중복 레코드 검토 및 관리

중복 관리 도구를 사용하여 CRM 내의 중복된 연락처 및 기업 레코드를 식별, 검토 및 해결하세요. HubSpot은 매일 레코드 속성 값을 자동으로 비교하여 잠재적인 중복 항목을 찾아내므로, 팀은 정확하고 최신 데이터를 기반으로 업무를 수행할 수 있습니다. 중복 레코드를 개별적으로 또는 일괄적으로 병합하거나 거부할 수 있으며, 사용자 지정 규칙을 만들어 자체적인 일치 기준을 정의할 수도 있습니다. 이 문서에서는 중복 레코드를 검토하고, 중복 레코드에 대한 조치를 취하며, 사용자 지정 규칙을 관리하고, 병합 내역을 내보내는 방법을 알아보세요.

병합할 레코드를 이미 알고 있다면, 개별 레코드를 병합하는 방법을 알아보세요. 연락처나 회사를 병합할 때 어떤 일이 발생하는지 자세히 알아보세요.

시작하기 전에

예를 들어, '모든 연락처'에 대해서는 편집 권한이설정되어 있지만 기업에 대해서는 권한이 없는 사용자는 연락처 중복 항목만 관리할 수 있습니다.

잠재적인 중복 연락처 및 기업을 수동으로 검토하기

기본적으로 HubSpot은 다음 속성의 레코드 속성 값을 비교하여 잠재적인 중복 항목을 식별합니다:

• 연락처: 이름, 성, 이메일 주소, IP 국가, 전화번호, 우편번호, 회사명.
• 기업: 기업 도메인 이름, 기업명, 국가/지역, 전화번호, 업종.

HubSpot은 새로운 연락처 및 기업이 생성될 때마다 결과를 자동으로 계산합니다. 또한 해당 날에 레코드가 생성되지 않은 경우, 하루에 한 번씩 확인합니다.

중복 항목 검토 및 표 사용자 지정

중복 연락처 또는 기업을 검토하려면:

1. 연락처 또는 회사 페이지로 이동합니다:
   
   • 연락처: HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 CRM > 연락처로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 CRM > 연락처로 이동하세요.
   • 기업: HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 CRM > 회사로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 CRM > 회사로 이동하세요.
2. 오른쪽 상단에서 '작업'을 클릭한 다음'중복 항목 관리'를 선택합니다.
3. '중복 항목 관리' 섹션에서 잠재적 중복 항목을 검토하려는 규칙의 이름을 선택합니다.
4. 검토할 중복 연락처 또는 회사 쌍이 포함된 표를 확인하세요. 가장 최근에 중복 항목이 식별된 시점도 확인할 수 있습니다.

참고: 표 상단의 “[날짜]에 중복 마지막으로 확인됨”은 스캔을 통해 중복이 마지막으로 식별된 시점을 나타냅니다.

1. 중복 관리 도구로 이동합니다.
2. 원하는 경우 사용자 지정 규칙의 이름을 클릭합니다.
3. 열 머리글에서 세 개의 수직 점으로 된 verticalMenuIcon 아이콘을 클릭한 다음, ‘열 추가’ 또는 ‘열 제거’를 선택합니다.
4. 팝업 창에서 추가할 속성을 선택합니다. 추가된 속성은 중복 레코드를 검토할 때 추가 세부 정보를 제공하는 열로 표시됩니다. 
5. 테이블 상단의 속성드롭다운 메뉴를클릭한 다음, 레코드를 필터링할 기준을 선택합니다.
   • 소유자: 레코드의 소유자인 HubSpot 사용자.
   • 생성 날짜: 레코드가 생성된 날짜 범위입니다. 
   • 유사도: 중복 모델에 의해 레코드에 할당된 유사도 점수입니다. 연락처 속성 데이터 포인트는 회사 속성에 비해 변동성이 더 큽니다. 이로 인해 더 많은 유사도 옵션(예: 30% 이상)이 제공되므로, 운영 관리자는 즉시 식별할 수 없는 잠재적 중복 연락처를 검토할 수 있습니다.
   • 최종 활동 날짜: 레코드에 가장 최근 활동이 기록된 날짜 범위입니다. 이 속성을 업데이트하는 활동에 대해 자세히 알아보세요.
   • 발견 날짜: 잠재적 중복 기록이 발견된 날짜입니다.
   • 라이프사이클 단계: 레코드가 구매자 여정에서 위치한 단계입니다. 라이프사이클 단계 속성에 대해 자세히 알아보세요.

기본 규칙을

사용하여 잠재적 중복 기록에 대한 조치 수행

HubSpot 기본 규칙에 의해 식별된 잠재적 중복 기록을 거부, 병합 또는 일괄 병합할 수 있습니다. 일괄 병합을 수행하기 전에 해당 기록이 중복인지 확인하고, 관련 기록을 검토하여 적절한 기록이 유지되도록 하십시오.

1. 중복 관리 도구로 이동하세요.
2. '중복 관리' 테이블에서 중복 가능성이 있는 연락처 또는 기업 쌍 옆의 [검토]를 클릭하여 해당 쌍에만 집중하세요.
3. 대화 상자에서 두 레코드의 속성을 비교합니다.
4. 레코드 비교 시 표시할 속성을 변경하려면:
   • '검토할 속성 설정'을 클릭한 다음, 원하는 속성 옆의 확인란 을 선택합니다. 
   • 작업이 완료되면 '저장'을 클릭하십시오.
5. 개별 레코드 쌍을 병합하려면:
   • 유지할연락처/회사를 선택합니다.
   • 각 레코드에서 유지할 연락처/회사 속성을 선택합니다. 레코드 병합 시 기본적으로 유지되는 속성에 대해 자세히 알아보세요.
   • 완료되면 ‘병합 및 다음 검토’를 클릭하세요. 병합된 레코드는 되돌릴 수 없습니다.
     
     
6. 개별 레코드 쌍을 거부하려면:
   • 레코드를 검토하십시오.
   • '거부하고 다음 검토'를 클릭하세요. 거부된 제안은 향후 중복 항목 도구에서 더 이상 표시되지 않습니다.

7. 중복 레코드를 일괄 병합하려면:
   • 병합하려는 레코드 옆의 확인란을 선택하세요.
   • 표 상단에서'검토'를 클릭합니다.
   • 대화 상자에서‘병합 기준’ 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음, 레코드를 병합할 방법을 결정할 옵션을 선택합니다:
     • 가장 최근 참여 내역: 선택한 모든 레코드가 ‘마지막 참여 날짜’ 속성의 값이 가장 최근인 레코드로 병합됩니다. 이 속성에 영향을 미치는 참여 내역에는 웹사이트 페이지, 양식, 문서, 회의 링크 또는 추적된 일대일 이메일과의 상호작용이 포함됩니다.
     • 가장 오래된 상호작용: 선택한 모든 레코드가 ‘마지막 상호작용 날짜’ 속성의 값이 가장 오래된 레코드로 병합됩니다.
     • 최초 생성일: 선택한 모든 레코드가 ‘생성일’ 속성을 기준으로 가장 오래된 레코드로 병합됩니다.
     • 생성일 기준 최신: 선택된 모든 레코드가 '생성일' 속성을 기준으로 가장 최근에 생성된 레코드로 병합됩니다.
     • 가장 최근에 업데이트된 순서: 선택한 모든 레코드가 ‘속성 값’이 가장 최근에 업데이트된 레코드로 병합됩니다. 숨겨진 내부 HubSpot 속성을 포함한 모든 속성이 평가 대상에 포함됩니다.
   • '모두 병합'을 클릭하세요. 병합된 레코드는 되돌릴 수 없습니다.
     
     

8. 중복 제안 사항을 일괄적으로 거부하려면:

   • 원하는 레코드 옆의 확인란 을 선택합니다.

   • 표 상단에서 ‘거부’를 클릭하세요. 해당 레코드는 표에서 제거되며, 향후 제안 목록에 더 이상 표시되지 않습니다.

   참고:이전에 거부된 제안에 포함된 레코드가 다른 레코드와 병합될 경우, 중복 항목 도구에서 다시 표시될 수 있습니다.

자

지정 규칙을

사용하여 잠재적

중복 항목에

대한 조치 수행

사용자 지정 규칙에 의해 식별된 잠재적 중복 항목을 일괄적으로 거부, 병합 또는 통합할 수 있습니다. 일괄 병합을 수행하기 전에 해당 레코드가 중복인지 확인하고, 관련 레코드를 검토하여 적절한 레코드가 유지되도록 하십시오.

1. 중복 관리 도구로 이동합니다.
2. '중복 관리 ' 섹션에서 사용자 지정 규칙의 이름을 클릭하십시오.
3. 레코드를 수동으로 병합하려면:
   • 원하는 레코드에서 ‘검토’를 클릭합니다.
   • 필요한 경우검토할 속성을 설정합니다.
   • 각 열에서 최종 레코드에 유지할 속성 값을 클릭합니다. 선택된 속성은 녹색으로 강조 표시됩니다.
   • 오른쪽 상단에서‘병합’을 클릭합니다. 병합된 레코드는 되돌릴 수 없습니다.
     
     
4. 레코드를 일괄 병합하려면:
   • 원하는 레코드에서'검토'를 클릭하십시오.
   • '병합 기준' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 기준을 선택합니다.
   • 오른쪽 상단의'병합'을 클릭하세요. 병합된 레코드는 되돌릴 수 없습니다.
5. 레코드를 개별적으로 거부하려면:
   • 원하는 레코드에서 rightIcon '중복 그룹 확장' 아이콘을 클릭합니다.
   • 제외하려는 레코드에서 ‘거절’을 클릭하세요. 
     
     
6. 레코드를 일괄적으로 거부하려면:
   • 거부하려는 레코드 옆의 확인란 을 선택합니다.
   • 테이블 상단에서‘거절’을 클릭합니다.

거부된 중복 레코드 쌍의 거부 취소 중복 레코드 쌍이 거부된 후 최대 14일 이내에 거부 처리를 취소할 수 있습니다. 14일 기간 동안 레코드의 속성 값이나 기타 내용을 변경한 경우, 해당 레코드는 취소 목록에 표시되지 않습니다.

1. 중복 관리 도구로 이동합니다.
2. '중복 관리 ' 섹션의 오른쪽 상단에서 '내역 보기'를 클릭하십시오.
3. 원하는 레코드 쌍에서 '취소'를 클릭하십시오.

사용자 지정 중복 규칙 관리

HubSpot이 중복 레코드를 찾는 데 사용할 사용자 지정 기준을 설정하세요. 개체당 최대 두 개의 규칙을 생성할 수 있으며, 비교에 사용할 속성은 최대 아홉 개까지 지정할 수 있습니다.

사용자 지정 규칙을 구성하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 데이터 관리 > 데이터 품질로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 데이터 관리 > 데이터 품질로 이동하세요.
2. '중복 관리 ' 탭을 클릭합니다.
3. 사용자 지정 규칙을 생성하려는 개체의 이름을 클릭합니다.
4. '중복 관리'섹션에서'새 규칙 추가'를 클릭한 다음 '사용자 지정 규칙 만들기'를 선택합니다.
5. 오른쪽 패널에서: 
   • '규칙 이름' 텍스트 필드에 이름을 입력합니다.
   • '속성 선택' 드롭다운메뉴를 클릭하고속성을 선택합니다.

• • 작업이 완료되면'중복 항목 보기'를 클릭하세요. 사용자 지정 규칙 탭으로 이동하며, HubSpot은 해당 규칙 기준을 사용하여 중복 항목을 스캔하기 시작합니다.

사용자 지정 규칙을 편집하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 데이터 관리 > 데이터 품질로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 데이터 관리 > 데이터 품질로 이동하세요.
2. '중복 관리' 탭을 클릭하세요.
3. 사용자 지정 규칙을 편집하려는 개체의 이름을 클릭합니다.
4. '중복 관리 ' 섹션에서 사용자 지정 규칙의 이름을 클릭합니다.
5. '중복 감지 ' 섹션에서'편집'을 클릭합니다.
6. 작업이 끝나면'중복 항목 보기'를 클릭합니다.

사용자 지정 규칙을 삭제하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 데이터 관리 > 데이터 품질로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 데이터 관리 > 데이터 품질로 이동하세요.
2. '중복 관리 ' 탭을 클릭합니다.
3. 사용자 지정 규칙을 편집하려는 개체의 이름을 클릭합니다.
4. '중복 관리 ' 섹션에서 사용자 지정 규칙의 이름을 클릭합니다.
5. '중복 감지 ' 섹션에서'편집'을 클릭합니다.
6. '규칙 삭제'를 클릭합니다.

중복 관리에 대한 감사 로그 보기

최근에 자동으로 병합된 레코드 및 거부된 제안에 대한 정보가 포함된 감사 로그를 확인하세요. 이를 통해 수동으로 병합된 레코드는 표시하지 않으면서도 시스템이 수행한 자동화된 작업을 더 잘 추적할 수 있습니다.

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 데이터 관리 > 데이터 품질로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 데이터 관리 > 데이터 품질로 이동하세요.
2. '중복 관리 ' 탭을 클릭합니다.
3. '작업'을 클릭한 다음'병합 내역 내보내기'를 클릭하여 감사 로그에 액세스하십시오.