ワークフロー設定を管理する
更新日時 2024年 4月 24日
以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。
Marketing Hub Professional , Enterprise |
Sales Hub Professional , Enterprise |
Service Hub Professional , Enterprise |
Operations Hub Professional , Enterprise |
ワークフローの設定と通知タブでは、アクションの実行時期の管理、登録解除トリガーの設定、関連付けを追加キャンペーン、Salesforce 登録の許可、ワークフロー関連通知の設定ができま す。
ワークフローの設定にアクセスするには、次の手順を実行します。
- HubSpotのアカウントにて、[自動化]>[ワークフロー]の順に進みます。
- ワークフローの名前をクリックします。
- ワークフローエディターで、[設定と通知]タブをクリックします。
全般
Generalページでは、全てのワークフロータイプにおいて、いつアクションを実行できるかを管理することができます。コンタクトベースのワークフローでは、Salesforceからコンタクトの登録を許可したり、ワークフローとキャンペーンを関連付けたりすることができます。
ワークフローエディターのGeneralページで、フォローしない(No follow) を設定します:
- これらのアクションをいつ実行しますか:アカウントのタイムゾーンに基づき、レコードがワークフローアクションを実行できる時間を指定します。デフォルトでは、ワークフローアクションは登録レコードがアクションに到達するとすぐに実行されます。実行時間枠を指定する場合は、以下の点に注意すること:
- ワークフローに一時停止日がない場合:
- レコードが指定された実行時間ウィンドウ外のアクションに到達した場合、ワークフローは、次の利用可能な日の最も早い利用可能な時間にアクションの再スケジュールを試みます。
- ワークフローに一時停止日がない場合:
-
- ワークフローに一時停止日がある場合:
- レコードが指定された実行時間外にアクションに到達した場合、ワークフローは次の利用可能な日の最も早い利用可能な時刻にリスケジュールを試みます。
- レコードが指定された実行時間内にアクションに到達したが、指定された実行日に到達しなかった場合、ワークフローは次の利用可能な日の同じ時刻に再スケジュールを試みます。
- ワークフローの過負荷を防止するため、15分の時間枠内で実行されるようにアクションが再スケジュールされます。例えば、次の予定が午前9:00の場合、9:00~9:15の範囲内でアクションが再スケジュールされます。
- 遅延やif/then分岐は再スケジュールされないが、以下のアクションは再スケジュールされる。例えば、取引ベースのワークフローで、月曜日から木曜日の午前9時から午後5時までしかアクションを実行しないように設定されている場合。取引は木曜日に2日間の遅延に入り、土曜日に遅延を解除する。次回のアクションは、月曜日のAM9:00~9:15の間に変更されます。
- ワークフローに一時停止日がある場合:
-
ワークフローを一時停止し、特定の日付にアクションが実行されないようにします。また、毎年休止する日を設定することも可能です。これらの日付では、レコードがアクションに到達すると、次の利用可能な日付まで一時停止されます。休止日を利用する場合は、以下の点に注意してください:
- 一時停止日付では、アクション再スケジュールの際に、その他の日付設定が考慮されます。例えば、月~水曜日の午前9時から午後5時までの間だけアクションを実行するようにワークフローが設定されている場合。水曜日に行われる休止日を追加した場合、次のアクションは次の月曜日の午前9時に再スケジュールされます。
- レコードは、休止日にも登録し、遅延やif/then分岐を入力します。遅延やif/thenの分岐を抜けると、代わりに次のアクションで一時停止します。
- Salesforceからこのワークフローにコンタクトを登録できるようにする: Salesforce連携をインストールし、HubSpot Visualforceウィンドウを追加した場合、HubSpotに同期したSalesforceリードとコンタクトをコンタクトベースのワークフローに登録するように選択できます。SalesforceのリードやコンタクトをSalesforceから直接HubSpotワークフローに登録する方法の詳細はこちらをご覧ください。
- キャンペーン:コンタクトベースのワークフローをキャンペーンに関連付けます .この設定は、Marketing Hub ProfessionalまたはEnterpriseのサブスクリプションを持つアカウントにのみ有効です。キャンペーンがワークフローに関連付けされると、以下のデータがキャンペーンで利用可能になります:
- 登録済みコンタクトの数。
- 目標リストに参加したコンタクトの数。ワークフローの目標を設定する方法をご確認ください。
- ワークフロー全体のコンバージョン率。この率は、目標リストに参加したコンタクトの数を開始済みワークフローの数で除算してから、100を乗算して算出されます。
- アクションを実行する時間帯は?またはアクションの実行を一時停止する日付は?の設定で、アクションでレコードが一時停止または再スケジュールされた場合、アクションにはそれらのレコードのカウントが表示されます。具体的なレコードと、いつ進行が再開されるかを確認するためです:
- [アクション]をクリックします。
- 右側のパネルで、アクションタブの[オブジェクト] をクリックします。
登録解除と除外
コンタクトベースのワークフローでは、統合されたコンタクトの登録管理、登録基準を満たさなくなったコンタクトの削除、特定のリストからのコンタクトの登録防止が可能です。
他のワークフロータイプでは、有効なレコードの登録を解除したり、登録や再登録を防ぐための条件を設定することができます。
コンタクトベースのワークフローにおける登録解除と除外の管理
コンタクトベースワークフローの「登録解除と除外」タブで、以下を設定します:
- このワークフローにコンタクトを登録する場合:別のワークフローにも登録されているコンタクトをどうするかを決定します。既定では、コンタクトは他のワークフローから削除されません。
- 他のワークフローから削除しない:コンタクトは他のワークフローに登録されたままになります。これは既定の設定である。
- 他のすべてのワークフローから削除:コンタクトがこのワークフローに登録されると、他のすべてのワークフローからそのコンタクトが削除されます。
- 特定のワークフローから削除:コンタクトがこのワークフローに登録されると、指 定したワークフローから削除されます。
- コンタクトが登録トリガー条件を満たさなくなった場合、このワークフローにコンタクトを登録する場合:登録中にコンタクトが登録トリガー条件を満たさなくなった場合、コンタクトを削除するかどうかを決定します。デフォルトでは、コンタクトは削除されません。
- この設定がYes...に設定されている場合、条件を満たさないコンタクトを手動で登録することはできません。
- この設定をオンにする前に、登録トリガーを満たさなかったコンタクトが現在ワークフローに登録されている場合、そのコンタクトは次のアクション(分岐と遅延を除く)に到達するまで登録解除されません。コンタクトをすぐに登録解除したい場合は、手動で登録解除する必要があります。
- この設定が有効なときに、登録トリガーを満たさないテストコンタクトを登録すると、ワークフローから自動的に登録が解除され、どのステップも実行されなくなります。
- デフォルトでは、ワークフロー は マージされたコンタクトを登録しません たとえマージされたコンタクトがこのワークフローに登録する条件を満たしていてもです。 ただし、統合されたコンタクトは、登録トリガーを再度満たし、再登録が有効になっていれば、将来的に登録することができます()。例えば、登録トリガーがフォームへの入力である場合、コンタクトを登録する場合、デフォルトではこのコンタクトはワークフローに登録されません。ただし、コンタクトが再度フォームを送信したときは、ワークフローに登録されます。
- このワークフローの除外リスト:登録したくないコンタクトのリストを追加します。
- 除外リストが削除された場合、または除外リストからコンタクトが削除された場合、ワークフローの登録トリガーを満たしていても、それらのコンタクトは自動的にワークフローに登録されません。次回、ワークフローの登録基準または再登録基準を満たした時点で、登録可能となります。
- 除外リストをワークフローに追加すると、コンタクトの現在の登録ステータスに基づいて、次の3つの処理のいずれかが行われます。
- ワークフローが自動的にオフになるようにスケジュールする:ワークフローがこの日付より後にオフになるようにスケジュールします。ワークフローをオフにするについて詳しくはこちら。
他のワークフロータイプに登録解除のトリガーを設定する
他のワークフロータイプでは、登録解除トリガーはアクティブに登録されたレコードをワークフローから削除し、登録や再登録を防ぐ。会社、取引、チケット、見積もり、コミュニケーション、フィードバック送信、契約者ベースのワークフローからオブジェクトをアンインストールする場合は、以下の手順を使用します。
登録解除トリガーを設定すること:
- オブジェクトタイプ]の登録解除は、以下の条件を満たす場合に行う:登録解除と除外タブをクリックします。
- Set unenrolling triggersをクリックする。
- 右側のパネルで、登録解除トリガーを設定します。次に、[フィルターを適用]をクリックします。ワークフローにおける登録解除トリガーについてはこちらをご覧ください。
- 必要に応じてさらに登録解除トリガーを追加し、保存をクリックする。
- ワークフローが自動的にオフになるようにスケジュールする:ワークフローがこの日付より後にオフになるようにスケジュールします。ワークフローをオフにするについて詳しくはこちら。
通知 ( Enterpriseのみ)
ワークフロー設定の通知タブから、ワークフローの登録率が一定以上増減した場合に、ユーザーやチー ムに通知するEメール通知を設定します。
ワークフローエディターで通知を設定する前に、ユーザー通知がオンになっていることを確認してください。 Enterpriseアカウントのスーパー管理者は、 他のユーザーの既定の通知設定を設定することができますが、個々のユーザーによって設定された既定値が優先されます。 HubSpotのユーザー別通知の設定について詳しくはこちら。- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで、[通知]を選択します。
- 上部で、Eメールタブをクリックします。
- Eメールの項目で、クリックしてスイッチをオンに切り替えると、受信トレイへのEメール通知を受け取ることができます。
- 下にスクロールし、クリックしてワークフローセクションを展開します。
- 該当する通知タイプの隣にあるチェックボックスを選択します。
通知先の設定
このワークフローに要確認の場合および大規模な登録変更が発生した場合特定のユーザーおよびチームにワークフローを通知する場合の宛先を設定します。
- 「これらのユーザーに送信」:ワークフロー通知 E メールを送信する特定のユーザーを選択します。このEメールを受信するには、個々のユーザーの設定でワークフローのEメール通知を有効にする必要があります。
- 「これらのチームに送信」:ワークフロー通知Eメールを送信する特定のチームを選択します。これらのチームのユーザーがこのEメールを受信するには、設定でワークフローEメール通知を有効にする必要があります。
要確認通知(BETA)
ワークフローのステータスが要確認に変更されるたびに、ユーザーとチームに通知します。
- このワークフローで初めて問題が発生した場合に通知されます。
- 課題のレビューが完了すると、ステータスはReviewedに変わります。
- 新たな問題が発生した場合、または既にレビュー済みの問題が再発した場合、ステータスは「要確認」に戻り、再度通知が行われます。
ワークフローへの登録変更通知
毎週、設定されたワークフローのリストを含むEメールが、選択されたユーザーとチームに送信されます。U ユーザーは、選択したワークフロー内の登録数および登録数の増減率を日次または週 次で通知Eメールを受け取ります。
通知設定を行うには- ワークフロー変更の登録通知をオンにするには、「このワークフローの通知は」 「切り替えスイッチオン」 をクリックします。
- Check enrollment count:登録者数を毎週チェックするか、毎日チェックするかを選択する。
- Weekly:毎週金曜日の午前10時に、ワークフローの登録率が指定した割合で増減した場合、内部Eメール通知を送信します。
- 日次Eメール通知:毎日午前10時に、ワークフロー内の登録率が指定のパーセンテージで増減した場合、内部Eメール通知を送信します。
- Trigger if enrollment increased by at least:この通知をトリガーするパーセンテージを入力してください。
- 登録率がこの割合以上増加した場合、ワークフローEメールを送信します。
- このオプションを空白にすると、ワークフローで登録が増加しても、Eメールはトリガーされません。
- Trigger if enrollment decreased by at least:この通知のトリガーとなるパーセンテージを入力してください。
- 登録率がこの割合以上減少した場合、ワークフローEメールを送信します。
- このオプションが空白の場合、ワークフロー内の登録が減少しても 通知Eメールはトリガーされません。