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Cómo agregar y eliminar usuarios en HubSpot

Última actualización: October 23, 2018

Si dispones de permiso para agregar y editar usuarios en HubSpot, podrás crear nuevos usuarios, personalizar sus permisos y eliminarlos de tu cuenta.

Agregar usuarios

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración (engranaje), situado en la barra de navegación principal.
  • Selecciona Usuarios y Equipos en la barra lateral izquierda.
  • Haz clic en Agregar usuario.

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  • Existen diferentes opciones para agregar nuevos usuarios:
    1. Introduce las direcciones de correo en la casilla Agregar direcciones de correo. Si deseas insertar múltiples usuarios a la vez, puedes separar las direcciones de correo con un espacio. A continuación, haz clic en Siguiente.
    2. Importa usuarios desde un archivo CSV. En Excel, agregar una columna titulada «Email» con las direcciones de correo de los usuarios que deseas incluir en HubSpot y, a continuación, guarda el archivo en formado CSV. Haz clic en Archivo CSV y arrastra y suelta tu archivo .csv, o bien haz clic en Seleccionar un archivo para navegar los archivos en tu equipo. A continuación, haz clic en Siguiente.
    3. Si tienes la integración con Salesforce activada, podrás importar usuarios directamente desde Salesforce. Haz clic en Registros de Salesforce. De manera predeterminada, se seleccionarán todos tus usuarios de Salesforce para la importación. Desmarca las casillas junto a los usuarios que no desees importar y, a continuación, haz clic en Siguiente

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  • Configura los permisos de tus nuevos usuarios. Ten en cuenta que si has agregado múltiples usuarios de una sola vez, la configuración afectará a todos ellos.
    • Revisa  todas las opciones de permisos en la configuración de HubSpot y navega a través de cada una de las pestañas para personalizar el acceso de tus nuevos usuarios.
    • Si has agregado un único usuario y deseas otorgarle acceso de Súper administrador, haz clic en Acciones y selecciona la opción Convertir en súper administrador. Si has agregado múltiples usuarios, podrás completar esta acción haciendo clic en el nombre de un usuario y, a continuación, seleccionando el menú Acciones.
    • Si has agregado un único usuario, podrás agregarlo a un equipo haciendo clic en la opción Sin equipo asignado en el menú desplegable, que se encuentra debajo de la dirección de correo electrónico del usuario, y seleccionando el equipo correspondiente. Si aún no has creado equipos, o si has agregado múltiples usuarios, puedes obtener más información sobre cómo crear equipos y agregar usuarios a ellos.
  • Cuando hayas completado tu configuración, haz clic en Siguiente.
  • Selecciona Enviar para enviar un correo de bienvenida a tus usuarios y darles acceso a la cuenta. Si deseas personalizar el mensaje de bienvenida que aparece de manera predeterminada, puedes hacer clic en Agregar mensaje de bienvenida personalizado  antes de enviarlo.

El nuevo usuario debería recibir un correo de bienvenida a la cuenta que les invite a configurar la contraseña para su perfil. Si el usuario ya forma parte de otra cuenta de HubSpot, no necesitarán crear una contraseña para su perfil, sino que podrán acceder a tu cuenta cuando inicien sesión en HubSpot. 

Si tu nuevo usuario no recibe el correo de bienvenida en un plazo de 5 minutos, pídeles que comprueben sus bandejas de spam o correo no deseado. Si el correo no se ha almacenado ahí, el usuario debería seguir los pasos detallados para asegurarse de que se entregan los correos de HubSpot. Puedes darles acceso enviándoles un correo para reestablecer su contraseña. El nuevo usuario podrá hacerlo directamente desde la pantalla de inicio de sesión.

Una vez que el usuario inicie sesión, podrá configurar su perfil

Eliminar usuarios

Nota: Si deseas eliminar un usuario de Sales Hub StarterPro, Service Hub Pro, necesitarás eliminar el acceso a las herramientas de ventas y servicio de atención al cliente de pago antes de eliminar el usuario.

Antes de eliminar el usuario, ten en cuenta que el contenido que crearon y los registros de los que son propietarios podrían verse afectados:

  • Cuando se elimina un usuario, todo el contenido que este creó (artículos del blog, páginas web, listas, workflows, informes, formularios, etc.) permanecerá en tu cuenta.

    Los mensajes que publicó en las redes sociales se mantendrán en activo. Sin embargo, ten en cuenta que si el usuario eliminado era el administrador de una cuenta de redes sociales, es posible que debas reconectar esa cuenta. Verifica los permisos cambiados dentro de la configuración de tus marketing en Marketing Redes socialesConfiguración.

    Las secuencias, plantillas y documentos creados por el usuario en tu cuenta permanecerán disponibles. Sin embargo, ten en cuenta que el usuario eliminado debe haber compartido sus plantillas de ventas para que otros usuarios puedan acceder a ellas.

  • Si eliminas un usuario de tu cuenta, se mostrará Usuario desactivado ([dirección de correo del usuario desactivado])  en la propiedad de propietario de contactos, empresas, negocios y tickets de los que fuese propietario el usuario eliminado. Si tu cuenta de HubSpot está sincronizada con Salesforce y el usuario eliminado sigue siendo usuario de Salesforce, el nombre del usuario aparecerá como Nombre (Salesforce), tal y como sucede con los usuarios de Salesforce que nunca tuvieron acceso a HubSpot.

    Antes de eliminar un usuario, deberías reasignar todos sus contactos, empresas, negocios y tickets abiertos. Configura filtros para los registros que sean propiedad del usuario y, a continuación, edita la propiedad «propietario» en masa. Si tienes acceso a workflows, inscribe a los contactos del usuario y utiliza la acción Establecer una propiedad de contacto para modificar el valor de propietario de todos los contactos inscritos. Obtén más información sobre cómo establecer la propiedad de los registros en HubSpot.

    Nota: Continuarás viendo Usuario desactivado ([dirección de correo del usuario desactivado])  en tu lista de propietarios de contactos, empresas o negocios cuando segmentes listas, crees nuevos criterios para workflows, así como en cualquier otra sección de la herramienta en la que el usuario eliminado fuese propietario de algún registro. Esto sucederá siempre que el usuario eliminado fuese propietario de al menos un registro en la cuenta. 

Para eliminar un usuario, realiza lo siguiente en tu cuenta:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración (engranaje), situado en la barra de navegación principal.
  • Selecciona Usuarios y Equipos en la barra lateral izquierda.

  • Marca la casilla a la izquierda del usuario que desees eliminar y, a continuación, haz clic en  Eliminar.

  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, eliminar usuarioUna vez eliminado, ese usuario ya no tendrá acceso para iniciar sesión en tu cuenta de HubSpot.