Utwórz ofertę zmian w umowie

Umowy stanowią scentralizowane źródło informacji o przychodach zaciągniętych w HubSpot. Zamiast aktualizować pozycje bezpośrednio w umowie, należy utworzyć ofertę zmian, aby zmodyfikować aktywną umowę.

Oferty zmian uwzględniają różnicę netto między pierwotną umową a zaktualizowaną wersją, zapewniając dokładne raportowanie przychodów i usług. Na przykład możesz używać ofert zmian, aby dodawać lub usuwać funkcje lub usługi, dostosowywać ceny w trakcie trwania umowy lub przedłużać lub skracać okres obowiązywania umowy.

Uwaga: jeśli uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, a klient zaakceptuje proporcjonalną ofertę zmian w trakcie cyklu rozliczeniowego, dla niewykorzystanej części bieżącego okresu świadczenia usług zostanie utworzona proporcjonalna faktura oraz proporcjonalna nota kredytowa.

Aby rozpocząć, dowiedz się więcej o tym, jak korzystać z umów, jak je tworzyć, jak je przeglądać i zarządzać nimi oraz jak tworzyć szablony ofert zmian.

Utwórz ofertę zmianową

Utwórz ofertę zmianową dla istniejącej umowy. Oferty zmianowe muszą być powiązane z transakcją, taką jak transakcja rozszerzenia lub dosprzedaży. Transakcję można utworzyć podczas procesu tworzenia oferty zmianowej lub ręcznie powiązać istniejącą transakcję.

Zaleca się skonfigurować różne ścieżki sprzedaży dla transakcji powiązanych z ofertami zmian (np. rozszerzenie, dosprzedaż) oraz utworzyć nową transakcję dla oferty zmiany (np. transakcja „Zmiana” lub „Rozszerzenie”). Oznacza to, że można generować raporty dotyczące przychodów z nowych transakcji w porównaniu z innymi przychodami, takimi jak (np. przychody z rozszerzenia lub dosprzedaży).

Po zaakceptowaniu oferty zmiany umowa jest automatycznie aktualizowana, tworzone jest zlecenie dotyczące zmiany umowy, a zmiana ta jest rejestrowana w zakładce historii umowy.

Uwaga: oferty zmian mogą aktualizować wyłącznie pozycje cykliczne, a nie pozycje jednorazowe.

Aby utworzyć ofertę zmian:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. Kliknij nazwę umowy.
3. W prawym górnym rogu lewego paska bocznego kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Utwórz ofertę zmian.
4. W prawym panelu:
   • Jeśli ustawienie „Automatycznie twórz nowe transakcje dla ofert zmian ” jest włączone, kliknij menu rozwijane „Pipeline transakcji ” i wybierz pipeline. Następnie kliknij menu rozwijane „Etap transakcji ” i wybierz etap transakcji.
   • Jeśli opcja „Automatycznie twórz nowe transakcje dla ofert zmian” jest wyłączona, kliknij menu rozwijane „Powiąż z transakcją ” i wybierz transakcję lub kliknij „Utwórz nową transakcję”, aby utworzyć nową transakcję.
5. Kliknij menu rozwijane „Wybierz szablon oferty ” i wybierz szablon oferty. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu szablonów ofert zmian.
6. Kliknij opcję „Data wejścia zmiany w życie ” i wybierz datę, od której zmiana zacznie obowiązywać.
7. Jeśli opcja „Zezwól użytkownikom na zastąpienie domyślnego proporcjonalnego rozliczenia” jest włączona, odznacz pole wyboru „Proporcjonalnie rozlicz opłaty i kredyty za pozostały okres rozliczeniowy”, aby nie rozliczać opłat proporcjonalnie. Jeśli pole wyboru jest zaznaczone, opłaty zostaną rozliczone proporcjonalnie.
8. Kliknij „Utwórz ofertę”.
9. Dane sprzedawcy i kupującego zostaną automatycznie dodane do oferty na podstawie informacji zawartych w umowie.
10. W sekcji „Zmień pozycje ” kliknij opcję „Zmień pozycje”.
11. Aby zmienić pozycję:
    • Najedź kursorem na pozycję, kliknij „Działania”, a następnie wybierz „Edytuj”.
    • W prawym panelu kliknij, aby rozwinąć sekcje Szczegóły pozycji i Więcej opcji, a następnie edytuj informacje o pozycji. Kliknij Zapisz.
    • Pozycja zostanie oznaczona jako „Zmieniona”.
    • Aby cofnąć zmiany, najedź kursorem na nazwę pozycji, kliknij „Działania”, a następnie wybierz „Cofnij zmiany”.
12. Aby anulować pozycję, najedź kursorem na pozycję, kliknij „Działania”, a następnie wybierz „Anuluj pozycję”. Pozycja zostanie oznaczona jako „Anulowana”. Aby cofnąć anulowanie, najedź kursorem na pozycję i kliknij „Cofnij anulowanie”.
13. Aby dodać pozycję, w prawym górnym rogu kliknij opcję „Dodaj pozycję”, a następnie wybierz jedną z opcji:
    • Wybierz z biblioteki produktów: dodaj pozycję na podstawie produktu z biblioteki produktów, w tym pozycji utworzonych za pomocą integracji integracji HubSpot z Shopify.
      • Po wybraniu tej opcji wyszukaj produkt według nazwy, opisu lub kodu SKU albo kliknij „Filtry zaawansowane”, aby zawęzić wyniki wyszukiwania. Zaznacz pola wyboru w prawym panelu obok produktów, na podstawie których chcesz utworzyć pozycję.
      • W przypadku wyboru ceny wielopoziomowe , kliknij „Wyświetl poziomy”, aby przed dodaniem pozycji wyświetlić różne poziomy cenowe dla danego produktu.
    • Utwórz pozycję niestandardową: jeśli masz uprawnienia do tworzenia niestandardowych pozycji, zostanie utworzona nowa pozycja niestandardowa, unikalna dla danej oferty. Po wybraniu tej opcji wprowadź szczegóły pozycji w prawym panelu i zdecyduj, czy chcesz zapisać tę pozycję niestandardową w bibliotece produktów. Kliknij „Zapisz ” lub „Zapisz i dodaj kolejną”.
14. Jeśli włączono automatyczne naliczanie podatku od sprzedaży, wybierz kategorie podatkowe dla wszystkich dodanych pozycji.
15. Pozycja zostanie oznaczona jako „Dodana”. Możesz również przejrzeć aktualizacje w panelu „Zmiany ” po prawej stronie.
    
    
16. Jeśli podczas tworzenia oferty zmianowej wybrano opcję „Proporcjonalne rozliczenie opłat i kredytów za pozostały okres rozliczeniowy ”, w podsumowaniu wyświetli się korekta proporcjonalna.
    
    
17. Po zakończeniu aktualizacji pozycji kliknij „Zapisz ” w lewym dolnym rogu.
18. Zmiany zostaną odzwierciedlone w edytorze oferty.
    
    
19. Aby edytować podsumowanie, w tym datę wejścia zmiany w życie, kliknij sekcję „Podsumowanie” w edytorze oferty.
20. W edytorze na lewym pasku bocznym, w sekcji „Data wejścia zmiany w życie”:
    • W polu „Data wejścia zmiany w życie” kliknij selektor daty i wybierz datę, od której zmiana zacznie obowiązywać.
    • Jeśli opcja „Zezwól użytkownikom na zastąpienie domyślnego ustawieniaproporcjonalnego rozliczania” jest włączona, odznacz pole „Proporcjonalnie rozlicz opłaty i kredyty za pozostały okres rozliczeniowy”, aby nie rozliczać opłat proporcjonalnie. Jeśli pozostawisz to pole zaznaczone, opłaty zostaną rozliczone proporcjonalnie.
    • W polu „Etykieta” edytuj etykietę wyświetlaną nad datą wejścia w życie.
21. W edytorze na lewym pasku bocznym, w sekcji „Pozostały okres obowiązywania”:
    • W polu „Etykieta” edytuj etykietę wyświetlaną nad długością okresu.
    • Wyłącz przełącznik „Pozostała długość okresu ”, aby go ukryć.

22. W edytorze na lewym pasku bocznym, w sekcji „Łączna zniżka”, kliknij menu rozwijane „Format” i wybierz jedną z opcji:
    • Pokaż jako kwotę: wyświetla kwotę rabatu w walucie oferty.
    • Pokaż jako procent: wyświetla rabat jako wartość procentową.
    • Pokaż jako procent i kwotę: wyświetla rabat jako procent oraz jako kwotę w walucie oferty.
    • W polu „Etykieta” edytuj etykietę wyświetlaną nad całkowitą zniżką.
    • Wyłącz przełącznik „Rabatu całkowitego ”, aby go ukryć.
23. W edytorze na lewym pasku bocznym, w sekcji „Różnica całkowita”:
    • W polu „Etykieta” edytuj etykietę wyświetlaną nad całkowitą zmianą.
    • Wyłącz przełącznik „Całkowita zmiana ”, aby ukryć zmianę całkowitej wartości umowy.
24. Kontynuuj tworzenie oferty.
25. Zaktualizowana suma, uwzględniająca ewentualne dodatkowe podatki, zostanie wyświetlona poniżej pozycji zestawienia.
    
    
26. Aby udostępnić ofertę z uwzględnioną zmianą, kliknij przycisk „Udostępnij” w prawym górnym rogu.
27. Gdy kupujący zaakceptuje zmienioną ofertę, aby wyświetlić zaktualizowaną umowę:
    • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
    • Kliknij nazwę umowy.
    • Skorygowane kwoty pojawiają się w zakładce „Przegląd” w sekcji „Realizacja umowy”. Zmiany w umowie są również widoczne w zakładkach „Działania ” i „Historia ”. Dowiedz się więcej o przeglądaniu przeglądu, działań i historii.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o tworzeniu szablonów ofert zmian i przedłużeń.

• Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi, w tym o tym, jak tworzyć oferty zmian i przedłużenia, wypowiadać umowy, powiązywać umowy z innymi rekordami oraz eksportować umowy.