Use os recursos Track e Log do complemento do HubSpot Sales Office 365 para monitorar e manter um registro do envolvimento de seus contatos com seus e-mails. Com o recurso de rastreamento ativado, você pode receber notificações em tempo real quando um contato abrir seu e-mail. Você também pode optar por registrar o e-mail para o registro do contato no HubSpot, a fim de manter um registro de todas as comunicações anteriores para a referência da sua equipe.
Pode rever as informações sobre abertura e clique de e-mails no feed de actividades; os e-mails registados são guardados em registos de contactos individuais e nos respectivos registos associados . Pode saber mais sobre a diferença entre rastrear e registar em neste artigo.
Este artigo aborda o rastreamento de e-mails e o registro de e-mails com o suplemento do HubSpot Sales Office 365. Se estiver a utilizar o suplemento de ambiente de trabalho do Outlook, saiba como acompanhar e registar e-mails com o suplemento de ambiente de trabalho do Outlook.
Definir as configurações de registro e rastreamento padrão
Superadministradores podem atualizar o comportamento predefinido para rastrear, registar e associar e-mails a todos os utilizadores da sua conta.
Para configurar esses padrões:
- No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Atividades.
- Clique na guia Registro e rastreamento de e-mail.
- Em Configurações de registro e rastreamento de e-mail, configure como os e-mails serão registrados no HubSpot marcando ou desmarcando as caixas de seleção associadas:
- Aplicar configuração de registro padrão para todos os usuários: quando esta configuração está ativada, você pode clicar para ativar ou desativar a opção Registre todos os e-mails por padrão para definir se os e-mails são registrados por padrão para todos os usuários da sua conta.
- Aplicar associação padrão para todos os usuários: quando esta configuração está ativada, você pode clicar no menu suspenso e selecionar os tipos de registro padrão para associar a uma mensagem de e-mail registrada.
- Aplicar configuração de acompanhamento padrão para todos os usuários: se você tiver marcado a caixa de seleção Permitir que todos os usuários rastreiem e-mails e vejam quando os destinatários abrem e clicam em seus e-mails, poderá ativar esta configuração para definir se todos os e-mails serão rastreados por padrão para todos os usuários da conta.
Rastreamento de e-mails
Para enviar um e-mail rastreado usando o complemento do Office 365:
- Faça login na sua conta do Outlook.
- Escreva um novo e-mail.
- Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
- Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Esse processo será ligeiramente diferente, dependendo do cliente de e-mail em uso:
- Se estiver a utilizar o suplemento do Office 365 a partir do ambiente de trabalho do Outlook num PC ou Mac, na janela de mensagem, clique em Sales Tools.
- Se estiver a utilizar o suplemento do Office 365 numa conta do Outlook na Web ou do Outlook.com, no canto inferior direito da janela de composição do e-mail, clique no ícone de roda dentada sprocket .
- No painel direito, seleccione a caixa de verificação Acompanhar aberturas de correio eletrónico (os utilizadores com lugares pagos atribuídos no Sales Hub verão Acompanhar aberturas e cliques de correio eletrónico).
- Mantenha o painel HubSpot Sales aberto com a caixa de verificação selecionada e, em seguida, clique em Enviar.
Exibir o status do e-mail rastreado
Antes de o seu contacto abrir o e-mail, a linha de assunto do e-mail e o destinatário serão apresentados no seu feed de actividades no HubSpot como Enviado.
Quando o destinatário abrir o e-mail, você receberá uma notificação pop-up em tempo real na sua área de trabalho e a notificação de e-mail marcada como Aberta no feed de atividades. Clique no menu pendente abaixo do nome do contacto para ver quando o destinatário abriu o seu e-mail. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas no menu suspenso.
Observe: notificações em tempo real aparecerão quando enviar e-mails rastreados usando o suplemento do Office 365 e se tiver a extensão do Chrome do HubSpot Sales. Caso contrário, só verá a atividade no seu feed de atividade do HubSpot.
Também pode ver como os seus contactos se estão a envolver com os seus emails rastreados a partir da Extensão do Chrome. Para aceder ao seu feed de actividades a partir da extensão do Chrome, clique no ícone HubSpot sprocket sprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome.
Saiba mais sobre rastreio de correio eletrónico e notificações de vendas e como desativar o rastreio.
Rastreamento com a opção de privacidade de dados ativada
Se tiver ativado as definições de privacidade de dados na sua conta, a HubSpot só pode rastrear as aberturas de e-mail de um contacto quando este tiver uma base jurídica atribuída para o tratamento de dados. Ao compor um e-mail no Office 365, a caixa de verificação Track email opens and clicks ficará a cinzento para indicar a inelegibilidade de rastreio de um contacto.
As aberturas de e-mail não serão rastreadas para contactos sem base jurídica para o processamento de dados ou para destinatários de e-mail que ainda não sejam contactos. Ao enviar um e-mail a vários destinatários, as aberturas de e-mail serão monitorizadas de forma anónima.
Pode alterar a elegibilidade de seguimento de um contacto actualizando a sua propriedade Base jurídica para o processamento dos dados do contacto.
Registro de e-mails
Para registrar um e-mail e adicionar novos contatos ao HubSpot de um e-mail registrado, o endereço de e-mail do remetente deve ser um dos seguintes:
Pode especificar endereços de e-mail e domínios para os quais não pretende registar e-mails nas suas definições de conta da HubSpot . Ou pode adicionar estes endereços de correio eletrónico e domínios nas definições do suplemento.
Observação: anexos de e-mail maiores que 50 MB não serão registrados no HubSpot. Seu e-mail ainda será entregue com sucesso ao contato e será registrado no CRM, mas sem um anexo.
Enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365
Para enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365:
- Escreva um novo e-mail no Outlook.
- Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
- Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Esse processo será ligeiramente diferente, dependendo do cliente de e-mail em uso:
- Se estiver a utilizar o suplemento do Office 365 a partir do ambiente de trabalho do Outlook num PC ou Mac, na janela de mensagem, clique em Sales Tools.
- Se estiver a utilizar o suplemento do Office 365 a partir do Outlook na Web ou de uma conta Outlook.com, no canto inferior direito da janela de composição do email, clique no ícone de roda dentada sprocket .
- No painel direito, marque a caixa de seleção Registrar. O seu endereço BCC será preenchido automaticamente no campo BCC .
- Por padrão, a complemento selecionará automaticamente os últimos cinco registros de negócio ou ticket associados do contato no qual registrar os e-mails. Apenas as ofertas ou bilhetes numa fase Open serão automaticamente seleccionados. Para selecionar explicitamente em quais registros o e-mail será registrado:
Observação: você deve usar o Office 365 versão 1910 ou superior para selecionar explicitamente em quais registros o e-mail será registrado.
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- Clique no menu suspenso ao lado da caixa de seleção Log .
- Seleccione/desmarque as caixas de verificação junto aos registos em que pretende registar a mensagem de correio eletrónico.
- Se você enviar um e-mail para um destinatário que ainda não é um contato no seu CRM, um novo registro de contato será criado. Você o e-mail do contato será listado ao editar as associações. Desmarque a caixa de seleção se não quiser que o e-mail registre o novo registro do contato. Saiba como registar e-mails em registos de contactos existentes apenas.
- Mantenha o painel HubSpot Sales aberto com a caixa de verificação selecionada e, em seguida, clique em Enviar.
Pode personalizar os registos associados aos quais os seus e-mails são automaticamente registados nas definições do suplemento Office 365. Se estiver a utilizar contactos de marketing, um novo contacto criado por um e-mail registado será definido como não comercial.
Nota: se um novo contacto for criado através de um e-mail registado, o utilizador do HubSpot que enviou o e-mail será automaticamente atribuído como proprietário do contacto, desde que não tenha sido atribuído um proprietário anterior.
Visualizar o e-mail registrado no HubSpot
Os e-mails que são registados no HubSpot usando o suplemento do Office 365 serão automaticamente associados aos registos que especificou antes de enviar o e-mail.
Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:
- Na sua conta da HubSpot, navegue para seus contatos, empresas ou negócios.
- Clique no nome do registro.
- Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte:
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- Registros associados: clique para editar registros associados de empresas ou negócios.
- Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo do contato.
- Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.
- Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
- Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
- Anexos: clique para abrir anexos associados a este envio de e-mail específico.
- Responder: clique em Responder para enviar uma resposta de e-mail para o contato pelo HubSpot.
Atenção: para enviar respostas de e-mail do HubSpot e registar respostas recebidas no HubSpot, tem de ter uma caixa de entrada ligada.