Configurer les notifications d'exportation et consulter un journal des exportations dans votre compte

Lorsque vous exportez des fiches d'informations dans votre compte HubSpot, vous extrayez des données de votre CRM. Pour garder la trace des informations qui quittent votre compte, il est utile de savoir quand une exportation a eu lieu, qui l'a initiée et quelles fiches d'informations ont été exportées. Il peut également être utile d'être informé en temps réel des exports volumineux.

Mise en place de notifications d'exports massifs

Les notifications d'export sont utilisées pour vous avertir si un utilisateur de votre compte exporte plus de fiches d'informations que le seuil que vous avez spécifié. Le seuil maximum que vous pouvez fixer est de 275 000. Ce seuil vous est propre, les autres super administrateurs doivent donc définir le leur.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestionnaire de données, allez dans Import et Export.
3. Dans le champ Seuil de notification d'export volumineux, saisissez le nombre de fiches d'informations pour lesquels vous souhaitez être notifié. 
4. Cliquez sur Enregistrer.

Visualiser l'audit d'export

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestionnaire de données, allez dans Import et Export.
3. Affichez une liste des exports de votre compte HubSpot. Les super-administrateurs peuvent visualiser tous les exports du compte, tandis que les utilisateurs individuels ne peuvent visualiser que leurs exports personnels. Le tableau comprend les informations suivantes :
   • Nom : le nom du fichier d'export.
   • Source : où l'export a eu lieu (par exemple, Contacts lorsqu'une exportation a eu lieu sur la page d'index des contacts).
   • Fiches d'informations : le nombre de fiches d'informations exportées.
   • Utilisateur : l'utilisateur qui a réalisé l'exportation.
   • Date : la date et l'heure auxquelles les fiches d'informations ont été exportées.

• Si un export est en cours, l'indication En cours de traitement apparaît sous le nom du fichier d'export. Pour annuler un export en cours, cliquez sur Annuler l'export. L'état de l'export sera désormais défini comme Annulé, et le fichier ne sera pas disponible pour le téléchargement.
• Pour télécharger un fichier d'export finalisé, cliquez sur le Nom du fichier d'export. Vous ne pouvez télécharger que les fichiers des exports réalisés au cours des 30 derniers jours.
• Pour afficher les utilisateurs qui ont téléchargé un fichier d'export, y compris leur adresse IP et la date à laquelle ils l'ont consulté, cliquez sur Afficher l'historique. Cette option est disponible pour les exports Vue, Segment ou [Objet] et n'apparaîtra que si un utilisateur disposant des autorisations de super administrateur a téléchargé le fichier depuis cet outil. L'historique des téléchargements n'est pas disponible pour les exports contenant des données sensibles.