Tworzenie i używanie zestawów danych

Zestaw danych to zbiór danych z całego konta HubSpot, które można następnie wykorzystać w niestandardowych raportach. Zestaw danych może zawierać właściwości obiektów CRM i zasobów HubSpot, a także formuły do obliczania danych w razie potrzeby. Na przykład można utworzyć pole do obliczania rocznych przychodów cyklicznych na podstawie właściwości kwoty transakcji.

Tworzenie wielu zestawów danych dla zespołów oznacza, że twórcy raportów nie będą musieli wybierać źródeł danych za każdym razem, gdy będą musieli utworzyć raport. Zestaw danych może być również aktualizowany po utworzeniu, umożliwiając aktualizację wszystkich raportów korzystających z tego zestawu danych w tym samym czasie.

Poniżej dowiesz się, jak utworzyć zestaw danych, jak używać zestawu danych w raporcie oraz definicje dostępnych funkcji w narzędziu zestawów danych.

Tworzenie zestawu danych

Aby utworzyć zestaw danych:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raporty > Zarządzanie danymi > Zestawy danych.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz zestaw danych. Aby utworzyć zestaw danych przy użyciu szablonu, przejrzyj dostępne szablony, a następnie kliknij opcję Użyj szablonu.

Źródła danych

Najpierw wybierz źródła danych do uwzględnienia w zestawie danych. Źródła danych to obiekty, zasoby i zdarzenia, które mają być raportowane. Obejmuje to wszystkie obiekty CRM, takie jak kontakty lub obiekty niestandardowe, oraz zasoby, takie jak strony internetowe i wiadomości e-mail, konwersacje, działania sprzedażowe i inne. Możesz wybrać do 5 źródeł danych na zestaw danych.

Podstawowe źródło danych będzie głównym elementem zestawu danych, a wszystkie inne źródła danych będą powiązane z tym podstawowym źródłem. Aby połączyć te źródła danych, HubSpot łączy dane w tle przy użyciu najkrótszej możliwej ścieżki. Na przykład kontakty i transakcje są ze sobą bezpośrednio powiązane i można je wybierać bez dodatkowych połączeń.

Jednak inne źródła danych nie mogą być powiązane bezpośrednio i wymagają dodatkowych źródeł do połączenia danych. Na przykład, jeśli głównym źródłem danych są transakcje i chcesz uwzględnić w raporcie dane dotyczące wpisów na blogu, HubSpot może połączyć te źródła tylko za pośrednictwem źródeł kontaktów i działań w sieci. Te inne źródła zostaną wybrane automatycznie w celu połączenia danych.

• Aby wybrać podstawowe źródło danych, kliknij menu rozwijane Podstawowe źródło danych, a następnie wybierz źródło danych.
  
  
• Kontynuuj wybieranie dodatkowych źródeł danych. W prawym panelu można wyświetlić relacje między aktualnie wybranymi źródłami danych.
• Podczas wybierania źródeł wyświetl panel podglądu w dolnej części ekranu, aby uzyskać podgląd danych.
• Po wybraniu źródeł danych, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Next.

Dodawanie właściwości i pól

Wybierz pola do uwzględnienia w zestawie danych. Do zestawu danych można dodać istniejące właściwości HubSpot, a także niestandardowe pola formuł.

Dodaj właściwości

• Aby dodać właściwości do zestawu danych, przeciągnij i upuść właściwości z lewego paska bocznego do sekcji Pola zestawu danych.

• Aby zmienić nazwę właściwości lub wyświetlić podgląd jej danych, kliknij właściwość w sekcji Pola zestawu danych, a następnie wprowadź nową nazwę w polu nazwy po prawej stronie. Zmiana nazwy właściwości spowoduje aktualizację jej nazwy tylko w tym zestawie danych. Pozwala to dostosować sposób wyświetlania tych pól w kreatorze raportów, ale nie ma wpływu na nazwę istniejącej właściwości.

Dodawanie pól formuły

Pola formuł są specyficzne dla zestawu danych i mogą być używane do obliczania wartości na podstawie właściwości w zestawie danych. Dowiedz się więcej o tworzeniu formuł przy użyciu wyrażeń elastycznych.

• Aby utworzyć pole formuły, kliknij opcję Utwórz pole > Pole formuły.
  
  
• Na dole wprowadź nazwę pola.
• Wprowadź formułę. Możesz odwoływać się do właściwości dodanych do zestawu danych, a także do innych właściwości HubSpot poza zestawem danych i używać funkcji do obliczeń na podstawie właściwości i danych dosłownych. Więcej informacji na temat składni i definicji formuł znajduje się poniżej.
  • Aby ręcznie wprowadzić formułę, zacznij wpisywać w polu Formula. Domyślnie HubSpot wyświetla opcje autouzupełniania podczas wprowadzania tekstu.
    
    
  • Aby wstawić właściwość dodaną do zestawu danych, kliknij menu rozwijane pola Dataset, a następnie wybierz właściwość.
  • Aby wstawić właściwość, której nie ma w zestawie danych, kliknij menu rozwijane właściwości HubSpot, a następnie wybierz właściwość.
  • Aby wstawić funkcję, kliknij menu rozwijane Funkcja, a następnie wybierz funkcję.
  • Aby wstawić fragment kodu, kliknij menu rozwijane Fragment kodu, a następnie wybierz gotową formułę. Fragmenty są wypełniane na podstawie źródeł zawartych w zestawie danych. Dlatego różne fragmenty będą dostępne dla zestawów danych utworzonych ze źródła danych kontaktów w porównaniu do źródła danych transakcji.

• Podczas tworzenia formuł pole Formuła wyświetli wszelkie wykryte błędy. Jeśli formuła jest nieprawidłowa, wyświetlony zostanie wskaźnik. Kliknij [X], aby wyświetlić szczegóły błędu.
  
• Po skonfigurowaniu pól kliknij przycisk Review w prawym górnym rogu.

Dodawanie pól warunkowych

Pola warunkowe umożliwiają użytkownikom grupowanie lub grupowanie danych na podstawie ustawionych warunków. Pola te mogą być używane tylko w zestawach danych lub kreatorze raportów niestandardowych. Możesz użyć pól warunkowych, aby obliczyć różne prowizje na podstawie wielkości transakcji lub przetłumaczyć odpowiedzi zwrotne na kategorie, na przykład etykieta między 1-6 jest oznaczona jako krytyk.

Pole warunkowe umożliwia utworzenie formuły przy użyciu funkcji JEŻELI(). Wszelkie pola utworzone przy użyciu pola warunkowego można odtworzyć przy użyciu funkcji JEŻELI() w standardowym polu tworzenia formuły.

• Aby utworzyć pole warunkowe, kliknij opcję Utwórz pole > Pole formuły warunkowej.

• Na dole wprowadź nazwę pola. Nazwa ta będzie wyświetlana podczas tworzenia raportu przy użyciu tego segmentu.
• W sekcji Warunek wprowadź warunek JEŻELI. Dla każdego wiersza danych, jeśli warunek ustawiony w tej sekcji jest prawdziwy, wiersz zostanie oznaczony wartością ustawioną wpolu Then . Jeśli warunek jest fałszywy, wiersz zostanie oznaczony wartością ustawioną wpolu Wartość domyślna . Możesz odwoływać się do właściwości, które dodałeś do zestawu danych, a także do innych właściwości HubSpot poza zestawem danych i używać funkcji do obliczeń na podstawie właściwości i danych dosłownych. Więcej informacji na temat składni i definicji formuł znajduje się poniżej.
  • Aby ręcznie wprowadzić formułę, zacznij wpisywać w polu IF. Domyślnie HubSpot wyświetla opcje autouzupełniania podczas wprowadzania tekstu.
    
    
  • Aby wstawić właściwość dodaną do zestawu danych, kliknij menu rozwijane pola Dataset, a następnie wybierz właściwość.
  • Aby wstawić właściwość, której nie ma w zestawie danych, kliknij menu rozwijane właściwości HubSpot, a następnie wybierz właściwość.
  • Aby wstawić funkcję, kliknij menu rozwijane Funkcja, a następnie wybierz funkcję.
    
    
  • W polu Then wprowadź wartość, którą chcesz przypisać, jeśli warunek jest prawdziwy.

• Aby dodać kolejne pole warunkowe, kliknij przycisk Dodaj blok warunku. Bloki warunkowe są przetwarzane sekwencyjnie, jeśli pierwszy warunek jest prawdziwy, wartość zdefiniowana w tym bloku zostanie ustawiona. Jeśli warunek nie jest prawdziwy, HubSpot przejdzie do następnego bloku i tak dalej. Wszystkie wiersze, które nie spełniają ustawionych warunków, otrzymają wartość Default.
  
  
• W sekcji Default wprowadź wartość dla Else, jeśli warunek nie zostanie spełniony.
  
  
• Po skonfigurowaniu pól kliknij przycisk Review w prawym górnym rogu.

Filtr

Doprecyzuj swoje dane, dodając filtry do pól.

Aby dodać filtr:

• Przejdź do karty Filtry.
• Na lewym pasku bocznym kliknij i przeciągnij pola.
• Kliknij pole, aby wyświetlić jego opcje filtrowania. Wybierz filtr, a następnie kliknij przycisk Zastosuj.
• Filtry można grupować, klikając pole, a następnie klikając menu rozwijane Grupuj z innym filtrem. Wybierz inny aktywny filtr, a następnie kliknij przycisk Zastosuj.

• • Sposób użycia filtrów można zmienić, klikając menu rozwijane Uwzględnij dane, jeśli pasują do :
    • Wszystkie filtry poniżej: dane muszą spełniać wszystkie ustawione filtry.

• • • Dowolny z poniższych filtrów: dane mogą zostać uwzględnione, jeśli spełniają jeden lub więcej z ustawionych filtrów.
    • Niestandardowe reguły filtr owania: napisz własne reguły filtrowania. Możesz użyć wyrażeń logicznych, takich jak "1 i (2 lub 3)".

• • Aby rozgrupować filtry, kliknij filtr, a następnie kliknij menu rozwijane Grupuj z innym filtrem. Wybierz opcję Brak, a następnie kliknij przycisk Zastosuj.
• Po skonfigurowaniu filtrów kliknij przycisk Dalej.

Przegląd

Przejrzyj zestaw danych przed jego zapisaniem.

• W obszarze Źródła wyświetl wybrane źródła danych.
• W sekcji Pola wyświetl pola w zestawie danych. Obejmuje to:
  • Pole: nazwa pola.
  • Pochodne: czy pole jest standardowym polem HubSpot, czy niestandardowym polem obliczeniowym.

• Typ danych: typ danych zawartych w polu.
• Input: wyrażenie pola.
• Źródło : źródło danych (np. Kontakty).
• W panelu Podgląd wyświetl podgląd danych. Możesz kliknąć opcję Wyświetl relacje tabeli, aby zobaczyć, w jaki sposób dane są połączone.
• Po przejrzeniu danych zapisz zestaw danych, klikając przycisk Zapisz.
• W prawym panelu wprowadź nazwę i opis zestawu danych.
• Kliknij przycisk Zastosuj.

Następnie zostaniesz przeniesiony do kreatora raportów, w którym możesz utworzyć raport na podstawie zestawu danych.

Wyświetlanie zestawów danych i zarządzanie nimi

Na pulpicie nawigacyjnym zestawów danych można wyświetlać i edytować istniejące zestawy danych.

• Na koncie HubSpot przejdź do Raporty > Zarządzanie danymi, a następnie wybierz Zestawy danych.
• Istniejące zestawy danych można filtrować za pomocą filtrów w górnej części tabeli.
• Aby edytować zestaw danych, najedź na niego kursorem, a następnie kliknij Edytuj. Zostaniesz przeniesiony na stronę szczegółów zestawu danych.
  • Na karcie Podgląd można wyświetlić podgląd danych zestawu danych.
  • Na karcie Metadane wyświetl źródła danych i pola zawarte w zestawie danych. Obejmuje to:
    • Pole: nazwa pola.
    • Derived : czy pole jest standardowym polem HubSpot, czy niestandardowym polem obliczeniowym.
    • Typ danych: typ danych zawartych w polu.
    • Input: ciąg znaków używany do wprowadzania danych do pola.
    • Źródło : źródło danych (np. Kontakty).
  • Na karcie Raporty wyświetl raporty utworzone przy użyciu zestawu danych.

  • Na stronie szczegółów zestawu danych można również utworzyć nowy raport przy użyciu zestawu danych, klikając opcję Utwórz raport.

Tworzenie raportu przy użyciu zestawu danych

Po utworzeniu zestawu danych można utworzyć raport na podstawie zestawu danych w kreatorze raportów lub w narzędziu zestawów danych.

• Aby utworzyć raport z poziomu zestawu danych:
• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raporty > Zarządzanie danymi, a następnie wybierz Zbiory danych.
• Kliknij nazwę zestawu danych.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz raport.
• Kontynuuj tworzenie raportu w kreatorze raportów niestandardowych.
• Aby utworzyć raport w kreatorze raportów niestandardowych:
• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie i dane > Raporty..
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz raport.
• Wybierz opcję Custom Report Builder.
• U góry kliknij kartę Datasets, aby wyświetlić istniejące zestawy danych.

• Wybierz zestaw danych, którego chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk Dalej.

• Kontynuuj tworzenie raportu w kreatorze raportów niestandardowych.

Odniesienie

Składnia

W ramach funkcji można używać danych z właściwości i pól lub danych dosłownych. Dane właściwości i pól będą dynamiczne w zależności od poszczególnych źródeł danych, podczas gdy dane literalne są stałe. Na przykład:

• 2021-03-05 to dosłowna data, która jest stała.
• [CONTACT.createdate] jest datą opartą na właściwościach, która jest dynamiczna dla każdego rekordu kontaktu.

Funkcje mogą zawierać zarówno dane dosłowne, jak i dane właściwości/pola, o ile typy danych są zgodne z wymaganymi argumentami funkcji. Na przykład:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Poniżej znajduje się składnia literałów i danych właściwości/pól oraz sposób ich włączania do formuł.

Składnia literałów

Literały służą do dodawania do obliczeń określonych, statycznych ciągów tekstu, liczb, wartości true lub false oraz dat.

• Literałciągu znaków: tekst otoczony cudzysłowami. Na przykład “My cool string”.

• Literałliczbowy: liczby bez cudzysłowów. Na przykład 42.
• Boolean literal: true lub false.
• Dosłownadata: ciąg znaków sformatowany jako "YYY-MM-DD" lub numer znacznika czasu daty (np. 1635715904).

Składnia właściwości

Odwołania do właściwości umożliwiają bezpośrednie dołączanie wartości z właściwości wybranych źródeł danych. Nie trzeba dodawać właściwości jako pola zestawu danych, aby się do niej odwoływać.

Podczas odwoływania się do właściwości należy używać następującej składni:

• Wyrażenia referencyjne są zawsze otoczone nawiasami kwadratowymi ( [ i ] ).
• Odwołania do właściwości określają nazwę obiektu lub zdarzenia, po której następuje kropka i wewnętrzna nazwa właściwości. Na przykład:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Składnia odwołania do pola

Można odwoływać się do pól w formule, otaczając nazwę pola nawiasami kwadratowymi. Na przykład:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Można odwoływać się do pól w formułach, o ile operatory i funkcje formuły akceptują typ danych pola. Na przykład, jeśli utworzysz nowe pole zawierające ciąg znaków, możesz odwołać się do tego pola w funkcji, która akceptuje ciągi znaków:

• Jeśli pole 1 to [DEAL.name], zawiera ono wartość łańcuchową (nazwę transakcji).
• CONCAT([Field 1], "Q4") byłoby prawidłowe, ponieważ zawiera dwie wartości łańcuchowe.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) nie będzie prawidłowe, ponieważ zawiera zarówno ciąg znaków, jak i wartość liczbową.

Operatory

Operatorów można używać z wartościami dosłownymi i wartościami właściwości/pól, a operatory są obliczane w standardowej kolejności operacji PEMDAS. Pozwala to na zagnieżdżanie operatorów za pomocą nawiasów. Na przykład:

• Dodawanie liczby z odwołaniem do właściwości: 1 + [DEAL.amount]
• Używanie nawiasów do zagnieżdżania operacji: (1 + 2) * (3 + 4)

JEŻELI

Logika IF to zestaw reguł wykonywanych w przypadku spełnienia określonego warunku. Logiki IF można używać do różnicowania danych. Na przykład, można użyć logiki IF do:

• Obliczać różne prowizje na podstawie wielkości transakcji (np. dawać wyższy % za większą transakcję).
• Dzielenia transakcji na poziomy w celu analizy i działania w raportach.
• Przekładać odpowiedzi zwrotne na kategorie (np. etykieta 1-6 oznacza krytykę).
• Zdefiniuj priorytet kontaktu na podstawie tego, ile dni był oznaczony jako potencjalny klient.
  

LABEL

Funkcja LABEL konwertuje wartości interwałów właściwości wyliczeniowych na wartości przyjazne dla użytkownika. Niektóre właściwości zdefiniowane przez HubSpot, takie jak Deal i Contact owner, są reprezentowane jako wartości wewnętrzne. Utrudnia to analizę. W przypadku użycia ze zdefiniowanymi właściwościami HubSpot, które obsługują tłumaczenie, funkcja LABEL zapewni tłumaczenie na podstawie ustawień portalu, a nie ustawień użytkownika. Na przykład można użyć funkcji LABEL do:

• uzyskać dostęp do nazw kontaktów lub etapów transakcji bezpośrednio w polach

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Odnosić się do właścicieli HubSpot według nazwy bezpośrednio w polach

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Funkcje numeryczne

Funkcje ciągów

Funkcje daty