Configurez les notifications d'exportation et consultez un journal des exportations dans votre compte

Lorsque vous exportez des enregistrements dans votre compte HubSpot, vous extrayez des données de votre CRM. Pour garder la trace des informations qui quittent votre compte, il est utile de savoir quand une export a eu lieu, qui l'a initiée et quels enregistrements ont été exportés. Il peut également être utile d'être informé en temps réel des exportations importantes.

Les utilisateurs disposant des autorisations Super Admin peuvent configurer des notifications pour les exportations importantes et consulter le journal d'audit des exportations réalisées par tous les utilisateurs du compte, ainsi qu'annuler les exportations en cours. Les utilisateurs disposant des autorisations d'exportation peuvent également accéder au journal des exportations pour consulter l'historique de leurs exportations personnelles.

Mise en place de notifications d'exportations massives

Les notifications d'exportation sont utilisées pour vous avertir si un utilisateur de votre compte exporte plus d'enregistrements que le seuil que vous avez spécifié. Le seuil maximum que vous pouvez fixer est de 275 000. Le seuil est unique pour vous, les autres Super Admins doivent donc définir le leur.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, sous Data Management, naviguez vers Import & Export.
• Dans le champ Seuil de notification d'exportation en masse , entrez le nombre d'enregistrements pour lesquels vous souhaitez être notifié. 
• Cliquez sur Enregistrer.

Visualiser l'audit d'exportation

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, sous Data Management, naviguez vers Import & Export.
• Affichez une liste des exports de votre compte HubSpot. Les super-administrateurs peuvent visualiser toutes les exportations du compte, tandis que les utilisateurs individuels ne peuvent visualiser que leurs exportations personnelles. Le tableau comprend les informations suivantes :
  • Nom: le nom du fichier d'export.
  • Source: où l'export a eu lieu (par exemple, Contacts lorsqu'une export a eu lieu sur la page d'index des contacts).
  • Enregistrements: le nombre d'enregistrements exportés.
  • Utilisateur: l'utilisateur qui a réalisé l'export.
  • Date: la date et l'heure auxquelles les enregistrements ont été exportés.

• Si une export est en cours, l'indication Processing apparaît sous le nom du fichier d'export. Pour annuler une export en cours, cliquez sur Annuler l'export. L'état de l'export sera désormais défini comme Annulé, et le fichier ne sera pas disponible pour le téléchargement.
• Pour télécharger un fichier d'export terminé, cliquez sur le Nom du fichier d'export. Vous ne pouvez télécharger que les fichiers des exports réalisées au cours des 30 derniers jours.
• Pour afficher les utilisateurs qui ont téléchargé un fichier d'export, y compris leur adresse IP et la date à laquelle ils l'ont consulté, cliquez sur Afficher l'historique. Cette option est disponible pour les exportations View, Lists, ou [Object]s et n'apparaîtra que si un utilisateur disposant des autorisations Super Admin a téléchargé le fichier à partir de cet outil. L'historique des téléchargements n'est pas disponible pour les exportations contenant des données sensibles.