Gennemgå og administrer dubletter

Brug værktøjet »Duplicates Manager« til at identificere, gennemgå og løse problemer med dublerede kontakt- og virksomhedsposter i dit CRM. HubSpot sammenligner automatisk værdierne for postens egenskaber dagligt for at finde potentielle dubletter, så dit team arbejder ud fra nøjagtige og opdaterede data. Du kan sammenlægge eller afvise par enkeltvis eller i store mængder og oprette tilpassede regler for at definere dine egne matchkriterier. I denne artikel kan du lære, hvordan du gennemgår dublerede poster, tager hånd om dublerede par, administrerer tilpassede regler og eksporterer sammenlægningshistorikken.

Hvis du allerede ved, hvilke poster du vil flette, kan du læse, hvordan du fletter enkelte poster. Få mere at vide om, hvad der sker, når du fletter kontakter eller virksomheder.

Før du går i gang

For eksempel kanen bruger, der har redigeringsrettighederindstillet til

Alle kontakter", men "Ingen" for virksomheder, kun administrere duplikater blandt kontakter.

Gennemgå potentielle duplikater blandt kontakter og virksomheder manuelt

Som standard identificerer HubSpot potentielle duplikater ved at sammenligne værdierne for følgende egenskaber:

• Kontakter: Fornavn, efternavn, e-mailadresse, IP-land, telefonnummer, postnummer og firmanavn.
• Virksomheder: Virksomhedsdomænenavn, virksomhedsnavn, land/region, telefonnummer og branche.

HubSpot beregner automatisk resultaterne, når der oprettes nye kontakter og virksomheder. Systemet tjekker også én gang dagligt, hvis der ikke er oprettet nogen poster på den pågældende dag.

Gennemgå dubletter og tilpas tabellen

Sådan gennemgår du dubletter blandt kontakter eller virksomheder:

1. Gå til kontakter eller virksomheder:
   
   • Kontakter: Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Kontakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Kontakter.
   • Virksomheder: Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Virksomheder. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Virksomheder.
2. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefterAdministrer dubletter.
3. I afsnittetAdministrer dubletter skal du vælge navnet på den regel, hvor du vil gennemgå potentielle dubletter.
4. Se en tabel med par af dubletter af kontakter eller virksomheder, som du kan gennemgå. Du kan også se, hvornår de seneste dubletter blev identificeret.

Bemærk: Over tabellen henviser " Sidst kontrolleret for dubletter den [dato] " til den sidste gang, en dublet blev identificeret ved en scanning.

1. Gå til værktøjet til administration af dubletter.
2. Klik på navnet på en brugerdefineret regel, hvis du ønsker det.
3. Klik på ikonet verticalMenuIcon de tre lodrette prikker i en kolonneoverskrift, og vælg derefter "Tilføj kolonne " eller "Fjern kolonne".
4. I pop op-vinduet skal du vælge den egenskab, du vil tilføje. Tilføjede egenskaber vises som kolonner med yderligere detaljer, når du gennemgår dubletter. 
5. Klik pårullemenuerne for egenskaberover tabellen, og vælg derefter kriterier for at filtrere posterne:
   • Ejer: den HubSpot-bruger, der ejer posterne.
   • Oprettelsesdato: det datointerval, hvor posterne blev oprettet. 
   • Lighed: den lighedsscore, som duplikatmodellen har tildelt posterne. Datapunkter for kontaktproperties indeholder større variation sammenlignet med virksomhedsproperties. Dette resulterer i flere lighedsindstillinger (f.eks. 30 % og opefter), så driftsledere kan gennemgå potentielle duplikatkontakter, der ikke umiddelbart kan identificeres.
   • Dato for seneste aktivitet: det datointerval, hvor den seneste aktivitet blev registreret i posterne. Få mere at vide om de aktiviteter, der opdaterer denne egenskab.
   • Opdagelsesdato: den dato, hvor den potentielle dublet blev fundet.
   • Livscyklusfase: det punkt, hvor posten befinder sig i din købsrejse. Få mere at vide om egenskaben "Livscyklusfase".

Handl på potentielle dubletter ved hjælp af standardreglen

Afvis, flet eller flet potentielle dubletter, der er identificeret af HubSpots standardregel, i bulk. Inden du fletter i bulk, skal du kontrollere, at posterne er dubletter, og gennemgå tilknyttede poster for at sikre, at de korrekte poster bevares.

1. Gå til værktøjet til administration af dubletter.
2. I tabellenAdministrer dubletter skal du klikke på Gennemse ud for et par kontakter eller virksomheder for at fokusere på et enkelt par mulige dubletter.
3. I dialogboksen skal du sammenligne egenskaberne for de to poster.
4. Sådan ændrer du, hvilke egenskaber der vises, når du sammenligner posterne:
   • Klik på " Indstil egenskaber, der skal gennemgås", og marker derefter afkrydsningsfelterne ud for de ønskede egenskaber. 
   • Klik på " Gem ", når du er færdig.
5. Sådan flettes enkelte postpar:
   • Vælg denkontakt/virksomhed, du vil beholde. Du kan også klikke på rullemenuen "Flet efter" og vælge et kriterium (BETA). 
   • Vælg de kontakt-/virksomhedsegenskaber, du vil beholde fra hver post. Få mere at vide om de egenskaber, der som standard bevares, når poster flettes.
   • Når du er færdig, skal du klikke på "Flet" og derefter "Gennemse". Fletning af poster kan ikke fortrydes.
     
6. Sådan afviser du enkelte postpar:
   • Gennemgå posterne.
   • Klik på " Afvis og gennemgå næste". Afviste forslag vises ikke længere i værktøjet til dubletter.

7. Sådan flettes duplikerede poster i bulk:
   • Markér afkrydsningsfelterne ud for de ønskede poster.
   • Klik på "Gennemse" øverst i tabellen.
   • I dialogboksen skal du klikke på rullemenuen "Fletningskriterier " og derefter vælge en indstilling for at bestemme, hvordan posterne skal flettes:
     • Seneste interaktion: Alle valgte poster flettes sammen med den post, der har den seneste værdi for egenskaben" Dato for seneste interaktion". Interaktioner, der påvirker denne egenskab, omfatter interaktioner med websider, formularer, dokumenter, mødelinks eller sporede en-til-en-e-mails.
     • Ældste interaktion: Alle valgte poster flettes sammen med den post, der har den ældste værdi for egenskaben" Dato for sidste interaktion".
     • Oprettet først: Alle valgte poster flettes sammen til den ældste post baseret på egenskaben" Oprettelsesdato".
     • Oprettet sidst: Alle valgte poster vil blive sammenføjet til den nyeste post baseret på egenskabenOprettelsesdato.
     • Senest opdateret: Alle valgte poster vil blive sammenlagt med den post, der har den seneste opdatering af egenskabsværdien. Alle egenskaber, herunder skjulte interne HubSpot-egenskaber, tages i betragtning.
   • Klik på "Flet alle". Fletning af poster kan ikke fortrydes.
     

8. Sådan afviser du forslag til dubletter i massevis:

   • Markér afkrydsningsfelterne ud for de ønskede poster.

   • Klik på "Afvis" øverst i tabellen. Posterne fjernes fra tabellen og vises ikke længere som forslag fremover.

   Bemærk:Hvis en post fra et tidligere afvist forslag flettes sammen med en anden post, kan den dukke op igen i værktøjet til dubletter.

Håndter potentielle dubletter ved hjælp af en brugerdefineret regel

Afvis, flet eller flet potentielle dubletter, der er identificeret af en brugerdefineret regel, samlet. Inden du fletter samlet, skal du kontrollere, at posterne er dubletter, og gennemgå de tilknyttede poster for at sikre, at de korrekte poster bevares.

1. Gå til værktøjet til håndtering af dubletter.
2. I afsnittet "Administrer dubletter " skal du klikke på navnet på den brugerdefinerede regel.
3. Sådan flettes poster manuelt:
   • Klik på " Gennemse" på den ønskede post.
   • Indstil de egenskaber, der skal gennemgås, hvis det ønskes.
   • Klik i hver kolonne på den egenskabsværdi, du vil beholde i den endelige post. De valgte egenskaber fremhæves med grønt.
   • Klik på"Flet" øverst til højre. Fletning af poster kan ikke fortrydes.
     
4. Sådan fletter du poster i massevis:
   • Klik påGennemse på den ønskede post.
   • Klik på rullemenuen"Flet efter " og vælg et kriterium eller et brugerdefineret fletningskriterium (BETA).
   • Klik på"Flet" øverst til højre. Fletning af poster kan ikke fortrydes.
5. Sådan afviser du poster enkeltvis:
   • Klik på ikonet til udvidelse af gruppen med dubletter rightIcon for den ønskede post.
   • Klik på " Afvis " på de poster, du vil afvise. 
     
6. Sådan afviser du poster samlet:
   • Markér afkrydsningsfelterne ud for de poster, du vil afvise.
   • Klik på "Afvis" øverst i tabellen.

Fortryd et afvist duplikatpar

Du kan fortryde afviste duplikatpar op til 14 dage efter, at parret blev afvist. Posterne vises ikke på listen over fortrydelser, hvis du foretager ændringer i egenskabsværdier eller andre ændringer i posterne i løbet af den 14-dages periode.

1. Gå til værktøjet til administration af dubletter.
2. Klik på Vis historik øverst til højre i afsnittet Administrer dubletter.
3. Klik på Fortryd for det ønskede postpar.

Administrer brugerdefinerede regler for detektering af dubletter

Opsæt brugerdefinerede kriterier, som HubSpot skal bruge til at finde duplikatposter. Opret op til to regler pr. objekt, og brug op til ni egenskaber til sammenligning.

Sådan konfigurerer du en brugerdefineret regel:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Datastyring > Datakvalitet. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Datastyring > Datakvalitet.
2. Klik på fanenAdministrer dubletter.
3. Klik på navnet på det objekt, som du vil oprette den brugerdefinerede regel for.
4. Iafsnittet Administrer dubletterskal du klikke påTilføj ny regel og derefter vælge Opret brugerdefineret regel.
5. I panelet til højre: 
   • Indtast et navn i tekstfeltet Navngiv regel.
   • Klik pårullemenuen "Vælg egenskaber", og vælgde ønskede egenskaber.

• • Når du er færdig, skal du klikke på"Vis dubletter". Du bliver ført til fanen "Brugerdefinerede regler", og HubSpot begynder at scanne efter dubletter ved hjælp af regelkriterierne.

Sådan redigerer du en brugerdefineret regel:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Datastyring > Datakvalitet. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Datastyring > Datakvalitet.
2. Klik på fanen "Administrer dubletter ".
3. Klik på navnet på det objekt, som du vil redigere den brugerdefinerede regel for.
4. I afsnittet "Administrer dubletter " skal du klikke på navnet på den brugerdefinerede regel.
5. Klik på "Rediger" i afsnittet "Duplikatdetektering ".
6. Når du er færdig, skal du klikke på "Se dubletter".

Sådan sletter du en brugerdefineret regel:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Datastyring > Datakvalitet. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Datastyring > Datakvalitet.
2. Klik på fanen "Administrer dubletter ".
3. Klik på navnet på det objekt, som du vil redigere den brugerdefinerede regel for.
4. I afsnittetAdministrer dubletter skal du klikke på navnet på den brugerdefinerede regel.
5. Klik på "Rediger" i afsnittet "Duplikatdetektering ".
6. Klik påSlet regel.

Opret kriterier for sammenlægning af dubletter (BETA)

Hvis du er bruger på en konto, der er tilmeldt den offentlige betaversion af Merge Rules | Winning Record Rules, kan du oprette brugerdefineret logik til at bestemme resultatet af en sammenlægning. Tilføj op til fem kriterier pr. sammenlægningsregel, som kun kontrolleres, hvis det foregående kriterium ikke udpeger en vindende post. For eksempel vil en regel med en betingelse for en forretnings-e-mail-egenskab efterfulgt af en betingelse for registrerede aktiviteter først kontrollere egenskabsbetingelsen og derefter aktivitetsbetingelsen, hvis der ikke findes en vindende post. 

Sådan opretter du brugerdefineret sammenfletningslogik:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Datastyring > Datakvalitet. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Datastyring > Datakvalitet.
2. Klik på fanen Regler.
3. Klik på Opret regel for sammenlægning af dubletter.
4. I dialogboksen:
   • Indtast et navn til reglen.
   • Klik på rullemenuen Objekttype , og vælg derefter det objekt, som denne regel gælder for.
   • Klik på rullemenuen Vælg kriterier, og vælg derefter en indstilling:
     • Egenskabsbetingelse: den post, der opfylder den betingede logik baseret på en egenskab. Vælg egenskaben, operatoren og værdierne for at konfigurere kriterierne (f.eks. E-mail indeholder ikke gmail.com).
     • Flest tilknyttede objekter: den post med det største antal tilknyttede objekter.
     • Flest loggede aktiviteter: den post, der har flest loggede aktiviteter.
     • Højeste udfyldelsesgrad: den post med det største antal egenskaber, der har en værdi.
   • Klik på Tilføj kriterier for at tilføje en anden betingelse, hvis det ønskes.
   • Klik på rullemenuenVælg rekord til afgørelse ved uafgjort, og vælg derefter en indstilling.
   • Klik på " Gem".

Vis eller slet dublerede sammenføjningskriterier (BETA)

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Datastyring > Datakvalitet. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Datastyring > Datakvalitet.
2. Klik på fanen " Regler ".
3. Klik på Vis eller Slet på den sammenlægningsregel, du vil udføre en handling på.

Se en revisionslog for håndtering af dubletter

Se en revisionslog, der indeholder oplysninger om nyligt automatisk sammenflettede poster og afviste forslag. Dette hjælper dig med bedre at holde styr på de automatiske handlinger, som systemet har udført, uden at vise manuelt sammenflettede poster.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Datastyring > Datakvalitet. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Datastyring > Datakvalitet.
2. Klik på fanenAdministrer dubletter.
3. Klik på"Handlinger", og klik derefter på "Eksporter sammenlægningshistorik" for at få adgang til revisionsloggen. 
4. I dialogboksen:
   • Klik på rullemenuen "Vælg datointerval ", og vælg derefter en dato.
   • Klik på rullemenuenVælg filtype, og vælg derefter en filtype.
   • Klik på " Eksporter sammenlægningshistorik". 

Eksporterede sammenføjningshistorikker vises i den centraliserede revisionslog. Loggen viser oplysninger såsom, hvornår eksporten af sammenføjningshistorikken fandt sted, og hvilken bruger der udførte den.