Examiner et gérer les doublons de fiches d’informations

Utilisez l’outil de gestion des doublons pour identifier, examiner et résoudre les doublons de fiches d’informations de contacts et d’entreprises dans votre CRM. HubSpot compare automatiquement les valeurs des propriétés de fiches d’informations quotidiennement pour identifier les doublons potentiels, afin que votre équipe travaille à partir de données précises et à jour. Vous pouvez fusionner ou rejeter des paires individuellement ou en masse et créer des règles personnalisées pour définir vos propres critères de correspondance. Dans cet article, découvrez comment examiner les fiches d’informations en double, agir sur les paires en double, gérer les règles personnalisées et exporter l’historique des fusions.

Si vous connaissez déjà les fiches d’informations que vous souhaitez fusionner, découvrez comment fusionner des fiches d’informations individuelles. Découvrez-en davantage sur ce qui se passe lorsque vous fusionnez des contacts ou des entreprises.

Avant de commencer

Par exemple, un utilisateur disposant des autorisations Modifier définies sur Tous les contacts mais Aucun pour les entreprises peut seulement gérer les doublons de contacts. 

Examiner manuellement les doublons potentiels de contacts et d’entreprises

Par défaut, HubSpot identifie les doublons potentiels en comparant les valeurs des propriétés de fiche d’informations pour les propriétés suivantes :

• Contacts : Prénom, Nom, Adresse e-mail, Pays de l'adresse IP, Numéro de téléphone, Code postal et Nom de l'entreprise.
• Entreprises : Nom de domaine de l'entreprise, Nom de l'entreprise, Pays/région, Numéro de téléphone et Secteur d'activité.

HubSpot calcule automatiquement les résultats à mesure que de nouveaux contacts et de nouvelles entreprises sont créés. Il vérifiera également une fois par jour si aucune fiche d'informations n'est créée ce jour-là.

Examiner les doublons et personnaliser le tableau

Pour consulter les contacts ou les entreprises en double :

1. Accédez aux contacts ou aux entreprises :
   
   • Contacts : Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Contacts. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Contacts.
   • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Entreprises. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Entreprises.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Gérer les doublons.
3. Dans la section Gérer les doublons , sélectionnez le nom de la règle pour laquelle vous souhaitez examiner les doublons potentiels.
4. Affichez un tableau de contacts ou d’entreprises en doublon que vous pourrez consulter. Vous pouvez également afficher la date à laquelle les doublons les plus récents ont été identifiés.

Remarque : Au-dessus du tableau, Dernière vérification des doublons le [date] fait référence à la dernière fois qu'un doublon a été identifié par une analyse.

1. Accédez à l’outil de gestion des doublons.
2. Si nécessaire, cliquez sur le nom d’une règle personnalisée.
3. Sur un en-tête de colonne, cliquez sur l’icône des verticalMenuIcon trois points verticaux, puis sélectionnez Ajouter une colonne ou Supprimer la colonne.
4. Dans la boîte contextuelle, sélectionnez la propriété que vous souhaitez ajouter. Les propriétés ajoutées s’affichent sous forme de colonnes pour plus de détails lors de l’examen des fiches d’informations en double. 
5. Cliquez sur les menus déroulants des propriétés au-dessus du tableau, puis sélectionnez des critères pour filtrer les fiches d’informations : 
   • Propriétaire : l’utilisateur HubSpot propriétaire des fiches d’informations.
   • Date de création : la plage de dates durant laquelle les fiches d’informations ont été créées. 
   • Similitude : le score de similitude attribué aux fiches d’informations par le modèle dupliqué. Propriété de contact : les points de données présentent des degrés de variance plus élevés que ceux des propriétés d’entreprise. Il en résulte plus d’options de similitude (par exemple, 30 % et plus) afin que les responsables des opérations puissent examiner les doublons potentiels de contacts qui ne sont pas immédiatement identifiables.
   • Date de la dernière activité : plage de dates durant laquelle l’activité la plus récente a été enregistrée dans les fiches d’informations. Découvrez-en davantage sur les activités qui mettent à jour cette propriété.
   • Date de découverte : date à laquelle le doublon potentiel a été trouvé.
   • Cycle de vie : la phase de la fiche d’informations dans le parcours d’achat. Découvrez-en davantage sur la propriété de la phase du cycle de vie.

Agissez contre les doublons potentiels en utilisant la règle par défaut

Rejeter, fusionner ou fusionner en masse les doublons potentiels identifiés par la règle par défaut de HubSpot. Avant de fusionner en masse, vérifiez que les fiches d’informations sont des doublons et vérifiez les fiches d’informations associées pour vous assurer que les fiches d’informations appropriées sont conservées.

1. Accédez à l’outil de gestion des doublons.
2. Dans le tableau Gérer les doublons , cliquez sur Vérifier à côté d’une paire de contacts ou d’entreprises pour vous concentrer sur une seule paire de doublons potentiels.
3. Dans la boîte de dialogue, comparez les propriétés des deux fiches d’informations.
4. Pour modifier les propriétés qui s’affichent lors de la comparaison des fiches d’informations :
   • Cliquez sur Définir les propriétés à examiner, puis sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés souhaitées. 
   • Cliquez sur Enregistrer une fois que vous avez terminé.
5. Pour fusionner des paires de fiches d’informations individuelles :
   • Sélectionnez le contact/l’entreprise que vous souhaitez conserver.
   • Sélectionnez les propriétés de contact/d’entreprise que vous souhaitez conserver dans chaque fiche d’informations. Découvrez-en davantage sur les propriétés conservées par défaut lors de la fusion de fiches d’informations.
   • Une fois cette étape terminée, cliquez sur Fusionner et vérifier suivant. Les fiches d’informations fusionnées ne peuvent pas être rétablies.
     
     
6. Pour rejeter des paires de fiches d’informations individuelles :
   • Examinez les dossiers.
   • Cliquez sur Rejeter et vérifier ensuite. Les suggestions rejetées n’apparaîtront plus dans l’outil de duplication.

7. Pour fusionner en masse les doublons de fiches d’informations :
   • Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations souhaitées.
   • En haut du tableau, cliquez sur Vérifier.
   • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Fusionner les critères , puis sélectionnez une option pour décider de la façon dont les fiches d’informations sont fusionnées :
     • Engagement le plus récent : toutes les fiches d’informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d’informations ayant la valeur la plus récente pour la propriété Date du dernier engagement. Les engagements qui ont un impact sur cette propriété comprennent les interactions avec les pages du site web, les formulaires, les documents, les liens de réunion ou les e-mails individuels suivis.
     • Engagement le plus ancien : toutes les fiches d’informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d’informations ayant la valeur la plus ancienne pour la propriété Date du dernier engagement.
     • Premier créé : toutes les fiches d’informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d’informations la plus ancienne en fonction de la propriété Date de création.
     • Dernier créé : toutes les fiches d’informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d’informations la plus récente en fonction de la propriété Date de création.
     • Mis à jour le plus récemment : toutes les fiches d'informations sélectionnées seront fusionnées dans la fiche d'informations avec la mise à jour la plus récente de la valeur de la propriété. Toutes les propriétés, y compris les propriétés internes cachées de HubSpot, sont prises en compte.
   • Cliquez sur Tout fusionner. Les fiches d’informations fusionnées ne peuvent pas être rétablies.
     
     

8. Pour rejeter en masse les suggestions en double :

   • Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations souhaitées.

   • En haut du tableau, cliquez sur Rejeter. Les fiches d’informations seront supprimées du tableau et n’apparaîtront plus comme suggestion à l’avenir.

   Remarque : Si une fiche d’informations provenant d’une suggestion précédemment rejetée est fusionnée avec une autre fiche d’informations, elle pourra réapparaître dans l’outil de duplication.

Agissez contre les doublons potentiels en utilisant une règle personnalisée

Rejeter, fusionner ou fusionner en masse les doublons potentiels identifiés par une règle personnalisée. Avant de fusionner en masse, vérifiez que les fiches d’informations sont des doublons et vérifiez les fiches d’informations associées pour vous assurer que les fiches d’informations appropriées sont conservées.

1. Accédez à l’outil de gestion des doublons.
2. Dans la section Gérer les doublons , cliquez sur le nom de la règle personnalisée.
3. Pour fusionner des fiches d’informations manuellement :
   • Sur la fiche d’informations souhaitée, cliquez sur Vérifier.
   • Définissez les propriétés à examiner, le cas échéant.
   • Dans chaque colonne, cliquez sur la valeur de propriété que vous souhaitez conserver pour la fiche d’informations finale. Les propriétés sélectionnées sont surlignées en vert.
   • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Fusionner. Les fiches d’informations fusionnées ne peuvent pas être rétablies.
     
     
4. Pour fusionner des fiches d’informations en masse :
   • Sur la fiche d’informations souhaitée, cliquez sur Vérifier.
   • Cliquez sur le menu déroulant Fusionné par et sélectionnez un critère.
   • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Fusionner. Les fiches d’informations fusionnées ne peuvent pas être rétablies.
5. Pour rejeter individuellement des fiches d’informations :
   • Sur une fiche d’informations souhaitée, cliquez sur l’icône Développer un rightIcon groupe en double.
   • Cliquez sur Rejeter pour toutes les fiches d’informations que vous souhaitez ignorer.
     
     
6. Pour rejeter des fiches d’informations en masse :
   • Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations que vous souhaitez rejeter.
   • En haut du tableau, cliquez sur Rejeter.

Annuler une paire de doublons rejetée

Restaurez les paires en double rejetées jusqu’à 14 jours après le rejet de la paire. Les fiches d’informations n’apparaîtront pas dans la liste d’annulation si vous apportez des modifications à la valeur des propriétés ou d’autres modifications aux fiches d’informations pendant la période de 14 jours.

1. Accédez à l’outil de gestion des doublons.
2. Dans l’angle supérieur droit de la section Gérer les doublons , cliquez sur Afficher l’historique.
3. Sur la paire de fiches d’informations souhaitée, cliquez sur Annuler.

Gérer les règles personnalisées de doublons

Définissez des critères personnalisés que HubSpot utilisera pour trouver les fiches d’informations en double. Créez jusqu’à deux règles par objet et utilisez jusqu’à neuf propriétés à des fins de comparaison.

Pour configurer une règle personnalisée :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Qualité des données. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer les doublons .
3. Cliquez sur le nom de l’objet pour lequel vous souhaitez créer la règle personnalisée.
4. Dans la section Gérer les doublons , cliquez sur Ajouter une nouvelle règle, puis sélectionnez Créer une règle personnalisée.
5. Dans le panneau de droite : 
   • Dans le champ de texte Règle de nom , saisissez un nom.
   • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner des propriétés et sélectionnez Propriétés.

• • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Afficher les doublons. Vous serez dirigé vers l’onglet de règle personnalisée et HubSpot commencera à rechercher les doublons en utilisant les critères de la règle.

Pour modifier une règle personnalisée :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Qualité des données. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer les doublons .
3. Cliquez sur le nom de l’objet pour lequel vous souhaitez modifier la règle personnalisée.
4. Dans la section Gérer les doublons , cliquez sur le nom de la règle personnalisée.
5. Dans la section Détection des doublons , cliquez sur Modifier.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Voir les doublons.

Pour supprimer une règle personnalisée :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Qualité des données. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer les doublons .
3. Cliquez sur le nom de l’objet pour lequel vous souhaitez modifier la règle personnalisée.
4. Dans la section Gérer les doublons , cliquez sur le nom de la règle personnalisée.
5. Dans la section Détection des doublons , cliquez sur Modifier.
6. Cliquez sur Supprimer la règle.

Affichage d’un journal d’audit pour la gestion des doublons

Affichez un journal d’audit contenant des informations sur les fiches d’informations récemment fusionnées automatiquement et les suggestions rejetées. Cela vous aide à mieux suivre les actions automatisées effectuées par le système, sans faire apparaître les fiches d’informations fusionnées manuellement.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion des données > Qualité des données. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion des données > Qualité des données.
2. Cliquez sur l’onglet Gérer les doublons .
3. Cliquez sur Actions, puis sur Exporter l’historique de fusion pour accéder au journal d’audit.