Kontaktprofile mit dem Office 365-Add-in von HubSpot verwenden

Greifen Sie über Kontaktprofile direkt von Ihrem Outlook-Postfach aus auf Ihre CRM-Kontaktinformationen zu. Nachdem Sie das Office 365-Add-in von HubSpot installiert haben, stehen Ihnen im Aufgabenbereich Ihres E-Mail-Kontos Kontaktinformationen zur Verfügung. Verwenden Sie Kontaktprofile, um Kontaktinformationen zu überprüfen und Vertriebs Aktivitäten zu protokollieren. Sie können auch Aufgaben erstellen und Unternehmen, Deals und Tickets zuordnen – alles von Ihrem Outlook-Postfach aus.

Bitte beachten: Wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden, erfahren Sie hier, wie Sie Kontaktprofile mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden. 

Auf Kontaktprofile zugreifen

1. Verfassen Sie in Ihrem Outlook-Posteingang eine neue E-Mail oder öffnen Sie eine vorhandene E-Mail in Outlook. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, fügen Sie einen Empfänger hinzu. 
2. Öffnen Sie die Vertriebstools in Ihrem Posteingang. Dieser Prozess unterscheidet sich je nach verwendeter Outlook-Version geringfügig. Bewegen Sieden Mauszeiger in der folgenden Tabelle über das enlargeIcon Symbol, um das Add-in für die einzelnen Outlook-Versionen anzuzeigen.

Outlook-Version	Auf das Add-in zugreifen
Outlook für Windows oder Mac (klassisch)  enlargeIcon	Klicken Sie oben in Outlook im Menüband auf Vertriebstools.
Outlook für Windows oder Mac (neu)  enlargeIcon	Klicken Sie oben in Outlook im vereinfachten Menüband oder auf der Symbolleiste auf die drei horizontalen Punkte. Wählen Sie dann Symbolleiste anpassen aus, um auf das Add-in zuzugreifen. Sie können auch auf Sales Hub klicken und ihn in die Symbolleiste ziehen.
Outlook im Web  enlargeIcon	Klicken Sie oben in Outlook im Menüband auf Appsund wählen Sie dann Sales Hub aus.

3. Im rechten Aufgabenbereich können Sie im Abschnitt Kontaktprofil die folgenden Aktionen durchführen:

• • Um einen neuen Kontakt zu Ihrem CRM hinzuzufügen, klicken Sie auf Zu HubSpot hinzufügen. 
    • Geben Sie die Kontaktinformationen im Formular zum Erstellen eines Kontakts ein. 
    • Klicken Sie unten auf Erstellen. 
  • Wenn der Kontakt bereits in Ihrem CRM vorhanden ist, klicken Sie auf Im CRM öffnen , um den Kontakt in Ihrem HubSpot-Account anzuzeigen. Sie werden anschließend zum Kontaktdatensatz weitergeleitet. 
  • Um das Kontaktprofil in Ihrem Outlook-Posteingang anzuzeigen, klicken Sie auf Kontakt anzeigen. 

Kontaktprofile verwenden

In einem Kontaktprofil können Sie Kontaktdetails überprüfen und Vertriebs Aktivitäten protokollieren. Sie können auch Kontakteigenschaften bearbeiten und Unternehmen, Deals, Tickets oder Aufgaben zuordnen.

1. Verfassen Sie in Ihrem Outlook-Posteingang eine neue E-Mail oder öffnen Sie eine vorhandene E-Mail in Outlook. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, fügen Sie einen Empfänger hinzu.
2. Öffnen Sie die Sales-Tools in Ihrem Posteingang. Dieser Prozess unterscheidet sich je nach verwendeter Outlook-Version geringfügig. Erfahren Sie, wie Sie auf Kontaktprofile für Ihre Outlook-Version zugreifen.
3. Klicken Sie im rechten Aufgabenbereich unter dem Abschnitt Kontaktprofil auf Kontakt anzeigen.
4. Um Kontaktdetails anzuzeigen, klicken Sie auf den Abschnitt Über, um ihn zu erweitern. 
   • Die im Abschnitt "Über" verfügbaren Eigenschaften werden in den Kontaktvorschaukarten angepasst, die außerhalb des CRM angezeigt werden. Erfahren Sie, wie Sie die Eigenschaften in Ihren Vorschaukarten aktualisieren. 
5. Um eine Eigenschaft zu bearbeiten, klicken Sie auf die zu bearbeitende Eigenschaft . Bearbeiten Sie je nach Eigenschaftstyp den Wert:
   • Geben Sie für eine Text- oder Zahlen-Eigenschaft Ihren Wert im Textfeld ein.
   • Wählen Sie für eine Aufzählungs- oder Benutzer-Eigenschaft einen Wert aus.
   • Klicken Sie unten auf Speichern. Erfahren Sie mehr über das Bearbeiten von Eigenschaftswerten.
6. Um Aktivitäten zu erstellen oder zu protokollieren, klicken Sie oben rechts auf das Symbol für die Aktivität, die Sie erstellen oder protokollieren möchten.
   • Um eine Notiz zu erstellen, klicken Sie auf das description Notiz-Symbol. 
   • Um eine Vertriebs-E-Mail zu erstellen, klicken Sie auf das email E-Mail-Symbol. Der E-Mail-Editor wird geöffnet, damit Sie eine E-Mail verfassen und senden können.
   • Um einen Telefonanruf zu tätigen, klicken Sie auf das calling Anruf-Symbol. Das Calling-Tool wird geöffnet, damit Sie einen Anruf tätigen können.
   • Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf das tasks Aufgabensymbol. Der Aufgaben-Editor wird geöffnet, damit Sie eine Aufgabe planen können.
   • Um ein Meeting zu vereinbaren, klicken Sie auf das meetings Meeting-Symbol. Der Meeting-Planer wird für Sie geöffnet, damit Sie ein Meeting in Ihrem Kalender buchen können.
   • Um den Kontakt in eine Sequenz aufzunehmen, klicken Sie auf das sequences Sequenzsymbol. Für die Aufnahme in Sequenzen ist eine zugewiesene Sales Hub oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Lizenz erforderlich.
7. Um die protokollierten Vertriebs Aktivitäten des Kontakts anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte Aktivität .

Unternehmen, Deals oder Tickets zuordnen 

Verknüpfen Sie neue oder bestehende Unternehmen, Deals oder Tickets mit einem Kontakt, alles über das Kontaktprofil. Der neu erstellte Datensatz wird im Kontaktprofil in Outlook, im Kontaktdatensatz in Ihrem CRM und auf der Indexseite des Objekts angezeigt.

1. Verfassen Sie in Ihrem Outlook-Posteingang eine neue E-Mail oder öffnen Sie eine vorhandene E-Mail in Outlook. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, fügen Sie einen Empfänger hinzu.
2. Öffnen Sie die Sales-Tools in Ihrem Posteingang. Dieser Prozess unterscheidet sich je nach verwendeter Outlook-Version geringfügig. Erfahren Sie, wie Sie auf Kontaktprofile für Ihre Outlook-Version zugreifen.
3. Klicken Sie im rechten Aufgabenbereich unter dem Abschnitt Kontaktprofil auf Kontakt anzeigen.
4. Um die mit dem Kontakt verknüpften Datensätze anzuzeigen, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Unternehmen, Deals oder Tickets. 
   • Klicken Sie auf den Abschnitt, um ihn zu erweitern und alle vorhandenen Datensätze anzuzeigen, die dem Kontakt bereits zugeordnet sind. 
5. Umeinen neuen Datensatz zu erstellen und zuzuordnen, klicken Sie auf Hinzufügen.

• • Geben Sie auf der Registerkarte Neu erstellen die Eigenschaften im Formular "Erstellen" ein. Um festzulegen, welche Felder in einem Erstellungsformular angezeigt werden, erfahren Sie in diesem Artikel mehr über das Anpassen des Erstellungsformulars für die einzelnen Objekte. 
  • Geben SieEigenschaften für Ihren neuen Datensatz an. Wenn Sie ein Zuordnungslabel festlegen möchten, müssen Siedas Label festlegen,  nachdem der Datensatz erstellt wurde.
  • Klicken Sie auf Erstellen, oder um einen weiteren Datensatz zu erstellen und zuzuordnen, klicken Sie auf Erstellen und weiteren hinzufügen.

6. Um einen Datensatz zuzuordnen, der bereits in Ihrem CRM vorhanden ist, klicken Sie auf Hinzufügen.
   • Klicken Sie auf die Registerkarte Vorhandenen hinzufügen .
   • Suchen Sie nach dem Datensatz, den Sie zuordnen möchten, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben dem Namen des Datensatzes.
   • Klicken Sie auf Weiter.
   • Umdie Datensatzzuordnung zu kennzeichnen (nur Professional und Enterprise ), klicken Sieauf  + Zuordnungslabel hinzufügen , umLabelfestzulegen, die die Beziehung zwischen den Datensätzen beschreiben.   
   • Klicken Sie auf Speichern.

Aufgaben erstellen

Sie können direkt im Kontaktprofil eine Aufgabe erstellen, die mit dem Kontakt verknüpft wird. Die Aufgabe erscheint auch auf der Indexseite des Datensatzes und im Datensatz des Kontakts im CRM.

1. Verfassen Sie in Ihrem Outlook-Posteingang eine neue E-Mail oder öffnen Sie eine vorhandene E-Mail in Outlook. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, fügen Sie einen Empfänger hinzu.
2. Öffnen Sie die Sales-Tools in Ihrem Posteingang. Dieser Prozess unterscheidet sich je nach verwendeter Outlook-Version geringfügig. Erfahren Sie, wie Sie auf Kontaktprofile für Ihre Outlook-Version zugreifen.
3. Klicken Sie im rechten Aufgabenbereich unter dem Abschnitt Kontaktprofil auf Kontakt anzeigen.
4. Klicken Sie im rechten Bereich auf den Abschnitt Aufgaben, um ihn zu erweitern.
5. In diesem Abschnitt sehen Sie alle bestehenden Aufgaben, die Sie erstellt haben oder die Ihnen zugewiesen sind. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Aufgabe für den Kontakt zu erstellen.

6. Geben Sie den Namen der Aufgabe  ein und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe.
7. Klicken Sie unten auf Speichern.