Luo ja käytä tietokokonaisuuksia

Tietokokonaisuus on kokoelma tietoja HubSpot-tililtäsi, joita voidaan käyttää mukautetuissa raporteissa. Tietokokonaisuus voi sisältää CRM-objektien ja HubSpot-varojen ominaisuuksia sekä kaavoja tietojen laskemiseksi tarpeen mukaan. Voit esimerkiksi luoda kentän, joka laskee vuotuiset toistuvat tulot sopimuksen määrä -ominaisuuden perusteella.

Pääsy valmiisiin tietokokonaisuuksiin ja niiden käyttö

• Vie hiiren kursori sen tietokokonaisuuden nimen päälle, jota haluat käyttää, ja valitse Build report (Rakenna raportti).

• Voit muokata tietokokonaisuutta valitsemalla Muokkaa.
• Voit viedä tietokokonaisuuden valitsemalla Toiminnot ja sitten Vie.

Mukautetun tietokokonaisuuden luominen( vainOperations Hub Professional ja Enterprise )

Useiden tietokokonaisuuksien luominen tiimeillesi tarkoittaa, että raporttien luojien ei tarvitse valita tietolähteitä joka kerta, kun heidän on luotava raportti. Tietokokonaisuus voidaan myös päivittää luomisen jälkeen, jolloin kaikki kyseistä tietokokonaisuutta käyttävät raportit voidaan päivittää samanaikaisesti.

Alla kerrotaan, miten tietokokonaisuus luodaan, miten tietokokonaisuutta käytetään raportissa ja miten tietokokonaisuudet-työkalussa käytettävissä olevat toiminnot määritellään.

Tietokokonaisuuden luominen:

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo dataset. Tai jos haluat luoda tietokokonaisuuden käyttäen mallia, selaa käytettävissä olevia malleja ja valitse sitten Käytä mallia.

Tietolähteet

Valitse ensin tietolähteet, jotka haluat sisällyttää tietokokonaisuuteen. Tietolähteet ovat kohteita, omaisuuseriä ja tapahtumia, joista haluat raportoida. Näihin kuuluvat kaikki CRM-objektit, kuten yhteystiedot tai mukautetut objektit, ja varat, kuten verkkosivuston sivut ja sähköpostit, keskustelut, myyntitoiminnot ja muut. Voit valita enintään 5 tietolähdettä per tietokokonaisuus.

Ensisijainen tietolähde on tietokokonaisuuden keskipiste, ja kaikki muut tietolähteet liittyvät kyseiseen ensisijaiseen lähteeseen. Näiden tietolähteiden yhdistämiseksi HubSpot yhdistää tiedot taustalla lyhintä mahdollista polkua käyttäen. Esimerkiksi yhteystiedot ja sopimukset liittyvät suoraan toisiinsa, ja ne voidaan valita ilman ylimääräisiä yhdistämisiä.

Muita tietolähteitä ei kuitenkaan voida yhdistää suoraan, vaan niiden yhdistämiseen tarvitaan lisälähteitä. Jos esimerkiksi ensisijainen tietolähteesi on Diilit ja haluat sisällyttää raporttiin blogikirjoitustietoja, HubSpot voi yhdistää nämä lähteet vain Lähteiden Yhteystiedot ja Verkkotoiminnot kautta. Nämä muut lähteet valitaan automaattisesti tietojen yhdistämistä varten.

• Valitse ensisijainen tietolähde valitsemalla Lisää ensisijainen tietolähde ja valitse sitten tietolähde.
  
  
• Napsauta Jatka.
• Jatka muiden tietolähteiden valitsemista. Oikeassa paneelissa voit tarkastella nykyisten valittujen tietolähteiden välisiä suhteita.
• Kun valitset tietolähteitä, katso näytön alareunassa olevaa Esikatselu-ruudukkoa, jossa näet tietojen esikatselun.
• Kun olet valinnut tietolähteet, napsauta oikeassa yläkulmassa Seuraava.

Ominaisuuksien ja kenttien lisääminen

Valitse kentät, jotka haluat sisällyttää tietokokonaisuuteen. Voit lisätä tietokokonaisuuteen olemassa olevia HubSpot-ominaisuuksia sekä mukautettuja kaavakenttiä.

Lisää ominaisuuksia

• Voit lisätä ominaisuuksia tietokokonaisuuteen vetämällä ja pudottamalla ominaisuudet vasemmasta sivupalkista Dataset fields -osioon.

• Jos haluat nimetä ominaisuuden uudelleen tai tarkastella sen tietojen esikatselua, napsauta ominaisuutta Dataset fields-osiossa ja kirjoita uusi nimi oikealla olevaan nimikenttään. Ominaisuuden uudelleennimeäminen päivittää sen nimen vain tässä tietokokonaisuudessa. Näin voit mukauttaa sitä, miten nämä kentät näkyvät raportinrakentajassa, mutta se ei vaikuta olemassa olevan ominaisuuden nimeen.

Kaavakenttien lisääminen

Kaavakentät ovat tietokokonaisuuskohtaisia, ja niiden avulla voidaan laskea arvoja tietokokonaisuuden ominaisuuksien perusteella. Lisätietoja kaavojen rakentamisesta joustavien lausekkeiden avulla.

• Voit luoda kaavakentän valitsemalla Lisää johdettu kenttä > Kaavakenttä.
  
  
• Kirjoita kentän alareunaan nimi.
• Kirjoita kaava. Voit viitata tietokokonaisuuteen lisäämiisi ominaisuuksiin sekä muihin HubSpot-ominaisuuksiin tietokokonaisuuden ulkopuolella ja käyttää funktioita laskea ominaisuuksien ja literaalien tietojen perusteella. Lue lisää kaavan syntaksista ja määritelmistä alla.
  • Jos haluat syöttää kaavan manuaalisesti, aloita kirjoittaminen Kaava-kenttään. Oletusarvoisesti HubSpot näyttää automaattiset täydennysvaihtoehdot, kun kirjoitat tekstiä.
    
    
  • Jos haluat lisätä datasetiin lisäämäsi ominaisuuden, napsauta Dataset-kentän pudotusvalikkoa ja valitse sitten ominaisuus.
  • Jos haluat lisätä ominaisuuden, joka ei ole tietokokonaisuudessa, napsauta HubSpot-ominaisuuden pudotusvalikkoa ja valitse sitten ominaisuus.
  • Jos haluat lisätä funktion, napsauta Function (Toiminto ) -pudotusvalikkoa ja valitse sitten funktio.
  • Jos haluat lisätä snippetin, napsauta Snippet-pudotusvalikkoa ja valitse sitten valmiiksi luotu kaava. Snippetit täytetään tietokokonaisuuteen sisältyvien lähteiden perusteella. Näin ollen yhteystietolähteestä tehdyissä tietokokonaisuuksissa on käytettävissä erilaisia pätkiä kuin kaupat-tietolähteessä tehdyissä tietokokonaisuuksissa.

• Kun luot kaavoja, Kaava-kenttä näyttää havaitsemansa ongelmat. Kun kaava on virheellinen, näyttöön tulee ilmaisin. Napsauta [X]-ongelmia nähdäksesi virheen yksityiskohdat.
  
• Kun olet määrittänyt kentät, napsauta Review (Tarkista ) oikeassa yläkulmassa.

Ehdollisten kenttien lisääminen

Ehdolliset kentät antavat käyttäjille mahdollisuuden ryhmitellä tai kauhoa tietoja asetettujen ehtojen perusteella. Näitä kenttiä voidaan käyttää vain tietokokonaisuuksissa tai mukautetun raportin rakentajassa. Ehdollisten kenttien avulla voit laskea erilaisia palkkioita sopimuksen koon perusteella tai muuntaa palautevastaukset luokkiin, esimerkiksi merkintä 1-6 merkitään kielteiseksi.

Ehdollisen kentän avulla voit rakentaa kaavan IF()-funktiota käyttäen. Kaikki ehdollisen kentän avulla rakennetut kentät voidaan luoda uudelleen käyttämällä IF()-funktiota tavallisessa kaavanluontikentässä.

• Voit luoda ehdollisen kentän valitsemalla Lisää johdettu kenttä > Ehdollinen kaavakenttä.

• Kirjoita kentän nimi alareunaan. Tämä nimi näytetään, kun rakennat raporttia tämän segmentin avulla.
• Kirjoita Ehto-kohtaan IF-ehto. Jos tässä osiossa asetettu ehto on tosi, rivi merkitään kullekin tietorivilleThen-kenttään määritetyllä arvolla. Jos ehto on epätosi, rivi merkitäänOletusarvo-kenttään määritetyllä arvolla. Voit viitata tietokokonaisuuteen lisäämiisi ominaisuuksiin sekä muihin HubSpot-ominaisuuksiin tietokokonaisuuden ulkopuolella ja käyttää funktioita ominaisuuksien ja literaalien tietojen perusteella tehtäviin laskutoimituksiin. Lue lisää kaavan syntaksista ja määritelmistä alla.
  • Jos haluat syöttää kaavan manuaalisesti, aloita kirjoittaminen IF-kenttään. Oletusarvoisesti HubSpot näyttää automaattiset täydennysvaihtoehdot, kun kirjoitat tekstiä.
    
    
  • Jos haluat lisätä datasetiin lisäämäsi ominaisuuden, napsauta Dataset-kentän pudotusvalikkoa ja valitse sitten ominaisuus.
  • Jos haluat lisätä ominaisuuden, jota ei ole tietokannassa, napsauta HubSpot-ominaisuuden pudotusvalikkoa ja valitse sitten ominaisuus.
  • Jos haluat lisätä funktion, napsauta Function (Toiminto ) -pudotusvalikkoa ja valitse sitten funktio.
    
    
  • Kirjoita Sitten-kenttään arvo, jonka haluat määrittää, jos ehto on tosi.

• Jos haluat lisätä toisen ehdollisen kentän, valitse Lisää ehtolohko. Ehdolliset lohkot käsitellään peräkkäin, jos ensimmäinen ehto on tosi, kyseisessä lohkossa määritelty arvo asetetaan. Jos se ei ole tosi, HubSpot siirtyy seuraavaan lohkoon ja niin edelleen. Kaikille riveille, jotka eivät täytä asetettuja ehtoja, annetaan oletusarvo.
  
  
• Kirjoita Default-osioon arvo Else, jos ehto ei täyty.
  
  
• Kun olet määrittänyt kentät, napsauta Review (Tarkista ) oikeassa yläkulmassa.

Suodata

Tarkenna tietojasi edelleen lisäämällä kenttiin suodattimia.

Suodattimen lisääminen:

• Siirry Suodattimet-välilehdelle.
• Napsauta ja vedä kenttiä vasemmasta sivupalkista.
• Napsauta kenttää nähdäksesi sen suodatinasetukset. Valitse suodatin ja napsauta sitten Käytä.
• Voit ryhmitellä suodattimia yhteen napsauttamalla kenttää ja napsauttamalla sitten Ryhmittele toisen suodattimen kanssa -pudotusvalikkoa. Valitse toinen aktiivinen suodatin ja napsauta sitten Käytä.

• • Voit muuttaa suodattimien käyttötapaa napsauttamalla Include data if it matches -pudotusvalikkoa:
    • Kaikki alla olevat suodattimet: tietojen on täytettävä kaikki asetetut suodattimet.

• • • Mikä tahansa alla olevista suodattimista: Tiedot voidaan sisällyttää, jos ne täyttävät yhden tai useamman asetetuista suodattimista.
    • Mukautetut suodatinsäännöt: Kirjoita omat suodatinsääntösi. Voit käyttää boolean-lausekkeita, kuten "1 ja (2 tai 3)".

• • Voit poistaa suodattimien ryhmittelyn napsauttamalla suodatinta ja napsauttamalla sitten Ryhmittele toisella suodattimella -pudotusvalikkoa. Valitse None (Ei mitään) ja napsauta sitten Apply (Käytä).
• Kun olet määrittänyt suodattimet, napsauta Seuraava.

Tarkista

Tarkista tietokokonaisuutesi ennen sen tallentamista.

• Näytä valitsemasi tietolähteet kohdassa Lähteet.
• Näytä tietokokonaisuuden kentät kohdassa Kentät. Näihin kuuluvat:
  • Kenttä: kentän nimi.
  • Johdettu: onko kenttä HubSpotin vakiokenttä vai mukautettu laskettu kenttä.

• Tietotyyppi: kentän sisältämän tiedon tyyppi.
• Input: kentän lauseke.
• Lähde: tietojen lähde (esim. Yhteystiedot).
• Näytä esikatselupaneelissa tietojen esikatselu. Voit napsauttaa Näytä taulukkosuhteet -painiketta nähdäksesi, miten tiedot liittyvät toisiinsa.
• Kun olet tarkastellut tietojasi, tallenna tietokokonaisuus valitsemalla Tallenna.
• Kirjoita oikeassa paneelissa nimi ja kuvaus tietokokonaisuudelle.
• Napsauta Käytä.

Tämän jälkeen pääset raporttirakentajaan, jossa voit luoda raportin tietokokonaisuutesi perusteella.

Tietokokonaisuuksien tarkastelu ja hallinta

Datasets-kojelaudalla voit tarkastella ja muokata olemassa olevia tietokokonaisuuksia.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Raportit > Tietojen hallinta ja valitse sitten Datasets.
• Voit suodattaa olemassa olevia tietokokonaisuuksia käyttämällä taulukon yläosassa olevia suodattimia.
• Jos haluat muokata tietokokonaisuutta, vie hiiren kursori tietokokonaisuuden päälle ja valitse sitten Muokkaa. Tämän jälkeen siirryt tietokokonaisuuden tietosivulle.
  • Näytä esikatselu-välilehdellä tietokokonaisuuden tietojen esikatselu.
  • Metatiedot-välilehdellä voit tarkastella tietokokonaisuuteen sisältyviä tietolähteitä ja kenttiä. Näitä ovat mm:
    • Kenttä: kentän nimi.
    • Johdettu: onko kenttä HubSpotin vakiokenttä vai mukautettu laskettu kenttä.
    • Tietotyyppi: kentän sisältämän tiedon tyyppi.
    • Input (Syöttö): merkkijono, jolla tiedot tuodaan kenttään.
    • Lähde: tietojen lähde (esim. Yhteystiedot).
  • Näytä Raportit-välilehdellä raportit, jotka on luotu tietokokonaisuuden avulla.

  • Voit myös luoda tietokokonaisuuksien tietosivulta uuden raportin tietokokonaisuutta käyttäen valitsemalla Rakenna raportti.

Raportin luominen tietokokonaisuutta käyttäen

Kun tietokokonaisuus on luotu, voit luoda tietokokonaisuuteen perustuvan raportin joko raportinrakentajasta tai tietokokonaisuudet-työkalusta.

• Raportin luominen tietokokonaisuudesta:
• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Raportit > Tietojen hallinta ja valitse sitten Datasets.
• Napsauta tietokokonaisuuden nimeä.
• Valitse oikeassa yläkulmassa Build report (Rakenna raportti).
• Jatka raportin rakentamista mukautetun raportin rakentajassa.
• Raportin luominen mukautetun raportin rakentajasta:
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo raportti.
• Valitse Mukautetun raportin rakentaja.
• Napsauta yläreunassa Datasets-välilehteä nähdäksesi olemassa olevat tietokokonaisuudet.

• Valitse haluamasi tietokokonaisuus ja napsauta sitten Seuraava.

• Jatka raportin rakentamista mukautetun raportin rakentajassa.

Viite

Syntaksi

Funktiossa voit käyttää ominaisuuksien ja kenttien tietoja tai kirjaimellisia tietoja. Ominaisuus- ja kenttätiedot ovat dynaamisia yksittäisten tietolähteiden perusteella, kun taas kirjaimelliset tiedot ovat pysyviä. Esim:

• 2021-03-05 on kirjaimellinen päivämäärä, joka on vakio.
• [CONTACT.createdate] on ominaisuuksiin perustuva päivämäärä, joka on dynaaminen kullekin yhteystietueelle.

Funktiot voivat sisältää sekä literaali- että ominaisuustietoja, kunhan tietotyypit ovat yhteensopivia funktion vaadittujen argumenttien kanssa. Esimerkiksi:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Seuraavassa kerrotaan kirjainten ja ominaisuuksien/kenttien tietojen syntaksista ja siitä, miten ne sisällytetään kaavoihin.

Literaalien syntaksi

Kirjoitinmerkkien avulla voit lisätä laskutoimituksiin erityisiä staattisia merkkijonoja, numeroita, tosia tai vääriä arvoja ja päivämääriä.

• Merkkijono literaali: lainausmerkeillä ympäröity teksti. Esimerkiksi “My cool string”.

• Lukumääräliteraali: numerot ilman lainausmerkkejä. Esimerkiksi 42.
• Boolen kirjainlyhenne: true tai false.
• Date literal: merkkijono, joka on muotoiltu muotoon "YYY-MM-DD", tai päivämäärän aikaleiman numero (esim. 1635715904).

Ominaisuuden syntaksi

Ominaisuusviittausten avulla voit sisällyttää suoraan arvoja valittujen tietolähteiden ominaisuuksista. Sinun ei tarvitse lisätä ominaisuutta tietokokonaisuuden kenttänä viitataksesi siihen.

Käytä seuraavaa syntaksia, kun viittaat ominaisuuksiin:

• Viittauslausekkeet on aina ympäröity hakasulkeilla ( [ ja ] ).
• Ominaisuusviittauksissa määritetään objektin tai tapahtuman nimi, jota seuraa piste ja sisäisen ominaisuuden nimi. Esimerkiksi:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Kenttäviittauksen syntaksi

Voit viitata kenttiin kaavassa ympäröimällä kentän nimen hakasulkeilla. Esimerkiksi:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Voit viitata kenttiin kaavoissa, kunhan kaavan operaattorit ja funktiot hyväksyvät kentän tietotyypin. Jos esimerkiksi luot uuden kentän, joka sisältää merkkijonon, voit viitata kenttään funktiossa, joka hyväksyy merkkijonoja:

• Jos kenttä 1 on [DEAL.name], se sisältää merkkijonon arvon (kaupan nimi).
• CONCAT([Field 1], "Q4") olisi kelvollinen, koska se sisältää kaksi merkkijonoarvoa.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) ei olisi kelvollinen, koska se sisältää sekä merkkijonon että lukuarvon.

Operaattorit

Voit käyttää operaattoreita literaalien ja ominaisuuksien/kenttien arvojen kanssa, ja operaattorit arvioidaan tavanomaisessa PEMDAS-operaatiojärjestyksessä. Tämä mahdollistaa operaattoreiden yhdistämisen sulkujen avulla. Esimerkiksi:

• Luvun lisääminen ominaisuusviittauksen kanssa: 1 + [DEAL.amount]
• Sulkujen käyttäminen operaatioiden yhdistämiseen: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

IF-logiikka on joukko sääntöjä, jotka suoritetaan, jos tietty ehto täyttyy. Voit käyttää IF-logiikkaa tietojen erotteluun. Voit käyttää IF-logiikkaa esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• Laskea erilaisia palkkioita sopimuksen koon perusteella (eli antaa suuremman prosenttimäärän suuremmasta sopimuksesta).
• ryhmitellä sopimuksia tasoihin raporttien analysointia ja toimintaa varten.
• Kääntää palautevastaukset luokiksi (esim. merkintä 1-6 on heikentävä).
• Määrittele yhteyshenkilön prioriteetti sen perusteella, kuinka monta päivää hänet on merkitty liidiksi.
  

LABEL

LABEL-toiminto muuntaa luetteluominaisuuden väliarvot käyttäjäystävällisiksi arvoiksi. Jotkin HubSpotin määrittelemät ominaisuudet, kuten Deal ja Contact owner, esitetään sisäisinä arvoina. Tämä vaikeuttaa analysointia. Kun käytetään HubSpotin määriteltyjen ominaisuuksien kanssa, jotka tukevat kääntämistä, LABEL-funktio tarjoaa käännöksen portaalin asetusten, ei käyttäjän asetusten perusteella. Voit käyttää LABEL-toimintoa esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• Pääset käyttämään kontaktien tai kauppavaiheiden nimiä suoraan kentissä

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Viitata HubSpotin omistajiin nimellä suoraan kentissä.

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numeeriset toiminnot

Merkkijonofunktiot

Päiväysfunktiot