エクスポート通知の設定とアカウント内のエクスポートログの表示

HubSpotアカウントでレコードをエクスポートする場合、CRMからデータを抽出することになります。アカウントから削除された情報を追跡するには、エクスポートがいつ行われたか、誰がエクスポートを開始したか、どのレコードがエクスポートされたかを理解することが有効です。また、大規模なエクスポートに関するリアルタイム通知も役立ちます。

大規模なエクスポートに関する通知の設定

エクスポート通知は、アカウント内のユーザーが指定したしきい値を超えるレコードをエクスポートした場合に通知先として使用されます。設定できるしきい値の上限は275,000。しきい値は自分固有のものであるため、他の スーパー管理者は独自のしきい値を設定する必要があります。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーメニューの「データ管理」の下で、「インポートとエクスポート」に進みます。
3. 「大規模なエクスポートの通知しきい値」フィールドに、通知先レコード数を入力する。 
4. ［保存］をクリックします。

ビューをエクスポート監査

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーメニューの「データ管理」の下で、「インポートとエクスポート」に進みます。
3. HubSpotアカウントからのエクスポートの一覧を表示します。スーパー管理者はアカウントの全てのエクスポートを表示できますが、個人ユーザーは個人のエクスポートのみ表示できます。エラーの表には次の情報が記載されます。
   • 名前：エクスポートファイルの名前。
   • ソース：エクスポートが発生した場所（例：コンタクトインデックスページでエクスポートが発生した場合は、コンタクト）。
   • レコード：エクスポートされたレコードの数。
   • ユーザー：エクスポートを完了したユーザー。
   • 日付：レコードがエクスポートされた日付と時刻。

• エクスポート中の場合、エクスポートファイル名の下にProcessingと表示されます。進行中のエクスポートをキャンセルするには、Cancel export をクリックします。エクスポートのステータスが「キャンセル」に設定され、ファイルをダウンロードできなくなります。
• 完了したエクスポートファイルをダウンロードするには、エクスポートファイルの名前をクリックします。ダウンロードできるのは、過去30日以内に完了したエクスポートのファイルのみです。
• エクスポートファイルをダウンロードしたユーザーのIPアドレスや表示日などを表示するには、「履歴を見る」をクリックします。このオプションは、 表示、 セグメント、 または[オブジェクト] のエクスポートで使用でき、「 スーパー管理者 」権限を持つユーザーがこのツールからファイルをダウンロードした場合にのみ表示されます。ダウンロード履歴はセンシティブデータを含むエクスポートでは利用できません。