Zarządzanie dostępnością użytkowników w dziale pomocy technicznej

W systemie pomocy technicznej status dostępności użytkownika decyduje o tym, czy można mu automatycznie przypisywać nowe zgłoszenia. Status ten jest ustalany automatycznie na podstawie godzin pracy użytkownika, ale użytkownicy mogą go również aktualizować ręcznie. Ponadto członkowie zespołu posiadający uprawnienie „Zarządzanie dostępnością” mogą zmieniać status dostępności innych członków zespołu.

Dowiedz się więcej o automatycznym przypisywaniu zgłoszeń w systemie pomocy technicznej.

Jeśli masz przypisane stanowisko, możesz skorzystać ze strony zarządzania personelem, aby skonfigurować i monitorować dostępność użytkowników oraz limity liczby zgłoszeń w centrum pomocy.

Uwaga: godziny pracy użytkownika, godziny nieobecności oraz status dostępności są widoczne zarówno w skrzynce odbiorczej, jak i w systemie pomocy technicznej.

Ustaw godziny pracy użytkownika

Ustal tygodniowe godziny pracy w oparciu o strefę czasową użytkownika. Gdy użytkownik znajduje się poza godzinami pracy, jego status dostępności zostanie zmieniony na „Nieobecny” i nie będzie on kwalifikował się do automatycznego przypisywania zgłoszeń w systemie pomocy technicznej. Na początku godzin pracy użytkownika jego status dostępności jest automatycznie ustawiany na „Dostępny”.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. W tabeli użytkowników kliknij rekord użytkownika.
4. Kliknij kartę „Preferencje ”. Następnie w menu po lewej stronie kliknij opcję „Godziny pracy”.
5. Kliknij menu rozwijane „Strefa czasowa ”, aby wybrać właściwą strefę czasową użytkownika. Następnie kliknij „Zapisz”.
6. W sekcji „Ogólne godziny pracy” kliknij „+ Dodaj godziny pracy”. Użyj menu rozwijanych, aby wybrać dni tygodnia oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia. Aby usunąć dzień, kliknij ikonę usunięcia „ delete ”.
7. Kliknij „Zapisz”.
8. W górnej części rekordu użytkownika widoczny jest teraz status dostępności użytkownika oraz godziny pracy na dany dzień.
   
   • Aby ręcznie zmienić status dostępności, kliknij menu rozwijane „Status użytkownika ”, a następnie kliknij opcję „Dostępny ” lub „Nieobecny”.
   • Aby edytować godziny pracy, kliknij opcję Edytuj godziny pracy.

Ustaw godziny nieobecności użytkownika

Ustaw dostępność użytkownika poza biurem na podstawie jego strefy czasowej. Gdy użytkownik jest poza biurem, jego dostępność zostanie zmieniona na „Nieobecny” i nie będzie on kwalifikował się do automatycznego przypisywania spraw w skrzynkach odbiorczych ani w dziale pomocy technicznej.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. W tabeli użytkowników kliknij rekord użytkownika.
4. Kliknij kartę „Preferencje ”. Następnie w menu po lewej stronie kliknij opcję „Godziny pracy”.
5. Kliknij menu rozwijane „Strefa czasowa ”, aby wybrać właściwą strefę czasową użytkownika. Następnie kliknij „Zapisz”.
6. W sekcji „Nieobecność w biurze” kliknij „+ Dodaj daty”.
7. Wpisz nazwę zdarzenia, np . „Urlop wypoczynkowy”.
8. Aby ustawić okres nieobecności w biurze, kliknij pola wyboru daty i wybierz daty. Użyj menu rozwijanych, aby wybrać daty rozpoczęcia i zakończenia. Aby usunąć daty, kliknij ikonę usuwania.
9. Kliknij „Zapisz”.
10. W górnej części rekordu użytkownika status dostępności oraz godziny pracy na dany dzień będą odzwierciedlać datę rozpoczęcia i zakończenia okresu nieobecności użytkownika.
    
    • Aby ręcznie zmienić status dostępności, kliknij menu rozwijane „Status użytkownika ”, a następnie kliknij opcję „Dostępny ” lub „Nieobecny”.
    • Aby edytować godziny pracy, kliknij opcję „Edytuj godziny pracy”.

Zsynchronizuj wydarzenia kalendarza dotyczące nieobecności w biurze z HubSpot

Jeśli korzystasz z funkcji synchronizacji kalendarza HubSpot z kalendarzem Google lub Outlook, możesz automatycznie synchronizować wydarzenia dotyczące nieobecności w biurze między swoim kalendarzem a HubSpot.

Aby zsynchronizować wydarzenia „poza biurem” między HubSpot a kalendarzem Google lub Outlook:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. W tabeli użytkowników kliknij rekord użytkownika.
4. Kliknij kartę „Preferencje ”. Następnie w menu po lewej stronie kliknij opcję „Godziny pracy”.
5. W sekcji „Nieobecność w biurze” zaznacz pole wyboru „Synchronizuj nieobecność w biurze z kalendarzem ”.

Ustaw swój status dostępności w dziale pomocy technicznej

Na początku godzin pracy użytkownika jego status dostępności jest automatycznie ustawiany na „Dostępny”. Pod koniec godzin pracy użytkownika jego status dostępności jest automatycznie ustawiany na „Nieobecny”. Użytkownicy mogą ręcznie zmieniać swój status dostępności w ciągu dnia, aby odzwierciedlić, kiedy są nieobecni.

Aby ręcznie zmienić swój status dostępności:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Obsługa > Centrum pomocy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Obsługa > Centrum pomocy.
2. W lewym dolnym rogu kliknij menu rozwijane „Jesteś dostępny ”. Następnie wybierz jedną z opcji:
   
   • Ustaw jako nieobecny: zostaniesz oznaczony jako „Nieobecny” do momentu ręcznej aktualizacji statusu lub rozpoczęcia godzin pracy, po czym Twój status automatycznie zmieni się na „Dostępny”.
   • Ustaw jako nieobecny tymczasowo: jeśli masz przypisane stanowisko serwisowe, możesz ustawić swój status jako „Nieobecny” na określony czas.
     
     • W oknie dialogowym wybierz jeden z gotowych przedziałów czasowych. Aby ustawić niestandardowy przedział, kliknij opcję „Niestandardowy”, a następnie wprowadź preferowany czas. Po upływie tego czasu Twój status powróci do „Dostępny”.
     • Kliknij „Zapisz”.

Uwaga: po ustawieniu statusu „tymczasowo nieobecny” wybrany czas ma pierwszeństwo przed godzinami pracy. Jeśli godziny pracy rozpoczną się w czasie, gdy użytkownik jest tymczasowo oznaczony jako nieobecny, status „Nieobecny” pozostanie aktywny do momentu upływu wybranego czasu lub ręcznego przełączenia statusu z powrotem na „Dostępny”.

Możesz również ustawić godziny nieobecności użytkownika w dziale pomocy technicznej — więcej informacji znajdziesz w tym artykule.

Ustawianie statusu dostępności członków zespołu

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Zarządzanie dostępnością.
3. W tabeli wyświetl listę użytkowników, którzy mają dostęp do Twoich skrzynek odbiorczych lub centrum pomocy.
4. Aby filtrować użytkowników, kliknij filtry u góry tabeli i wybierz wartość. Zastosowane filtry będą widoczne dla wszystkich użytkowników korzystających z tego widoku w przyszłości.
5. Aby usunąć filtry, kliknij opcję Wyczyść filtry.
6. Kliknij status użytkownika, a następnie kliknij opcję „Dostępny ” lub „Nieobecny”.

Uwaga: jeśli korzystasz z bezpłatnej wersji, możesz wyświetlać statusy innych członków zespołu, ale nie możesz zmieniać statusu wysyłania innych użytkowników.

Gdy użytkownik przejdzie do swojego centrum pomocy, zobaczy powiadomienie informujące, że administrator zmienił jego status na „Nieobecny”. Aby ponownie otrzymywać wiadomości na czacie, musi kliknąć opcję „Ustaw mnie jako dostępnego”.

Skonfiguruj reguły przekierowywania kanałów

Dowiedz się, jak skonfigurować reguły przekierowywania dla poszczególnych kanałów pomocy technicznej, tak aby przychodzące zgłoszenia były automatycznie przekierowywane do określonych użytkowników i zespołów na Twoim koncie.