Créer et gérer des équipes

Dans HubSpot, les équipes vous permettent de regrouper les utilisateurs afin de faciliter leur gestion et le reporting.

Si vous disposez d'un abonnement Entreprise, vous pouvez également créer une hiérarchie au sein de vos équipes en configurant une relation parent-enfant entre celles-ci. Les membres des équipes parents peuvent voir tout ce qui appartient à l'équipe enfant, mais l'équipe enfant ne peut pas voir tout ce qui appartient à l'équipe parent ou aux autres équipes enfants. 

Les utilisateurs avec des autorisations de super administrateur ou des autorisations utilisateur d'ajout et de modification dans un compte Marketing Hub, Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise peuvent également affecter un utilisateur à d'autres équipes.

Remarque : Le nombre d'équipes que vous pouvez créer dépend de votre abonnement. Découvrez-en davantage sur les limites d'équipe dans votre compte. Par ailleurs, vous pouvez acheter 100 équipes supplémentaires lorsque vous vous inscrivez à HubSpot. 

Créer une équipe

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes. 
• Cliquez sur l'onglet Équipes puis sur Créer une équipe. 
• Dans le panneau de droite, saisissez un nom d'équipe. Si vous disposez d'un abonnement Entreprise, vous pouvez également créer une hiérarchie au sein de vos équipes en configurant une relation parent-enfant entre celles-ci. Pour ce faire, sélectionnez votre équipe existante dans le menu déroulant Équipe parent. 
• Pour ajouter des membres de l'équipe principale à l'équipe, cliquez sur le menu déroulant Membres de l'équipe principale, puis sélectionnez les utilisateurs. Les utilisateurs peuvent être définis comme membres de l'équipe principale pour une seule équipe. Les membres de l'équipe principale auront accès à toutes les vues personnalisées des fiches d'informations configurées pour l'équipe.
• Pour ajouter d'autres membres à l'équipe, cliquez sur le menu déroulant Membres d'équipe supplémentaires, puis sélectionnez les utilisateurs. Les utilisateurs définis comme membres de l'équipe principale pour une autre équipe devront être ajoutés en tant que membres d'équipe supplémentaires.

Remarque : Le fait d'être membre d'une autre équipe permet uniquement à l'utilisateur d'accéder aux fiches d'informations et au contenu de cette équipe. Cet utilisateur ne sera inclus dans aucun rapport d'équipe, aucune règle de transfert (par exemple, les règles de transfert des conversations), aucune notification d'équipe (par exemple, les notifications par e-mail de soumission de formulaire envoyées à une équipe) ou aucune action de rotation de workflow. Il n'aura pas accès aux vues personnalisées des fiches d'informations configurées pour l'équipe et ne pourra pas être identifié dans les commentaires de la boîte de réception des conversations.

• Cliquez sur Enregistrer. 

Modifier des équipes existantes

Une fois qu'une équipe est créée, vous pouvez modifier ses informations, la déplacer entre les équipes parents (Entreprise uniquement) ou la supprimer.

Pour modifier une équipe existante :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Cliquez sur l'onglet Équipes.
• Parcourez ou recherchez votre équipe. Si vous êtes un utilisateur Entreprise et que l'équipe que vous souhaitez modifier est une équipe enfant, cliquez d'abord sur l'équipe parent pour afficher les équipes enfant existantes.
• Passez le curseur sur le nom de l'équipe, puis cliquez sur Modifier.

• Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier le champ du Nom de l'équipe. Si vous êtes un utilisateur Entreprise, utilisez le menu déroulant Équipe parent pour modifier l'équipe parent, en ajouter ou en supprimer une. 
• Pour ajouter ou supprimer des utilisateurs de l'équipe, utilisez les menus déroulants Membres de l'équipe principale et Membres d'équipe supplémentaires, puis sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter ou supprimer.
• Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les utilisateurs avec une autorisation de propriété Équipe ont accès aux fiches d'informations détenues par n'importe quel membre de leurs équipes. Les titulaires d'un abonnement Entreprise ont également accès aux membres des équipes enfants s'ils disposent d'une hiérarchie parent-enfant. Consultez cet article pour en savoir plus sur les autorisations liées aux équipes. 

Pour déplacer une équipe vers une autre équipe parent ou enfant (Entreprise uniquement) :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Cliquez sur l'onglet Équipes.
• Parcourez ou recherchez votre équipe. Si vous êtes un utilisateur Entreprise et que l'équipe que vous souhaitez modifier est une équipe enfant, cliquez d'abord sur l'équipe parent pour afficher les équipes enfant existantes.
• Passez le curseur sur le nom de l'équipe, puis cliquez sur Déplacer.
• Dans la boîte de dialogue :
  • Utilisez le menu déroulant Équipes pour sélectionner les équipes que vous souhaitez déplacer. Toutes les équipes enfants sous cette équipe seront également déplacées.
  • Utilisez le menu déroulant Équipe parent pour sélectionner la nouvelle équipe parent vers laquelle vous souhaitez déplacer les équipes sélectionnées.
• Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer une équipe :

Remarque : Si des éléments sont affectés à l'équipe, il est recommandé de les réaffecter à une autre équipe avant la suppression. Si aucune autre équipe n'est affectée à ces éléments lors de la suppression, ces derniers deviendront non affectés et pourront être consultés par tous les membres du compte.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Cliquez sur l'onglet Équipes.
• Parcourez ou recherchez votre équipe. Si vous êtes un utilisateur Entreprise et que l'équipe que vous souhaitez modifier est une équipe enfant, cliquez d'abord sur l'équipe parent pour afficher les équipes enfant existantes.
• Passez le curseur sur le nom de l'équipe, puis cliquez sur Supprimer.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'équipe.

Affecter des utilisateurs à des équipes supplémentaires (Marketing Hub, Sales Hub et Service Hub Pro ou Entreprise)

Lorsqu'une autorisation est définie sur Équipe uniquement, les utilisateurs peuvent uniquement accéder aux fiches d'informations détenues par ou attribuées aux utilisateurs de l'équipe pour ces autorisations spécifiques.

Lorsqu'un utilisateur nécessite l'accès aux fiches d'informations ou au contenu d'une autre équipe, un administrateur disposant de l'autorisation Ajouter et modifier des utilisateurs ou un super administrateur peut attribuer un utilisateur à des équipes supplémentaires. Ils pourront accéder aux fiches d'informations et au contenu de ces équipes supplémentaires grâce aux autorisations Équipe uniquement. D'autres membres de l'équipe peuvent également accéder aux contacts des principaux membres de l'équipe. 

Lorsqu'un utilisateur est ajouté à une équipe :

• l'utilisateur peut accéder aux fiches d'informations de l'équipe supplémentaire et à tout contenu défini sur les autorisations Équipe uniquement ;
• l'utilisateur peut accéder aux fiches d'informations des principaux membres de l'équipe ; 
• les principaux membres de l'équipe peuvent accéder aux fiches d'informations d'un membre supplémentaire de l'équipe.

Remarque : Être un membre d'une équipe supplémentaire permet uniquement à l'utilisateur d'accéder aux fiches d'informations et au contenu de l'équipe. Ces utilisateurs ne seront pas inclus dans les rapports d'équipe, les règles de transfert (par ex., les règles de transfert de conversation), les notifications d'équipe (par ex., les notifications par e-mail de soumission de formulaire à une équipe) ou les actions de rotation de workflow. Il n'aura pas accès aux vues personnalisées des fiches d'informations configurées pour l'équipe.

Pour attribuer une équipe supplémentaire à un utilisateur :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Cliquez sur l'utilisateur auquel vous souhaitez attribuer une équipe supplémentaire.
• Dans le panneau de droite, sous le nom de l'utilisateur, cliquez sur le menu déroulant de l'équipe.
• Cliquez sur le menu déroulant Équipes supplémentaires et sélectionnez l'équipe que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur. Vous pouvez attribuer jusqu'à cinq équipes secondaires par utilisateur.

• Cliquez sur Appliquer.
• Cliquez sur Enregistrer. L'utilisateur fait désormais partie de l'équipe supplémentaire, en plus de son équipe principale.