Ajouter des utilisateurs HubSpot

Si vous disposez d'autorisations pour Ajouter et modifier des utilisateurs sur votre compte HubSpot, vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs et personnaliser leurs autorisations.

Découvrez comment supprimer des utilisateurs du compte.

Avant de commencer

Pour ajouter des utilisateurs de HubSpot et attribuer des licences utilisateurs, voici ce que vous devez faire :

• Configurez votre compte HubSpot.
• Achetez des licences utilisateurs.

Créez des utilisateurs

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Cliquez sur Créer un utilisateur dans l'angle supérieur droit.

Remarque : Les comptes créés à partir du 5 mars 2024 et qui utilisent le modèle de tarification basé sur les licences utilisateur peuvent suivre un nouveau processus pour importer des utilisateurs à partir d'un fichier CSV. Si votre compte a été créé avant le 5 mars 2024 et n'a pas migré vers le modèle de tarification basé sur les licences utilisateur, poursuivez le processus d'import du fichier CSV ci-dessous.

• Il existe différentes façons d'ajouter des utilisateurs :
  • Adresse e-mail : saisissez les adresses e-mail dans le champ Ajouter une ou plusieurs adresse(s) e-mail. Si vous ajoutez plusieurs utilisateurs en même temps, vous devez séparer les adresses e-mail par une virgule ou une espace.
  • Fichier CSV : importez des utilisateurs depuis un fichier CSV. Dans une feuille de calcul Excel, ajoutez une colonne Adresse e-mail qui contiendra les adresses e-mail de vos utilisateurs, puis enregistrez ce fichier au format CSV. Cliquez ensuite sur un Fichier CSV, puis glissez et déposez le fichier CSV en question ou cliquez sur choisir un fichier pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur.

Remarque : Seuls 100 utilisateurs peuvent être ajoutés à un import CSV. Si vous importez plus de 100 utilisateurs, vous devez effectuer plusieurs imports.

• • Intégrations : si vous avez intégré NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, Zoho ou Salesforce à HubSpot, vous pouvez importer des utilisateurs à partir de ces intégrations.
    • Cliquez sur l'intégration.
    • Par défaut, tous les utilisateurs seront sélectionnés pour être importés. Décochez les cases à côté des utilisateurs que vous ne souhaitez pas importer.

• Cliquez sur Suivant.

Configurer les niveaux d'accès utilisateur

Vous pouvez attribuer des licences utilisateurs et des autorisations à des utilisateurs pour donner ou limiter l'accès à votre compte HubSpot. Si vous avez ajouté plusieurs utilisateurs, les autorisations seront définies pour tous les utilisateurs sélectionnés.

Remarque : Le 5 mars 2024, HubSpot a introduit un modèle de tarification basé sur les licences utilisateurs à tous les nouveaux Hubs et niveaux d'abonnement. Les comptes créés avant le 5 mars 2024 ne verront pas la section Attribuer une licence utilisateur pendant le processus de configuration de l'utilisateur. Commencez le processus de configuration de l'utilisateur à la section Choisir comment définir l'accès.

• Cliquez sur Attribuer une licence utilisateur pour développer la section. Cliquez sur le menu déroulant Attribution de licence utilisateur pour sélectionner le type de licence utilisateur correspondant à l'utilisateur. 

  • Une licence utilisateur est la manière et le niveau d'accès de vos utilisateurs à vos services d'abonnement. HubSpot propose différents types de licences utilisateurs en fonction des services d'abonnement que vous achetez. Voici une brève description de chaque type de licence utilisateur :

    • Licence essentielle : permet à votre utilisateur d'accéder aux fonctionnalités et aux outils des services d'abonnement que vous avez achetés.
    • Licence utilisateur Sales Hub : permet à votre utilisateur d'accéder à Sales Hub et d'utiliser les fonctions de Sales Hub Pro et Sales Hub Entreprise.
    • Licence utilisateur Service Hub : permet à votre utilisateur d'accéder à Service Hub et d'utiliser les fonctions avancées des éditions d'abonnement Pro et Entreprise.
    • Licence en lecture seule : permet à votre utilisateur de consulter vos services d'abonnements sans apporter de modifications à votre compte.
      
    • Licence partenaire : permet aux employés Partenaires solutions de HubSpot éligibles d'accéder à toutes les fonctionnalités du compte d'un client.
  • Pour comprendre l'étendue de ce que chaque licence utilisateur comprend, vous pouvez consulter le catalogue des produits et services de HubSpot.

• Cliquez sur Choisir comment définir l'accès pour développer la section. Sélectionnez l'une des options de configuration des autorisations suivantes :

Remarque : Les comptes créés avant le 5 mars 2024 ne verront pas les options Utiliser des autorisations de licence utilisateur ou Donner le rôle de Super administrateur.

• • Utiliser des autorisations de licence utilisateur : les utilisateurs auront des autorisations par défaut en fonction de la licence utilisateur que vous sélectionnez.
  • Donner le rôle de Super administrateur : les utilisateurs peuvent gérer tous les utilisateurs, les outils et les paramètres.
  • Commencer par un modèle : les utilisateurs peuvent se voir attribuer un modèle en fonction du poste de l'utilisateur. Cliquez sur Choisir un modèle pour développer la section. Cliquez sur le menu déroulant Choisir un modèle basé sur un utilisateur ou un rôle pour sélectionner un modèle.
  • Commencer à partir de zéro : les utilisateurs peuvent personnaliser entièrement les niveaux d'accès des utilisateurs en partant de zéro.
• Cliquez sur Choisir les autorisations pour développer la section. Activer ou désactiver les autorisations selon les besoins. Pour en savoir plus sur ce à quoi chaque autorisation donne accès, consultez le guide des autorisations des utilisateurs de HubSpot.

Remarque : Pour attribuer des licences Ventes ou Service pour les comptes créés avant le 5 mars 2024, cliquez sur l'onglet Ventes ou Service, puis activez les boutons Accès aux ventes ou Accès au service.

• Cliquez sur Suivant.

Vérifier l'accès de l'utilisateur

• Si l'utilisateur a déjà configuré un mot de passe HubSpot pour un autre compte, vous pouvez ignorer l'e-mail de bienvenue en cochant la case Ne pas envoyer d'e-mail d'invitation lorsque cet utilisateur est ajouté à HubSpot.
• Vérifiez les sections Attribuer une licence utilisateur et Autorisations pour vous assurer que les autorisations sont correctes. Revenez aux sections précédentes si d'autres modifications sont nécessaires.

• Cliquez sur Créer un utilisateur.

Personnaliser les utilisateurs

Après avoir configuré votre utilisateur, la page Personnaliser les utilisateurs s'affichent pour vous aider à poursuivre la personnalisation de votre utilisateur :

• Envoyer un lien d'invitation : pour copier le lien d'invitation unique de l'utilisateur, cliquez sur Envoyer un lien d'invitation pour développer la section, puis cliquez sur Copier un lien d'invitation. Vous pouvez partager ce lien sur n'importe quel canal de messagerie.
• Ajouter des utilisateurs à des équipes : pour ajouter des utilisateurs à une équipe, cliquez sur Ajouter des utilisateurs à une équipe pour développer la section, puis cliquez sur les menus déroulants pour ajouter des utilisateurs aux équipes principales et supplémentaires.
• Attribuer des utilisateurs aux préréglages (Pro et Entreprise uniquement) : pour configurer des utilisateurs avec des préréglages, cliquez sur Configurer des utilisateurs avec des préréglages pour développer la section, puis cliquez sur le menu déroulant Préréglages.
• Enregistrer les préréglages d'autorisation (Entreprise uniquement) : si vous avez apporté des modifications à l'ensemble d'autorisations existant ou si vous avez démarré de zéro, vous pouvez enregistrer ces autorisations pour attribuer le même accès à des utilisateurs nouveaux et existants. Cliquez sur Enregistrer ces autorisations dans un ensemble d'autorisations réutilisable pour développer la section, puis cliquez sur Enregistrer comme Ensemble d'autorisations personnalisées.

Le nouvel utilisateur recevra alors l'e-mail de bienvenue dans lequel il pourra définir son mot de passe et se connecter. Si le nouvel utilisateur ne reçoit pas d'e-mail de bienvenue au bout de cinq minutes, consultez les étapes de dépannage ci-dessous.

Une fois qu'un utilisateur a été ajouté à un compte et qu'il a défini son mot de passe, il est éligible pour recevoir des notifications. L'utilisateur peut gérer ses notifications en se connectant. Une fois connecté, l'utilisateur peut également configurer son profil.

Résoudre les problèmes concernant une invitation par e-mail rejetée

Si vous invitez un collègue à utiliser HubSpot mais qu'il ne trouve pas l'e-mail d'invitation dans sa boîte de réception, il se peut qu'il y ait un problème avec l'adresse e-mail que vous avez saisie ou que vous deviez contacter votre équipe informatique pour vérifier que les e-mails provenant de HubSpot ne sont pas bloqués.

Suivez les étapes de dépannage suivantes si l'utilisateur que vous avez invité n'a pas reçu l'e-mail d'invitation :

• Demandez à l'utilisateur de vérifier son dossier de courriers indésirables ou spams.
• Vérifiez que vous avez correctement saisi l'adresse e-mail. Si l'adresse a été correctement saisie, assurez-vous qu'elle a été créée et qu'elle est active.
• Vérifiez auprès de votre équipe informatique si un pare-feu actif n'empêche pas la distribution des e-mails de HubSpot. Découvrez-en davantage sur la configuration d'une liste d'autorisations pour les e-mails et les adresses IP de HubSpot.
• Si la première tentative de distribution d'un e-mail d'invitation échoue, HubSpot bloquera l'adresse e-mail correspondante et vous devrez contacter l'équipe de Support HubSpot pour obtenir de l'aide afin de débloquer manuellement l'adresse.

Si l'e-mail d'invitation a été envoyé mais que l'utilisateur ne le trouve toujours pas dans sa boîte de réception après avoir suivi les étapes ci-dessus, vous pouvez lui donner accès à son compte en lui envoyant un e-mail de réinitialisation du mot de passe. L'utilisateur concerné peut également réinitialiser son mot de passe directement depuis sa page de connexion.