Luo ja käytä tietojoukot

Tietokokonaisuus on kokoelma tietoja HubSpot-tililtäsi, joita voidaan käyttää mukautetuissa raporteissa. Tietokokonaisuus voi sisältää CRM-objektien ja HubSpot-varojen ominaisuuksia sekä kaavoja tietojen laskemiseksi tarpeen mukaan. Voit esimerkiksi luoda kentän, joka laskee vuotuiset toistuvat tulot sopimuksen määrä ominaisuus perusteella.

Huomaa: tilauksestasi riippuen kaikkien käyttäjien tililläsi luomien tietojoukot määrä on rajoitettu. Lue lisää näistä rajoituksista HubSpotin tuote- ja palveluluettelosta.

Pääsy valmiisiin tietojoukot ja niiden käyttö

• Vie hiiren osoitin haluamasi tietokokonaisuuden nimen päälle ja valitse Build report (Rakenna raportti).

• Voit muokata tietokokonaisuutta valitsemalla Muokkaa.
• Voit viedä tietokokonaisuuden valitsemalla Toiminnot ja sitten Vie.

Luo mukautettu tietokokonaisuus (vainOperations Hub Professional ja Enterprise )

Useiden tietojoukot luominen tiimejäsi varten tarkoittaa, että raporttien luojien ei tarvitse valita tietolähteitä joka kerta, kun heidän on luotava raportti. Tietokokonaisuus voidaan myös päivittää luomisen jälkeen, jolloin kaikki kyseistä tietokokonaisuutta käyttävät raportit voidaan päivittää samanaikaisesti.

Seuraavassa kerrotaan, miten tietokokonaisuus luodaan, miten tietokokonaisuutta käytetään raportissa ja miten tietojoukot käytettävissä olevat toiminnot määritellään.

Tietokokonaisuuden luominen:

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Create dataset. Jos haluat luoda tietokokonaisuuden mallin avulla, selaa käytettävissä olevia malleja ja valitse sitten Käytä mallia.

Tietolähteet

Valitse ensin tietolähteet, jotka haluat sisällyttää tietokokonaisuuteesi. Tietolähteet ovat kohteita, omaisuuseriä ja tapahtumia, joista haluat raportoida. Näihin kuuluvat kaikki CRM-objektit, kuten yhteystiedot tai mukautetut objektit, ja varat, kuten verkkosivuston sivut ja sähköpostit, keskustelut, myyntitoiminnot ja muut. Voit valita enintään 5 tietolähdettä per tietokokonaisuus.

Ensisijainen tietolähde on tietokokonaisuuden keskipiste, ja kaikki muut tietolähteet liittyvät kyseiseen ensisijaiseen lähteeseen. Näiden tietolähteiden yhdistämiseksi HubSpot yhdistää tiedot taustalla lyhintä mahdollista polkua käyttäen. Esimerkiksi yhteystiedot ja sopimukset liittyvät suoraan toisiinsa, ja ne voidaan valita ilman ylimääräisiä yhdistämisiä.

Muita tietolähteitä ei kuitenkaan voida yhdistää suoraan, vaan niiden yhdistämiseen tarvitaan lisälähteitä. Jos esimerkiksi ensisijainen tietolähteesi on Deals ja haluat sisällyttää raporttiin blogikirjoitustietoja, HubSpot voi yhdistää nämä tietolähteet vain Contacts- ja Web activities -lähteiden kautta. Nämä muut lähteet valitaan automaattisesti tietojen yhdistämistä varten.

• Valitse ensisijainen tietolähde valitsemalla Lisää ensisijainen tietolähde ja valitse sitten tietolähde.
  
  
• Valitse Jatka.
• Jatka muiden tietolähteiden valitsemista. Oikeassa paneelissa voit tarkastella nykyisten valittujen tietolähteiden välisiä suhteita.
• Kun valitset tietolähteitä, katso näytön alareunassa olevaa Esikatselu-ruudukkoa, jossa näet tietojen esikatselun.
• Kun olet valinnut tietolähteet, napsauta oikeassa yläkulmassa Seuraava.

Lisää ominaisuuksia ja kenttiä

Valitse tietokokonaisuuteen sisällytettävät kentät. Voit lisätä tietokokonaisuuteen olemassa olevia HubSpot-ominaisuuksia sekä mukautettuja kaavakenttiä.

Lisää ominaisuuksia

• Voit lisätä ominaisuuksia tietokokonaisuuteen vetämällä ja pudottamalla ominaisuudet vasemmanpuoleisesta sivupalkista Tietokokonaisuuden kentät -osioon.

• Jos haluat nimetä ominaisuus uudelleen tai tarkastella sen tietojen esikatselua, napsauta ominaisuus Dataset fields -kohdassa ja kirjoita uusi nimi oikealla olevaan nimikenttään. ominaisuus uudelleennimeäminen päivittää sen nimen vain tässä tietokokonaisuudessa. Näin voit mukauttaa sitä, miten nämä kentät näkyvät raportinrakentajassa, mutta se ei vaikuta olemassa olevan ominaisuus nimeen.

Lisää kaavakenttiä

Kaavakentät ovat tietokokonaisuuskohtaisia, ja niitä voidaan käyttää laskemaan arvoja tietokokonaisuuden ominaisuuksien perusteella. Lisätietoja kaavojen rakentamisesta joustavien lausekkeiden avulla.

• Voit luoda kaavakentän valitsemalla Lisää johdettu kenttä > Kaavakenttä.
  
  
• Kirjoita kentän nimi alareunaan.
• Kirjoita kaava. Voit viitata tietokokonaisuuteen lisäämiisi ominaisuuksiin sekä muihin HubSpot-ominaisuuksiin tietokokonaisuuden ulkopuolella ja käyttää funktioita laskea ominaisuus ja literaalien tietojen perusteella. Lue lisää kaavan syntaksista ja määritelmistä alla.
  • Jos haluat syöttää kaavan manuaalisesti, aloita kirjoittaminen Kaava-kenttään. Oletusarvoisesti HubSpot näyttää automaattiset täydennysvaihtoehdot, kun kirjoitat tekstiä.
    
    
  • Jos haluat lisätä tietokokonaisuuteen lisäämäsi ominaisuus, napsauta Dataset-kentän pudotusvalikkoa ja valitse sitten ominaisuus.
  • Jos haluat lisätä ominaisuus, joka ei ole tietokokonaisuudessa, napsauta ominaisuus pudotusvalikkoa ja valitse sitten ominaisuus.
  • Jos haluat lisätä funktion, napsauta Function (Toiminto ) -pudotusvalikkoa ja valitse sitten funktio.
  • Jos haluat lisätä snippetin, napsauta Snippet-pudotusvalikkoa ja valitse sitten valmiiksi rakennettu kaava . Snippetit täytetään tietokokonaisuuteen sisältyvien lähteiden perusteella. Näin ollen yhteystietolähteestä tehdyissä tietojoukot on käytettävissä erilaisia pätkiä kuin kaupat-tietolähteessä tehdyissä tietokokonaisuuksissa.

• Kun luot kaavoja, Kaava-kenttä näyttää havaitsemansa ongelmat. Kun kaava on virheellinen, näyttöön tulee ilmaisin. Napsauta [X]-ongelmia nähdäksesi virheen yksityiskohdat.
  
• Kun olet määrittänyt kentät, napsauta Review (Tarkista ) oikeassa yläkulmassa.

Lisää ehdollisia kenttiä

Ehdolliset kentät antavat käyttäjille mahdollisuuden ryhmitellä tai kerätä tietoja asetettujen ehtojen perusteella. Näitä kenttiä voidaan käyttää vain tietojoukot tai mukautetun raportin rakentajassa. Ehdollisten kenttien avulla voit laskea erilaisia palkkioita sopimuksen koon perusteella tai muuntaa palautevastaukset kategorioiksi, esimerkiksi merkintä välillä 1-6 merkitään kielteiseksi.

Ehdollisen kentän avulla voit muodostaa kaavan käyttämällä IF()-funktiota. Kaikki ehdollisen kentän avulla rakennetut kentät voidaan luoda uudelleen käyttämällä IF()-funktiota tavallisessa kaavanluontikentässä.

• Voit luoda ehdollisen kentän valitsemalla Lisää johdettu kenttä > Ehdollinen kaavakenttä.

• Kirjoita kentän alareunaan kentän nimi. Tämä nimi näytetään, kun raporttia rakennetaan tätä segmenttiä käyttäen.
• Kirjoita IF-ehto ehto-osioon. Jos tässä osiossa asetettu ehto on tosi, rivi merkitään kullekin tietorivilleThen-kenttään määritetyllä arvolla. Jos ehto on epätosi, rivi merkitäänOletusarvo-kenttään määritetyllä arvolla. Voit viitata tietokokonaisuuteen lisäämiisi ominaisuuksiin sekä muihin HubSpot-ominaisuuksiin tietokokonaisuuden ulkopuolella ja käyttää funktioita ominaisuus ja literaalien tietojen perusteella tehtäviin laskutoimituksiin. Lue lisää kaavan syntaksista ja määritelmistä alla.
  • Jos haluat syöttää kaavan manuaalisesti, aloita kirjoittaminen IF-kenttään. Oletusarvoisesti HubSpot näyttää automaattiset täydennysvaihtoehdot, kun kirjoitat tekstiä.
    
    
  • Jos haluat lisätä tietokokonaisuuteen lisäämäsi ominaisuus, napsauta Dataset-kentän pudotusvalikkoa ja valitse sitten ominaisuus.
  • Jos haluat lisätä ominaisuus, joka ei ole tietokokonaisuudessa, napsauta ominaisuus pudotusvalikkoa ja valitse sitten ominaisuus.
  • Jos haluat lisätä funktion, napsauta Function (Toiminto ) -pudotusvalikkoa ja valitse sitten funktio.
    
    
  • Kirjoita Sitten-kenttään arvo, jonka haluat määrittää, jos ehto on tosi.

• Voit lisätä toisen ehdollisen kentän valitsemalla Lisää ehtolohko. Ehdolliset lohkot käsitellään peräkkäin, jos ensimmäinen ehto on tosi, lohkossa määritelty arvo asetetaan. Jos se ei ole totta, HubSpot siirtyy seuraavaan lohkoon ja niin edelleen. Kaikille riveille, jotka eivät täytä asetettuja ehtoja, annetaan oletusarvo.
  
  
• Kirjoita Default-osioon arvo Else, jos ehto ei täyty.
  
  
• Kun olet määrittänyt kentät, napsauta Review (Tarkista ) oikeassa yläkulmassa.

Suodatin

Voit tarkentaa tietojasi lisäämällä kenttiin suodattimia.

Suodattimen lisääminen:

• Siirry Suodattimet-välilehdelle.
• Napsauta ja vedä kenttiä vasemmasta sivupalkista.
• Näytä kentän suodatinasetukset napsauttamalla kenttää. Valitse suodatin ja napsauta sitten Käytä.
• Voit ryhmitellä suodattimia yhteen napsauttamalla kenttää ja napsauttamalla sitten Ryhmittele toisen suodattimen kanssa -pudotusvalikkoa. Valitse toinen aktiivinen suodatin ja napsauta sitten Käytä.

• • Voit muuttaa suodattimien käyttötapaa napsauttamalla Sisällytä tiedot, jos ne vastaavat -pudotusvalikkoa:
    • Kaikki alla olevat suodattimet: tietojen on täytettävä kaikki asetetut suodattimet.

• • • Mikä tahansa alla olevista suodattimista: tiedot voidaan sisällyttää, jos ne täyttävät yhden tai useamman suodattimen.
    • Mukautetut suodatinsäännöt: kirjoita omat suodatinsääntösi. Voit käyttää boolean-lausekkeita, kuten "1 ja (2 tai 3)".

• • Voit poistaa suodattimien ryhmittelyn napsauttamalla suodatinta ja napsauttamalla sitten Ryhmittele toisen suodattimen kanssa -pudotusvalikkoa. Valitse None (Ei mitään) ja napsauta sitten Apply (Käytä).
• Kun olet määrittänyt suodattimet, valitse Seuraava.

Arvostelu

Tarkista tietokokonaisuutesi ennen sen tallentamista.

• Näytä valitsemasi tietolähteet kohdassa Lähteet.
• Näytä tietokokonaisuuden kentät kohdassa Kentät. Näihin kuuluvat:
  • Kenttä: kentän nimi.
  • Johdettu: onko kenttä HubSpotin vakiokenttä vai mukautettu laskettu kenttä.

• Tietotyyppi: kentän sisältämän tiedon tyyppi.
• Input: kentän lauseke.
• Lähde: tietojen lähde (esim. Yhteystiedot).
• Näytä esikatselupaneelissa tietojen esikatselu. Voit napsauttaa Näytä taulukkosuhteet -painiketta nähdäksesi, miten tiedot liittyvät toisiinsa.
• Kun olet tarkastellut tietojasi, tallenna tietokokonaisuus valitsemalla Tallenna.
• Kirjoita oikeassa paneelissa nimi ja kuvaus tietokokonaisuudelle.
• Napsauta Käytä.

Tämän jälkeen pääset raporttirakentajaan, jossa voit luoda raportin tietokokonaisuutesi perusteella.

Näytä ja hallitse tietojoukot

tietojoukot voit tarkastella ja muokata olemassa olevia tietojoukot.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Raportit > Tietojen hallinta ja valitse sitten Tietojoukot.
• Voit suodattaa olemassa olevia tietojoukot käyttämällä taulukon yläosassa olevia suodattimia.
• Jos haluat muokata tietokokonaisuutta, siirrä hiiren kursori tietokokonaisuuden päälle ja valitse sitten Muokkaa. Tämän jälkeen siirryt tietokokonaisuuden tietosivulle.
  • Esikatselu-välilehdellä voit tarkastella tietokokonaisuuden tietojen esikatselua.
  • Metatiedot-välilehdellä voit tarkastella tietokokonaisuuteen sisältyviä tietolähteitä ja kenttiä. Näitä ovat mm:
    • Kenttä: kentän nimi.
    • Johdettu: onko kenttä HubSpotin vakiokenttä vai mukautettu laskettu kenttä.
    • Tietotyyppi: kentän sisältämän tiedon tyyppi.
    • Input (Syöttö): merkkijono, jolla tiedot tuodaan kenttään.
    • Lähde: tietojen lähde (esim. Yhteystiedot).
  • Näytä Raportit-välilehdellä raportit, jotka on luotu tietokokonaisuuden avulla.

  • Voit myös luoda tietojoukot tietosivulta uuden raportin tietokokonaisuutta käyttäen valitsemalla Rakenna raportti.

Raportin luominen tietokokonaisuuden avulla

Kun tietokokonaisuus on luotu, voit luoda tietokokonaisuuteen perustuvan raportin joko raportinrakentajasta tai tietojoukot työkalusta.

• Raportin luominen tietokokonaisuudesta:
• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Raportit > Tiedonhallinta ja valitse sitten Tietojoukot.
• Napsauta tietokokonaisuuden nimeä.
• Valitse oikeassa yläkulmassa Build report (Rakenna raportti).
• Jatka raportin rakentamista mukautetun raportin rakentajassa.
• Raportin luominen mukautetun raportin rakentajasta:
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo raportti.
• Valitse Custom Report Builder.
• Napsauta yläreunassa Tietojoukot nähdäksesi olemassa olevat tietojoukot.

• Valitse haluamasi tietokokonaisuus ja napsauta sitten Seuraava.

• Jatka raportin rakentamista mukautetun raportin rakentajalla.

Viite

Syntaksi

Voit käyttää funktiossa tietoja ominaisuuksista ja kentistä tai kirjaimellisia tietoja. Ominaisuus ja kenttätiedot ovat dynaamisia yksittäisten tietolähteiden perusteella, kun taas kirjaimelliset tiedot ovat pysyviä. Esim:

• 2021-03-05 on kirjaimellinen päivämäärä, joka on vakio.
• [CONTACT.createdate] on ominaisuuteen perustuva päivämäärä, joka on dynaaminen jokaisessa yhteystietueessa.

Funktiot voivat sisältää sekä literaali- että ominaisuus, kunhan tietotyypit ovat yhteensopivia funktion vaadittujen argumenttien kanssa. Esimerkiksi:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Tutustu seuraavassa literaalien ja ominaisuus tietojen syntaksiin ja niiden sisällyttämiseen kaavoihin.

Kirjaimellinen syntaksi

Käytä literaaleja, kun haluat lisätä laskelmiin erityisiä staattisia merkkijonoja, numeroita, tosia tai vääriä arvoja ja päivämääriä.

• String literal: lainausmerkeillä ympäröity teksti. Esimerkiksi “My cool string”.

• Numerot kirjaimellisesti: numerot ilman lainausmerkkejä. Esimerkiksi 42.
• Boolen kirjainlyhenne: true tai false.
• Date literal: merkkijono, joka on muotoiltu muotoon "YYY-MM-DD", tai päivämäärän aikaleiman numero (esim. 1635715904).

Ominaisuus syntaksi

Ominaisuus avulla voit sisällyttää suoraan arvoja valittujen tietolähteiden ominaisuuksista. Sinun ei tarvitse lisätä ominaisuus tietokokonaisuuden kenttänä, jotta voit viitata siihen.

Käytä seuraavaa syntaksia, kun viittaat ominaisuuksiin:

• Viiteilmaisuja ympäröivät aina hakasulkeet ( [ ja ] ).
• Ominaisuus määritetään objektin tai tapahtuma nimi, jota seuraa piste ja sisäisen ominaisuus nimi. Esimerkiksi:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Kenttäviittauksen syntaksi

Voit viitata kenttiin kaavassa ympäröimällä kentän nimen hakasulkeilla. Esimerkiksi:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Voit viitata kenttiin kaavoissa, kunhan kaavan operaattorit ja funktiot hyväksyvät kentän tietotyypin. Jos esimerkiksi luot uuden kentän, joka sisältää merkkijonon, voit viitata kenttään funktiossa, joka hyväksyy merkkijonot:

• Jos kenttä 1 on [DEAL.name], se sisältää merkkijonoarvon (sopimuksen nimi).
• CONCAT([Field 1], "Q4") olisi kelvollinen, koska se sisältää kaksi merkkijonoarvoa.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) ei olisi kelvollinen, koska se sisältää sekä merkkijonon että lukuarvon.

Operaattorit

Voit käyttää operaattoreita sekä literaali- että ominaisuus arvojen kanssa, ja operaattorit arvioidaan tavallisessa PEMDAS-operaatiojärjestyksessä. Tämä mahdollistaa operaattoreiden yhdistämisen sulkujen avulla. Esimerkiksi:

• Numeron lisääminen ominaisuus: 1 + [DEAL.amount]
• Sulkeiden käyttäminen toimintojen yhdistämiseen: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

IF-logiikka on joukko sääntöjä, jotka suoritetaan, jos tietty ehto täyttyy. Voit käyttää IF-logiikkaa tietojen erotteluun. Voit käyttää IF-logiikkaa esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• Laske erilaiset palkkiot sopimuksen koon mukaan (eli anna suurempi prosenttiosuus suuremmasta sopimuksesta).
• Järjestä sopimukset eri tasoihin raporttien analysointia ja toimintaa varten.
• Käännä palautevastaukset luokkiin (esim. merkintä 1-6 on heikentävä).
• Määrittele kontaktin prioriteetti sen perusteella, kuinka monta päivää hänet on merkitty liidi.
  

LABEL

LABEL-funktio muuntaa ominaisuus intervalliarvot käyttäjäystävällisiksi arvoiksi. Jotkin HubSpotin määrittelemät ominaisuudet, kuten Deal ja Contact omistaja, esitetään sisäisinä arvoina. Tämä vaikeuttaa analysointia. Kun käytetään HubSpotin määriteltyjen ominaisuuksien kanssa, jotka tukevat kääntämistä, LABEL-funktio tarjoaa käännöksen portaalin asetusten, ei käyttäjän asetusten perusteella. Voit käyttää LABEL-toimintoa esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• Yhteyshenkilöiden tai kaupan vaihe nimet suoraan kenttiin

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Viittaat HubSpotin omistajiin nimellä suoraan kentissä

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numeeriset funktiot

Merkkijonofunktiot

Päivämäärätoiminnot