檢視與管理重複記錄

使用「重複記錄管理員」工具，識別、檢視並解決 CRM 中的重複聯絡人與公司記錄。HubSpot 會每天自動比對記錄屬性值，以找出潛在的重複記錄，確保您的團隊能基於準確且最新的資料進行作業。您可以逐筆或批量合併或拒絕重複記錄對，並建立自訂規則來定義自己的比對標準。在本篇文章中，您將學習如何檢視重複記錄、對重複記錄對採取行動、管理自訂規則，以及匯出合併記錄。

如果您已經知道要合併的記錄，請了解如何合併個別記錄。進一步了解合併聯絡人或公司時會發生什麼情況。

開始之前

例如，若某使用者的「編輯」權限設定為

所有聯絡人

，但 針對企業的權限設定為 「無」， 則該使用者僅能管理聯絡人重複項目。

手動審查潛在的重複聯絡人與企業

預設情況下，HubSpot 會透過比對以下屬性的記錄值來識別潛在的重複項目：

• 聯絡人：名字、姓氏、電子郵件地址、IP 國家/地區、電話號碼、郵遞區號及公司名稱。
• 公司：公司網域名稱、公司名稱、國家/地區、電話號碼及產業類別。

當建立新的聯絡人或公司時，HubSpot 會自動計算結果。若當天未建立任何記錄，系統亦會每日檢查一次。

檢視重複項目並自訂表格

要檢視重複的聯絡人或公司：

1. 導航至「聯絡人」或「公司」頁面：
   
   • 聯絡人：在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「連絡人」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「連絡人」。
   • 企業：在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「公司」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「公司」。
2. 在右上角點擊「動作」，然後選擇「管理重複項目」。
3. 在「管理重複項目」區段中，選取您要檢視潛在重複項目的規則名稱。
4. 檢視重複聯絡人或公司配對的表格以供審查。您亦可查看最近一次識別出重複項目的時間。

請注意：表格上方的「最後於 [日期] 檢查重複項目」是指系統上次透過掃描識別出重複項目的時間。

1. 前往「管理重複項目」工具。
2. 如有需要，請點擊自訂規則的名稱。
3. 在欄位標題上，點擊verticalMenuIcon 圖示（三個垂直點），然後選擇「新增欄位」或「移除欄位」。
4. 在彈出視窗中，選擇您要新增的屬性。新增的屬性會以欄位形式顯示，供您在檢視重複記錄時查看更多詳細資訊。 
5. 點擊表格上方的屬性下拉式選單，然後選取條件以篩選記錄：
   • 擁有者：擁有這些記錄的 HubSpot 使用者。
   • 建立日期：記錄建立的日期範圍。 
   • 相似度：由重複資料模型賦予該筆記錄的相似度分數。相較於公司屬性，聯絡人屬性的資料點變異程度較高。這會產生更多相似度選項（例如30% 及以上），以便營運經理能審查那些無法立即辨識的潛在重複聯絡人。
   • 最後活動日期：記錄中最近一次活動被登錄的日期範圍。進一步了解會更新此屬性的活動。
   • 發現日期：發現潛在重複記錄的日期。
   • 生命週期階段：該記錄在您的買家旅程中所處的階段。進一步了解「生命週期階段」屬性。

使用預設規則對潛在重複記錄採取行動

您可以拒絕、合併或批量合併由 HubSpot 預設規則識別出的潛在重複記錄。在進行批量合併之前，請先確認這些記錄確實為重複記錄，並檢視相關記錄以確保保留正確的記錄。

1. 前往「管理重複資料」工具。
2. 在「管理重複資料」表格中，點擊某一對聯絡人或公司名稱旁的「檢視」 ，以聚焦於單一組可能的重複資料。
3. 在對話方塊中，比較兩筆記錄的屬性。
4. 若要變更比對記錄時顯示的屬性：
   • 點擊「設定待檢視屬性」，然後勾選所需屬性旁的核取方塊。 
   • 完成後，請按一下「儲存」。
5. 若要合併個別的記錄對：
   • 選擇您 要保留的聯絡人／公司 。
   • 從每筆記錄中選取您 要保留的聯絡人／公司屬性 。進一步了解合併記錄時預設會保留的屬性。
   • 完成後，請點擊「合併並檢視下一步」。已合併的記錄無法還原。
     
     
6. 若要拒絕個別記錄對：
   • 檢視這些記錄。
   • 點擊「拒絕並檢視下一筆」。被拒絕的建議今後將不會出現在重複資料工具中。

7. 要批量合併重複記錄：
   • 勾選所需記錄旁邊的核取方塊。
   • 在表格頂端，點擊「檢視」。
   • 在對話方塊中，點選「合併條件」下拉式選單，然後選擇一個選項來決定如何合併記錄：
     • 最近一次互動：所有選取的記錄將合併至「最後互動日期」屬性值最為近期之記錄中。影響此屬性的互動包括與網站頁面、表單、文件、會議連結或已追蹤的一對一電子郵件的互動。
     • 最舊的互動：所有選取的記錄將合併至「最後互動日期」屬性值最舊的記錄中。
     • 「最先建立」：所有選取的記錄將根據「建立日期」屬性，合併至最舊的記錄中。
     • 最後建立：所有選取的記錄將合併至根據「建立日期」屬性最新的記錄中。
     • 最近更新：所有選取的記錄將合併至「最後互動日期」屬性值最近更新的記錄中。所有屬性（包括隱藏的 HubSpot 內部屬性）均會納入評估範圍。
   • 點擊「合併全部」。已合併的記錄無法還原。
     
     

8. 若要批量拒絕重複建議：

   • 勾選目標記錄旁邊的核取方塊。

   • 在表格頂端，點擊「拒絕」。這些記錄將從表格中移除，並不會再作為建議顯示。

   請注意：若先前已拒絕的建議中的某筆記錄與另一筆記錄合併，該記錄可能會再次出現在重複記錄工具中。

使用自訂規則處理潛在重複資料

您可以批量拒絕、合併或將自訂規則識別出的潛在重複資料進行合併。在進行批量合併之前，請先確認這些記錄確實為重複資料，並檢視相關記錄以確保保留正確的記錄。

1. 前往「管理重複資料」工具。
2. 在「管理重複項目」區段中，點擊自訂規則的名稱。
3. 若要手動合併記錄：
   • 在目標記錄上，點擊「檢視」。
   • 如有需要，請設定要審查的屬性。
   • 在各欄位中，點選您希望保留於最終記錄中的屬性值。已選取的屬性會以綠色標示。
   • 在右上角，點擊「合併」。已合併的記錄無法還原。
     
     
4. 若要批次合併記錄：
   • 在目標記錄上，點擊「檢視」。
   • 點擊「合併依據」下拉式選單，並選擇一個條件。
   • 在右上角，點擊「合併」。已合併的記錄無法還原。
5. 若要逐筆拒絕記錄：
   • 在目標記錄上，點擊rightIcon「展開重複記錄群組」圖示。
   • 在您要剔除的任何記錄上，點擊「拒絕」。 
     
     
6. 要批量拒絕記錄：
   • 勾選要剔除的記錄旁邊的核取方塊。
   • 在表格頂端，點擊「拒絕」。

撤銷

已拒絕的重複記錄對 在重複記錄對被拒絕後的 14 天內，可撤銷已拒絕的重複記錄對。若您在 14 天期間內對記錄進行屬性值或其他變更，該記錄將不會出現在撤銷清單中。

1. 前往「管理重複資料」工具。
2. 在「管理重複資料」區段的右上角，點擊「檢視歷史紀錄」。
3. 在目標記錄對上，點擊「撤銷」。

管理自訂重複項目規則

設定 HubSpot 將用於查找重複記錄的自訂條件。每個物件最多可建立兩條規則，並最多使用九個屬性進行比對。

要設定自訂規則：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「資料管理」 > 「資料品質」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「資料管理」 > 「資料品質」。
2. 點擊「管理重複資料」分頁。
3. 點選您要為其建立自訂規則的物件名稱。
4. 在「管理重複資料」區段中，點選「新增規則」，然後選擇「建立自訂規則」。
5. 在右側面板中： 
   • 在「規則名稱」文字欄位中，輸入名稱。
   • 點擊「選取屬性」下拉式選單，並選取相關屬性。

• • 完成後，請點擊「檢視重複項目」。系統將帶您至「自訂規則」分頁，HubSpot 將開始根據該規則條件掃描重複項目。

若要編輯自訂規則：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「資料管理」 > 「資料品質」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「資料管理」 > 「資料品質」。
2. 點擊「管理重複項目」分頁。
3. 點選您要編輯其自訂規則的物件名稱。
4. 在「管理重複項目」區段中，點擊自訂規則的名稱。
5. 在「重複項目偵測」區段中，點選「編輯」。
6. 完成後，請點擊「檢視重複項目」。

若要刪除自訂規則：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「資料管理」 > 「資料品質」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「資料管理」 > 「資料品質」。
2. 點選「管理重複資料」分頁。
3. 點選您要編輯其自訂規則的物件名稱。
4. 在「管理重複項目」區段中，點選自訂規則的名稱。
5. 在「重複項目偵測」區段中，點選「編輯」。
6. 點選「刪除規則」。

檢視重複項目管理的稽核日誌

檢視稽核日誌，其中包含有關近期自動合併的記錄及遭拒絕的建議之資訊。這有助於您更有效地追蹤系統執行的自動化操作，同時不會顯示手動合併的記錄。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「資料管理」 > 「資料品質」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「資料管理」 > 「資料品質」。
2. 點擊「管理重複資料」分頁。
3. 點擊「動作」，然後點擊「匯出合併歷史紀錄」以存取稽核日誌。