Revisar e gerenciar registros duplicados

Use a ferramenta de gerenciamento de duplicidades para identificar, revisar e resolver registros duplicados de contatos e empresas em seu CRM. O HubSpot compara automaticamente os valores de registro propriedade diariamente para descobrir possíveis duplicatas, para que sua equipe trabalhe com dados precisos e atualizados. Você pode mesclar ou rejeitar pares individualmente ou em massa e criar regras personalizadas para definir seus próprios critérios de correspondência. Neste artigo, saiba como revisar registros duplicados, executar ações em pares duplicados, gerenciar regras personalizadas e exportar o histórico de mesclagens.

Se você já conhece os registros que deseja mesclar, saiba como mesclar registros individuais. Saiba mais sobre o que acontece quando você mescla contatos ou empresas.

Antes de começar

Por exemplo, um usuário com permissões para Editar definidas como Todos os contatos , mas Nenhuma para empresas, só pode gerenciar contatos duplicados. 

Revisar manualmente contatos e empresas duplicados potenciais

Por padrão, o HubSpot identifica possíveis duplicidades comparando registro propriedade valores das seguintes propriedades:

• Contatos: nome, sobrenome, endereço de e-mail, IP, país, número de telefone, código postal e nome da empresa.
• Empresas: nome de domínio da empresa, nome da empresa, país/região, número de telefone e setor.

O HubSpot calcula os resultados automaticamente à medida que novos contatos e empresas são criados. Ela também verificará uma vez por dia se algum registro foi criado nesse dia específico.

Revise duplicatas e personalize a tabela

Para revisar contatos ou empresas duplicadas:

1. Navegue até contatos ou empresas:
   
   • Contatos: Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até CRM > Contatos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para CRM > Contatos.
   • Empresas: Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até CRM da HubSpot > Empresas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para CRM da HubSpot > Empresas.
2. No canto superior direito, clique em Ações e selecione Gerenciar dados duplicados.
3. Na seção Gerenciar duplicatas , selecione o nome da regra para a qual você deseja revisar possíveis duplicatas.
4. Veja uma tabela de pares de contatos ou empresas duplicadas para analisar. Você também pode ver quando as duplicatas mais recentes foram identificados.

Observação: acima da tabela, Última verificação de duplicatas em [data] refere-se à última vez que uma duplicata foi identificada por uma verificação.

1. Navegue até a ferramenta gerenciar duplicatas.
2. Clique no nome de uma regra personalizada, se desejar.
3. Em um cabeçalho de coluna, clique no verticalMenuIcon ícone de três pontos verticais e selecione Adicionar coluna ou Remover coluna.
4. Na caixa pop-up, selecione a propriedade que deseja adicionar. As propriedades adicionadas são exibidas como colunas para obter detalhes adicionais ao revisar registros duplicados. 
5. Clique nos menus suspensos de propriedades acima da tabela e selecione os critérios para filtrar os registros: 
   • Proprietário: o usuário do HubSpot que possui os registros.
   • Data de criação: o intervalo de datas em que os registros foram criados. 
   • Similaridade: a pontuação de similaridade atribuída aos registros pelo modelo de duplicata. Propriedade do contato pontos de dados contêm graus mais altos de variância em comparação com empresa propriedades. Isso resulta em mais opções de similaridade (por exemplo, 30% ou mais) para que os gerentes de operações possam revisar possíveis contatos duplicados que não são imediatamente identificáveis.
   • Data da última atividade: o intervalo de datas em que a atividade mais recente foi registrada nos registros. Saiba mais sobre as atividades que atualizam esta propriedade .
   • Data da descoberta: a data em que a possível duplicata foi encontrada.
   • Fase do ciclo de vida : o ponto em que o registro está na jornada do comprador. Saiba mais sobre o fase do ciclo de vida propriedade .

Tome uma ação em possíveis duplicatas usando a regra padrão

Rejeitar, mesclar ou mesclar em massa possíveis duplicatas identificadas pela regra padrão do HubSpot. Antes de mesclar em massa, verifique se os registros estão duplicados e revise os registros associados para garantir que os registros apropriados sejam mantidos.

1. Navegue até a ferramenta gerenciar duplicatas.
2. Na tabela Gerenciar duplicatas , clique em Revisar ao lado de um par de contatos ou empresas para se concentrar em um único par de possíveis duplicatas.
3. Na caixa de diálogo, compare as propriedades dos dois registros.
4. Para alterar as propriedades exibidas ao comparar os registros:
   • Clique em Definir propriedades para revisar e marque as caixas de seleção ao lado das propriedades desejadas. 
   • Clique em Salvar quando terminar.
5. Para mesclar pares de registros individuais:
   • Selecione o contato/empresa que deseja manter.
   • Selecione as propriedades de contato/empresa que deseja manter de cada registro. Saiba mais sobre as propriedades mantidas por padrão ao mesclar registros.
   • Quando terminar, clique em Mesclar e revisar em seguida. Registros mesclados não podem ser revertidos.
     
     
6. Para rejeitar pares de registros individuais:
   • Revise os registros.
   • Clique em Rejeitar e revisar em seguida. As sugestões rejeitadas não aparecerão na ferramenta de duplicatas no futuro.

7. Para mesclar registros duplicados em massa:
   • Marque as caixas de seleção ao lado dos registros desejados.
   • No canto superior da tabela, clique em Revisar.
   • Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Critérios de mesclagem e selecione uma opção para decidir como os registros serão mesclados:
     • Último engajamento: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro que tem o valor mais recente para a propriedade Data do último engajamento. Os engajamentos que afetam essa propriedade incluem interações com páginas de sites, formulários, documentos, links de reunião ou mensagens de e-mail individuais rastreadas.
     • Mais antigo engajamento : todos os registros selecionados serão mesclados no registro com o valor mais antigo para a data do Último Engajamento propriedade .
     • Criado primeiro: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro mais antigo com base na propriedade Data de criação.
     • Criado por último: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro mais recente com base na propriedade Data de criação.
     • Mais recentemente atualizado: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro cujo valor de propriedade foi atualizado mais recentemente. Todas as propriedades, incluindo as propriedades internas ocultas do HubSpot, serão avaliadas.
   • Clique em Mesclar tudo. Registros mesclados não podem ser revertidos.
     
     

8. Para rejeitar sugestões duplicadas em massa:

   • Marque as caixas de seleção ao lado dos registros desejados.

   • No canto superior da tabela, clique em Rejeitar. Os registros serão removidos da tabela e não aparecerão como sugestão no futuro.

   Observação: se o registro de uma sugestão rejeitada anteriormente for mesclado com outro registro, ele poderá reaparecer na ferramenta de duplicatas.

Tome uma ação em possíveis duplicatas usando uma regra personalizada

Rejeitar, mesclar ou mesclar em massa possíveis duplicatas identificadas por uma regra personalizada. Antes de mesclar em massa, verifique se os registros estão duplicados e revise os registros associados para garantir que os registros apropriados sejam mantidos.

1. Navegue até a ferramenta gerenciar duplicatas.
2. Na seção Gerenciar duplicatas , clique no nome da regra personalizada.
3. Para mesclar registros manualmente:
   • No registro desejado, clique em Revisar.
   • Defina as propriedades para revisar, se desejar.
   • Em cada coluna, clique no valor da propriedade que deseja manter para o registro final. As propriedades selecionadas são destacadas em verde.
   • No canto superior direito, clique em Mesclar. Registros mesclados não podem ser revertidos.
     
     
4. Para mesclar registros em massa:
   • No registro desejado, clique em Revisar.
   • Clique no menu suspenso Mesclado por e selecione um critério.
   • No canto superior direito, clique em Mesclar. Registros mesclados não podem ser revertidos.
5. Para rejeitar registros individualmente:
   • No registro desejado, clique no rightIcon ícone expandir grupo duplicado.
   • Clique em Rejeitar em qualquer registro que você queira dispensar.
     
     
6. Para rejeitar registros em massa:
   • Marque as caixas de seleção ao lado do registro que você deseja descartar.
   • No canto superior da tabela, clique em Rejeitar.

Desfazer um par duplicado rejeitado

Reverta os pares duplicados rejeitados até 14 dias após a rejeição do par. Os registros não aparecerão na lista de desfazer se você fizer propriedade valor ou outras alterações nos registros durante o período de 14 dias.

1. Navegue até a ferramenta gerenciar duplicatas.
2. No canto superior direito da seção Gerenciar duplicatas , clique em Exibir histórico.
3. No par de registros desejado, clique em Desfazer.

Gerenciar regras personalizadas de duplicatas

Defina critérios personalizados que a HubSpot usará para localizar registros duplicados. Crie até duas regras por objeto e use até nove propriedades para comparação.

Para configurar uma regra personalizada:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de Dados. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Gerenciamento de dados > Qualidade de Dados.
2. Clique na guia Gerenciar Duplicatas .
3. Clique no nome do objeto para o qual você deseja criar a regra personalizada.
4. Na seção Gerenciar duplicatas , clique em Adicionar nova regra e selecione Criar regra personalizada.
5. No painel direito: 
   • No campo de texto Regra de nome , insira um nome.
   • Clique no menu suspenso Selecionar propriedades e selecione propriedades.

• • Quando terminar, clique em Exibir duplicatas. Você será direcionado para a guia de regra personalizada e o HubSpot começará a verificar se há duplicatas usando os critérios de regra.

Para editar uma regra personalizada:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de Dados. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Gerenciamento de dados > Qualidade de Dados.
2. Clique na guia Gerenciar Duplicatas .
3. Clique no nome do objeto para o qual você deseja editar a regra personalizada.
4. Na seção Gerenciar duplicatas , clique no nome da regra personalizada.
5. Na seção Detecção de duplicatas , clique em Editar.
6. Quando terminar, clique em Ver duplicatas.

Para excluir uma regra personalizada:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de Dados. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Gerenciamento de dados > Qualidade de Dados.
2. Clique na guia Gerenciar Duplicatas .
3. Clique no nome do objeto para o qual você deseja editar a regra personalizada.
4. Na seção Gerenciar duplicatas , clique no nome da regra personalizada.
5. Na seção Detecção de duplicatas , clique em Editar.
6. Clique em Excluir regra.

Exibir um log de auditoria para gerenciamento de duplicatas

Exibir um log de auditoria compartilhando informações sobre registros mesclados automaticamente recentemente e sugestões rejeitadas. Isso ajuda a controlar melhor as ações automatizadas executadas pelo sistema, sem gerar a superfície de registros mesclados manualmente.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Gerenciamento de dados > Qualidade de Dados. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Gerenciamento de dados > Qualidade de Dados.
2. Clique na guia Gerenciar Duplicatas .
3. Clique em Ações e em Exportar histórico de mesclagem para acessar o registro de auditoria.