重複レコードの確認と管理

重複レコード管理ツールを使用して、CRM内の重複する連絡先および企業レコードを特定、確認、解決してください。HubSpotは毎日、レコードのプロパティ値を自動的に比較して重複の可能性を特定するため、チームは正確で最新のデータに基づいて作業を行うことができます。ペアを個別に、または一括で統合または却下することができ、独自のマッチング条件を定義するためのカスタムルールを作成することもできます。この記事では、重複レコードの確認方法、重複ペアに対する対応方法、カスタムルールの管理方法、およびマージ履歴のエクスポート方法について解説します。

マージするレコードがすでに決まっている場合は、 個々のレコードをマージする方法をご確認ください。コンタクトまたは会社をマージした場合の動作の詳細をご確認ください。

始める前に

例えば、「 編集」権限が 「すべてのコンタクト 」に設定されているが、会社については 「なし」に設定されているユーザーは、コンタクトの重複のみを管理できます。 

重複の可能性があるコンタクトや会社を手動で確認

デフォルトでは、HubSpot は以下のプロパティのレコードプロパティ値を比較することで、重複の可能性があるレコードを特定します：

• コンタクト：［名］、［姓］、［Eメールアドレス］、［IPの国］、［電話番号］、［郵便番号］、［会社名］。
• 会社：［会社のドメイン名］、［会社名］、［国／地域］、［電話番号］、［業種］。

HubSpotは、新しい見込み客や企業が作成されるたびに、結果を自動的に計算します。また、特定の日にレコードが作成されていないかどうかを、1日に1回確認します。

重複を確認し、表をカスタマイズする

重複するコンタクトまたは会社が確認するには、次の手順に従います。

1. コンタクトまたは会社に進みます。
   
   • コンタクト：HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［コンタクト］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞ ［コンタクト］に直接移動します。
   • 会社：HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［会社］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［会社］に直接移動します。
2. 右上の [アクション]をクリックし、[重複を管理]を選択します。
3. の「重複の管理」セクションで、重複の可能性があるルールを確認したいルールの名を選択します。
4. 確認のために、重複するコンタクトまたは会社のペアのテーブルを表示します。また、最新の重複がいつ特定されたかを確認することもできます。

注：テーブルの上にある、［前回の重複チェックは［日付］に実行されました］は、スキャンによって重複が確認された最後の時刻を指します。

1. 重複管理ツール（）にアクセスしてください。
2. 必要に応じて、「」のカスタムルールの名前をクリックしてください。
3. 列ヘッダーで、 verticalMenuIcon 縦に並んだ 3つのドットのアイコンをクリックし、[ 列を追加 ]または[ 列を削除]を選択します。
4. ポップアップボックスで、追加する プロパティー を選択します。追加されたプロパティーは、重複レコードを確認する際に詳細情報の列として表示されます。 
5. テーブルの上にある プロパティーのドロップダウンメニューをクリックし、レコードを絞り込む 条件 を選択します。 
   • 所有者：レコードの所有者であるHubSpotユーザー。
   • 作成日:レコードが作成された日付範囲。 
   • 類似度：重複モデルによってレコードに割り当てられた類似度スコア。 コンタクトプロパティーのデータポイント には、会社プロパティーよりも高い分散が含まれます。これにより、類似性の判定基準の選択肢が増え（例：30%以上）、運用管理者は、一見して判別できない重複の可能性がある連絡先を確認できるようになります。
   • 前回のアクティビティー日:最新のアクティビティーがレコードに記録された日付範囲。このプロパティーを更新するアクティビティーについて詳細をご確認ください。
   • 発見日:重複の可能性があるレコードが見つかった日付。
   • ライフサイクル段階「」：レコードがバイヤージャーニーのどの段階にあるかを示す指標。ライフサイクルステージ プロパティーについてもっと詳しく。

デフォルトのルールを使用して、重複の可能性があるデータに対して処理を実行する

HubSpotのデフォルトルールによって特定された重複の可能性があるレコードを、拒否、マージ、または一括でマージします。一括でマージする前に、レコードが重複していることを確認し、関連するレコードを精査して、適切なレコードが残るようにしてください。

1. 重複管理ツール（）にアクセスしてください。
2. の「重複の管理」テーブルで、重複の可能性がある連絡先または企業のペアの横にある「」をクリックすると、その1組のペアに焦点を当てることができます。
3. ダイアログボックスで、2つのレコードのプロパティを比較してください。
4. レコードを比較する際に表示されるプロパティを変更するには：
   • 「」をクリックし、「」を確認してプロパティを設定し、目的のプロパティの横にある「」のチェックボックスを選択します。 
   • 「」をクリックし、完了したら「」を保存してください。
5. 個々のレコードのペアを結合するには：
   • の連絡先 / および会社の中から、残しておきたいものを選択してください。
   • 各レコードから保持したい連絡先／企業のプロパティ（）およびプロパティ（）を選択してください。でレコードをマージする際にデフォルトで保持されるプロパティの詳細については、をご覧ください。
   • 作業が完了したら、「」をクリックし、「Merge and review」を選択して、に進んでください。統合されたレコードは元に戻すことができません。
     
     
6. 個々のレコードのペアを拒否するには：
   • 記録を確認してください。
   • をクリックして「却下」を選択し、次にを確認してください。今後、却下された提案は重複チェックツールに表示されなくなります。

7. 重複レコードを一括でマージするには、次の手順に従います。
   • 対象のレコードの横にあるチェックボックスを選択してください。
   • ページ上部の「」をクリックし、「」をご覧ください。
   • ダイアログボックスで、[ ] の [ ] ドロップダウンメニューをクリックし、レコードの結合方法を決定するオプションを選択します。
     • 直近のエンゲージメント:選択された全てのレコードは、[ 前回のエンゲージメント日 ]プロパティーが最新の値であるレコードにマージされます。このプロパティーに影響を及ぼすエンゲージメントには、ウェブサイトページ、フォーム、ドキュメント、ミーティングリンク、トラッキング対象の個別のEメールによるインタラクションが含まれます。
     • 最も古いエンゲージメント:選択された全てのレコードは、[ 前回のエンゲージメント日 ]プロパティーが最も古い値であるレコードにマージされます。
     • 最初に作成:選択された全てのレコードは、[ 作成日 ]プロパティーに基づいて最も古いレコードにマージされます。
     • 最後に作成:選択された全てのレコードは、 作成日 プロパティーに基づいて最も新しいレコードにマージされます。
     • 直近の更新：選択された全てのレコードは、最も新しいプロパティー値の更新を持つレコードにマージされます。非表示のHubSpot内部のプロパティーを含め、全てのプロパティーが評価されます。
   • 「」をクリックし、「」をすべて統合します。統合されたレコードは元に戻すことができません。
     
     

8. 重複する提案を一括で却下するには、次の手順に従います。

   • 希望するレコードの横にある チェックボックス を選択します。

   • テーブルの一番上にある[ 却下]をクリックします。これらのレコードはテーブルから削除され、今後は候補として表示されなくなります。

   についてご注意ください： 以前に却下された提案のレコード（ ）が別のレコード（ ）に統合された場合、そのレコードが重複チェックツールに再度表示される可能性があります。

カスタムルールを使用して、重複の可能性がある項目に対して処理を実行する

カスタムルールによって特定された重複の可能性があるレコードを、拒否、マージ、または一括でマージします。一括でマージする前に、レコードが重複していることを確認し、関連するレコードを精査して、適切なレコードが残るようにしてください。

1. 重複管理ツール（）にアクセスしてください。
2. の「重複の管理」セクションで、カスタムルールの名をクリックします。
3. レコードを手動で結合するには：
   • 対象のレコードで、[ ] をクリックし、を確認してください。
   • 必要に応じて、のプロパティを設定して確認してください。
   • 各列で、最終的なレコードに残したいプロパティの値をクリックします。選択された項目は緑色で強調表示されています。
   • 右上の「」をクリックし、「」を選択して統合します。統合されたレコードは元に戻すことができません。
     
     
4. レコードを一括で結合するには：
   • 対象のレコードで、[ ] をクリックし、を確認します。
   • 「」のドロップダウンメニューをクリックし、「」を選択して、「」から条件「」を選択します。
   • 右上の「」をクリックし、「」を選択して統合します。統合されたレコードは元に戻すことができません。
5. レコードを個別に拒否するには：
   • 対象のレコードで、「rightIcon」をクリックし、「duplicate group」アイコンをクリックして展開します。
   • をクリックし、却下したいレコードについて「」を選択してください。
     
     
6. レコードを一括で拒否するには：
   • 「」のチェックボックスを選択し、削除したいレコードの横にあるチェックボックスにチェックを入れます。
   • 表の上部で、「」をクリックし、「」を選択して却下します。

拒否された重複ペアを元に戻す

拒否された重複ペアについては、そのペアが拒否されてから最大14日後までロールバックを行う。14日間の期間中にレコードのプロパティ値やその他の変更を行った場合、そのレコードは元に戻すリストに表示されません。

1. 重複管理ツール（）にアクセスしてください。
2. の「重複の管理」セクションの右上にある「」をクリックします。
3. 対象のレコードペアで、[ ] をクリックし、[ ] をクリックして元に戻します。

カスタム重複ルールの管理

HubSpotが重複レコードを検索する際に使用するカスタム条件を設定します。1つのオブジェクトにつき最大2つのルールを作成し、比較に最大9つのプロパティを使用できます。

カスタムルールを設定するには:

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［データ管理］＞［データ品質］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［データ管理］＞［データ品質］に直接移動します。
2. [重複を管理 ]タブをクリックします。
3. カスタムルールを作成したいオブジェクトの「」名（）をクリックします。
4. の「重複の管理」セクションで、「新規ルールの追加」をクリックし、「カスタムルールの作成」を選択します。
5. 右側のパネルで、次の操作を行います。 
   • 「」の「Name」ルールにある「」テキストフィールドに、の名前「」を入力します。
   • 「」をクリックし、「Select properties」の「」ドロップダウンメニューから、「」のプロパティ「」を選択します。

• • 作業が完了したら、をクリックし、「重複を表示」を選択してください。「カスタムルール」タブが表示され、HubSpotがルールの条件に基づいて重複の検索を開始します。

カスタムルールを編集するには：

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［データ管理］＞［データ品質］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［データ管理］＞［データ品質］に直接移動します。
2. [重複を管理 ]タブをクリックします。
3. カスタムルールを編集したいオブジェクトの「」名（）をクリックします。
4. の「重複の管理」セクションで、カスタムルールの名をクリックします。
5. の「重複検出」セクションで、「」をクリックし、「」を編集します。
6. 作業が完了したら、をクリックしてください。重複する項目については、をご覧ください。

カスタムルールを削除するには:

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［データ管理］＞［データ品質］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［データ管理］＞［データ品質］に直接移動します。
2. [重複を管理 ]タブをクリックします。
3. カスタムルールを編集したいオブジェクトの「」名（）をクリックします。
4. の「重複の管理」セクションで、カスタムルールの名をクリックします。
5. の「重複検出」セクションで、「」をクリックし、「」を編集します。
6. 「」をクリックし、「」というルールを削除します。

重複管理の監査ログを表示する

監査ログを表示し、最近自動マージされたレコードと却下された提案に関する情報を共有します。これにより、手動でマージされたレコードを表示せずに、システムによって実行された自動化されたアクションをより適切にトラッキングできます。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［データ管理］＞［データ品質］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［データ管理］＞［データ品質］に直接移動します。
2. [重複を管理 ]タブをクリックします。
3. 「」の「Actions」をクリックし、次に「」の「Export merge history」をクリックして、監査ログにアクセスします。