangażowanie: wszystkie wybrane rekordy zostaną scalone z rekordem o najstarszej wartości właściwości„Data ostatniego zaangażowania”.
     • Utworzone jako pierwsze: wszystkie wybrane rekordy zostaną scalone z najstarszym rekordem na podstawie właściwości„Data utworzenia”.
     • Utworzone jako ostatnie: wszystkie wybrane rekordy zostaną scalone z najnowszym rekordem na podstawie właściwości„Data utworzenia”.
     • Ostatnio zaktualizowane: wszystkie wybrane rekordy zostaną scalone z rekordem o najnowszej aktualizacji wartości właściwości. Brane są pod uwagę wszystkie właściwości, w tym ukryte wewnętrzne właściwości HubSpot.
   • Kliknij„Połącz wszystko”. Połączonych rekordów nie można cofnąć.
     
     

8. Aby zbiorczo odrzucić propozycje duplikatów:

   • Zaznacz pola wyboru obok wybranych rekordów.

   • W górnej części tabeli kliknij „Odrzuć”. Rekordy zostaną usunięte z tabeli i nie będą już pojawiać się jako sugestie.

   Uwaga:jeśli rekord z wcześniej odrzuconej propozycji zostanie scalony z innym rekordem, może ponownie pojawić się w narzędziu do wykrywania duplikatów.

Podejmij działania dotyczące potencjalnych duplikatów przy użyciu reguły niestandardowej

Odrzuć, scal lub scal zbiorczo potencjalne duplikaty zidentyfikowane przez regułę niestandardową. Przed zbiorczym scalaniem sprawdź, czy rekordy są duplikatami, i przejrzyj powiązane rekordy, aby upewnić się, że zachowane zostaną właściwe rekordy.

1. Przejdź do narzędzia do zarządzania duplikatami.
2. W sekcji„Zarządzaj duplikatami ” kliknij nazwę reguły niestandardowej.
3. Aby ręcznie połączyć rekordy:
   • W wybranym rekordzie kliknij opcję „Przejrzyj”.
   • W razie potrzebyustaw właściwości do przeglądu.
   • W każdej kolumnie kliknij wartość właściwości, którą chcesz zachować w ostatecznym rekordzie. Wybrane właściwości są podświetlone na zielono.
   • W prawym górnym rogu kliknij opcję„Połącz”. Połączonych rekordów nie można cofnąć.
     
     
4. Aby scalić rekordy zbiorczo:
   • W wybranym rekordzie kliknij„Przejrzyj”.
   • Kliknij menu rozwijane„Połączone według ” i wybierz kryterium.
   • W prawym górnym rogu kliknij„Połącz”. Połączonych rekordów nie można cofnąć.
5. Aby odrzucić rekordy pojedynczo:
   • W wybranym rekordzie kliknij ikonę rightIcon, aby rozwinąć grupę duplikatów.
   • Kliknij przycisk „Odrzuć” przy dowolnych rekordach, które chcesz odrzucić. 
     
     
6. Aby odrzucić rekordy zbiorczo:
   • Zaznacz pola wyboru obok rekordów, które chcesz odrzucić.
   • W górnej części tabeli kliknij przycisk„Odrzuć”.

Cofnięcie odrzuconej pary

duplikatów Można cofnąć odrzucone pary duplikatów w ciągu 14 dni od daty ich odrzucenia. Rekordy nie pojawią się na liście cofnięć, jeśli w ciągu tego 14-dniowego okresu wprowadzisz zmiany wartości właściwości lub inne modyfikacje w rekordach.

1. Przejdź do narzędzia do zarządzania duplikatami.
2. W prawym górnym rogu sekcji Zarządzaj duplikatami kliknij opcję Wyświetl historię.
3. W przypadku wybranej pary rekordów kliknij przycisk „Cofnij”.

Zarządzaj niestandardowymi regułami dotyczącymi duplikatów

Skonfiguruj niestandardowe kryteria, które HubSpot będzie stosować do wyszukiwania zduplikowanych rekordów. Możesz utworzyć maksymalnie dwie reguły na obiekt i wykorzystać do porównania maksymalnie dziewięć właściwości.

Aby skonfigurować niestandardową regułę:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Jakość danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
2. Kliknij kartęZarządzaj duplikatami.
3. Kliknij nazwę obiektu, dla którego chcesz utworzyć niestandardową regułę.
4. Wsekcji „Zarządzaj duplikatami” kliknij opcję„Dodaj nową regułę”, a następnie wybierz opcję „Utwórz regułę niestandardową”.
5. W prawym panelu: 
   • W polu tekstowym Nazwa reguły wprowadź nazwę.
   • Kliknij menurozwijane Wybierz właściwościi wybierzwłaściwości.

• • Po zakończeniu kliknij„Wyświetl duplikaty”. Zostaniesz przeniesiony do zakładki reguł niestandardowych, a HubSpot rozpocznie skanowanie w poszukiwaniu duplikatów zgodnie z kryteriami reguły.

Aby edytować regułę niestandardową:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Jakość danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
2. Kliknij kartę„Zarządzaj duplikatami ”.
3. Kliknij nazwę obiektu, dla którego chcesz edytować regułę niestandardową.
4. W sekcji„Zarządzaj duplikatami ” kliknij nazwę reguły niestandardowej.
5. W sekcji„Wykrywanie duplikatów ” kliknij przycisk„Edytuj”.
6. Po zakończeniu kliknij opcję„Wyświetl duplikaty”.

Aby usunąć regułę niestandardową:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Jakość danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
2. Kliknij kartę„Zarządzaj duplikatami ”.
3. Kliknij nazwę obiektu, dla którego chcesz edytować regułę niestandardową.
4. W sekcji„Zarządzaj duplikatami ” kliknij nazwę reguły niestandardowej.
5. W sekcji„Wykrywanie duplikatów ” kliknij przycisk„Edytuj”.
6. Kliknij opcję„Usuń regułę”.

Wyświetlanie dziennika audytowego dotyczącego zarządzania duplikatami

Wyświetl dziennik audytowy zawierający informacje o ostatnio automatycznie scalonych rekordach i odrzuconych sugestiach. Pomaga to lepiej śledzić automatyczne działania podejmowane przez system, bez uwidaczniania rekordów scalanych ręcznie.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Jakość danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.
2. Kliknij kartęZarządzaj duplikatami.
3. Kliknijopcję „Działania”, a następnie„Eksportuj historię scalania ”, aby uzyskać dostęp do dziennika audytowego.