Revisar y gestionar los registros duplicados

Utiliza la herramienta de gestión de duplicados para identificar, revisar y resolver los registros duplicados de contactos y registros de empresas en tu CRM. HubSpot compara automáticamente los valores de las propiedades de los registros a diario para detectar posibles duplicados, de modo que tu equipo trabaje con datos precisos y actualizados. Puedes fusionar o rechazar pares de forma individual o en bloque, y crear reglas personalizadas para definir tus propios criterios de coincidencia. En este artículo, aprenderás a revisar los registros duplicados, a tomar medidas respecto a los pares duplicados, a gestionar reglas personalizadas y a exportar el historial de fusiones.

Si ya conoce los registros que desea fusionar, aprenda a fusionar registros individuales. Obtén más información sobre lo que ocurre cuando combinas contactos o empresas.

Antes de empezar

Por ejemplo, un usuario con permisos de Edición establecidos en Todos los contactos pero Ninguno para empresas sólo puede gestionar duplicados de contactos. 

Revisar manualmente los posibles contactos y empresas duplicados

De forma predeterminada, HubSpot identifica posibles duplicados comparando los valores de las siguientes propiedades de los registros:

• Contactos: Nombre, Apellidos, Dirección de correo electrónico, País IP, Número de teléfono, Código postal y Nombre de la empresa.
• Empresas: Nombre de dominio de la empresa, Nombre de la empresa, País/Región, Número de teléfono y Sector.

HubSpot calcula automáticamente los resultados a medida que se crean nuevos contactos y empresas. También comprobará una vez al día si no se ha creado ningún registro ese día concreto.

Revisa los registros duplicados y personaliza la tabla

Para revisar contactos o empresas duplicados:

1. Navegue hasta contactos o empresas:
   
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Contactos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve a CRM > Contactos directamente.
   • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Empresas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Empresas.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Gestionar duplicados.
3. En la sección«Gestionar duplicados» , selecciona el nombre de la regla para la que deseas revisar los posibles duplicados.
4. Ver una tabla de pares de contactos o empresas duplicados para su revisión. También puedes ver cuándo se identificaron los duplicados más recientes.

Nota: sobre la tabla, Última comprobación de duplicados en [fecha] se refiere a la última vez que se identificó un duplicado mediante un escaneado.

1. Accede a la herramienta de gestión de duplicados.
2. Si lo deseas, haz clic en el nombre de una regla personalizada.
3. En la cabecera de una columna, haga clic en el icono verticalMenuIcon tres puntos verticales y, a continuación, seleccione Añadir columna o Eliminar columna.
4. En el cuadro emergente, seleccione la propiedad que desea añadir. Se ha añadido la visualización de propiedades como columnas para obtener más detalles al revisar registros duplicados. 
5. Haga clic en los menús desplegables de propiedades situados encima de la tabla y, a continuación, seleccione los criterios para filtrar los registros:
   • Titular: el usuario de HubSpot al que pertenecen los registros.
   • Fecha de creación: el intervalo de fechas en el que se crearon los registros. 
   • Similitud: la puntuación de similitud asignada a los registros por el modelo de duplicados. Los puntos de datos de propiedad de contacto contienen mayores grados de variación en comparación con las propiedades de empresa. Esto se traduce en más opciones de similitud (por ejemplo, del 30 % en adelante), de modo que los mánagers puedan revisar los posibles contactos duplicados que no se identifican de inmediato.
   • Fecha de la última actividad: intervalo de fechas en el que se registró la actividad más reciente en los registros. Más información sobre las actividades que actualizan esta propiedad.
   • Fecha de descubrimiento: fecha en la que se encontró el duplicado potencial.
   • Etapa del ciclo de vida: el punto en el que se encuentra el cliente potencial en su recorrido del comprador. Más información sobre la etapa del ciclo de vida de la propiedad.

Actúa ante posibles duplicados utilizando la regla predeterminada

Rechaza, fusiona o fusiona de forma masiva los posibles duplicados identificados por la regla predeterminada de HubSpot. Antes de realizar una importación masiva, comprueba que los registros sean duplicados y revisa los registros asociados para asegurarte de que se conservan los registros correctos.

1. Accede a la herramienta de gestión de duplicados.
2. En la tabla«Gestionar duplicados» , haz clic en «Revisar» junto a un par de contactos o empresas para centrarte en un único par de posibles duplicados.
3. En el cuadro de diálogo, compara las propiedades de los dos registros.
4. Para cambiar las propiedades que se muestran al comparar los registros:
   • Haz clic en «Establecer propiedades» para revisarlas y, a continuación, marca las casillas de verificación situadas junto a las propiedades que desees. 
   • Haz clic en «Guardar » cuando hayas terminado.
5. Para fusionar pares de registros individuales:
   • Selecciona el contacto ola empresa que quieras conservar.
   • Selecciona las propiedades de contacto o de empresa que quieras conservar de cada registro. Obtén más información sobre las propiedades que se conservan por defecto al fusionar registros.
   • Cuando hayas terminado, haz clic en «Combinar» y, a continuación, revisa el resultado. Los registros fusionados no se pueden revertir.
     
     
6. Para rechazar pares de registros concretos:
   • Revisa los registros.
   • Haz clic en «Rechazar» y revisa el siguiente. A partir de ahora, las sugerencias rechazadas no aparecerán en la herramienta de duplicados.

7. Para fusionar registros duplicados en bloque:
   • Marca las casillas de verificación situadas junto a los registros que desees.
   • En la parte superior de la tabla, haz clic en«Revisar».
   • En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable«Criterios de fusión » y, a continuación, selecciona una opción para decidir cómo se fusionarán los registros:
     • Interacción más reciente: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro con el valor más reciente de la propiedadFecha de la última interacción. Las interacciones que afectan a esta propiedad incluyen interacciones con páginas web, formularios, documentos, enlaces a reuniones o correos electrónicos individuales rastreados.
     • Interacción más antigua: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro con el valor más antiguo de la propiedadFecha de la última interacción.
     • Creado primero: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro más antiguo en función de la propiedadFecha de creación.
     • Creado en último lugar: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro más reciente en función de la propiedadFecha de creación.
     • Actualización más reciente: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con la actualización más reciente del valor de la propiedad. Se evalúan todas las propiedades, incluidas las propiedades internas ocultas de HubSpot.
   • Haz clic en«Combinar todo». Los registros fusionados no se pueden revertir.
     
     

8. Para rechazar sugerencias duplicadas en bloque:

   • Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los registros deseados.

   • En la parte superior de la tabla, haga clic en Rechazar. Los registros se eliminarán de la tabla y, a partir de ahora, no aparecerán como sugerencias.

   Nota:si un registro procedente de una sugerencia rechazada anteriormente se fusiona con otro registro, podría volver a aparecer en la herramienta de duplicados.

Actúa ante posibles duplicados mediante una regla personalizada

Rechazar, fusionar o fusionar de forma masiva los posibles duplicados identificados por una regla personalizada. Antes de realizar una importación masiva, comprueba que los registros sean duplicados y revisa los registros asociados para asegurarte de que se conservan los registros correctos.

1. Accede a la herramienta de gestión de duplicados.
2. En la sección«Gestionar duplicados» , haz clic en el nombre de la regla personalizada.
3. Para fusionar registros manualmente:
   • En el registro que desees, haz clic en «Revisar».
   • Configura las propiedades que desees revisar, si lo deseas.
   • En cada columna, haz clic en el valor de la propiedad que quieras conservar para el registro final. Las propiedades seleccionadas aparecen resaltadas en verde.
   • En la esquina superior derecha, haz clic en«Combinar». Los registros fusionados no se pueden revertir.
     
     
4. Para fusionar registros de forma masiva:
   • En el registro que desees, haz clic en«Revisar».
   • Haz clic en el menú desplegable«Agrupado por » y selecciona un criterio.
   • En la esquina superior derecha, haz clic en«Combinar». Los registros fusionados no se pueden revertir.
5. Para rechazar registros uno por uno:
   • En el registro que desees, haz clic en el rightIcon icono para ampliar el grupo de duplicados.
   • Haz clic en «Rechazar » en los registros que quieras descartar. 
     
     
6. Para rechazar registros de forma masiva:
   • Marca las casillas de verificación situadas junto al registro que quieras descartar.
   • En la parte superior de la tabla, haz clic en«Rechazar».

Deshacer un par duplicado rechazado

Recupera los pares duplicados rechazados hasta 14 días después de que se rechazaran. Los registros no aparecerán en la lista de acciones de deshacer si se modifican los valores de las propiedades u otros datos de los registros durante el periodo de 14 días.

1. Accede a la herramienta de gestión de duplicados.
2. En la esquina superior derecha de la sección «Gestionar duplicados », haz clic en «Ver historial».
3. En el par de registros deseado, haz clic en «Deshacer».

Gestionar reglas personalizadas para duplicados

Configura los criterios personalizados que utilizará HubSpot para detectar registros duplicados. Crea hasta dos reglas por objeto y utiliza hasta nueve propiedades para la comparación.

Para configurar una regla personalizada:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Calidad de los Datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Calidad de los Datos.
2. Haga clic en la pestaña Gestionar duplicados .
3. Haz clic en el nombre del objeto para el que deseas crear la regla personalizada.
4. En lasección «Gestionar duplicados», haz clic en«Añadir nueva regla» y, a continuación, selecciona «Crear regla personalizada».
5. En el panel derecho: 
   • En el campo de texto «Regla de nombre» , introduce un nombre.
   • Haz clic en el menúdesplegable «Seleccionar propiedades» y seleccionalas propiedades.

• • Cuando hayas terminado, haz clic en«Ver duplicados». Se te redirigirá a la pestaña de reglas personalizadas y HubSpot comenzará a buscar duplicados según los criterios de la regla.

Para editar una regla personalizada:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Calidad de los Datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Calidad de los Datos.
2. Haga clic en la pestaña Gestionar duplicados .
3. Haz clic en el nombre del objeto cuya regla personalizada quieras editar.
4. En la sección«Gestionar duplicados» , haz clic en el nombre de la regla personalizada.
5. En la sección«Detección de duplicados », haz clic en«Editar».
6. Cuando hayas terminado, haz clic en«Ver duplicados».

Para eliminar una regla personalizada:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Calidad de los Datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Calidad de los Datos.
2. Haga clic en la pestaña Gestionar duplicados .
3. Haz clic en el nombre del objeto cuya regla personalizada quieras editar.
4. En la sección«Gestionar duplicados» , haz clic en el nombre de la regla personalizada.
5. En la sección«Detección de duplicados », haz clic en«Editar».
6. Haz clic en«Eliminar regla».

Ver un registro de auditoría para la gestión de duplicados

Ver un registro de auditoría que comparte información sobre los registros autofusionados recientemente y las sugerencias rechazadas. Esto le ayuda a realizar un mejor seguimiento de las acciones automatizadas llevadas a cabo por el sistema, sin que aparezcan registros fusionados manualmente.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Calidad de los Datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Calidad de los Datos.
2. Haga clic en la pestaña Gestionar duplicados .
3. Haz clic en«Acciones» y, a continuación, en«Exportar historial de fusiones » para acceder al registro de auditoría.