Einrichten von Exportbenachrichtigungen und Anzeigen eines Exportprotokolls in Ihrem Account

Wenn Sie Datensätze in Ihrem HubSpot-Konto exportieren, extrahieren Sie Daten aus Ihrem CRM. Um den Überblick über die Informationen zu behalten, die Ihr Konto verlassen, ist es hilfreich zu wissen, wann ein Export stattgefunden hat, wer den Export initiiert hat und welche Datensätze exportiert wurden. Es kann auch nützlich sein, in Echtzeit über große Ausfuhren informiert zu werden.

Benutzer mit der Berechtigung Super Admin können Benachrichtigungen für umfangreiche Exporte einrichten und das Prüfprotokoll der von allen Benutzern im Account abgeschlossenen Exporte anzeigen sowie noch laufende Exporte abbrechen. Benutzer mit der Berechtigung Exportieren können auch auf das Exportprotokoll zugreifen, um den Verlauf ihrer persönlichen Exporte einzusehen.

Einrichten umfangreicher Exportbenachrichtigungen

Exportbenachrichtigungen werden verwendet, um Sie zu benachrichtigen, wenn ein Benutzer in Ihrem Account mehr Datensätze exportiert als der von Ihnen festgelegte Schwellenwert. Der Höchstbetrag, den Sie festlegen können, liegt bei 275.000. Der Schwellenwert gilt nur für Sie, so dass andere Super Admins ihren eigenen festlegen müssen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Navigieren Sie im Menü in der linken Seitenleiste unter Datenverwaltung zu Import & Export.
• Geben Sie in das Feld Schwellenwert für große Exportbenachrichtigungen die Anzahl der Datensätze ein, über die Sie benachrichtigt werden möchten. 
• Klicken Sie auf Speichern.

Ansicht der Exportprüfung

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Navigieren Sie im Menü in der linken Seitenleiste unter Datenverwaltung zu Import & Export.
• Zeigen Sie eine Liste der Exporte aus Ihrem HubSpot-Konto an. Super-Admins können alle Exporte des Accounts anzeigen, während einzelne Benutzer nur ihre persönlichen Exporte sehen können. Zeigen Sie in der Tabelle folgende Informationen an:
  • Name: der Name der Exportdatei.
  • Quelle: wo der Export stattgefunden hat (z. B. Kontakte, wenn ein Export auf der Indexseite der Kontakte stattgefunden hat).
  • Datensätze: die Anzahl der exportierten Datensätze.
  • Benutzer: der Benutzer, der den Export abgeschlossen hat.
  • Datum: das Datum und die Uhrzeit, zu der die Datensätze exportiert wurden.

• Wenn ein Export im Gange ist, erscheint unter dem Namen der Exportdatei die Meldung Verarbeitung. Um einen laufenden Export abzubrechen, klicken Sie auf Export abbrechen. Der Status des Exports wird nun auf " Abgebrochen" gesetzt, und die Datei steht nicht mehr zum Herunterladen zur Verfügung.
• Um eine fertige Exportdatei herunterzuladen, klicken Sie auf den Namen der Exportdatei. Sie können nur Dateien für Exporte herunterladen, die innerhalb der letzten 30 Tage abgeschlossen wurden.
• Um die Benutzer anzuzeigen, die eine Exportdatei heruntergeladen haben, einschließlich ihrer IP-Adresse und des Datums, an dem sie sie angesehen haben, klicken Sie auf Verlauf anzeigen. Diese Option ist verfügbar für Ansicht, Listen oder [Objekt]s Exporte und wird nur angezeigt, wenn ein Benutzer mit Super Admin Berechtigung die Datei von diesem Tool heruntergeladen hat. Der Downloadverlauf ist nicht verfügbar für Exporte, die sensible Daten enthalten.