Track and log emails with the HubSpot Sales Chrome extension | Knowledge Base

Käytä HubSpot Sales Chrome -laajennuksen seuranta- ja lokiominaisuuksia seurataksesi ja pitääksesi kirjaa siitä, miten yhteyshenkilösi ovat sitoutuneet sähköposteihisi. Kun seurantaominaisuus on käytössä, voit saada reaaliaikaisia ilmoituksia, kun yhteyshenkilö avaa sähköpostisi. Voit myös valita sähköpostin kirjaamisen yhteyshenkilön tietueeseen HubSpotissa, jotta tiimisi voi pitää kirjaa kaikesta aiemmasta viestinnästä.

Voit tarkastella sähköpostin avaus- ja napsautustietoja aktiviteettisyötteessä; kirjatut sähköpostit tallennetaan yksittäisiin yhteystietueisiin ja niihin liittyviin tietueisiin.

Historiallisia sähköpostiviestejä ei kirjata CRM:ään automaattisesti, opettele, miten lähetetyt ja vastaanotetut sähköpostiviestit kirjataan jälkikäteen CRM:ään.

Huomaa: jos olet ottanut tililläsi käyttöön tietosuoja-asetukset, lakitiimisi on paras resurssi määrittämään, miten yrityksesi käyttää sähköpostin kirjaamista ja seurantaa. Voit myös mukauttaa laajennusasetuksiasi poistaaksesi tämän toiminnon tietyltä viestiltä tai tietyiltä yhteystiedoilta ja sähköpostialueilta. Lisäksi sähköpostiviestejä voidaan kirjata ja sähköpostin avautumista seurata vain niiden yhteystietojen osalta, joille on määritetty oikeudellinen peruste tietojenkäsittelylle. Lue lisää sähköpostiseurannasta, kun tietosuoja-asetukset on otettu käyttöön.

Tässä artikkelissa kerrotaan seurannan ja kirjaamisen eroista.

Määritä oletusarvoiset loki- ja seuranta-asetukset

Ylipääkäyttäjät voivat päivittää oletuskäyttäytymisen kaikkien tililläsi olevien käyttäjien sähköpostien seurantaa, kirjaamista ja yhdistämistä varten.

Voit määrittää nämä oletusasetukset:

• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Toiminnot.
• Napsauta Sähköpostiloki ja seuranta -välilehteä.
• Määritä kohdassa Sähköpostiloki ja seuranta-asetukset, miten sähköpostit tallennetaan HubSpotissa valitsemalla tai poistamalla niihin liittyvät valintaruudut:
  • Sovelletaan oletusarvoisen kirjauksen asetusta kaikille käyttäjille: Kun tämä asetus on päällä, voit sitten napsauttamalla Log all emails by default (kirjaa kaikki sähköpostit oletusarvoisesti ) -kytkintä päälle tai pois päältä määrittääksesi, kirjataanko sähköpostit oletusarvoisesti kaikkiin tilisi käyttäjiin.
  • Apply Default Association for all users (Käytä oletusyhdistystä kaikille käyttäjille): Kun tämä asetus on päällä, voit napsauttaa pudotusvalikkoa ja valita oletustietuetyypit, jotka yhdistetään lokitettuun sähköpostiin.
  • Apply Default Track setting for all users: Jos olet valinnut Allow all users to track emails and see recipients open and click on their emails checkbox ( Salli kaikkien käyttäjien seurata sähköposteja ja nähdä vastaanottajien avaavan ja napsauttavan sähköpostiviestejä ) -valintaruudun, voit ottaa tämän asetuksen käyttöön määrittääksesi, seurataanko kaikkia sähköposteja oletusarvoisesti kaikkien tilisi käyttäjien kesken.

Huomaa: sähköpostiseurantaa ja kirjaamista ei tueta sähköposteissa, joissa käytetään mukautettuja Gmailin ulkoasuja.

Seuranta sähköpostit

Seuratun sähköpostin lähettäminen Gmailista:

• Kirjaudu sisään Gmail-tilillesi.
• Laadi uusi sähköposti. Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikko ja sähköpostin runko.
• Valitse Track-valintaruutu.
• ClickSend.

Tarkastele seuratun sähköpostin tilaa

Ennen kuin yhteyshenkilösi avaa sähköpostin, sähköpostin aihe ja vastaanottaja näkyvät HubSpotin aktiviteettisyötteessäsi nimellä Lähetetty.

Kun vastaanottaja avaa sähköpostin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi. Kun siirryt takaisin aktiviteetti- tai Chrome-laajennussyötteeseesi, näet sähköpostin tiedot merkittyinä avatuksi. Napsauta yhteystiedon nimen alla olevaapudotusvalikkoa nähdäksesi, milloin vastaanottaja avasi sähköpostisi. Näet myös yhteystiedon toimintojen historian lueteltuna.

Voit myös nähdä, miten yhteystietosi suhtautuvat seurattuihin sähköposteihin Chrome-laajennuksen avulla. Pääset aktiivisuussyötteeseesi Chrome-laajennuksen kautta napsauttamalla HubSpotin hammasratas-kuvaketta sprocket Chrome-selaimesi oikeassa yläkulmassa.

Lue lisää siitä, miten sähköpostiseuranta ja myynti-ilmoitukset toimivat ja miten seuranta poistetaan käytöstä.

Sähköpostien kirjaaminen

Jotta voit kirjata sähköpostin ja lisätä uuden yhteyshenkilön HubSpot CRM -tilillesi, sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköposteja, on oltava jokin seuraavista:

• Tilisi käyttäjä.
• Yksi yhdistetyistä sähköpostiosoitteistasi.
• Alias sähköpostiohjelmassasi (joko alias, joka on määritetty yhdistettyyn Gmailin postilaatikkoosi, tai profiiliisi ja asetuksiisi lisätty alias).

Voit määrittää HubSpot-tilisi asetuksissa sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset, joiden sähköpostiviestejä et halua koskaan kirjata. Tai voit lisätä nämä sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset Chrome-laajennuksen asetuksissa.

Huomaa: yli 50 Mt:n sähköpostit eivät kirjaudu HubSpot-tilillesi. Liitteet lasketaan tähän rajaan. Sähköpostisi toimitetaan silti onnistuneesti yhteyshenkilölle, mutta et näe sähköpostin kirjautuvan hänen tietueeseensa.

Kirjautuneen sähköpostin lähettäminen Gmailista:

• Kirjaudu sisään Gmail-tilillesi.
• Laadi uusi sähköposti. Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikko ja sähköpostin runko. Jos vastaanottajan sähköpostiosoite on jo yhdistetty yhteystietueeseen CRM:ssäsi, HubSpotin hammasratas-kuvake näkyy rivissä vastaanottajan sähköpostiosoitteen vieressä To-kentässä .
• Valitse Loki-valintaruutu.
• Oletusarvoisesti Chrome-laajennus valitsee automaattisesti yhteystiedon viisi viimeisintä siihen liittyvää sopimusta tai lipputietuetta, joihin sähköpostit kirjataan. Vain Avoimessa vaiheessa olevat kaupat tai liput valitaan automaattisesti. Jos CC-kentässä on vastaanottajia, myös tietueisiin liittyvät kohteet valitaan automaattisesti. Voit valita nimenomaisesti, mihin tietueisiin sähköposti kirjautuu:
  • Napsauta Log-valintaruudun vieressä olevaa pudotusvalikkoa .
  • Valitse ja poista valintaruudut niiden tietueiden vieressä, joihin haluat kirjauttaa sähköpostin.

• • Jos lähetät sähköpostiviestin vastaanottajalle, joka ei ole yhteystietona CRM:ssäsi, luodaan uusi yhteystieto. Näet yhteyshenkilön sähköpostin luettelossa, kun muokkaat yhdistyksiä. Poista valintaruudun valinta, jos et halua sähköpostin kirjautuvan uuteen yhteystietueeseen. Lue, miten sähköpostit kirjautuvat vain olemassa oleviin yhteystietueisiin.

• Napsauta Lähetä.

Voit mukauttaa Chrome-laajennuksen asetuksissa, mihin liitettyihin tietueisiin sähköpostisi kirjautuvat automaattisesti. Jos käytät markkinointiyhteystietoja, kirjautuneella sähköpostilla luotu uusi yhteyshenkilö asetetaan ei-markkinointiyhteystiedoksi.

Huomaa: jos uusi yhteyshenkilö luodaan kirjautuneella sähköpostilla, sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjä määritetään automaattisesti yhteyshenkilön omistajaksi, jos edellistä omistajaa ei ole määritetty.

Näytä kirjautunut sähköposti HubSpotissa

Sähköpostit, jotka kirjautuvat HubSpotiin laajennuksen avulla, liitetään automaattisesti tietueisiin, jotka määrittelit ennen sähköpostin lähettämistä. Näet kirjautuneen sähköpostin HubSpotissa:

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin tai sopimuksiin.
• Napsauta tietueen nimeä .
• Etsi aikajanalta kirjautunut sähköposti. Voit tehdä sähköpostista seuraavat toimet:
  
  1. Liitetyt tietueet: Muokkaa liitettyjä tietueita napsauttamalla.
  2. Kiinnitä: Kiinnitä sähköposti yhteystietojen aikajanan yläreunaan napsauttamalla sitä.
  3. Poista: Poista sähköpostitoiminto aikajanalta napsauttamalla sitä.
  4. Yksityiskohdat: napsauttamalla tätä voit tarkastella sähköpostin lähetyksen erityistietoja.
  5. Laajenna: napsauta nähdäksesi sähköpostin koko tekstin. Jos sähköpostikeskustelu on käynnissä, voit tarkastella kaikkia viestiketjun sähköpostiviestejä napsauttamalla Näytä viestiketju .
  6. Liitetiedostot: napsauttamalla voit avata kyseiseen sähköpostilähetykseen liittyvät liitetiedostot.
  7. Vastaa: napsauta Vastaa , jos haluat lähettää HubSpotista sähköpostivastauksen yhteystiedolle.

Huomaa: jotta voit lähettää sähköpostivastauksia HubSpotista ja kirjata saapuvat vastaukset HubSpotiin, sinulla on oltava yhdistetty postilaatikko.