Tworzenie i wykorzystywanie zbiorów danych

Zbiór danych to kolekcja danych z całego konta HubSpot, które można następnie wykorzystać w raportach niestandardowych. Zestaw danych może zawierać właściwości obiektów CRM i zasobów HubSpot, wraz z formułami do obliczania danych w zależności od potrzeb. Na przykład, można utworzyć pole do obliczania rocznego powtarzającego się przychodu w oparciu o właściwość kwoty transakcji.

Tworzenie wielu zestawów danych dla swoich zespołów oznacza, że twórcy raportów nie będą musieli wybierać źródeł danych za każdym razem, gdy będą musieli stworzyć raport. Zestaw danych może być również aktualizowany po utworzeniu, co umożliwia jednoczesną aktualizację wszystkich raportów wykorzystujących ten zestaw danych.

Poniżej dowiedz się jak utworzyć zbiór danych, jak wykorzystać zbiór danych w raporcie, oraz definicje dostępnych funkcji w ramach narzędzia datasets.

Tworzenie zbioru danych

Aby utworzyć zbiór danych:

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Raporty > Zarządzanie danymi > Zestawy danych .
• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Create dataset.

Zostaniesz następnie przekierowany do zakładki Join

Dołącz do

Najpierw wybierz źródła danych, które chcesz włączyć do swojego zbioru danych. Źródła danych to obiekty, zasoby i zdarzenia, które chcesz raportować. Obejmuje to wszystkie obiekty CRM, takie jak kontakty lub obiekty niestandardowe, a także zasoby, takie jak strony internetowe i e-maile, konwersacje, działania sprzedażowe i inne. Możesz wybrać do 5 źródeł danych na zbiór danych.

Podstawowe źródło danych będzie głównym punktem zbioru danych, a wszystkie inne źródła danych będą się odnosić do tego podstawowego źródła. Aby połączyć te źródła danych, HubSpot łączy dane w tle za pomocą najkrótszej możliwej ścieżki. Na przykład kontakty i transakcje są bezpośrednio powiązane i mogą być wybrane bez konieczności stosowania dodatkowych złączeń.

Jednak inne źródła danych nie mogą być powiązane bezpośrednio i wymagają dodatkowych źródeł, aby połączyć dane razem. Na przykład, jeśli Twoim podstawowym źródłem są Deale i chcesz uwzględnić w raporcie dane dotyczące postów na blogu, HubSpot może połączyć te źródła tylko poprzez źródła Kontakty i Aktywności internetowe

• Aby wybrać podstawowe źródło danych, kliknij menu rozwijane Podstawowe źródło danych, a następnie wybierz źródło danych.
  
  
• Kontynuuj wybieranie dodatkowych źródeł danych. W prawym panelu można zobaczyć relacje między aktualnie wybranymi źródłami danych.
• W trakcie wybierania źródeł, zobacz okienko Preview na dole ekranu, aby zobaczyć podgląd danych.
• Po wybraniu źródeł danych, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Dalej.

Przygotuj stronę

Wybierz pola, które mają być zawarte w zbiorze danych. Do zbioru danych można dodać istniejące właściwości HubSpot, a także niestandardowe pola formuły.

Dodaj właściwości

• Aby dodać właściwości do zbioru danych, przeciągnij i upuść właściwości z lewego paska bocznego do sekcji Build your dataset.

• Aby zmienić nazwę właściwości lub wyświetlić podgląd jej danych, kliknij właściwość w sekcji Build your dataset, a następnie wpisz nową nazwę w polu nazwy po prawej stronie. Zmiana nazwy właściwości spowoduje aktualizację jej nazwy tylko w tym zbiorze danych. Dzięki temu możesz dostosować wygląd tych pól w kreatorze raportów, ale nie wpłynie to na nazwę istniejącej właściwości.

Dodaj pola formuły

Pola formuły są specyficzne dla zbioru danych i mogą być używane do obliczania wartości na podstawie właściwości w zbiorze danych. Dowiedz się więcej o budowaniu formuł przy użyciu wyrażeń elastycznych

• Aby utworzyć pole formuły, kliknij przycisk Utwórz pole formuły.
  
  
• Po prawej stronie, wpisz nazwę pola.
• W polu Formuła wprowadź swoją formułę. Można odwoływać się do właściwości dodanych do zbioru danych, jak również do innych właściwości HubSpot spoza zbioru danych, a także używać funkcji do obliczeń na podstawie danych właściwości i danych literowych. Dowiedzsię więcej o składni formuły i definicjach poniżej.
  • Aby ręcznie wprowadzić formułę, należy rozpocząć wpisywanie w polu Formuła. Domyślnie HubSpot wyświetla opcje autouzupełniania podczas wprowadzania tekstu. Aby wyłączyć autouzupełnianie, należy usunąć zaznaczenie pola wyboru Pokaż wskazówki dotyczące formuły.
    
    
  • Aby wstawić właściwość dodaną do zestawu danych, kliknij na pole Utworzone pole z menu rozwijanego, a następnie wybierz właściwość.
  • Aby wstawić właściwość, której nie ma w zbiorze danych, kliknij menu rozwijane Właściwość HubSpot, a następnie wybierz właściwość.
  • Aby wstawić funkcję, kliknij menu rozwijane Funkcja, a następnie wybierz funkcję.

• Podczas tworzenia formuł w polu Formuła będzie wyświetlany stan walidacji. Gdy formuła jest nieprawidłowa, wyświetlony zostanie czerwony wskaźnik stanu i można kliknąć Walidacja, aby zobaczyć szczegóły błędu.
  
• Po skonfigurowaniu pól kliknij przycisk Dalej w prawym górnym rogu.

Dodaj pola warunkowe

Pola warunkowe umożliwiają użytkownikom grupowanie lub wiaderkowanie danych na podstawie zadanych warunków. Pola te mogą być używane tylko w zestawach danych lub w konstruktorze raportów niestandardowych

Pole warunkowe pozwala na zbudowanie formuły przy użyciu funkcji IF(). Wszelkie pola zbudowane przy użyciu pola warunkowego mogą być odtworzone przy użyciu funkcji IF() w standardowym polu tworzenia formuły.

• Kliknij przycisk Utwórz pole warunkowe, aby utworzyć nowe pole warunkowe.
  
• Po prawej stronie, podaj nazwę pola. Nazwa ta będzie wyświetlana podczas tworzenia raportu z wykorzystaniem tego segmentu.
• W sekcji Warunek, wpisz swój warunek IF. Dla każdego wiersza danych, jeśli warunek określony w tej sekcji jest prawdziwy, wiersz zostanie oznaczony wartością określoną wpolu Then . Jeśli warunek jest fałszywy, wiersz zostanie oznaczony wartością ustawioną wpolu Wartość domyślna . Można odwoływać się do właściwości dodanych do zbioru danych, jak również do innych właściwości HubSpot spoza zbioru danych, a także używać funkcji do obliczeń w oparciu o właściwości i dane literalne. Dowiedz się więcej o składni formuły i definicjach poniżej.
  • Aby ręcznie wprowadzić formułę, należy rozpocząć wpisywanie w polu IF. Domyślnie HubSpot wyświetla opcje autouzupełniania podczas wprowadzania tekstu.
    
    
  • Aby wstawić właściwość HubSpot, właściwość dodaną przez użytkownika do zbioru danych lub funkcję, należy kliknąć menu rozwijane Insert, a następnie wybrać właściwość HubSpot, utworzone pole lub funkcję.
    
    
  • W polu Następnie wpisz wartość, którą chcesz przypisać, jeśli warunek jest prawdziwy.
  • Alternatywnie możesz zaznaczyć pole Zaawansowane wyrażenia, aby obliczyć wartość lub odwołać się do właściwości zamiast etykiety. Na przykład możesz użyć wyrażeń zaawansowanych do obliczenia prowizji.

• Aby dodać kolejne pole warunkowe, kliknij przycisk Dodaj blok warunkowy. Bloki warunkowe są przetwarzane sekwencyjnie, jeśli pierwszy warunek jest prawdziwy, to zostanie ustawiona wartość zdefiniowana w tym bloku. Jeśli nie jest to prawda, HubSpot przejdzie do następnego bloku i tak dalej. Wszystkim wierszom, które nie spełniają ustawionych warunków, zostanie przypisana wartość Default.
  
  
• W sekcji Wartość domyśl na wprowadź wartość dla Else, jeśli warunek nie zostanie spełniony.
  
  
• Po skonfigurowaniu pól kliknij przycisk Dalej w prawym górnym rogu.

Filtr

Doprecyzuj swoje dane dalej, dodając filtry do swoich pól.

Aby dodać filtr:

• Z lewego paska bocznego kliknij i przeciągnij pola do Nieaktywne filtry sekcji.
• Kliknąć pole, aby wyświetlić jego opcje filtr owania. Wybierz filtr, a następnie kliknij Apply.
• Możesz grupować filtry razem, klikając pole, a następnie k likając menu rozwijane Grupuj z innym filtrem. Wybierz inny aktywny filtr, a następnie kliknijZastosuj.

• • Można zmienić, czy filtry są pogrupowane według i lub logiki , klikając selektor logiki między filtrami, a następnie wybierając i lub lub.
    
    
  • Aby wyłączyć filtry, kliknij filtr, a następnie kliknij menu rozwijane Grupuj z innym filtrem. Wybierz opcję Brak, a następnie kliknij przycisk Zastosuj.
• Po skonfigurowaniu filtrów kliknij przyciskNastępnie.

Przeglądaj

Przejrzyj swój zbiór danych przed jego zapisaniem.

• W sekcji Sources(Źródła) wyświetl wybrane źródła danych.
• W sekcji Fields (Pola) wyświetl pola w zbiorze danych. Obejmuje to:
  • Pole: nazwa pola.
  • Derived: czy pole jest standardowym polem HubSpot, czy niestandardowym polem obliczonym.

• Typ danych: typ danych zawartych w polu.
• Wejście: wyrażenie pola.
• Source: źródło danych (np. Kontakty).
• W panelu Preview wyświetl podgląd swoich danych. Możesz kliknąć Wyświetl relacje tabeli, aby zobaczyć, jak dane są połączone.
• Po przejrzeniu danych zapisz zbiór danych, klikając Zapisz.
• W prawym panelu wpisz nazwę i opis dla zbioru danych.
• Kliknij przycisk Zastosuj.

Zostaniesz przeniesiony do kreatora raportów, gdzie możesz stworzyć raport

Przeglądanie i zarządzanie zestawami danych

Na pulpicie nawigacyjnym zestawów danych możesz przeglądać i edytować istniejące zestawy danych.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Raporty > Zarządzanie danymi, a następnie wybierz Zestawy danych.
• Możesz filtrować istniejące zbiory danych, korzystając z filtrów u góry tabeli.
• Aby edytować zbiór danych, najedź na niego, a następnie kliknij Edytuj. Zostaniesz przeniesiony na stronę szczegółów zestawu danych.
  • Na karcie Preview (Podgląd ) wyświetl podgląd danych zbioru danych.
  • Na karcie Metadane przejrzyj źródła danych i pola zawarte w zbiorze danych. Obejmuje to:
    • Pole: nazwa pola.
    • Pochodna: czy pole jest standardowym polem HubSpot, czy niestandardowym polem obliczonym.
    • Typ danych: typ danych zawartych w polu.
    • Wejście: ciąg używany do wprowadzenia danych do pola.
    • Źródło: źródło danych (np. Kontakty).
  • Na karcie Reports (Raporty ) można przeglądać raporty utworzone przy użyciu zbioru danych.

  • Na stronie szczegółów zestawu danych można również utworzyć nowy raport przy użyciu zestawu danych, klikając przycisk Build report.

Tworzenie raportu z wykorzystaniem zbioru danych

Po utworzeniu zbioru danych, możesz utworzyć raport na jego podstawie z poziomu kreatora raportów lub narzędzia zbiorów danych.

• Aby utworzyć raport z zestawu danych:
• Na swoim koncie HubSpot przejdź do sekcji Raporty > Zarządzanie danymi, a następnie wybierz zbiory danych.
• Kliknij nazwę zbioru danych.
• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Buduj raport.
• Kontynuuj budowanie raportu za pomocą kreatora raportów niestandardowych.
• Aby utworzyć raport z poziomu custom report builder:
• Na koncie HubSpot przejdź do Raporty > Raporty.
• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz raport niestandardowy.
• Na lewym pasku bocznym wybierz Kreator raportów niestandardowych.
• Po prawej stronie kliknij kartę Przeglądaj zestawy danych, aby wyświetlić istniejące zestawy danych.
  
  
• Wybierz zestaw danych, który chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk Dalej.

• Kontynuuj budowanie raportu za pomocą kreatora raportów niestandardowych.

Odnośnik

Składnia

Wewnątrz funkcji możesz użyć danych z właściwości i pól lub danych dosłownych. Dane właściwości i pól będą dynamiczne w oparciu o poszczególne źródła danych, natomiast dane dosłowne są stałe. Na przykład:

• 2021-03-05 jest dosłowną datą, która jest stała.
• [CONTACT.createdate] jest datą opartą na właściwościach, która jest dynamiczna dla każdego rekordu kontaktu.

Funkcje mogą zawierać zarówno dane dosłowne, jak i dane właściwości/pól, o ile typy danych są zgodne z wymaganymi argumentami funkcji. Na przykład:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", "[CONTACT.createdate]")

Składnia literałów

Używaj literałów, aby dodać do swoich obliczeń określone, statyczne ciągi tekstu, liczby, wartości true lub false oraz daty.

• String literalny: tekst otoczony cudzysłowem. Na przykład "Mój fajny ciąg".

• Number literal: liczby bez cudzysłowów. Na przykład 42.
• Boolean literal: prawda lub fałsz.
• Date liter al: ciąg sformatowany jako "YYY-MM-DD", lub numer znacznika czasu daty (np. 1635715904).

Składnia właściwości

Odwołania do właściwości pozwalają na bezpośrednie dołączenie wartości z właściwości wybranych źródeł danych. Nie musisz dodawać właściwości jako pola zestawu danych, aby się do niej odwołać.

Użyj następującej składni podczas odwoływania się do właściwości:

• Wyrażenia referencyjne są zawsze otoczone nawiasami kwadratowymi ( [ i ] ).
• Odwołania do właściwości określają nazwę obiektu lub zdarzenia, po której następuje kropka i wewnętrzna nazwa właściwości. Na przykład:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [FIRMA.nazwa]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Składnia odniesienia do pola

Możesz odwoływać się do pól w formule, otaczając nazwę pola nawiasami kwadratowymi. Na przykład:

• • [Pole 1]
  • [My awesome custom field]

Możesz odwoływać się do pól w formułach, o ile operatory i funkcje formuły akceptują typ danych pola. Na przykład, jeśli utworzysz nowe pole zawierające ciąg znaków, możesz odwołać się do niego w funkcji akceptującej ciągi znaków:

• Jeśli pole 1 to [DEAL.name], to zawiera ono wartość łańcuchową (nazwę transakcji).
• CONCAT([Field 1], "Q4") byłby ważny, ponieważ zawiera dwie wartości łańcuchowe.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) nie byłby poprawny, ponieważ zawiera zarówno wartość łańcuchową, jak i liczbową.

Operatory

Możesz używać operatorów z wartościami literalnymi i właściwościami/polami, a operatory są obliczane w standardowej kolejności operacji PEMDAS. Pozwala to na zagnieżdżanie operatorów za pomocą nawiasów. Na przykład:

• Dodanie liczby z odwołaniem do właściwości: 1 + [DEAL.amount]
• Używanie nawiasów do zagnieżdżania operacji: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

Logika IF to zestaw reguł wykonywanych w przypadku spełnienia określonego warunku. Możesz użyć logiki IF do różnicowania danych. Na przykład, możesz użyć logiki IF do:

• Obliczaj różne prowizje w zależności od wielkości transakcji (np. daj wyższy % dla większej transakcji).
• Grupuj transakcje na poziomy w celu analizy i działań w raportach.
• Przekładaj odpowiedzi na opinie na kategorie (np. etykieta 1-6 oznacza "detraktor").
• Zdefiniuj priorytet kontaktu na podstawie tego, ile dni był oznaczony jako lead.
  

LABEL

Funkcja LABEL konwertuje wartości interwałowe właściwości wyliczeniowych na wartości przyjazne dla użytkownika. Niektóre właściwości zdefiniowane przez HubSpot, takie jak Deal i Właściciel kontaktu

• Dostęp do nazw kontaktów i etapów transakcji bezpośrednio w polach

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Odwołanie się do właścicieli HubSpot przez nazwę bezpośrednio w polach

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Funkcje numeryczne

Funkcje łańcuchowe

Funkcje dotyczące dat