瞭解 HubSpot 工具如何使用敏感資料

在您的 HubSpot帳戶中啟用「敏感資料」功能後，某些工具在使用敏感資料時會有特殊的注意事項或運作方式。請參閱本文，進一步了解敏感資料的適用範圍，以及如何在各工具中妥善管理敏感資料。

如需更多關於敏感資料的資訊，請參閱敏感資料條款頁面。若要了解如何啟用敏感資料及建立敏感資料屬性，請參閱這篇文章。

請注意：部分工具不支援敏感資料，包括聊天機器人、個人化代碼、操作手冊及沙盒。高度敏感資料的限制更為嚴格，僅能在特定情境下使用。

HubSpot 工具中的高度敏感資料

以下所有段落均適用於敏感資料，但僅部分列出的工具支援高度敏感資料。高度敏感資料僅可在以下情境中使用：

• 在 HubSpot 中檢視與編輯屬性值。
• 透過 HubSpot表單、非 HubSpot 表單以及表單提交驗證 API上傳至表單。
• 在記錄上、透過備註、一對一電子郵件以及高度敏感的檔案屬性中手動上傳附件。

敏感資料屬性

建立用於儲存敏感資料的屬性後：

• 超級管理員可設定欄位層級權限，將該屬性的檢視與編輯權限限制為特定使用者及團隊。強烈建議採取此措施，以確保敏感資料僅能由指定使用者檢視或修改。
• 超級管理員可在稽核日誌中檢視與敏感資料屬性值相關的用戶操作。
• 超級管理員可編輯或刪除敏感資料屬性。

敏感資料屬性值

擁有敏感資料屬性存取權限的使用者，可手動或透過匯入及工作流程更新該屬性的值。若您的帳戶允許HubSpot 員工存取以排除技術支援問題，HubSpot 員工將無法檢視敏感資料屬性的值。

對於高度敏感資料屬性，擁有該屬性值存取權限的使用者必須點擊「解密」才能檢視或編輯該值。例如：

附件

透過儲存敏感資料與高度敏感資料的功能，您可在 HubSpot 各工具中儲存包含敏感資訊的檔案。一旦啟用敏感資料設定，透過以下方式上傳的附件將在 HubSpot 資料庫儲存中受到額外的加密層保護。此設定亦會移除無需驗證即可對外分享檔案的選項，並禁止 HubSpot 員工存取該附件。

透過以下方式新增的檔案將受到保護：

• 從您的電腦上傳至「 附件」區段中的某筆記錄。
• 透過新增備註在記錄中上傳。
• 透過聯絡人的電子郵件上傳至記錄。
• 在 HubSpot 行動應用程式中的記錄上傳。
• 上傳至檔案類型屬性。
• 透過表單提交上傳。
• 透過匯入上傳。

您可以透過各工具的權限設定來控制使用者對附件的存取權限。例如，您可以限制特定使用者存取聯絡人檔案，確保他們無法取得相關檔案。

Breeze 工具

HubSpot 的 AI 工具 Breeze 可協助您在 HubSpot 客戶平台上自動化任務、彙整數據洞察、草擬內容等。僅具備超級管理員權限的使用者才能啟用某些 Breeze 工具，例如Breeze Assistant。

Breeze Assistant 產品相容於已啟用「敏感資料」功能的帳戶。然而，系統設有若干限制，以防止敏感資料屬性的自訂屬性值被用於訓練 Breeze 模型，從而避免敏感資料外洩。

若您啟用「敏感資料」，您所建立的敏感資料屬性將不會用於訓練 Breeze 模型。然而，您帳戶內的其他客戶資料可能會被用於訓練 Breeze 模型。您可透過寄送電子郵件至 privacy@hubspot.com，選擇不讓您的客戶資料用於機器學習。如需更多資訊，請參閱HubSpot 的 《服務條款》及《隱私權政策》。

請注意：請避免在為 Breeze 功能設定的資料輸入中分享任何敏感資訊，包括您的提示文字。超級管理員可透過 在帳戶管理設定中設定生成式 Breeze 功能。若要了解 Breeze 如何運用您的資料提供值得信賴的 AI 服務，同時讓您掌握資料控制權，請參閱我們的Breeze 信任常見問題。

如需更多關於 Breeze 的資訊，請參閱Breeze 模型卡片。若您不希望 Breeze 處理您的敏感資料，請避免使用 Breeze。

資料中心

您可以將敏感資訊儲存於您使用的任何資料中心中。

若您未指定儲存 HIPAA 資料，則有資格從北美資料中心遷移至歐盟資料中心。若您已指定儲存 HIPAA 資料，則無法遷移至其他資料中心。

資料同步

您可以透過欄位映射與資料同步應用程式同步敏感資料。同步資料時：

• 同步可為雙向進行。由於無法總是確定第三方應用程式的欄位是否屬敏感資料，因此某些情況下，非敏感欄位可能會與 HubSpot 敏感資料屬性進行雙向同步。若已知第三方應用程式的欄位屬敏感資料，則無法與非敏感的 HubSpot 屬性進行同步。
• 對於資料同步應用程式而言，「敏感資料」與「高度敏感資料」屬性被視為相同。

表單 

透過在 HubSpot 中儲存敏感資料的功能，您可以放心使用HubSpot 表單及 非 HubSpot 表單，向訪客收集敏感資訊。透過表單收集的敏感資料將經過加密，並安全地同步至 CRM。任何透過表單提交上傳且與敏感資料屬性相關的檔案，亦將被視為敏感資料。

僅具備檢視敏感資料適當權限的使用者，才能查看表單提交的值以及標記為敏感的檔案。所有表單提交通知亦將遵循敏感資料的使用者權限要求。

整合

開發人員可參考API 文件來建立用於同步敏感資料的整合功能。根據敏感資料條款，若您選擇與第三方產品進行整合，或以其他方式將第三方產品用於訂閱服務，即表示您確認由該等第三方產品託管或處理的客戶資料，將依照該等第三方所維持的政策進行託管。

若您儲存受 HIPAA 保護的敏感資料，Snowflake Data Share整合功能僅支援以下區域：AWS US_EAST_1 及 AWS EU_CENTRAL_1。

多帳戶管理

使用敏感資料的帳戶無法作為多帳戶管理中資料鏡像功能的來源帳戶。此限制可防止敏感資料意外分享至其他帳戶。

啟用「敏感資料」功能將使您的帳戶無法被選為資料鏡像的來源帳戶。若您的帳戶已是資料鏡像的來源帳戶，啟用「敏感資料」功能將自動停用該帳戶的資料鏡像功能。

通知

一旦您的帳戶啟用「敏感資料」功能，某些通知預設將不會包含預覽內容（例如：筆記正文的預覽），以避免顯示敏感資料。 目前此情況將發生於以下通知：您在記錄或評論中被 @ 提及、您被指派任務或收到任務提醒、您追蹤的記錄有活動，或您參與的活動有新評論。

電子郵件通知預覽內容預設為隱藏，但您可以選擇啟用：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「帳戶管理」下，導航至「安全性」。
3. 點擊「敏感資料」分頁。 
4. 在「敏感資料保護」區段中，點擊「編輯」。
5. 若要允許通知預覽，請將「在通知電子郵件中顯示完整內容」開關切換為開啟。

6. 若您過去曾開啟預覽功能，欲隱藏通知預覽，請將「在通知電子郵件中顯示完整內容」開關切換為關閉。
7. 點擊「完成」。

工作流程

若您在工作流程中使用敏感資料屬性，建議限制對工作流程工具的存取權限。

您可以在「當篩選條件成立時」的登錄觸發器，以及AND/OR工作流程分支中使用敏感資料屬性。您也可以在「編輯記錄」工作流程動作中使用個人化代碼，以複製敏感資料屬性的值。

目前工作流程不支援以下項目：

• 複製引用敏感資料屬性的屬性動作
• 使用或參照敏感資料屬性的個人化代碼 
• 當發生事件時，註冊會根據敏感資料屬性值的變更而觸發。

其他資源

• 有關 HubSpot 安全計畫的更多資訊，請參閱HubSpot 信任中心。
• 如需瞭解如何管理敏感資料設定及建立敏感資料屬性，請參閱這篇文章。
• 如需瞭解如何透過 API 管理敏感資料，請參閱開發人員文件。