Zarządzanie dostępnością użytkowników dla działu pomocy technicznej

W systemie help desk status dostępności użytkownika określa, czy można mu automatycznie przypisać nowe zgłoszenia. Status ten jest ustawiany automatycznie na podstawie ich godzin pracy, ale użytkownicy mogą również aktualizować go ręcznie. Ponadto członkowie zespołu z uprawnieniem Zarządzanie dostępnością mogą zmieniać status dostępności innych członków zespołu.

Dowiedz się więcej o automatycznym przypisywaniu zgłoszeń w dziale pomocy.

Uwaga: godziny pracy użytkownika, godziny poza biurem i status dostępności są odzwierciedlane zarówno w skrzynce odbiorczej, jak i w centrum pomocy.

Ustaw godziny pracy użytkownika

Ustaw tygodniowe godziny pracy na podstawie strefy czasowej użytkownika. Gdy użytkownik jest poza godzinami pracy, jego dostępność zostanie zmieniona na Nieobecny i nie będzie kwalifikował się do automatycznego przypisania w dziale pomocy. Na początku godzin pracy użytkownika jego status dostępności jest automatycznie ustawiany na Dostępny.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Użytkownicy i zespoły.
3. W tabeli użytkowników kliknij rekord użytkownika.
4. Kliknij kartę Preferencje. Następnie w menu na lewym pasku bocznym kliknij opcję Godziny pracy.
5. Kliknij menu rozwijane Strefa czasowa, aby wybrać prawidłową strefę czasową użytkownika. Następnie kliknij przycisk Zapisz.
6. W sekcji Ogólne godziny pracy kliknij + Dodaj godziny pracy. Użyj menu rozwij anych, aby wybrać dni tygodnia oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia. Aby usunąć dzień, kliknij ikonę usuwania delete.
7. Kliknij przycisk Zapisz.
8. W górnej części rekordu użytkownika można teraz zobaczyć status dostępności użytkownika i godziny pracy w danym dniu.
   
   • Aby ręcznie zmienić status dostępności, kliknij menu rozwijane Status użytkownika, a następnie kliknij opcję Dostępny lub Nieobecny.
   • Aby edytować godziny pracy, kliknij Edytuj godziny pracy.

Ustawianie godzin pracy użytkownika poza biurem

Ustaw dostępność poza biurem na podstawie strefy czasowej użytkownika. Gdy użytkownik jest poza biurem, jego dostępność zostanie zmieniona na Nieobecny i nie będzie kwalifikował się do automatycznego przypisywania w skrzynkach odbiorczych lub pomocy technicznej.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Użytkownicy i zespoły.
3. W tabeli użytkowników kliknij rekord użytkownika.
4. Kliknij kartę Preferencje. Następnie w menu na lewym pasku bocznym kliknij opcję Godziny pracy.
5. Kliknij menu rozwijane Strefa czasowa, aby wybrać prawidłową strefę czasową użytkownika. Następnie kliknij przycisk Zapisz.
6. W sekcji Poza biurem kliknij + Dodaj daty.
7. Wprowadź nazwę wydarzenia , np. urlop roczny.
8. Aby ustawić okres, w którym będziesz poza biurem, kliknij pola wyboru daty i wybierz daty. Użyj menu rozwijanych, aby wybrać czas rozpoczęcia i zakończenia. Aby usunąć daty, kliknij ikonę usuwania.
9. Kliknij przycisk Zapisz.
10. W górnej części rekordu użytkownika status dostępności użytkownika i godziny pracy w danym dniu będą odzwierciedlać datę rozpoczęcia i zakończenia okresu nieobecności użytkownika.
    
    • Aby ręcznie zmienić status dostępności, kliknij menu rozwijane Status użytkownika, a następnie kliknij opcję Dostępny lub Nieobecny.
    • Aby edytować godziny pracy, kliknij Edytuj godziny pracy.

Synchronizowanie wydarzeń kalendarza poza biurem z HubSpot

Jeśli korzystasz z synchronizacji kalendarza HubSpot z Kalendarzem Google lub Outlook, możesz automatycznie synchronizować wydarzenia poza biurem między kalendarzem a HubSpot.

Aby zsynchronizować wydarzenia poza biurem między HubSpot a kalendarzem Google lub Outlook:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Użytkownicy i zespoły.
3. W tabeli użytkowników kliknij rekord użytkownika.
4. Kliknij kartę Preferencje. Następnie w menu na lewym pasku bocznym kliknij opcję Godziny pracy.
5. W sekcji Poza biurem zaznacz pole wyboru Synchronizuj poza biurem z kalendarzem .

Ustawianie statusu dostępności z poziomu działu pomocy

Na początku godzin pracy użytkownika jego status dostępności jest automatycznie ustawiany na Dostępny. Pod koniec godzin pracy użytkownika jego status dostępności jest automatycznie ustawiany na Nieobecny. Użytkownicy mogą ręcznie zmienić swój status dostępności w ciągu dnia, aby odzwierciedlić, kiedy są poza domem.

Aby ręcznie zmienić swój status dostępności:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Centrum pomocy..
2. W lewym dolnym rogu kliknij menu rozwijane Jesteś dostępny. Następnie wybierz opcję:
   
   • Ustaw jakonieobecny: zostaniesz oznaczony jako Nieobecny do momentu ręcznej aktualizacji statusu lub rozpoczęcia godzin pracy, po czym Twój status automatycznie zmieni się na Dostępny.
   • Ustaw jako nieobecny tymczasowo: jeśli masz przypisane miejsce w usłudze, możesz ustawić się jako nieobecny na określony czas.
     
     • W oknie dialogowym wybierz wstępnie zdefiniowany czas trwania. Aby ustawić niestandardowy czas trwania, kliknij opcję Niestandardowy, a następnie wprowadź preferowany czas. Po upływie określonego czasu status użytkownika powróci do pozycji Dostępny.
     • Kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: po tymczasowym ustawieniu się jako nieobecny wybrany czas ma pierwszeństwo przed godzinami pracy. Jeśli Twoje godziny pracy rozpoczną się, gdy jesteś tymczasowo oznaczony jako nieobecny, Twój status pozostanie Nieobecny do momentu wygaśnięcia licznika czasu lub ręcznego przełączenia z powrotem na Dostępny.

Możesz także ustawić godziny pracy użytkownika poza biurem dla działu pomocy technicznej, dowiedz się więcej w tym artykule.

Ustawianie statusu dostępności dla członków zespołu

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. Na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza i pomoc techniczna > Zarządzanie dostępnością.
3. W tabeli wyświetl użytkowników, którzy mają dostęp do skrzynek odbiorczych lub centrum pomocy.
4. Aby filtrować użytkowników, kliknij filtry w górnej części tabeli i wybierz wartość. Zastosowane filtry będą widoczne dla wszystkich użytkowników uzyskujących dostęp do tego widoku w przyszłości.
5. Aby usunąć filtry, kliknij Wyczyść filtry.
6. Kliknij status użytkownika, a następnie kliknij opcję Dostępny lub Nieobecny.

Uwaga: jeśli jesteś darmowym użytkownikiem, możesz przeglądać statusy innych członków zespołu, ale nie możesz wprowadzać zmian w statusie wysyłania innych użytkowników.

Gdy użytkownik przejdzie do swojego działu pomocy, zobaczy powiadomienie informujące go, że administrator zmienił jego status na Nieobecny. Aby ponownie otrzymywać czaty, musi kliknąć przycisk Ustaw siebie jako dostępnego.

Konfigurowanie reguł routingu kanałów

Dowiedz się, jak skonfigurować reguły routingu dla każdego kanału pomocy technicznej, aby przychodzące zgłoszenia były automatycznie kierowane do określonych użytkowników i zespołów na koncie.